公司合同管理流程?一、引言合同是公司與外部合作伙伴或內(nèi)部部門之間明確權(quán)利義務(wù)關(guān)系的重要法律文件，對公司的運(yùn)營和發(fā)展具有至關(guān)重要的影響。為了規(guī)范公司合同管理行為，提高合同管理水平，防范合同風(fēng)險，特制定本合同管理流程。

二、合同管理原則1.合法性原則：合同的簽訂、履行、變更、終止等活動必須符合國家法律法規(guī)的規(guī)定。2.全面性原則：涵蓋合同從起草、審核、簽訂、履行到歸檔的全過程管理，確保各個環(huán)節(jié)都得到有效控制。3.審慎性原則：在合同簽訂前，對合同對方的主體資格、信用狀況、履約能力等進(jìn)行充分調(diào)查和評估，謹(jǐn)慎對待合同條款，防范潛在風(fēng)險。4.保密性原則：對于涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息的合同，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止信息泄露。

三、合同管理流程

（一）合同立項(xiàng)1.需求提出各部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，提出簽訂合同的申請，并填寫《合同立項(xiàng)申請表》，詳細(xì)說明合同的基本情況，包括合同名稱、對方當(dāng)事人、合同標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價款或報酬、履行期限、地點(diǎn)和方式、違約責(zé)任等主要條款，以及簽訂合同的必要性和可行性分析。2.立項(xiàng)審批《合同立項(xiàng)申請表》提交至部門負(fù)責(zé)人審核，部門負(fù)責(zé)人對合同的必要性、可行性及業(yè)務(wù)內(nèi)容的合理性進(jìn)行審查，簽署意見后報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司戰(zhàn)略和業(yè)務(wù)規(guī)劃，對合同立項(xiàng)進(jìn)行全面評估，做出審批決定。如立項(xiàng)申請獲得批準(zhǔn)，進(jìn)入合同起草環(huán)節(jié)；如未獲批準(zhǔn)，應(yīng)及時反饋給申請部門并說明理由。

（二）合同起草1.起草主體一般情況下，合同由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)起草。業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同立項(xiàng)申請的要求，結(jié)合實(shí)際業(yè)務(wù)情況，擬定合同初稿。對于涉及法律專業(yè)性較強(qiáng)的合同，如重大投資合同、知識產(chǎn)權(quán)合同、長期戰(zhàn)略合作合同等，可由法務(wù)部門協(xié)助起草，或委托外部律師事務(wù)所起草。2.起草要求合同內(nèi)容應(yīng)符合法律法規(guī)的規(guī)定，條款清晰、明確、完整，避免模糊不清、歧義或矛盾的表述。明確雙方的權(quán)利義務(wù)，特別是關(guān)于合同標(biāo)的、價款或報酬、履行期限、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式、違約責(zé)任等關(guān)鍵條款，要具體、準(zhǔn)確、具有可操作性。對于格式合同，應(yīng)仔細(xì)審查其中的格式條款，確保不存在免除己方責(zé)任、加重對方責(zé)任、排除對方主要權(quán)利等不公平條款。

（三）合同審核1.初審合同初稿完成后，先由業(yè)務(wù)部門進(jìn)行內(nèi)部初審。初審人員應(yīng)對合同的條款進(jìn)行全面審查，重點(diǎn)檢查合同內(nèi)容是否符合業(yè)務(wù)要求，條款是否完整、準(zhǔn)確，權(quán)利義務(wù)是否對等，違約責(zé)任是否明確等。初審?fù)ㄟ^后，業(yè)務(wù)部門在合同上加蓋部門印章，并提交至法務(wù)部門進(jìn)行法律審核。2.法律審核法務(wù)部門收到合同后，從法律角度對合同進(jìn)行嚴(yán)格審核。審核內(nèi)容包括：合同主體的合法性：審查對方當(dāng)事人是否具備簽訂合同的主體資格，是否為依法設(shè)立、合法存續(xù)的法人或其他組織，是否具有相應(yīng)的民事權(quán)利能力和民事行為能力。對于自然人，要審查其身份證明和民事行為能力狀況。合同內(nèi)容的合法性：檢查合同條款是否符合法律法規(guī)的強(qiáng)制性規(guī)定，是否存在違法違規(guī)、損害國家利益、社會公共利益或第三人合法權(quán)益的內(nèi)容。合同條款的完整性和準(zhǔn)確性：審核合同各項(xiàng)條款是否齊全，意思表示是否真實(shí)、一致，文字表述是否準(zhǔn)確、清晰，避免出現(xiàn)歧義或漏洞。合同風(fēng)險評估：對合同履行過程中可能出現(xiàn)的風(fēng)險進(jìn)行分析和評估，提出相應(yīng)的風(fēng)險防范措施和建議。合同的合規(guī)性：審查合同是否符合公司內(nèi)部的規(guī)章制度、業(yè)務(wù)流程和審批權(quán)限要求。法務(wù)部門審核后，出具《合同法律審核意見書》，明確提出審核意見，包括合同是否合法合規(guī)、需要修改或補(bǔ)充的條款等。如合同存在重大法律風(fēng)險或法律問題，應(yīng)及時與業(yè)務(wù)部門溝通協(xié)商，提出解決方案。3.其他部門審核對于涉及財務(wù)、技術(shù)、質(zhì)量、知識產(chǎn)權(quán)等專業(yè)領(lǐng)域的合同，根據(jù)需要組織相關(guān)部門進(jìn)行審核。例如，財務(wù)部門審核合同的價款支付方式、結(jié)算周期、財務(wù)風(fēng)險等；技術(shù)部門審核合同涉及的技術(shù)條款、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)成果歸屬等；質(zhì)量部門審核合同涉及的質(zhì)量要求、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等；知識產(chǎn)權(quán)部門審核合同涉及的知識產(chǎn)權(quán)歸屬、保密條款等。各專業(yè)部門應(yīng)從本部門專業(yè)角度出發(fā)，對合同相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行審核，并出具審核意見。4.綜合評審由合同承辦部門牽頭，組織法務(wù)部門、業(yè)務(wù)部門及其他相關(guān)審核部門召開合同評審會議，對合同進(jìn)行綜合評審。會議上，各部門匯報審核意見，對合同條款進(jìn)行充分討論和協(xié)商，針對存在的問題提出修改建議和解決方案。合同承辦部門根據(jù)評審意見，對合同進(jìn)行修改完善，形成合同送審稿。

