會(huì)計(jì)檔案管理制度?一、總則1.目的為了加強(qiáng)公司會(huì)計(jì)檔案管理，保證會(huì)計(jì)檔案的安全、完整，充分發(fā)揮會(huì)計(jì)檔案在公司經(jīng)濟(jì)管理中的作用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》、《中華人民共和國(guó)檔案法》及財(cái)政部、國(guó)家檔案局《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各單位的會(huì)計(jì)檔案管理工作。3.定義會(huì)計(jì)檔案是指公司在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算等過(guò)程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會(huì)計(jì)資料，包括通過(guò)計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)檔案。二、會(huì)計(jì)檔案管理職責(zé)1.財(cái)務(wù)部門(mén)職責(zé)負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的整理、裝訂、保管和定期歸檔工作。按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和本制度的要求，對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等工作，確保會(huì)計(jì)檔案的規(guī)范化管理。建立會(huì)計(jì)檔案查閱、借閱登記制度，嚴(yán)格執(zhí)行查閱、借閱審批手續(xù)，保證會(huì)計(jì)檔案的安全。定期對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并處理。負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的銷(xiāo)毀工作，按照規(guī)定程序進(jìn)行審批和銷(xiāo)毀。2.檔案管理部門(mén)職責(zé)協(xié)助財(cái)務(wù)部門(mén)做好會(huì)計(jì)檔案的整理、裝訂等前期工作，提供必要的檔案管理設(shè)備和場(chǎng)地支持。對(duì)財(cái)務(wù)部門(mén)移交的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行統(tǒng)一保管，按照檔案管理的要求進(jìn)行存放和管理。建立會(huì)計(jì)檔案檢索目錄，方便查閱和利用。配合財(cái)務(wù)部門(mén)做好會(huì)計(jì)檔案的查閱、借閱等服務(wù)工作，對(duì)查閱、借閱情況進(jìn)行記錄。3.各部門(mén)職責(zé)各部門(mén)應(yīng)及時(shí)將涉及會(huì)計(jì)核算的資料提交給財(cái)務(wù)部門(mén)，確保會(huì)計(jì)檔案的完整性。在工作中需要查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)按照規(guī)定的程序辦理查閱手續(xù)。三、會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容1.會(huì)計(jì)憑證包括原始憑證和記賬憑證。原始憑證是經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)取得或填制的，用以記錄和證明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生或完成情況的憑證，如發(fā)票、收據(jù)、報(bào)銷(xiāo)單等；記賬憑證是根據(jù)審核無(wú)誤的原始憑證編制的，用以確定會(huì)計(jì)分錄，作為登記賬簿依據(jù)的憑證。2.會(huì)計(jì)賬簿包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿?？傎~是根據(jù)總分類科目開(kāi)設(shè)賬戶，用來(lái)登記全部經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，進(jìn)行總分類核算，提供總括核算資料的分類賬簿；明細(xì)賬是根據(jù)明細(xì)分類科目設(shè)置的，用來(lái)對(duì)某一類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行明細(xì)核算的賬簿；日記賬是按照經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的時(shí)間先后順序，逐日逐筆進(jìn)行登記的賬簿；固定資產(chǎn)卡片是記錄固定資產(chǎn)詳細(xì)信息的卡片。3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告包括月度、季度、半年度、年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告是企業(yè)對(duì)外提供的反映企業(yè)某一特定日期財(cái)務(wù)狀況和某一會(huì)計(jì)期間經(jīng)營(yíng)成果、現(xiàn)金流量等會(huì)計(jì)信息的文件，包括會(huì)計(jì)報(bào)表、會(huì)計(jì)報(bào)表附注和財(cái)務(wù)情況說(shuō)明書(shū)等。4.其他會(huì)計(jì)資料包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、納稅申報(bào)表、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案鑒定意見(jiàn)書(shū)及其他具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)資料。四、會(huì)計(jì)檔案的整理與歸檔1.會(huì)計(jì)憑證的整理與歸檔每月終了后，由會(huì)計(jì)人員對(duì)當(dāng)月的會(huì)計(jì)憑證進(jìn)行整理。按照憑證編號(hào)順序，檢查憑證日期、編號(hào)、摘要、金額等是否齊全，附件是否完整。對(duì)不完整的憑證，應(yīng)及時(shí)補(bǔ)充或更正。