學(xué)校校外會(huì)客管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范學(xué)校校外人員來訪接待工作，維護(hù)學(xué)校正常的教學(xué)、工作和生活秩序，保障師生員工的人身安全和學(xué)校財(cái)產(chǎn)安全，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)校各部門、各年級(jí)以及全體師生員工在校外人員來訪接待過程中的管理活動(dòng)。（三）基本原則1.安全第一原則：確保來訪接待活動(dòng)不影響學(xué)校安全穩(wěn)定，保障師生生命和學(xué)校財(cái)產(chǎn)安全。2.規(guī)范有序原則：明確接待流程和要求，使接待工作規(guī)范、有序進(jìn)行。3.服務(wù)至上原則：以熱情、周到的服務(wù)對(duì)待校外來訪人員，展示學(xué)校良好形象。二、來訪預(yù)約（一）預(yù)約方式校外人員來訪前，應(yīng)提前與學(xué)校相關(guān)部門或人員進(jìn)行預(yù)約。預(yù)約可通過以下方式進(jìn)行：1.電話預(yù)約：撥打?qū)W校指定的聯(lián)系電話，向工作人員說明來訪人員姓名、單位、來訪事由、預(yù)約時(shí)間等信息。2.郵件預(yù)約：發(fā)送郵件至學(xué)校指定郵箱，內(nèi)容包括來訪人員詳細(xì)信息及預(yù)約事項(xiàng)。3.網(wǎng)絡(luò)預(yù)約：通過學(xué)校官方網(wǎng)站的預(yù)約平臺(tái)，按照提示填寫相關(guān)信息進(jìn)行預(yù)約。（二）預(yù)約時(shí)間預(yù)約應(yīng)提前[X]個(gè)工作日進(jìn)行，以便學(xué)校做好接待準(zhǔn)備工作。如遇緊急情況，可在當(dāng)天提前[X]小時(shí)進(jìn)行預(yù)約，但需說明緊急事由。（三）預(yù)約信息確認(rèn)學(xué)校工作人員收到預(yù)約信息后，應(yīng)及時(shí)與來訪人員進(jìn)行確認(rèn)。確認(rèn)內(nèi)容包括預(yù)約信息是否準(zhǔn)確、來訪人員是否能按時(shí)到達(dá)等。如預(yù)約信息有誤或來訪人員無法按時(shí)到達(dá)，應(yīng)及時(shí)協(xié)商調(diào)整預(yù)約時(shí)間。三、來訪登記（一）登記地點(diǎn)校外人員進(jìn)入學(xué)校時(shí)，應(yīng)在學(xué)校門衛(wèi)室或指定的來訪登記處進(jìn)行登記。（二）登記內(nèi)容來訪人員需如實(shí)填寫《校外人員來訪登記表》，登記內(nèi)容包括：1.來訪人員姓名：填寫全名，與有效身份證件一致。2.單位名稱：填寫來訪人員所在單位的全稱。3.聯(lián)系電話：填寫來訪人員的手機(jī)號(hào)碼或固定電話號(hào)碼。4.來訪事由：詳細(xì)說明來訪的目的和事項(xiàng)。5.預(yù)約時(shí)間：填寫與學(xué)校預(yù)約的來訪時(shí)間。6.被訪人員姓名：填寫校內(nèi)被訪人員的姓名。7.被訪部門：填寫校內(nèi)被訪人員所在的部門。8.到達(dá)時(shí)間：填寫來訪人員實(shí)際到達(dá)學(xué)校的時(shí)間。9.離開時(shí)間：填寫來訪人員預(yù)計(jì)離開學(xué)校的時(shí)間。（三）證件查驗(yàn)來訪人員登記時(shí)，門衛(wèi)或登記工作人員應(yīng)查驗(yàn)其有效身份證件，并留存復(fù)印件（如有需要）。如來訪人員為多人，應(yīng)逐一進(jìn)行登記和證件查驗(yàn)。四、接待安排（一）接待部門及人員確定學(xué)校相關(guān)部門收到預(yù)約信息并確認(rèn)后，根據(jù)來訪事由確定具體的接待部門和接待人員。接待人員應(yīng)熟悉來訪事項(xiàng)相關(guān)業(yè)務(wù)，具備良好的溝通能力和服務(wù)意識(shí)。（二）接待準(zhǔn)備工作接待人員在來訪人員到達(dá)前，應(yīng)做好以下準(zhǔn)備工作：1.了解來訪人員基本情況：包括姓名、單位、職務(wù)、來訪目的等，以便更好地開展接待工作。2.整理相關(guān)資料：準(zhǔn)備好與來訪事項(xiàng)有關(guān)的文件、資料、數(shù)據(jù)等，供交流使用。3.安排接待場(chǎng)所：根據(jù)來訪人數(shù)和來訪事項(xiàng)的性質(zhì)，選擇合適的接待場(chǎng)所，并確保場(chǎng)所整潔、舒適。4.通知被訪人員：提前告知被訪人員來訪人員的基本情況和來訪時(shí)間，以便被訪人員做好準(zhǔn)備。（三）接待流程1.迎接引導(dǎo)：來訪人員到達(dá)學(xué)校后，接待人員應(yīng)在門衛(wèi)室或指定地點(diǎn)迎接，并引導(dǎo)來訪人員前往接待場(chǎng)所。2.介紹交流：接待人員應(yīng)向來訪人員介紹學(xué)校的基本情況、接待人員及被訪人員，并簡(jiǎn)要說明來訪流程和注意事項(xiàng)。在交流過程中，應(yīng)圍繞來訪事由進(jìn)行深入溝通，解答疑問，提供相關(guān)信息和資料。3.會(huì)議或活動(dòng)安排：如來訪需要召開會(huì)議或開展其他活動(dòng)，接待人員應(yīng)按照預(yù)定方案組織實(shí)施。會(huì)議或活動(dòng)過程中，應(yīng)做好記錄，確保溝通順暢，各項(xiàng)議程有序進(jìn)行。4.陪同參觀（如有需要）：根據(jù)來訪人員需求，接待人員可陪同其參觀學(xué)校的相關(guān)場(chǎng)所，展示學(xué)校的辦學(xué)成果和特色。