造價咨詢資料管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司造價咨詢業(yè)務(wù)資料的管理，規(guī)范資料的收集、整理、歸檔、保管和使用，確保資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高造價咨詢工作質(zhì)量和效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有造價咨詢項目資料的管理，包括但不限于項目前期資料、過程中資料、成果文件資料等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司設(shè)立專門的資料管理崗位或部門，對造價咨詢資料進(jìn)行集中統(tǒng)一管理。2.分類分級原則：按照資料的類別、性質(zhì)、重要程度等進(jìn)行分類分級管理，便于查找和使用。3.真實性原則：資料應(yīng)如實反映造價咨詢項目的實際情況，確保資料的真實性和可靠性。4.完整性原則：全面收集造價咨詢項目各階段的資料，保證資料的完整性。5.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司保密制度，對涉及商業(yè)秘密、客戶隱私等資料進(jìn)行保密管理。二、資料管理職責(zé)（一）資料管理部門職責(zé)1.制定和完善公司造價咨詢資料管理制度，并組織實施。2.負(fù)責(zé)造價咨詢項目資料的收集、整理、歸檔、保管和查閱服務(wù)等工作。3.定期對資料進(jìn)行檢查、盤點，確保資料的安全和完整。4.對資料管理工作進(jìn)行總結(jié)、分析，提出改進(jìn)建議和措施。（二）項目負(fù)責(zé)人職責(zé)1.負(fù)責(zé)組織本項目資料的收集、整理和審核工作，確保資料的真實性、準(zhǔn)確性和完整性。2.按照公司資料管理制度的要求，及時將項目資料提交給資料管理部門歸檔。3.在項目實施過程中，妥善保管項目資料，防止資料丟失、損壞或泄密。4.配合資料管理部門做好資料的查閱、借閱等工作。（三）項目團(tuán)隊成員職責(zé)1.按照項目負(fù)責(zé)人的要求，及時收集、整理和提交本人工作范圍內(nèi)的項目資料。2.對所提交資料的真實性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。3.遵守公司資料管理制度，不得擅自復(fù)制、傳播或泄露項目資料。三、資料分類與編號（一）資料分類1.項目前期資料：包括項目立項批復(fù)、可行性研究報告、設(shè)計任務(wù)書、招標(biāo)文件、投標(biāo)文件等。2.項目過程資料：包括工程變更單、現(xiàn)場簽證單、會議紀(jì)要、來往信函、詢價記錄、市場價格信息等。3.造價咨詢成果文件資料：包括工程造價咨詢報告、工程量清單、招標(biāo)控制價、投標(biāo)報價分析等。4.其他資料：與造價咨詢項目相關(guān)的其他文件、資料，如合同協(xié)議、審計報告、驗收報告等。（二）資料編號1.資料編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性原則，便于資料的識別和管理。2.編號格式：[年份][項目編號][資料類別代碼][順序號]。年份：資料形成年份的后兩位數(shù)字。項目編號：按照公司項目編號規(guī)則編制的項目代碼。資料類別代碼：根據(jù)資料分類設(shè)置的代碼，如"Q"代表項目前期資料，"G"代表項目過程資料，"C"代表造價咨詢成果文件資料，"T"代表其他資料。順序號：同一類別資料的順序編號，從001開始。3.示例：23005G010，表示2023年的005號項目的項目過程資料中的第10份資料。四、資料收集與整理（一）資料收集1.項目負(fù)責(zé)人應(yīng)在項目啟動時，制定資料收集計劃，明確資料收集的范圍、內(nèi)容、時間節(jié)點等要求。2.項目團(tuán)隊成員應(yīng)按照資料收集計劃，及時收集各自工作范圍內(nèi)的項目資料，并提交給項目負(fù)責(zé)人審核。3.在項目實施過程中，如發(fā)現(xiàn)資料缺失或不完整，項目負(fù)責(zé)人應(yīng)及時組織補(bǔ)充收集。4.對于來自客戶、供應(yīng)商、相關(guān)部門等外部單位的資料，項目負(fù)責(zé)人應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)接收、登記，并進(jìn)行初步審核。（二）資料整理1.項目負(fù)責(zé)人應(yīng)對收集到的項目資料進(jìn)行整理，按照資料類別和編號順序進(jìn)行分類排序。2.對資料進(jìn)行核對、校驗，確保資料的真實性、準(zhǔn)確性和完整性。對于存在問題的資料，應(yīng)及時與相關(guān)人員溝通核實，進(jìn)行修正或補(bǔ)充。3.對資料進(jìn)行編目，編制資料目錄清單，注明資料名稱、編號、日期、來源、頁數(shù)等信息，便于查閱和檢索。4.對于電子資料，應(yīng)按照規(guī)定的命名規(guī)則進(jìn)行命名，并存儲在指定的電子文件夾中，確保電子資料與紙質(zhì)資料的一致性和關(guān)聯(lián)性。五、資料歸檔（一）歸檔范圍1.經(jīng)過整理、審核后的項目前期資料、項目過程資料、造價咨詢成果文件資料及其他資料均應(yīng)歸檔。2.與項目相關(guān)的重要來往信函、會議紀(jì)要、電子郵件等應(yīng)作為附件一并歸檔。（二）歸檔時間1.項目完成后，項目負(fù)責(zé)人應(yīng)在[規(guī)定時間]內(nèi)將項目資料整理完畢，提交給資料管理部門歸檔。2.資料管理部門應(yīng)在收到項目資料后的[規(guī)定時間]內(nèi)完成歸檔工作。