面料公司采購管理制度?總則目的本制度旨在規(guī)范面料公司采購工作流程，確保采購活動的高效、有序進行，保障公司生產(chǎn)經(jīng)營的順利開展，實現(xiàn)采購成本的合理控制，提高公司整體經(jīng)濟效益。適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有面料采購相關(guān)活動，包括采購計劃制定、供應(yīng)商選擇與管理、采購合同簽訂與執(zhí)行、采購款項支付等環(huán)節(jié)?；驹瓌t1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求。2.效益原則：在保證面料質(zhì)量的前提下，追求采購成本的最小化，實現(xiàn)公司效益最大化。3.質(zhì)量優(yōu)先原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽良好的供應(yīng)商，確保所采購面料符合公司生產(chǎn)要求。4.公開公正原則：采購過程應(yīng)公開透明，公正對待所有供應(yīng)商，杜絕不正當交易。5.誠實守信原則：與供應(yīng)商建立誠信合作關(guān)系，嚴格履行采購合同約定。采購組織與職責采購部門設(shè)置公司設(shè)立采購部，負責面料采購的具體工作。采購部根據(jù)業(yè)務(wù)需要，可下設(shè)采購計劃組、供應(yīng)商管理組、采購執(zhí)行組等崗位。采購部門職責1.制定采購計劃：根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營計劃，結(jié)合庫存情況，制定合理的面料采購計劃。2.供應(yīng)商開發(fā)與管理：尋找、評估、選擇合格供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案，定期對供應(yīng)商進行考核與評價。3.采購執(zhí)行：按照采購計劃和合同要求，組織面料采購活動，確保按時、按質(zhì)、按量完成采購任務(wù)。4.采購合同管理：起草、審核、簽訂采購合同，跟蹤合同執(zhí)行情況，及時處理合同變更與糾紛。5.采購成本控制：通過市場調(diào)研、談判等方式，降低采購成本，提高采購效益。6.信息管理：收集、整理、分析采購相關(guān)信息，為公司決策提供支持。其他部門職責1.生產(chǎn)部門：及時向采購部提供準確的生產(chǎn)計劃和面料需求信息，協(xié)助采購部進行供應(yīng)商選擇和采購合同評審。2.質(zhì)量部門：參與采購合同評審，負責對采購面料進行質(zhì)量檢驗和驗收，反饋質(zhì)量問題并跟蹤處理。3.財務(wù)部門：審核采購合同付款條款，負責采購款項的支付與結(jié)算，對采購成本進行核算與分析。采購計劃管理采購計劃制定依據(jù)1.生產(chǎn)計劃：根據(jù)公司年度、季度、月度生產(chǎn)計劃，確定各階段面料的需求數(shù)量、規(guī)格、型號等。2.庫存情況：結(jié)合面料庫存數(shù)量、庫存周轉(zhuǎn)率等因素，制定合理的采購計劃，避免庫存積壓或缺貨。3.市場需求預測：關(guān)注市場動態(tài)，分析面料市場需求變化趨勢，為采購計劃提供參考。采購計劃編制流程1.需求部門提交申請：生產(chǎn)部門等需求部門根據(jù)生產(chǎn)進度和實際需求，提前[X]個工作日填寫《面料采購申請表》，詳細注明面料名稱、規(guī)格、數(shù)量、需求時間等信息，并提交給采購部。2.采購部匯總審核：采購部收到申請表后，進行匯總整理，結(jié)合庫存情況進行初步審核。對于需求不合理或庫存充足的申請，與需求部門溝通協(xié)調(diào)，提出調(diào)整建議。3.制定采購計劃草案：采購部根據(jù)審核后的申請表，制定采購計劃草案，明確采購面料的品種、數(shù)量、采購時間等，并提交給相關(guān)部門負責人審核。4.審批與下達：采購計劃草案經(jīng)采購部負責人、分管領(lǐng)導審核后，報總經(jīng)理審批?？偨?jīng)理審批通過后，采購部下達正式采購計劃。采購計劃調(diào)整如因生產(chǎn)計劃變更、市場需求變化等原因需要調(diào)整采購計劃，需求部門應(yīng)及時填寫《采購計劃調(diào)整申請表》，說明調(diào)整原因、調(diào)整內(nèi)容等，按照采購計劃編制流程進行審批和調(diào)整。供應(yīng)商管理供應(yīng)商開發(fā)1.供應(yīng)商信息收集：通過網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等方式，收集潛在供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商信息庫。2.供應(yīng)商篩選與評估：采購部對收集到的供應(yīng)商信息進行初步篩選，篩選出符合基本要求的供應(yīng)商。