將整理好的憑證按順序排列，摘除憑證內(nèi)的金屬物，對(duì)大于記賬憑證的原始憑證進(jìn)行折疊，使其大小與記賬憑證一致。每本憑證按25張左右裝訂一冊(cè)，使用棉線在左上角裝訂牢固，并在封面上注明單位名稱、年度、月份、憑證種類、起訖日期、起訖號(hào)碼、憑證張數(shù)等內(nèi)容。裝訂后的憑證應(yīng)加具封面和封底，封面應(yīng)注明單位名稱、年度、月份、憑證種類、起訖日期、起訖號(hào)碼、憑證張數(shù)、會(huì)計(jì)主管人員和裝訂人員簽章等。當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)憑證，在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由財(cái)務(wù)部門(mén)保管一年，期滿后，由財(cái)務(wù)部門(mén)編造清冊(cè)，移交檔案管理部門(mén)保管。2.會(huì)計(jì)賬簿的整理與歸檔年度終了后，各種賬簿在結(jié)轉(zhuǎn)下年、建立新賬后，一般應(yīng)將舊賬集中統(tǒng)一管理。對(duì)活頁(yè)賬，應(yīng)抽出空白賬頁(yè)，再將賬頁(yè)依次編號(hào)并裝訂成冊(cè)，加具封面，注明單位名稱、年度、賬簿名稱、頁(yè)數(shù)等內(nèi)容。對(duì)訂本賬，應(yīng)保持原裝訂成冊(cè)，不得任意拆封。在賬簿啟用表上注明單位名稱、賬簿名稱、啟用日期、賬簿頁(yè)數(shù)、記賬人員和會(huì)計(jì)主管人員姓名，并加蓋名章和單位公章。會(huì)計(jì)賬簿由財(cái)務(wù)部門(mén)編造清冊(cè)，移交檔案管理部門(mén)保管。3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告的整理與歸檔月度、季度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告在月度、季度終了后由財(cái)務(wù)部門(mén)編制完成，經(jīng)審核無(wú)誤后裝訂成冊(cè)。年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告在年度終了后由財(cái)務(wù)部門(mén)編制完成，經(jīng)審計(jì)后裝訂成冊(cè)。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告應(yīng)依次編寫(xiě)頁(yè)碼，加具封面，裝訂成冊(cè)，加蓋公章。封面上應(yīng)注明單位名稱、年度、月份、季度、報(bào)告名稱等內(nèi)容，并由單位負(fù)責(zé)人、主管會(huì)計(jì)工作的負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人（會(huì)計(jì)主管人員）簽名并蓋章。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告由財(cái)務(wù)部門(mén)編造清冊(cè)，移交檔案管理部門(mén)保管。4.其他會(huì)計(jì)資料的整理與歸檔銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單應(yīng)按月或按季整理，與會(huì)計(jì)憑證一起裝訂成冊(cè)。納稅申報(bào)表應(yīng)按年度整理，與相關(guān)會(huì)計(jì)資料一起歸檔。會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案鑒定意見(jiàn)書(shū)等應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況及時(shí)整理歸檔。五、會(huì)計(jì)檔案的保管1.保管期限會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為10年和30年。會(huì)計(jì)檔案的保管期限，從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起。永久保管的會(huì)計(jì)檔案包括：年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案鑒定意見(jiàn)書(shū)。保管期限為30年的會(huì)計(jì)檔案包括：會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)。保管期限為10年的會(huì)計(jì)檔案包括：月度、季度、半年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告、銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、納稅申報(bào)表。2.保管要求檔案管理部門(mén)應(yīng)設(shè)置專門(mén)的會(huì)計(jì)檔案保管庫(kù)房，配備必要的防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防鼠等設(shè)施，確保會(huì)計(jì)檔案的安全。會(huì)計(jì)檔案應(yīng)分類存放，按照年度、類別、保管期限等順序排列，便于查找和利用。對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)采用磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)、微縮膠片等磁性介質(zhì)或光盤(pán)等存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行備份，異地存放。檔案管理部門(mén)應(yīng)建立會(huì)計(jì)檔案保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄會(huì)計(jì)檔案的名稱、數(shù)量、起止年度、保管期限、存放位置等信息，便于管理和查詢。六、會(huì)計(jì)檔案的查閱與借閱1.