對外簽字文件管理制度總則目的為規(guī)范公司對外簽字文件的管理，確保文件內(nèi)容合法、有效，維護(hù)公司的合法權(quán)益，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司各部門以公司名義對外簽訂的各類合同、協(xié)議、承諾書、授權(quán)委托書等具有法律效力的文件（以下統(tǒng)稱“文件”）?；驹瓌t1.合法性原則：文件內(nèi)容必須符合國家法律法規(guī)及政策的規(guī)定。2.審慎性原則：簽訂文件前應(yīng)進(jìn)行充分的調(diào)查、評估和審核，確保文件條款合理、公平，風(fēng)險可控。3.授權(quán)明確原則：明確文件簽署人的授權(quán)范圍和權(quán)限，未經(jīng)授權(quán)不得擅自簽署文件。4.存檔規(guī)范原則：對簽署的文件進(jìn)行及時、準(zhǔn)確、完整的存檔，便于查閱和管理。職責(zé)分工業(yè)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)文件的起草、談判、初審等工作，確保文件內(nèi)容符合業(yè)務(wù)實(shí)際需求和公司利益。2.提供必要的文件背景資料和相關(guān)信息，協(xié)助法務(wù)部門進(jìn)行法律審核。3.跟蹤文件的履行情況，及時反饋問題并提出處理建議。法務(wù)部門1.對文件進(jìn)行法律審核，審查文件內(nèi)容的合法性、合規(guī)性，防范法律風(fēng)險。2.參與重大文件的談判和起草工作，提供法律專業(yè)意見。3.對文件履行過程中的法律問題提供咨詢和指導(dǎo)。財務(wù)部門1.對涉及財務(wù)條款的文件進(jìn)行審核，評估財務(wù)風(fēng)險和資金安排的合理性。2.協(xié)助業(yè)務(wù)部門進(jìn)行成本核算和預(yù)算控制，確保文件中的財務(wù)條款符合公司財務(wù)政策。行政部門1.負(fù)責(zé)文件簽署用印的管理，嚴(yán)格按照審批程序進(jìn)行用印操作。2.對文件進(jìn)行編號、登記、存檔，建立健全文件檔案管理制度。3.協(xié)助各部門做好文件管理的其他相關(guān)工作。審批部門根據(jù)公司授權(quán)和文件性質(zhì)，由相應(yīng)的管理層級進(jìn)行審批，確保文件簽署符合公司決策程序和利益。文件起草與審核文件起草1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)需求和實(shí)際情況，起草文件初稿。文件內(nèi)容應(yīng)明確各方的權(quán)利義務(wù)、標(biāo)的、價款、履行期限、違約責(zé)任等主要條款，表述應(yīng)清晰、準(zhǔn)確、完整。2.起草文件時應(yīng)參考公司以往類似文件的模板和格式，保持文件的規(guī)范性和一致性。3.涉及多個部門的文件，應(yīng)由牽頭部門負(fù)責(zé)組織起草，并充分征求其他相關(guān)部門的意見。初審1.業(yè)務(wù)部門起草完成文件初稿后，應(yīng)進(jìn)行內(nèi)部初審。初審內(nèi)容包括文件條款是否符合業(yè)務(wù)實(shí)際、是否存在法律風(fēng)險、財務(wù)條款是否合理等。2.初審?fù)ㄟ^后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)將文件初稿及相關(guān)背景資料提交給法務(wù)部門進(jìn)行法律審核。法律審核1.法務(wù)部門收到文件初稿后，應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)進(jìn)行法律審核。審核重點(diǎn)包括文件內(nèi)容的合法性、合規(guī)性、完整性，條款的明確性和可操作性，以及是否存在潛在的法律風(fēng)險。2.法務(wù)部門應(yīng)出具書面的法律審核意見，對文件中存在的法律問題提出修改建議。業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)法律審核意見對文件進(jìn)行修改完善。3.對于重大、復(fù)雜的文件，法務(wù)部門可會同業(yè)務(wù)部門、財務(wù)部門等相關(guān)人員進(jìn)行聯(lián)合審核，共同研究解決文件中存在的問題。