糧油銷售賬務管理制度一、總則（一）目的為加強公司糧油銷售賬務管理，規(guī)范財務核算流程，確保財務數(shù)據(jù)的準確性、及時性和完整性，保障公司資產(chǎn)安全，提高財務管理水平，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部涉及糧油銷售業(yè)務的賬務處理、財務管理及相關人員。（三）基本原則1.合法性原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)和財務制度，確保賬務處理合法合規(guī)。2.準確性原則：財務數(shù)據(jù)應真實、準確地反映糧油銷售業(yè)務的實際情況，不得虛報、漏報。3.及時性原則：及時記錄、核算和報告糧油銷售業(yè)務，保證財務信息的時效性。4.完整性原則：涵蓋糧油銷售業(yè)務的各個環(huán)節(jié)，確保賬務資料的全面性和系統(tǒng)性。5.保密性原則：財務人員應對公司賬務信息嚴格保密，防止信息泄露。二、崗位職責（一）銷售會計1.負責糧油銷售業(yè)務的賬務處理，包括銷售收入、成本、費用等的核算。2.審核銷售合同、訂單及相關業(yè)務單據(jù)，確保業(yè)務的真實性和合規(guī)性。3.定期編制銷售報表，分析銷售數(shù)據(jù)，為管理層提供決策支持。4.與客戶核對往來賬目，及時處理賬款差異。5.協(xié)助財務經(jīng)理進行銷售預算的編制和執(zhí)行監(jiān)控。（二）收款專員1.負責收取糧油銷售款項，確保資金及時、足額到賬。2.開具收款收據(jù)，登記收款臺賬，做到日清月結。3.定期與銷售會計核對收款情況，保證賬賬相符。4.協(xié)助處理客戶付款相關問題，如付款方式變更、逾期賬款催收等。（三）倉庫管理員1.負責糧油出入庫的管理，準確記錄庫存數(shù)量、品種、批次等信息。2.定期盤點庫存，編制庫存報表，確保賬實相符。3.配合銷售部門安排發(fā)貨，保證貨物及時、準確發(fā)出。4.協(xié)助財務部門進行庫存成本核算。（四）銷售部門相關人員1.銷售人員負責拓展客戶、簽訂銷售合同，及時將合同及訂單信息傳遞給財務部門。2.銷售內(nèi)勤協(xié)助處理銷售業(yè)務相關事務，如訂單跟蹤、發(fā)貨協(xié)調(diào)等，并與財務部門保持溝通。三、賬務處理流程（一）銷售合同管理1.銷售人員與客戶簽訂銷售合同后，應及時將合同副本提交給銷售會計。2.銷售會計對合同內(nèi)容進行審核，重點關注合同金額、付款方式、交貨日期、產(chǎn)品規(guī)格等條款，確保合同符合公司規(guī)定和財務要求。3.審核無誤后，銷售會計將合同信息錄入財務系統(tǒng)，建立銷售合同臺賬，詳細記錄合同編號、客戶名稱、產(chǎn)品名稱、數(shù)量、單價、金額、付款方式、交貨日期等信息。（二）訂單處理1.銷售內(nèi)勤根據(jù)銷售合同生成銷售訂單，并下達給倉庫管理員。2.倉庫管理員收到訂單后，核對庫存情況，確認是否有足夠的貨物可供發(fā)貨。如庫存不足，應及時通知銷售部門。3.倉庫管理員根據(jù)訂單安排發(fā)貨，填寫發(fā)貨單，注明發(fā)貨日期、產(chǎn)品名稱、數(shù)量、規(guī)格、客戶名稱等信息，并簽字確認。發(fā)貨單一式多聯(lián)，分別交銷售部門、財務部門等相關部門。（三）銷售收入確認1.銷售會計在收到倉庫管理員傳遞的發(fā)貨單后，核對發(fā)貨單與銷售合同、訂單信息是否一致。2.確認貨物已發(fā)出且客戶已取得商品控制權后，按照企業(yè)會計準則的規(guī)定，在財務系統(tǒng)中確認銷售收入。確認收入時，應根據(jù)合同約定的價格和數(shù)量，計算銷售收入金額，并進行相應的賬務處理。3.同時，結轉銷售成本。銷售成本按照加權平均法或個別計價法等方法計算確定，確保成本核算的準確性。（四）收款管理1.收款專員根據(jù)銷售合同和訂單的約定，及時跟進客戶付款情況。2.客戶付款時，收款專員應核對付款金額、付款方式、付款單位等信息，確保收款的準確性。3.