餐飲公司采購管理制度?總則目的為加強餐飲公司采購管理，規(guī)范采購流程，確保采購工作的高效、透明、廉潔，保證所采購物資的質(zhì)量符合要求，控制采購成本，特制定本制度。適用范圍本制度適用于餐飲公司所有采購活動，包括食材、調(diào)料、餐具、設(shè)備、用品等各類物資的采購?；驹瓌t1.按需采購原則：根據(jù)餐飲業(yè)務(wù)的實際需求進行采購，避免盲目采購和浪費。2.質(zhì)量第一原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽良好的供應(yīng)商，確保所采購物資符合食品安全、使用功能等要求。3.價格合理原則：在保證質(zhì)量的前提下，通過合理的采購策略和談判技巧，爭取最優(yōu)惠的采購價格。4.廉潔自律原則：采購人員應(yīng)嚴格遵守廉潔規(guī)定，不得接受供應(yīng)商的賄賂或不正當(dāng)利益。5.陽光采購原則：采購過程應(yīng)公開、公正、透明，接受公司內(nèi)部監(jiān)督和相關(guān)部門的審計。采購組織與職責(zé)采購部門設(shè)置餐飲公司設(shè)立采購部，負責(zé)公司各類物資的采購工作。采購部根據(jù)業(yè)務(wù)需要可設(shè)置采購經(jīng)理、采購專員等崗位。采購部職責(zé)1.制定采購計劃：根據(jù)餐飲公司的經(jīng)營計劃和實際需求，制定年度、季度、月度采購計劃。2.供應(yīng)商開發(fā)與管理：尋找、評估、篩選合格的供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案，維護良好的合作關(guān)系。3.采購執(zhí)行：按照采購計劃和審批流程，組織實施物資采購，確保采購任務(wù)按時完成。4.采購合同管理：起草、審核、簽訂采購合同，跟蹤合同執(zhí)行情況，及時處理合同變更和違約事宜。5.采購成本控制：通過市場調(diào)研、談判等方式，降低采購成本，提高采購效益。6.采購質(zhì)量控制：對采購物資進行質(zhì)量檢驗和驗收，確保所采購物資符合質(zhì)量要求。7.采購信息管理：收集、整理、分析采購相關(guān)信息，為公司決策提供支持。其他部門職責(zé)1.需求部門：提出物資采購需求，提供詳細的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等要求，配合采購部進行供應(yīng)商選擇和采購驗收工作。2.財務(wù)部門：負責(zé)審核采購預(yù)算、采購合同，監(jiān)督采購資金的支付，對采購成本進行核算和分析。3.質(zhì)量控制部門：參與采購物資的質(zhì)量檢驗和驗收工作，對不合格物資提出處理意見。采購流程采購申請1.需求部門填寫采購申請表：需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，填寫采購申請表，詳細注明物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、需求時間、用途等信息。2.提交審批：采購申請表經(jīng)部門負責(zé)人審核簽字后，提交至采購部。對于金額較大或重要物資的采購申請，還需報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。采購計劃制定1.采購部匯總采購申請：采購部收到采購申請表后，進行匯總整理，結(jié)合庫存情況，制定采購計劃。2.采購計劃審核：采購計劃經(jīng)采購經(jīng)理審核后，報公司領(lǐng)導(dǎo)批準。批準后的采購計劃作為采購執(zhí)行的依據(jù)。供應(yīng)商選擇與評估1.供應(yīng)商尋找：采購部通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商主動聯(lián)系等。2.供應(yīng)商篩選：根據(jù)采購物資的要求，對潛在供應(yīng)商進行初步篩選，確定符合基本條件的供應(yīng)商名單。3.供應(yīng)商評估：采購部組織相關(guān)人員對篩選后的供應(yīng)商進行實地考察和評估，評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)、生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制、價格水平、售后服務(wù)等方面。4.供應(yīng)商確定：根據(jù)評估結(jié)果，選擇綜合實力較強的供應(yīng)商作為合作伙伴，并與之簽訂合作協(xié)議。采購合同簽訂1.合同起草：采購部根據(jù)采購計劃和與供應(yīng)商達成的協(xié)議，起草采購合同。