公司檔案信息管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案信息管理，確保檔案信息的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高檔案信息的利用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案信息實行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合管理部門負(fù)責(zé)檔案信息的收集、整理、保管、利用等工作。2.真實準(zhǔn)確原則：檔案信息應(yīng)真實、準(zhǔn)確地反映公司各項工作的實際情況，不得弄虛作假。3.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案信息安全保密的法律法規(guī)，確保檔案信息不泄露、不丟失、不損壞。4.方便利用原則：建立健全檔案信息檢索系統(tǒng)，提高檔案信息的利用效率，為公司各項工作提供有力支持。二、檔案信息管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）綜合管理部門1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案信息管理制度，并組織實施。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案信息的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作。3.負(fù)責(zé)公司檔案信息的保管、存儲、維護(hù)等工作，確保檔案信息的安全。4.負(fù)責(zé)建立健全公司檔案信息檢索系統(tǒng)，提供檔案信息查詢服務(wù)。5.負(fù)責(zé)公司檔案信息的鑒定、銷毀等工作。6.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案信息管理工作。（二）各部門1.負(fù)責(zé)本部門各類檔案信息的收集、整理、保管等工作，并定期向綜合管理部門移交。2.配合綜合管理部門做好公司檔案信息的鑒定、銷毀等工作。3.按照公司檔案信息管理制度的要求，做好本部門檔案信息的利用工作。三、檔案信息的分類與編號（一）分類公司檔案信息分為以下幾大類：1.行政管理類：包括公司文件、會議紀(jì)要、工作計劃、工作總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案等。2.業(yè)務(wù)管理類：包括市場營銷、財務(wù)管理、人力資源管理、生產(chǎn)管理、質(zhì)量管理等業(yè)務(wù)領(lǐng)域的檔案信息。3.項目管理類：包括公司各類項目的立項、可行性研究報告、項目計劃、項目總結(jié)、項目文檔等。4.合同協(xié)議類：包括公司簽訂的各類合同、協(xié)議、意向書等。5.財務(wù)審計類：包括公司財務(wù)報表、審計報告、稅務(wù)資料等。6.客戶資料類：包括客戶檔案、客戶往來信函、客戶投訴處理記錄等。7.技術(shù)資料類：包括公司技術(shù)研發(fā)、產(chǎn)品設(shè)計、工藝流程、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等方面的檔案信息。8.其他類：包括公司榮譽證書、資質(zhì)證書、印章管理、證照管理等方面的檔案信息。（二）編號1.公司檔案信息采用分類編號法進(jìn)行編號，編號由字母和數(shù)字組成。2.具體編號規(guī)則如下：一級類目用大寫字母表示，如“A”表示行政管理類，“B”表示業(yè)務(wù)管理類，“C”表示項目管理類，“D”表示合同協(xié)議類，“E”表示財務(wù)審計類，“F”表示客戶資料類，“G”表示技術(shù)資料類，“H”表示其他類。二級類目用兩位數(shù)字表示，如“A01”表示公司文件，“A02”表示會議紀(jì)要，“B01”表示市場營銷，“B02”表示財務(wù)管理等。三級類目用三位數(shù)字表示，如“A01001”表示公司紅頭文件，“A01002”表示公司便函，“B01001”表示市場調(diào)研分析報告，“B01002”表示營銷策劃方案等。四級類目用四位數(shù)字表示，如“A01001001”表示年度工作計劃，“A01001002”表示季度工作計劃，“B01001001”表示市場調(diào)研報告（行業(yè)分析），“B01001002”表示市場調(diào)研報告（競爭對手分析）等。3.編號應(yīng)具有唯一性，不得重復(fù)使用。四、檔案信息的收集與整理（一）收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案信息的收集工作，確保檔案信息的及時、完整。2.檔案信息收集的范圍包括但不限于：紙質(zhì)文件、電子文件、圖表、照片、錄音、錄像等。3.收集的檔案信息應(yīng)符合以下要求：內(nèi)容真實、準(zhǔn)確、完整。格式規(guī)范、統(tǒng)一。具有保存價值。4.各部門應(yīng)定期將收集到的檔案信息移交綜合管理部門，移交時應(yīng)填寫檔案信息移交清單，雙方簽字確認(rèn)。（二）整理1.綜合管理部門負(fù)責(zé)對接收的檔案信息進(jìn)行整理，整理的內(nèi)容包括：分類、編號、編目、裝訂、上架等。2.分類應(yīng)按照本制度規(guī)定的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，確保檔案信息分類準(zhǔn)確、合理。3.編號應(yīng)按照本制度規(guī)定的編號規(guī)則進(jìn)行，確保檔案信息編號唯一、規(guī)范。4.編目應(yīng)包括檔案信息的題名、責(zé)任者、日期、文號、保管期限等內(nèi)容，確保檔案信息編目清晰、準(zhǔn)確。5.裝訂應(yīng)按照檔案信息的類型和數(shù)量進(jìn)行，確保檔案信息裝訂整齊、牢固。6.上架應(yīng)按照檔案信息的分類和編號順序進(jìn)行，確保檔案信息上架有序、便于查找。五、檔案信息的保管（一）保管場所1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，用于存放檔案信息。檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案柜、貨架、溫濕度計、滅火器、防蟲藥等。