查閱程序公司內(nèi)部人員查閱會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)填寫(xiě)《會(huì)計(jì)檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱日期、查閱內(nèi)容、查閱目的等，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人根據(jù)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審批，批準(zhǔn)后由財(cái)務(wù)人員陪同查閱，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。查閱人員應(yīng)在指定的地點(diǎn)查閱會(huì)計(jì)檔案，不得將會(huì)計(jì)檔案攜帶出指定地點(diǎn)，嚴(yán)禁在會(huì)計(jì)檔案上涂畫(huà)、拆封和抽換。查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)將查閱的會(huì)計(jì)檔案歸還財(cái)務(wù)部門(mén)，由財(cái)務(wù)人員核對(duì)無(wú)誤后，在《會(huì)計(jì)檔案查閱申請(qǐng)表》上注明歸還日期并簽字確認(rèn)。2.借閱程序外單位因工作需要查閱或借閱公司會(huì)計(jì)檔案的，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)公司財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人和公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理查閱或借閱手續(xù)。借閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，借閱人員應(yīng)填寫(xiě)《會(huì)計(jì)檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱日期、借閱內(nèi)容、借閱目的、歸還日期等，經(jīng)批準(zhǔn)后，由財(cái)務(wù)人員將會(huì)計(jì)檔案交借閱人員，并辦理借閱登記手續(xù)。借閱人員應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)歸還會(huì)計(jì)檔案，如需延期歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管所借閱的會(huì)計(jì)檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄會(huì)計(jì)檔案內(nèi)容。如因特殊情況需要復(fù)制會(huì)計(jì)檔案的，應(yīng)經(jīng)公司財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人和公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并在財(cái)務(wù)人員的監(jiān)督下進(jìn)行復(fù)制。借閱結(jié)束后，借閱人員應(yīng)將所借閱的會(huì)計(jì)檔案歸還財(cái)務(wù)部門(mén)，由財(cái)務(wù)人員核對(duì)無(wú)誤后，在《會(huì)計(jì)檔案借閱申請(qǐng)表》上注明歸還日期并簽字確認(rèn)。七、會(huì)計(jì)檔案的銷(xiāo)毀1.銷(xiāo)毀條件保管期滿的會(huì)計(jì)檔案，除本制度規(guī)定不得銷(xiāo)毀的情形外，可以按照以下程序銷(xiāo)毀：由財(cái)務(wù)部門(mén)會(huì)同檔案管理部門(mén)提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，編制《會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》，列明銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案的名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度、檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷(xiāo)毀時(shí)間等內(nèi)容。單位負(fù)責(zé)人在《會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》上簽署意見(jiàn)。銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由檔案管理部門(mén)和財(cái)務(wù)部門(mén)共同派員監(jiān)銷(xiāo)。國(guó)家機(jī)關(guān)銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由同級(jí)財(cái)政部門(mén)、審計(jì)部門(mén)派員參加監(jiān)銷(xiāo)。財(cái)政部門(mén)銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由同級(jí)審計(jì)部門(mén)派員參加監(jiān)銷(xiāo)。2.不得銷(xiāo)毀的會(huì)計(jì)檔案保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的會(huì)計(jì)憑證不得銷(xiāo)毀，紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，電子會(huì)計(jì)檔案單獨(dú)轉(zhuǎn)存，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。單獨(dú)抽出立卷或轉(zhuǎn)存的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案鑒定意見(jiàn)書(shū)、會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)和會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)中列明。八、監(jiān)督與檢查1.公司內(nèi)部監(jiān)督財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作進(jìn)行自查，檢查會(huì)計(jì)檔案的整理、歸檔、保