財務(wù)審核1.涉及財務(wù)條款的文件，在法律審核通過后，應(yīng)提交財務(wù)部門進(jìn)行財務(wù)審核。2.財務(wù)部門應(yīng)重點(diǎn)審核文件中的財務(wù)條款是否符合公司財務(wù)政策和預(yù)算安排，資金支付方式和時間是否合理，成本核算和效益分析是否準(zhǔn)確等。3.財務(wù)部門應(yīng)出具書面的財務(wù)審核意見，對文件中涉及財務(wù)的問題提出修改建議。業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)財務(wù)審核意見對文件進(jìn)行進(jìn)一步修改。審批1.文件經(jīng)法律審核和財務(wù)審核通過后，按照公司授權(quán)和審批流程提交相應(yīng)的管理層級進(jìn)行審批。2.審批人應(yīng)認(rèn)真審查文件內(nèi)容，對文件的真實(shí)性、合法性、合理性負(fù)責(zé)。如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時提出修改意見或不予批準(zhǔn)。3.審批通過后的文件應(yīng)加蓋公司公章或合同專用章，并由法定代表人或授權(quán)代表簽字確認(rèn)。文件簽署與用印簽署人授權(quán)1.公司法定代表人是公司對外文件簽署的最高負(fù)責(zé)人。法定代表人可根據(jù)工作需要，授權(quán)其他人員作為公司的授權(quán)代表簽署文件。2.授權(quán)代表應(yīng)具備相應(yīng)的業(yè)務(wù)能力和法律知識，熟悉公司業(yè)務(wù)和文件簽署流程。3.法定代表人授權(quán)他人簽署文件時，應(yīng)簽署授權(quán)委托書，明確授權(quán)代表的姓名、職務(wù)、授權(quán)范圍、授權(quán)期限等內(nèi)容。授權(quán)委托書應(yīng)加蓋公司公章，并由法定代表人簽字確認(rèn)。文件簽署1.授權(quán)代表應(yīng)在授權(quán)范圍內(nèi)簽署文件，不得超越授權(quán)權(quán)限。簽署文件時應(yīng)認(rèn)真核對文件內(nèi)容，確保與審批通過的文件一致。2.文件簽署應(yīng)使用黑色或藍(lán)色鋼筆、簽字筆，簽字應(yīng)清晰、工整。如文件需要多頁簽署，應(yīng)在騎縫處加蓋騎縫章。3.對于重要文件或金額較大的合同，建議由兩名以上授權(quán)代表共同簽署，以明確責(zé)任。用印管理1.行政部門負(fù)責(zé)公司文件簽署用印的管理。用印前應(yīng)嚴(yán)格審核文件是否已經(jīng)按照審批程序通過，審批手續(xù)是否齊全。2.用印時應(yīng)在文件規(guī)定的蓋章處加蓋公司公章或合同專用章，蓋章應(yīng)清晰、端正。如文件需要多頁蓋章，應(yīng)在騎縫處加蓋騎縫章。3.嚴(yán)禁在空白紙張、空白合同、空白授權(quán)委托書等文件上加蓋公司印章。如因特殊情況需要先蓋章的，應(yīng)經(jīng)公司法定代表人或授權(quán)的高級管理人員批準(zhǔn)，并對蓋章后的文件進(jìn)行嚴(yán)格跟蹤和管理。4.用印登記：行政部門應(yīng)建立用印登記臺賬，對每次用印的文件名稱、編號、用印日期、用印人、審批人等信息進(jìn)行詳細(xì)記錄。用印登記臺賬應(yīng)妥善保存，以備查閱。文件存檔與保管文件存檔1.文件簽署完成后，行政部門應(yīng)及時對文件進(jìn)行編號、登記，并按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行存檔。2.文件存檔應(yīng)包括文件原件、審批文件、法律審核意見、財務(wù)審核意見、授權(quán)委托書等相關(guān)資料，確保文件檔案的完整性。3.文件編號應(yīng)遵循唯一性原則，便于文件的查找和管理。編號規(guī)則應(yīng)在公司內(nèi)部統(tǒng)一規(guī)定，并在文件管理系統(tǒng)中進(jìn)行設(shè)置。文件保管1.行政部門應(yīng)設(shè)立專門的文件檔案室或文件保管區(qū)域，確保文件存放安全、有序。2.