物業(yè)庫房物資管理制度一、總則（一）目的為加強物業(yè)庫房物資管理，規(guī)范物資的采購、驗收、存儲、發(fā)放、盤點等流程，確保物資的安全、完整，合理控制物資庫存，降低運營成本，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司物業(yè)項目所有庫房物資的管理，包括但不限于辦公用品、清潔用品、維修材料、消防器材等各類物資。（三）管理原則1.歸口管理原則：物業(yè)庫房物資由專人負責(zé)管理，明確各管理人員的職責(zé)和權(quán)限，確保物資管理工作的規(guī)范化、專業(yè)化。2.賬物相符原則：建立健全物資賬目，做到賬物相符，定期進行盤點清查，保證物資數(shù)量準確、質(zhì)量完好。3.成本控制原則：合理控制物資采購成本和庫存水平，避免積壓浪費，提高物資使用效率，降低運營成本。4.安全第一原則：加強庫房安全管理，確保物資存儲安全，防止火災(zāi)、盜竊等事故的發(fā)生。二、物資采購管理（一）采購計劃制定1.需求預(yù)測各部門應(yīng)根據(jù)工作實際需要，提前[X]周制定物資需求計劃，詳細列出所需物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等信息。物資需求計劃應(yīng)經(jīng)部門負責(zé)人審核簽字后報庫房管理人員。2.采購申請庫房管理人員根據(jù)各部門提交的物資需求計劃，結(jié)合庫存情況進行綜合分析，制定采購申請單。采購申請單應(yīng)注明物資名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、預(yù)計采購時間、采購預(yù)算等內(nèi)容，并經(jīng)庫房主管審核簽字后報采購部門。（二）采購流程1.供應(yīng)商選擇采購部門應(yīng)通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商檔案，對供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽、產(chǎn)品質(zhì)量、價格等進行評估。優(yōu)先選擇具有良好信譽、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價格合理、售后服務(wù)完善的供應(yīng)商作為合作伙伴。2.采購合同簽訂采購部門根據(jù)評估結(jié)果，選擇合適的供應(yīng)商進行談判，簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確物資名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點、質(zhì)量標準、付款方式等條款，確保雙方權(quán)益。3.采購執(zhí)行采購部門按照采購合同要求，及時跟進供應(yīng)商的供貨情況，確保物資按時、按質(zhì)、按量供應(yīng)。對于緊急采購需求，采購部門應(yīng)在最短時間內(nèi)完成采購任務(wù)，確保不影響物業(yè)項目的正常運營。（三）采購驗收1.驗收標準物資到貨后，庫房管理人員應(yīng)依據(jù)采購合同和相關(guān)標準對物資進行驗收。驗收內(nèi)容包括物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量、外觀等，確保物資符合要求。2.驗收程序庫房管理人員在物資到貨前，應(yīng)做好驗收準備工作，包括準備驗收工具、安排驗收場地等。物資到貨時，庫房管理人員應(yīng)會同采購人員、使用部門人員共同進行驗收。驗收合格的物資應(yīng)及時辦理入庫手續(xù)，驗收不合格的物資應(yīng)及時與供應(yīng)商聯(lián)系，辦理退換貨手續(xù)。三、物資存儲管理（一）庫房規(guī)劃1.庫房布局根據(jù)物資的類別、用途、特性等因素，合理規(guī)劃庫房布局，設(shè)置不同的存儲區(qū)域，如辦公用品區(qū)、清潔用品區(qū)、維修材料區(qū)、消防器材區(qū)等。各存儲區(qū)域應(yīng)設(shè)置明顯的標識牌，便于物資的存放和查找。2.存儲條件根據(jù)物資的存儲要求，提供適宜的存儲條件，如溫度、濕度、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲等。對于易燃易爆、有毒有害等危險物資，應(yīng)設(shè)置專門的存儲區(qū)域，并采取相應(yīng)的安全防護措施。（二）物資入庫1.入庫手續(xù)辦理驗收合格的物資，庫房管理人員應(yīng)及時辦理入庫手續(xù)，填寫入庫單。