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，嚴(yán)禁在庫房內(nèi)吸煙、堆放雜物等。（二）保管期限1.公司檔案信息的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案信息包括：公司章程、公司營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、公司重要會議紀(jì)要、公司重大決策文件、公司年度財務(wù)報表、公司審計報告等。3.長期保管的檔案信息包括：公司一般性文件、公司業(yè)務(wù)往來文件、公司項目文檔、公司合同協(xié)議等，保管期限為[X]年。4.短期保管的檔案信息包括：公司臨時性文件、公司一般性通知、公司日常工作記錄等，保管期限為[X]年。5.保管期限屆滿后，由綜合管理部門會同相關(guān)部門進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見，報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。（三）保管要求1.檔案信息應(yīng)按照分類和編號順序存放，便于查找和利用。2.檔案信息應(yīng)定期進(jìn)行檢查和清點，確保檔案信息的安全和完整。3.對破損、褪色、變質(zhì)等檔案信息應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案信息的可讀性。4.對電子檔案信息應(yīng)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的介質(zhì)上，并分別存放于不同的地點，確保數(shù)據(jù)的安全性。六、檔案信息的利用（一）利用范圍1.公司員工因工作需要，可以查閱、借閱公司檔案信息。2.外單位因工作需要查閱公司檔案信息的，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）利用程序1.員工查閱、借閱公司檔案信息，應(yīng)填寫檔案信息查閱、借閱申請表，注明查閱、借閱的檔案信息名稱、編號、查閱目的、借閱期限等內(nèi)容，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報綜合管理部門審批。2.綜合管理部門對檔案信息查閱、借閱申請表進(jìn)行審核，審核通過后，為申請人提供檔案信息查閱、借閱服務(wù)。3.查閱檔案信息應(yīng)在綜合管理部門指定的場所進(jìn)行，不得擅自將檔案信息帶出檔案室。如需借閱檔案信息，借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案信息，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案信息。如因保管不善造成檔案信息損壞、丟失的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。5.查閱、借閱檔案信息完畢后，借閱人應(yīng)及時將檔案信息歸還綜合管理部門，并在檔案信息查閱、借閱登記表上簽字確認(rèn)。（三）利用限制1.涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財務(wù)信息等敏感信息的檔案信息，未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得查閱、借閱。2.查閱、借閱檔案信息時，不得擅自復(fù)制、拍照、錄像檔案信息。如需復(fù)制檔案信息，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。七、檔案信息的鑒定與銷毀（一）鑒定1.綜合管理部門應(yīng)定期對公司檔案信息進(jìn)行鑒定，確定檔案信息的保管期限是否已滿，是否仍具有保存價值。2.鑒定工作應(yīng)由綜合管理部門會同相關(guān)部門組成鑒定小組進(jìn)行，鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案信息的內(nèi)容、性質(zhì)、價值等因素，提出鑒定意見。3.鑒定意見應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后生效。（二）銷毀1.對已失去保存價值的檔案信息，應(yīng)按照公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的銷毀意見進(jìn)行銷毀。2.銷毀檔案信息應(yīng)填寫檔案信息銷毀清單，注明銷毀檔案信息的名稱、編號、數(shù)量、銷毀日期等內(nèi)容，銷毀清單應(yīng)經(jīng)銷毀人員和監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。3.銷毀檔案信息可以采用焚燒、粉碎、電子數(shù)據(jù)擦除等方式進(jìn)行，但應(yīng)確保銷毀徹底，無法恢復(fù)。4.監(jiān)銷人員應(yīng)對檔案信息銷毀過程進(jìn)行監(jiān)督，確保銷毀工作符合規(guī)定要求。八、檔案信息的保密與安全（一）保密1.公司員工應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案信息安全保密的法律法規(guī)，保守公司檔案信息秘密。2.檔案信息管理人員應(yīng)嚴(yán)格履行保密職責(zé)，不得泄露檔案信息內(nèi)容。3.對涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財務(wù)信息等敏感信息的檔案信息，應(yīng)采取加密存儲、專人保管等措施，確保信息安全。4.未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得擅自將檔案信息提供給外單位或個人。（二）安全1.公司應(yīng)加強(qiáng)檔案信息安全管理，建立健全檔案信息安全管理制度，確保檔案信息不泄露、不丟失、不損壞。2.檔案信息管理人員應(yīng)定期對檔案信息進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的介質(zhì)上，并分別存放于不同的地點，確保數(shù)據(jù)的安全性。