（四）合同審批1.審批流程合同送審稿提交至公司領(lǐng)導(dǎo)審批。根據(jù)合同金額、重要程度等因素，確定審批層級。一般情況下，合同金額較小、業(yè)務(wù)相對簡單的合同，由分管領(lǐng)導(dǎo)審批；合同金額較大、涉及重大業(yè)務(wù)決策或法律風(fēng)險較高的合同，需經(jīng)總經(jīng)理辦公會或董事會審批。2.審批要點(diǎn)審批領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注合同的整體情況，包括合同的合法性、合規(guī)性、風(fēng)險可控性、對公司利益的影響等方面。對合同送審稿提出最終審批意見，如批準(zhǔn)合同簽訂，則簽署同意意見；如認(rèn)為合同存在問題需要進(jìn)一步修改或調(diào)整，則提出修改意見，返回合同承辦部門進(jìn)行修改后重新審批。

（五）合同簽訂1.簽訂準(zhǔn)備合同經(jīng)審批通過后，合同承辦部門負(fù)責(zé)與合同對方當(dāng)事人聯(lián)系，協(xié)商簽訂合同的具體時間、地點(diǎn)等事宜。同時，準(zhǔn)備好簽訂合同所需的各項(xiàng)文件和資料，如合同文本、授權(quán)委托書、營業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件、法定代表人身份證明書等。2.合同簽署在正式簽訂合同前，應(yīng)再次核對合同條款與審批通過的內(nèi)容是否一致，確保合同文本無誤。合同簽署應(yīng)按照公司規(guī)定的簽署流程進(jìn)行，雙方當(dāng)事人應(yīng)在合同上簽字（或蓋章），并加蓋公司公章或合同專用章。對于多頁合同，應(yīng)加蓋騎縫章。如合同對方當(dāng)事人為自然人，應(yīng)要求其在合同上簽字并提供有效身份證件復(fù)印件；如對方當(dāng)事人為法人或其他組織，應(yīng)加蓋單位公章，并由法定代表人或授權(quán)代表簽字。同時，要留存對方簽字（或蓋章）的樣本，以備后續(xù)查閱。3.合同編號與歸檔合同簽訂后，由合同管理部門對合同進(jìn)行編號，并按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行歸檔。合同編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于合同的查找、統(tǒng)計和管理。合同檔案應(yīng)包括合同文本、合同審批文件、合同履行過程中的相關(guān)文件和資料等。