入庫單應(yīng)注明物資名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、供應(yīng)商名稱、入庫時間等內(nèi)容，并由庫房管理人員、采購人員、使用部門人員簽字確認。2.物資擺放物資入庫后，庫房管理人員應(yīng)按照庫房規(guī)劃和物資分類要求，將物資整齊擺放在相應(yīng)的存儲區(qū)域，并做好標識。對于貴重物資、易損物資等，應(yīng)單獨存放，并采取相應(yīng)的防護措施。（三）物資存儲保管1.日常巡查庫房管理人員應(yīng)定期對庫房物資進行巡查，檢查物資的存儲狀況、數(shù)量變化、質(zhì)量情況等，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。巡查記錄應(yīng)詳細記錄巡查時間、巡查人員、巡查內(nèi)容、發(fā)現(xiàn)問題及處理情況等信息。2.盤點清查庫房管理人員應(yīng)定期對庫房物資進行盤點清查，確保賬物相符。盤點清查分為月度小盤點、季度大盤點和年度全面盤點。月度小盤點由庫房管理人員自行組織，季度大盤點由庫房主管組織，年度全面盤點由公司財務(wù)部門會同庫房管理部門共同組織。盤點清查結(jié)束后，應(yīng)編制盤點報告，對盤點結(jié)果進行分析總結(jié)，對于盤盈、盤虧的物資，應(yīng)查明原因，及時調(diào)整賬目。（四）物資存儲安全管理1.安全設(shè)施配備庫房應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如消防器材、防盜報警裝置、通風(fēng)設(shè)備、照明設(shè)備等，并確保其正常運行。定期對安全設(shè)施進行檢查維護，確保其性能完好。2.人員安全管理庫房管理人員應(yīng)嚴格遵守安全操作規(guī)程，嚴禁在庫房內(nèi)吸煙、使用明火等。庫房內(nèi)嚴禁存放與工作無關(guān)的物品，保持庫房整潔衛(wèi)生。加強對庫房管理人員的安全教育培訓(xùn)，提高其安全意識和應(yīng)急處理能力。四、物資發(fā)放管理（一）發(fā)放原則1.按需發(fā)放原則：物資發(fā)放應(yīng)根據(jù)各部門的工作實際需要，嚴格按照審批后的物資領(lǐng)用申請進行發(fā)放，不得超領(lǐng)、濫發(fā)。2.先進先出原則：物資發(fā)放應(yīng)遵循先進先出的原則，確保庫存物資的質(zhì)量和有效期。（二）發(fā)放流程1.領(lǐng)用申請各部門因工作需要領(lǐng)用物資時，應(yīng)填寫物資領(lǐng)用申請單，注明物資名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、領(lǐng)用時間、領(lǐng)用用途等內(nèi)容，并經(jīng)部門負責(zé)人審核簽字后報庫房管理人員。2.審批發(fā)放庫房管理人員根據(jù)物資庫存情況和審批后的物資領(lǐng)用申請單，進行物資發(fā)放。物資發(fā)放時，庫房管理人員應(yīng)在物資領(lǐng)用申請單上簽字確認，并填寫發(fā)放日期、發(fā)放數(shù)量等信息。對于貴重物資、限量物資等，應(yīng)嚴格按照相關(guān)規(guī)定進行審批發(fā)放。（三）發(fā)放記錄1.建立臺賬庫房管理人員應(yīng)建立物資發(fā)放臺賬，詳細記錄物資的發(fā)放日期、領(lǐng)用部門、物資名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、領(lǐng)用用途等信息。2.定期核對定期對物資發(fā)放臺賬進行核對，確保賬物相符。同時，將物資發(fā)放情況及時反饋給財務(wù)部門，以便進行成本核算。五、物資盤點管理（一）盤點計劃制定1.盤點時間安排按照月度小盤點、季度大盤點和年度全面盤點的要求，制定詳細的盤點計劃，明確盤點時間、盤點范圍、盤點人員等。2.人員分工根據(jù)盤點工作的需要，合理安排盤點人員，明確各人員的職責(zé)和分工，確保盤點工作的順利進行。（二）盤點實施1.實物盤點盤點人員按照盤點計劃，對庫房物資進行逐一清點，記錄物資的實際數(shù)量、規(guī)格、型號、質(zhì)量等情況。在盤點過程中，如發(fā)現(xiàn)賬物不符、物資損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因，并做好記錄。2.賬目核對盤點結(jié)束后，盤點人員應(yīng)將實物盤點結(jié)果與物資賬目進行核對，編制盤點差異表，詳細列出賬物差異情況。（三）盤點結(jié)果處理1.差異分析庫房管理人員應(yīng)對盤點差異表進行分析，查找差異原因，如出入庫記錄錯誤、物資損壞、丟失、被盜等。