（三）歸檔要求1.歸檔資料應(yīng)齊全完整、字跡清晰、簽字蓋章手續(xù)完備。2.紙質(zhì)資料應(yīng)采用A4紙張打印或復(fù)印，左側(cè)裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊。3.電子資料應(yīng)采用通用格式存儲，并刻錄成光盤或存儲在服務(wù)器指定位置，同時建立電子資料索引目錄。4.歸檔資料應(yīng)編制歸檔清單，一式兩份，一份由資料管理部門留存，一份隨資料一同歸檔。六、資料保管（一）保管方式1.設(shè)立專門的資料檔案室或資料保管區(qū)域，配備必要的檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備，確保資料的安全保管。2.對紙質(zhì)資料和電子資料應(yīng)分別進(jìn)行保管，紙質(zhì)資料應(yīng)分類存放于檔案柜中，電子資料應(yīng)存儲在服務(wù)器或光盤等存儲介質(zhì)上，并進(jìn)行備份。（二）保管期限1.造價咨詢項目資料的保管期限應(yīng)按照國家有關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定執(zhí)行。一般情況下，項目資料的保管期限為[X]年。2.對于涉及重要項目、重大決策、法律糾紛等資料，應(yīng)適當(dāng)延長保管期限。（三）保管檢查1.資料管理部門應(yīng)定期對資料保管情況進(jìn)行檢查，每年至少進(jìn)行[X]次全面檢查，并做好檢查記錄。2.檢查內(nèi)容包括資料的完整性、準(zhǔn)確性、存儲介質(zhì)的安全性、保管環(huán)境等。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行處理。七、資料查閱與借閱（一）查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱造價咨詢資料的，應(yīng)填寫《資料查閱申請表》，注明查閱資料的名稱、編號、查閱目的等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到資料管理部門查閱。2.資料管理部門應(yīng)按照申請表的要求，提供相應(yīng)的資料，并做好查閱登記工作，記錄查閱人姓名、部門、查閱時間、查閱資料名稱等信息。3.查閱人員應(yīng)在資料管理部門指定的地點查閱資料，不得擅自將資料帶出資料室。如需復(fù)印或摘錄資料，應(yīng)經(jīng)資料管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱造價咨詢資料的，應(yīng)填寫《資料借閱申請表》，注明借閱資料的名稱、編號、借閱期限、借閱用途等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和資料管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。2.資料管理部門應(yīng)按照申請表的要求，提供相應(yīng)的資料，并與借閱人辦理資料交接手續(xù)，記錄借閱人姓名、部門、借閱時間、應(yīng)歸還日期等信息。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在資料上涂改、標(biāo)記、污損或丟失。如因保管不善造成資料損壞或丟失的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。4.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還資料，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。八、資料保密（一）保密措施1.對涉及商業(yè)秘密、客戶隱私等造價咨詢資料，應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度進(jìn)行管理。2.資料管理部門應(yīng)與接觸資料的人員簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。3.資料查閱和借閱場所應(yīng)相對獨立，限制無關(guān)人員進(jìn)入。4.對電子資料應(yīng)設(shè)置訪問權(quán)限，采用加密存儲等技術(shù)手段，防止資料泄露。（二）保密責(zé)任1.資料管理部門工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對所管理的資料負(fù)有保密責(zé)任。2.項目團(tuán)隊成員在項目實施過程中，應(yīng)對涉及的資料保密，不得泄露給無關(guān)人員。3.如發(fā)現(xiàn)資料有泄露風(fēng)險或已經(jīng)發(fā)生泄露事件，應(yīng)立即采取措施進(jìn)行處理，并及時報告公司領(lǐng)導(dǎo)。九、資料銷毀（一）銷毀條件1.造價咨詢資料保管期限屆滿，且不再需要繼續(xù)保存的，可以進(jìn)行銷毀。2.因其他原因需要銷毀的資料，應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行。（二）銷毀程序1.資料管理部門應(yīng)定期對保管期滿的資料進(jìn)行清理，編制《資料銷毀清單》，注明資料名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.《資料銷毀清單》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由資料管理部門組織實施銷毀。3.銷毀方式可采用