合同內(nèi)容應(yīng)明確物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點、質(zhì)量標準、付款方式、違約責(zé)任等條款。2.合同審核：采購合同經(jīng)采購經(jīng)理審核后，報財務(wù)部門和公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審核重點包括合同條款的合法性、完整性、合理性以及對公司利益的保護。3.合同簽訂：經(jīng)審批通過的采購合同，由采購部與供應(yīng)商簽訂。合同簽訂后，雙方應(yīng)嚴格履行合同約定。采購執(zhí)行1.訂單下達：采購部根據(jù)采購合同，向供應(yīng)商下達采購訂單，明確采購物資的詳細要求和交貨時間等信息。2.跟蹤催貨：采購部負責(zé)跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時與供應(yīng)商溝通，了解物資生產(chǎn)進度和發(fā)貨情況，確保按時交貨。對于可能影響交貨期的問題，應(yīng)及時協(xié)調(diào)解決。3.到貨驗收：物資到貨前，采購部應(yīng)通知需求部門和質(zhì)量控制部門做好驗收準備。到貨時，由需求部門、質(zhì)量控制部門和采購部共同對物資進行驗收。驗收內(nèi)容包括物資的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、外觀等方面。對于驗收合格的物資，辦理入庫手續(xù)；對于驗收不合格的物資，采購部應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商處理，如退貨、換貨等。采購付款1.發(fā)票審核：采購物資到貨驗收合格后，供應(yīng)商應(yīng)提供合法有效的發(fā)票。采購部對發(fā)票進行審核，確保發(fā)票內(nèi)容與采購合同一致，發(fā)票金額準確無誤。2.付款申請：采購部根據(jù)采購合同和發(fā)票情況，填寫付款申請表，經(jīng)采購經(jīng)理審核后，報財務(wù)部門審批。3.付款執(zhí)行：財務(wù)部門根據(jù)審批通過的付款申請表，按照公司財務(wù)制度和合同約定的付款方式，及時支付采購款項。采購成本控制成本預(yù)算編制采購部根據(jù)采購計劃和歷史采購數(shù)據(jù)，編制采購成本預(yù)算。成本預(yù)算應(yīng)包括各類物資的采購數(shù)量、預(yù)計采購價格、采購總成本等內(nèi)容。市場調(diào)研與價格分析1.定期市場調(diào)研：采購部定期對市場物資價格進行調(diào)研，了解市場動態(tài)和價格走勢。2.價格分析與比較：采購人員對收集到的市場價格信息進行分析和比較，評估不同供應(yīng)商的價格優(yōu)勢，為采購談判提供參考。采購談判技巧1.制定談判策略：采購人員根據(jù)采購物資的特點和市場情況，制定合理的談判策略，明確談判目標和底線。2.靈活運用談判技巧：在談判過程中，采購人員應(yīng)靈活運用談判技巧，如議價、壓價、爭取優(yōu)惠條款等，以降低采購成本。3.建立長期合作關(guān)系：通過與優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商建立長期穩(wěn)定的合作關(guān)系，爭取更有利的采購價格和合作條件。成本核算與分析1.采購成本核算：財務(wù)部門定期對采購成本進行核算，分析采購成本的構(gòu)成和變動情況。2.成本分析與改進：采購部和財務(wù)部門共同對采購成本進行分析，找出成本控制的關(guān)鍵點和存在的問題，提出改進措施，不斷優(yōu)化采購成本。采購質(zhì)量控制質(zhì)量標準制定1.明確質(zhì)量要求：采購部與需求部門、質(zhì)量控制部門共同制定采購物資的質(zhì)量標準，明確物資的規(guī)格、型號、性能、質(zhì)量等級等要求。2.質(zhì)量標準文件化：將質(zhì)量標準形成文件，作為采購、驗收和質(zhì)量控制的依據(jù)。供應(yīng)商質(zhì)量管理1.供應(yīng)商質(zhì)量評估：定期對供應(yīng)商的質(zhì)量管理體系進行評估，確保供應(yīng)商具備穩(wěn)定的質(zhì)量控制能力。2.質(zhì)量協(xié)議簽訂：與供應(yīng)商簽訂質(zhì)量協(xié)議，明確雙方在質(zhì)量方面的權(quán)利和義務(wù)，包括質(zhì)量標準、檢驗方法、不合格處理等內(nèi)容。3.供應(yīng)商質(zhì)量監(jiān)督：采購部對供應(yīng)商的生產(chǎn)過程進行質(zhì)量監(jiān)督，必要時可派人員到供應(yīng)商現(xiàn)場進行檢查，確保所采購物資符合質(zhì)量要求。