然后組織相關(guān)部門對潛在供應(yīng)商進行實地考察和評估，評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制水平、價格水平、交貨期、售后服務(wù)等方面。3.供應(yīng)商準入：經(jīng)評估合格的供應(yīng)商，由采購部填寫《供應(yīng)商準入申請表》，附上供應(yīng)商評估報告等相關(guān)資料，報總經(jīng)理審批?？偨?jīng)理審批通過后，該供應(yīng)商成為公司合格供應(yīng)商。供應(yīng)商考核與評價1.考核指標設(shè)定：建立供應(yīng)商考核指標體系，包括質(zhì)量指標（如面料合格率、退貨率等）、交貨期指標（如按時交貨率等）、價格指標（如采購價格合理性等）、服務(wù)指標（如售后服務(wù)響應(yīng)速度等）等。2.考核周期：定期對供應(yīng)商進行考核，考核周期為[X]個月。3.考核方式：采購部負責收集供應(yīng)商考核相關(guān)數(shù)據(jù)，組織相關(guān)部門對供應(yīng)商進行綜合評價?？己朔绞娇砂〝?shù)據(jù)分析、實地考察、供應(yīng)商自評等。4.考核結(jié)果處理：根據(jù)考核結(jié)果，對供應(yīng)商進行分類管理。對于考核優(yōu)秀的供應(yīng)商，給予適當獎勵，如增加采購份額、優(yōu)先合作等；對于考核不合格的供應(yīng)商，發(fā)出書面整改通知，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，取消其合格供應(yīng)商資格。供應(yīng)商關(guān)系維護1.定期溝通：采購部定期與供應(yīng)商進行溝通，了解供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營情況、產(chǎn)品質(zhì)量狀況等，及時解決合作過程中出現(xiàn)的問題。2.合作培訓：根據(jù)需要，組織供應(yīng)商參加公司的合作培訓，提高供應(yīng)商對公司需求和標準的理解，促進雙方合作的順利開展。3.應(yīng)急處理：建立供應(yīng)商應(yīng)急處理機制，當供應(yīng)商出現(xiàn)突發(fā)情況可能影響公司采購任務(wù)時，及時采取措施，確保公司生產(chǎn)不受影響。采購流程采購申請與審批需求部門按照采購計劃管理要求提交《面料采購申請表》，經(jīng)部門負責人審批后提交給采購部。采購部對采購申請進行審核，審核通過后報分管領(lǐng)導審批，重大采購項目需報總經(jīng)理審批。采購詢價與比價1.詢價：采購部根據(jù)采購申請，向多家合格供應(yīng)商發(fā)送詢價單，要求供應(yīng)商在規(guī)定時間內(nèi)報價。詢價單應(yīng)明確面料的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨期等內(nèi)容。2.比價：采購部對各供應(yīng)商的報價進行收集、整理和分析，比較價格、質(zhì)量、交貨期等因素，選擇性價比最優(yōu)的供應(yīng)商。采購合同簽訂1.合同起草：采購部根據(jù)比價結(jié)果，起草采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括面料規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、付款方式、違約責任等條款。2.合同審核：采購合同初稿完成后，提交給質(zhì)量部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門進行審核。質(zhì)量部門重點審核面料質(zhì)量條款，財務(wù)部門審核付款方式和結(jié)算條款等。各部門提出審核意見，采購部根據(jù)審核意見對合同進行修改完善。3.合同簽訂：經(jīng)審核通過的采購合同，由采購部與供應(yīng)商簽訂。合同簽訂后，采購部應(yīng)及時將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門。采購訂單下達采購合同簽訂后，采購部根據(jù)合同要求，向供應(yīng)商下達采購訂單。采購訂單應(yīng)明確訂單編號、面料名稱、規(guī)格、數(shù)量、交貨期、交貨地點等詳細信息，并要求供應(yīng)商簽字確認。采購進度跟蹤1.建立跟蹤機制：采購部指定專人負責采購進度跟蹤，定期與供應(yīng)商溝通，了解面料生產(chǎn)進度、發(fā)貨情況等。2.進度反饋：供應(yīng)商應(yīng)按照采購訂單要求，定期向采購部反饋面料生產(chǎn)進度和預計發(fā)貨時間。采購部及時將面料采購進度信息反饋給需求部門和相關(guān)領(lǐng)導。3.問題協(xié)調(diào)解決：如在采購過程中出現(xiàn)問題，如供應(yīng)商延誤交貨、面料質(zhì)量問題等，采購部應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，要求其采取措施解決問題。