文件檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施，定期對文件進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止文件損壞、丟失。3.嚴(yán)格限制文件檔案室的訪問權(quán)限，未經(jīng)授權(quán)人員不得擅自進(jìn)入。查閱文件應(yīng)履行登記手續(xù)，注明查閱時間、查閱人、查閱文件名稱等信息。4.電子文件應(yīng)進(jìn)行備份，并存儲在安全的存儲介質(zhì)上。定期對電子文件進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保電子文件的可讀性和完整性。文件履行與變更文件履行1.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)文件的具體履行工作，應(yīng)按照文件約定的時間、地點(diǎn)、方式等要求，全面履行合同義務(wù)。2.在文件履行過程中，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時跟蹤進(jìn)展情況，如發(fā)現(xiàn)問題或風(fēng)險，應(yīng)及時向相關(guān)部門反饋，并采取有效措施進(jìn)行處理。3.涉及多個部門協(xié)同履行的文件，業(yè)務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)與其他部門的溝通協(xié)調(diào)，確保各部門之間工作銜接順暢，共同推進(jìn)文件的履行。文件變更1.文件履行過程中如需變更文件內(nèi)容，應(yīng)按照原文件起草、審核、審批的程序進(jìn)行操作。變更后的文件應(yīng)重新編號、登記、存檔，并及時通知相關(guān)方。2.文件變更應(yīng)簽訂書面協(xié)議，明確變更的內(nèi)容、原因、生效時間等條款。變更協(xié)議應(yīng)作為原文件的補(bǔ)充文件進(jìn)行存檔管理。3.對于重大文件變更，應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行專題研究和評估，確保變更后的文件符合公司利益和業(yè)務(wù)發(fā)展需要。文件終止與糾紛處理文件終止1.文件履行完畢或因其他原因需要終止的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時通知相關(guān)部門，并辦理終止手續(xù)。2.文件終止后，行政部門應(yīng)按照檔案管理規(guī)定對文件進(jìn)行整理、歸檔，并注明終止日期和原因。3.對于涉及保密條款的文件，在文件終止后，相關(guān)部門和人員仍應(yīng)按照公司保密制度的要求履行保密義務(wù)。糾紛處理1.文件履行過程中如發(fā)生糾紛，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時收集相關(guān)證據(jù)，分析糾紛原因，并提出初步處理意見。2.法務(wù)部門應(yīng)參與糾紛的處理，提供法律專業(yè)支持，協(xié)助制定糾紛解決方案。3.根據(jù)糾紛的性質(zhì)和嚴(yán)重程度，必要時可聘請外部律師事務(wù)所進(jìn)行處理。糾紛處理過程中應(yīng)及時向公司管理層匯報進(jìn)展情況，確保糾紛得到妥善解決。4.糾紛處理完畢后，應(yīng)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，對相關(guān)制度和流程進(jìn)行完善，避免類似糾紛再次發(fā)生。監(jiān)督與檢查內(nèi)部審計1.公司內(nèi)部審計部門定期對公司對外簽字文件的管理情況進(jìn)行審計檢查，重點(diǎn)審查文件的起草、審核、簽署、履行、存檔等環(huán)節(jié)是否符合本制度的規(guī)定。2.內(nèi)部審計部門應(yīng)出具審計報告，對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見和建議。相關(guān)部門應(yīng)按照審計報告的要求及時進(jìn)行整改，并將整改情況反饋給內(nèi)部審計部門。日常監(jiān)督1.各部門應(yīng)加強(qiáng)對本部門對外簽字文件管理工作的日常監(jiān)督，確保文件管理工作