采購物資檢驗與驗收1.檢驗計劃制定：質(zhì)量控制部門根據(jù)采購物資的特點和質(zhì)量標準，制定檢驗計劃，明確檢驗項目、檢驗方法、檢驗頻率等內(nèi)容。2.檢驗實施：采購物資到貨后，質(zhì)量控制部門按照檢驗計劃進行檢驗。檢驗方式可包括抽檢、全檢等。對于重要物資或質(zhì)量風(fēng)險較高的物資，應(yīng)進行嚴格的檢驗。3.驗收結(jié)果處理：檢驗合格的物資辦理入庫手續(xù)；檢驗不合格的物資，采購部應(yīng)及時通知供應(yīng)商處理，如退貨、換貨、補貨等。同時，對不合格物資的原因進行分析，采取相應(yīng)的改進措施，防止類似問題再次發(fā)生。采購風(fēng)險管理風(fēng)險識別與評估1.風(fēng)險識別：采購部對采購過程中可能面臨的風(fēng)險進行識別，如供應(yīng)商違約風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險、價格波動風(fēng)險、法律風(fēng)險等。2.風(fēng)險評估：對識別出的風(fēng)險進行評估，分析其發(fā)生的可能性和影響程度，確定風(fēng)險等級。風(fēng)險應(yīng)對措施1.供應(yīng)商違約風(fēng)險應(yīng)對：選擇信譽良好、實力較強的供應(yīng)商，簽訂詳細的采購合同，明確違約責(zé)任；加強對供應(yīng)商的跟蹤和監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)并解決潛在問題；建立供應(yīng)商違約應(yīng)急預(yù)案，如尋找替代供應(yīng)商、調(diào)整采購計劃等。2.質(zhì)量風(fēng)險應(yīng)對：嚴格供應(yīng)商質(zhì)量管理，加強采購物資檢驗與驗收；與供應(yīng)商簽訂質(zhì)量協(xié)議，明確質(zhì)量責(zé)任；建立質(zhì)量追溯體系，對不合格物資進行追溯和處理。3.價格波動風(fēng)險應(yīng)對：加強市場調(diào)研和價格分析，制定合理的采購計劃；與供應(yīng)商協(xié)商價格調(diào)整機制，如簽訂價格調(diào)整協(xié)議、采用套期保值等方式鎖定價格；建立價格預(yù)警機制，及時調(diào)整采購策略。4.法律風(fēng)險應(yīng)對：加強采購合同管理，確保合同條款合法合規(guī)；聘請專業(yè)法律顧問，對采購合同進行審核；組織采購人員學(xué)習(xí)相關(guān)法律法規(guī)，提高法律意識。采購信息管理采購檔案管理1.檔案建立：采購部負責(zé)建立采購檔案，包括采購申請表、采購計劃、供應(yīng)商資料、采購合同、驗收報告、發(fā)票等相關(guān)文件。2.檔案整理與保管：采購檔案應(yīng)定期進行整理和歸檔，妥善保管，確保檔案的完整性和可查閱性。檔案保管期限應(yīng)符合公司相關(guān)規(guī)定。采購數(shù)據(jù)分析1.數(shù)據(jù)收集：采購部收集采購過程中的各類數(shù)據(jù)，如采購數(shù)量、采購價格、采購成本、交貨期等。2.數(shù)據(jù)分析與報告：定期對采購數(shù)據(jù)進行分析，形成采購分析報告，為公司決策提供支持。分析報告應(yīng)包括采購情況總結(jié)、成本分析、質(zhì)量分析、供應(yīng)商表現(xiàn)評估等內(nèi)容。信息溝通與共享1.內(nèi)部溝通：采購部與需求部門、財務(wù)部門、質(zhì)量控制部門等內(nèi)部部門保持密切溝通，及時共享采購信息，協(xié)調(diào)工作，確保采購流程的順利進行。2.外部溝通：采購部與供應(yīng)商保持良好的溝通，及時了解供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營情況和市場動態(tài)，為采購決策提供參考。監(jiān)督與考核內(nèi)部監(jiān)督1.審計監(jiān)督：公司審計部門定期對采購業(yè)務(wù)進行審計，檢查采購流程的執(zhí)行情況、采購合同的簽訂與履行情況、采購成本控制情況等，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。2.紀檢監(jiān)督：公司紀檢部門對采購人員的廉潔自律情況進行監(jiān)督，防止采購過程中出現(xiàn)違規(guī)違紀行為。采購考核1.考核指標設(shè)定：制定采購考核指標，包括采購任務(wù)完成率、采購成本控制情況、采購物資質(zhì)量合格率、供應(yīng)商滿意度等