如問題無法及時解決，應(yīng)及時向公司領(lǐng)導匯報，并提出相應(yīng)的解決方案。采購驗收1.驗收準備：質(zhì)量部門根據(jù)采購合同和相關(guān)標準，制定面料驗收方案，明確驗收標準、驗收方法、驗收人員等。采購部通知供應(yīng)商準備好發(fā)貨清單、質(zhì)量檢驗報告等相關(guān)資料。2.到貨檢驗：面料到貨后，采購部通知質(zhì)量部門進行驗收。質(zhì)量部門按照驗收方案對到貨面料的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等進行檢驗。如發(fā)現(xiàn)問題，及時填寫《采購面料驗收不合格報告》，詳細記錄問題情況，并通知采購部與供應(yīng)商協(xié)商處理。3.驗收結(jié)果處理：經(jīng)檢驗合格的面料，由質(zhì)量部門出具《采購面料驗收合格報告》，辦理入庫手續(xù)。驗收不合格的面料，采購部根據(jù)合同約定，要求供應(yīng)商更換、補貨或退貨等，并跟蹤處理結(jié)果。采購付款1.付款申請：采購部根據(jù)采購合同和驗收情況，填寫《采購付款申請表》，附上采購合同、驗收報告、發(fā)票等相關(guān)資料，提交給財務(wù)部門審核。2.財務(wù)審核：財務(wù)部門對采購付款申請進行審核，重點審核采購合同條款、發(fā)票真實性、驗收情況等。審核無誤后，報分管領(lǐng)導審批。3.付款執(zhí)行：經(jīng)審批通過的采購付款申請，財務(wù)部門按照合同約定的付款方式和時間，辦理付款手續(xù)。采購風險管理風險識別與評估1.市場風險：關(guān)注面料市場價格波動、原材料供應(yīng)緊張等因素，評估對公司采購成本和生產(chǎn)經(jīng)營的影響。2.供應(yīng)商風險：評估供應(yīng)商的經(jīng)營狀況、信用狀況、生產(chǎn)能力等，識別可能出現(xiàn)的供應(yīng)商違約、交貨延遲、質(zhì)量問題等風險。3.合同風險：審查采購合同條款的完整性、合法性、合理性，識別合同執(zhí)行過程中可能出現(xiàn)的風險，如合同糾紛、條款歧義等。4.其他風險：考慮不可抗力、政策法規(guī)變化等因素對采購活動的影響。風險應(yīng)對措施1.市場風險應(yīng)對：建立市場價格監(jiān)測機制，及時掌握面料市場價格動態(tài)。與供應(yīng)商協(xié)商簽訂價格調(diào)整條款，或采用套期保值等金融工具降低價格波動風險。2.供應(yīng)商風險應(yīng)對：加強供應(yīng)商管理，定期評估供應(yīng)商風險狀況。與多家供應(yīng)商建立合作關(guān)系，避免過度依賴單一供應(yīng)商。要求供應(yīng)商提供擔保或購買保險，降低供應(yīng)商違約風險。3.合同風險應(yīng)對：加強采購合同管理，嚴格審核合同條款，確保合同合法有效。在合同執(zhí)行過程中，及時跟蹤合同履行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時協(xié)商解決。4.其他風險應(yīng)對：制定應(yīng)急預案，應(yīng)對不可抗力等突發(fā)事件。關(guān)注政策法規(guī)變化，及時調(diào)整采購策略，確保采購活動符合法律法規(guī)要求。采購信息管理采購檔案管理采購部負責建立采購檔案，對采購活動中的相關(guān)文件和資料進行分類整理、歸檔保存。采購檔案包括采購計劃、采購申請、詢價單、報價單、采購合同、采購訂單、驗收報告、付款憑證等。采購檔案保存期限按照公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行。采購數(shù)據(jù)分析采購部定期對采購數(shù)據(jù)進行收集、整理和分析，如采購成本分析、供應(yīng)商采購量分析、采購周期分析等。通過數(shù)據(jù)分析，總結(jié)采購工作中的經(jīng)驗教訓，發(fā)現(xiàn)存在的問題，為采購決策提供數(shù)據(jù)支持。信息共享與溝通建立采購信息共享平臺，采購部與需求部門、質(zhì)量部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門實現(xiàn)信息實時共享。加強內(nèi)部溝通協(xié)調(diào)，及時傳遞采購相關(guān)信息，確保各部門之間工作的協(xié)同高效。監(jiān)督與檢查內(nèi)部審計監(jiān)督公司內(nèi)部審計部門定期對采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購流程的執(zhí)行情況、采購合同的簽訂與履行情況、采購成本控制情況等。對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，督促相關(guān)部