2.調(diào)整賬目根據(jù)盤點差異分析結(jié)果，及時調(diào)整物資賬目，確保賬物相符。對于盤盈、盤虧的物資，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進行處理。3.總結(jié)報告盤點工作結(jié)束后，庫房管理人員應(yīng)編制盤點總結(jié)報告，對盤點工作進行總結(jié)分析，提出改進措施和建議，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。六、物資報廢管理（一）報廢條件1.物資損壞無法修復(fù)：物資因使用年限過長、使用不當(dāng)、自然災(zāi)害等原因?qū)е聯(lián)p壞，且無法修復(fù)使用的。2.技術(shù)淘汰：因技術(shù)進步、產(chǎn)品更新?lián)Q代等原因，物資已被淘汰，不再適用的。3.其他原因：因其他特殊原因，物資已無使用價值的。（二）報廢申請1.提出申請使用部門發(fā)現(xiàn)物資符合報廢條件時，應(yīng)填寫物資報廢申請單，注明物資名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、購置時間、報廢原因等內(nèi)容，并經(jīng)部門負責(zé)人審核簽字后報庫房管理人員。2.審核鑒定庫房管理人員接到物資報廢申請單后，應(yīng)會同技術(shù)人員、財務(wù)人員等對申請報廢的物資進行審核鑒定，確認是否符合報廢條件。3.審批處理經(jīng)審核鑒定符合報廢條件的物資，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批后進行報廢處理。（三）報廢處理1.報廢物資處置對于批準報廢的物資，庫房管理人員應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進行處置，如變賣、捐贈、回收等。報廢物資處置過程中，應(yīng)做好記錄，包括處置時間、處置方式、處置價格、處置收入等信息。2.賬目核銷報廢物資處置完畢后，庫房管理人員應(yīng)及時進行賬目核銷，調(diào)整物資賬目，確保賬物相符。七、物資信息化管理（一）建立物資管理系統(tǒng)1.系統(tǒng)選型根據(jù)公司物資管理的實際需求，選擇合適的物資管理系統(tǒng)，實現(xiàn)物資采購、驗收、存儲、發(fā)放、盤點、報廢等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。2.系統(tǒng)實施組織相關(guān)人員進行物資管理系統(tǒng)的實施，包括系統(tǒng)安裝調(diào)試、數(shù)據(jù)初始化、用戶培訓(xùn)等工作，確保系統(tǒng)正常運行。（二）數(shù)據(jù)維護與更新1.基礎(chǔ)數(shù)據(jù)錄入庫房管理人員應(yīng)及時將物資的基本信息、庫存信息、出入庫記錄等錄入物資管理系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的準確性和完整性。2.數(shù)據(jù)更新定期對物資管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行更新維護，如物資價格調(diào)整、庫存數(shù)量變化、供應(yīng)商信息變更等，保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)與實際情況一致。（三）系統(tǒng)應(yīng)用與查詢1.業(yè)務(wù)操作各部門人員可通過物資管理系統(tǒng)進行物資采購申請、領(lǐng)用申請、庫存查詢等業(yè)務(wù)操作，提高工作效率。2.數(shù)據(jù)分析庫房管理人員和財務(wù)人員可通過物資管理系統(tǒng)對物資庫存、采購成本、使用情況等數(shù)據(jù)進行分析，為物資管理決策提供依據(jù)。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.定期檢查公司定期對物業(yè)庫房物資管理情況進行檢查，包括庫房設(shè)施設(shè)備、物資存儲狀況、出入庫手續(xù)、賬目記錄等方面。2.不定期抽查公司不定期對物業(yè)庫房物資管理情況進行抽查，及時發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題。（二）考核評價1.考核指標制定物資管理考核指標，包括物資賬物相符率、庫存周轉(zhuǎn)率、物資損耗率、采購成本控制率等。2.考核方式定期對庫房管理人員的物資管理工作