參觀過程中，應(yīng)注意安全，遵守學(xué)校的相關(guān)規(guī)定。5.送別來訪人員：來訪結(jié)束后，接待人員應(yīng)向來訪人員表示感謝，并將其送至學(xué)校門口或指定地點(diǎn)。如來訪人員有后續(xù)需求或反饋意見，應(yīng)做好記錄，并及時(shí)跟進(jìn)處理。五、安全管理（一）來訪人員行為規(guī)范1.來訪人員應(yīng)遵守國(guó)家法律法規(guī)和學(xué)校的各項(xiàng)規(guī)章制度，不得在學(xué)校內(nèi)從事違法違規(guī)活動(dòng)。2.不得攜帶易燃、易爆、劇毒等危險(xiǎn)物品進(jìn)入學(xué)校。如需攜帶相關(guān)物品，應(yīng)提前向?qū)W校相關(guān)部門報(bào)備，并按照學(xué)校要求進(jìn)行處理。3.在學(xué)校內(nèi)不得大聲喧嘩、吸煙、隨地吐痰、亂扔垃圾等，保持學(xué)校環(huán)境整潔。4.未經(jīng)學(xué)校允許，不得擅自進(jìn)入教學(xué)區(qū)域、學(xué)生宿舍等場(chǎng)所。（二）安全檢查1.門衛(wèi)或登記工作人員應(yīng)對(duì)來訪人員及其攜帶的物品進(jìn)行安全檢查，防止危險(xiǎn)物品進(jìn)入學(xué)校。檢查內(nèi)容包括：是否攜帶違禁物品、是否有可疑物品等。2.如發(fā)現(xiàn)來訪人員攜帶危險(xiǎn)物品或有可疑行為，應(yīng)立即阻止其進(jìn)入學(xué)校，并及時(shí)報(bào)告學(xué)校保衛(wèi)部門或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。（三）安全保障措施1.接待場(chǎng)所應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如消防器材、應(yīng)急照明設(shè)備等，確保安全。2.接待人員應(yīng)關(guān)注來訪人員的行為舉止，如發(fā)現(xiàn)異常情況，應(yīng)及時(shí)采取措施，并報(bào)告學(xué)校保衛(wèi)部門或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。3.在來訪人員參觀學(xué)校過程中，接待人員應(yīng)提醒其注意安全，遵守學(xué)校的安全規(guī)定。六、特殊情況處理（一）未預(yù)約來訪如遇校外人員未預(yù)約來訪，門衛(wèi)或登記工作人員應(yīng)先了解其來訪事由，并及時(shí)與學(xué)校相關(guān)部門或人員取得聯(lián)系。經(jīng)學(xué)校同意后，按照本制度的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行登記和接待。（二）緊急來訪對(duì)于緊急來訪人員，學(xué)校應(yīng)開辟綠色通道，優(yōu)先進(jìn)行登記和接待。接待人員應(yīng)立即向?qū)W校相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，并根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)指示迅速安排處理。（三）來訪人員違規(guī)行為處理1.如來訪人員在學(xué)校內(nèi)違反法律法規(guī)或?qū)W校規(guī)章制度，學(xué)校保衛(wèi)部門應(yīng)及時(shí)制止，并依法依規(guī)進(jìn)行處理。2.對(duì)于情節(jié)較輕的違規(guī)行為，學(xué)?？蓪?duì)來訪人員進(jìn)行批評(píng)教育，并要求其作出書面檢討。3.對(duì)于情節(jié)嚴(yán)重的違規(guī)行為，學(xué)校應(yīng)及時(shí)報(bào)警，并配合公安機(jī)關(guān)進(jìn)行調(diào)查處理。同時(shí)，學(xué)?？筛鶕?jù)情況禁止該來訪人員今后再次進(jìn)入學(xué)校。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查學(xué)校保衛(wèi)部門負(fù)責(zé)對(duì)校外會(huì)客管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。定期或不定期對(duì)門衛(wèi)室、來訪登記處等場(chǎng)所進(jìn)行檢查，查看來訪登記記錄是否完整、準(zhǔn)確，接待流程是否規(guī)范等。（二）考核評(píng)價(jià)學(xué)校將校外會(huì)客管理工作納入各部門和相關(guān)人員的績(jī)效考核體系。對(duì)在接待工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個(gè)人進(jìn)行表彰和獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)執(zhí)行制度不力、造成不良影響的部門和個(gè)人進(jìn)行批評(píng)教育，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。（三）意見反饋與改進(jìn)學(xué)校鼓勵(lì)校外來訪人員對(duì)學(xué)校的接待工作提出意見和建議。接待人員應(yīng)及時(shí)收集來訪人員的反饋信息，并反饋給學(xué)校相關(guān)部門。學(xué)校相關(guān)部門應(yīng)根據(jù)反饋意見，及時(shí)對(duì)校外會(huì)客管理制度進(jìn)行修訂和完善，不斷提高接待工作質(zhì)量和水平。八、附