（六）合同履行1.履行計劃制定合同簽訂后，合同承辦部門應(yīng)制定詳細(xì)的合同履行計劃，明確合同履行的各個環(huán)節(jié)、責(zé)任人員、時間節(jié)點(diǎn)和工作要求等。履行計劃應(yīng)提交至部門負(fù)責(zé)人審核，并報分管領(lǐng)導(dǎo)備案。2.履行跟蹤與監(jiān)督合同承辦部門負(fù)責(zé)按照合同履行計劃組織實(shí)施合同履行工作，并定期對合同履行情況進(jìn)行跟蹤檢查，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。合同管理部門對合同履行情況進(jìn)行監(jiān)督，定期收集合同履行進(jìn)展信息，向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報合同履行動態(tài)。如發(fā)現(xiàn)合同履行過程中存在重大問題或風(fēng)險，應(yīng)及時向合同承辦部門發(fā)出預(yù)警，并協(xié)助其采取措施加以解決。3.變更與解除在合同履行過程中，如因客觀情況發(fā)生變化需要變更合同內(nèi)容的，合同承辦部門應(yīng)及時與合同對方當(dāng)事人協(xié)商，簽訂書面的合同變更協(xié)議。合同變更協(xié)議應(yīng)按照合同簽訂的審批流程進(jìn)行審批。如因不可抗力或其他法定事由需要解除合同的，合同承辦部門應(yīng)及時通知合同對方當(dāng)事人，并按照法律規(guī)定和合同約定辦理合同解除手續(xù)。合同解除后，應(yīng)妥善處理相關(guān)善后事宜，如清理債權(quán)債務(wù)、返還財產(chǎn)等。4.爭議解決如在合同履行過程中發(fā)生爭議，合同承辦部門應(yīng)及時與合同對方當(dāng)事人溝通協(xié)商，爭取通過友好協(xié)商解決爭議。如協(xié)商不成，應(yīng)根據(jù)合同約定的爭議解決方式，及時采取相應(yīng)措施，如申請仲裁或提起訴訟。在爭議解決過程中，應(yīng)及時收集和整理相關(guān)證據(jù)材料，維護(hù)公司的合法權(quán)益。

（七）合同歸檔與保管1.歸檔要求合同履行完畢后，合同承辦部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)將合同及相關(guān)資料整理歸檔。歸檔資料應(yīng)包括合同文本、合同審批文件、合同履行過程中的各類文件（如往來函件、補(bǔ)充協(xié)議、驗(yàn)收報告、結(jié)算憑證等）。合同歸檔應(yīng)確保資料齊全、完整、真實(shí)，按照檔案管理的要求進(jìn)行分類、編號、裝訂和存儲。2.保管期限根據(jù)國家法律法規(guī)和公司檔案管理制度的規(guī)定，確定合同檔案的保管期限。一般情況下，合同檔案的保管期限為[X]年。對于涉及重要業(yè)務(wù)、重大資產(chǎn)、知識產(chǎn)權(quán)等關(guān)鍵信息的合同，應(yīng)適當(dāng)延長保管期限。3.檔案查閱與借閱公司內(nèi)部人員因工作需要查閱或借閱合同檔案的，應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定辦理查閱或借閱手續(xù)。查閱或借閱人應(yīng)妥善保管合同檔案，不得擅自涂改、復(fù)印、轉(zhuǎn)借或泄露合同內(nèi)容。如需對外提供合同檔案復(fù)印件或相關(guān)信息的，應(yīng)按照公司保密規(guī)定和審批流程進(jìn)行審批。

四、合同管理的信息化建設(shè)隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，公司應(yīng)積極推進(jìn)合同管理的信息化建設(shè)，建立合同管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)合同管理流程的自動化、規(guī)范化和信息化。合同管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備以下功能：1.合同起草與模板管理：提供合同起草模板，方便業(yè)務(wù)部門快速生成合同初稿，并支持在線編輯、修改和保存。2.合同審批流程自動化：根據(jù)預(yù)設(shè)的審批流程，自動將合同送審稿發(fā)送給相關(guān)審批人員，實(shí)現(xiàn)審批過程的電子化流轉(zhuǎn)，提高審批效率。3.合同審核意見跟蹤：記錄各審核部門的審核意見，合同承辦部門可實(shí)時跟蹤審核進(jìn)度，及時處理審核反饋的問題。4.合同簽訂管理：對合同簽訂過程進(jìn)行記錄，包括簽訂時間、地點(diǎn)、雙方簽字（或蓋章）情況等，確保合同簽訂的規(guī)范性和可追溯性。5.合同履行跟蹤與提醒：根據(jù)合同履行計劃，自動提醒相關(guān)人員合同履行的時間節(jié)點(diǎn)和工作任務(wù)，便于及時掌握合同履行情況，發(fā)現(xiàn)和解決問題。6.合同檔案管理：將合同文本及相關(guān)資料電子化存儲，實(shí)現(xiàn)合同檔案的分類檢索、查詢統(tǒng)計和在線借閱等功能，提高檔案管理效率和利用價值。7.數(shù)據(jù)分析與統(tǒng)計：對合同數(shù)據(jù)進(jìn)行分析和統(tǒng)計，生成各類合同報表，為公司決策提供數(shù)據(jù)支持。

五、合同管理的監(jiān)督與考核1.監(jiān)督機(jī)制公司內(nèi)部審計部門定期對合同管理情況進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查合同管理流程的執(zhí)行情況、合同簽訂與履行的合規(guī)性、合同風(fēng)險防范措施的落實(shí)情況等，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見，并跟蹤整改效果。法務(wù)部門對合同管理過程中的法律風(fēng)險進(jìn)行監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)和糾正合同管理中的法律問題，為公司提供法律支持和保障。2.考核制度建立合同管理考核制度，將合同管理工作納入各部門和相關(guān)人員的績效考核體系?？己酥笜?biāo)包括合同簽訂的及時性、合同條款的準(zhǔn)確