收款專員開具收款收據(jù)，注明收款日期、收款金額、付款單位、收款方式等內(nèi)容，并加蓋公司財務專用章。收款收據(jù)一式三聯(lián)，一聯(lián)交客戶，一聯(lián)留存財務作為記賬憑證附件，一聯(lián)交銷售會計進行賬務處理。4.收款專員在收到款項后，應及時登記收款臺賬，詳細記錄收款日期、客戶名稱、收款金額、付款方式等信息。每日下班前，將收款情況與銷售會計進行核對，確保賬賬相符。5.對于逾期未付款的客戶，收款專員應及時與銷售部門溝通，協(xié)助銷售部門進行賬款催收。催收過程中，應保留相關溝通記錄，如郵件、電話記錄等，以備后續(xù)查詢。（五）往來賬目核對1.銷售會計定期與客戶核對往來賬目，一般每月末進行一次。2.核對內(nèi)容包括應收賬款余額、已收款金額、未開票金額等。通過郵件、傳真或電話等方式與客戶溝通，確認雙方賬目是否一致。3.如發(fā)現(xiàn)賬目差異，銷售會計應及時查明原因，并編制往來賬款差異調(diào)節(jié)表。對于因銷售業(yè)務處理不當、客戶付款錯誤等原因導致的差異，應及時進行調(diào)整；對于無法查明原因的差異，應及時向上級匯報，采取相應的措施進行處理。4.往來賬目核對無誤后，銷售會計應要求客戶在往來賬款對賬單上簽字確認，并將對賬單存檔保管。（六）費用核算1.與糧油銷售業(yè)務相關的費用，如運輸費、裝卸費、包裝費等，由銷售部門負責收集相關發(fā)票和單據(jù)，并提交給財務部門。2.銷售會計對費用發(fā)票和單據(jù)進行審核，審核內(nèi)容包括發(fā)票的真實性、合法性、完整性，以及費用是否與銷售業(yè)務相關等。3.審核無誤后，銷售會計按照費用的性質和用途，進行相應的賬務處理，將費用計入銷售費用科目。四、庫存管理（一）庫存核算方法1.采用永續(xù)盤存制進行庫存核算，倉庫管理員應實時記錄糧油的出入庫情況，確保庫存數(shù)量的準確性。2.庫存成本按照加權平均法計算確定，計算公式為：加權平均單價=（期初庫存金額+本期入庫金額）÷（期初庫存數(shù)量+本期入庫數(shù)量）。發(fā)出存貨成本=發(fā)出存貨數(shù)量×加權平均單價。（二）庫存盤點1.定期進行庫存盤點，一般每月末或每季度末進行一次全面盤點，每年至少進行一次年終盤點。2.盤點前，倉庫管理員應整理庫存物資，核對庫存賬目，確保賬賬相符。同時，準備好盤點所需的工具和表格。3.盤點時，由倉庫管理員、財務人員及其他相關人員組成盤點小組，對庫存糧油進行逐一清點。盤點過程中，應詳細記錄實際盤點數(shù)量、規(guī)格、批次等信息，并與庫存賬目進行核對。4.如發(fā)現(xiàn)賬實不符，應及時查明原因，并編制庫存盤點差異報告。對于盤盈或盤虧的情況，應按照公司規(guī)定的審批流程進行處理。盤盈的糧油，經(jīng)批準后沖減管理費用；盤虧的糧油，屬于正常損耗的，經(jīng)批準后計入管理費用，屬于責任人賠償?shù)牟糠?，由責任人賠償，屬于保險公司賠償?shù)牟糠?，計入其他應收款?.盤點結束后，盤點小組應編制庫存盤點報告，詳細說明盤點情況、差異原因及處理結果。庫存盤點報告經(jīng)相關人員簽字確認后，作為調(diào)整庫存賬目的依據(jù)，并存檔保管。五、財務報表編制與分析（一）財務報表編制1.銷售會計應按照國家財務制度和會計準則的要求，定期編制糧油銷售業(yè)務相關的財務報表，包括銷售收入明細表、銷售成本明細表、應收賬款明細表、庫存明細表等。2.財務報表應根據(jù)準確的賬務數(shù)據(jù)進行編制，確保數(shù)據(jù)的真實性和完整性。編制完成后，應進行認真核對，避免出現(xiàn)數(shù)據(jù)錯誤或遺漏。3.財務報表編制完成后，經(jīng)財務經(jīng)理審核無誤后，提交給公司管理層及相關部門。（二）財務報表分析1.定期對糧油銷售業(yè)務財務報表進行分析，為公司管理層提供決策支持。分析內(nèi)容包括銷售業(yè)績、銷售毛利率、應收賬款周轉率、庫存周轉率等指標。2.通過對比分析不同時期的財務數(shù)據(jù)，評估公司糧油銷售業(yè)務的發(fā)展趨勢和經(jīng)營狀況，發(fā)現(xiàn)存在的問題和潛在風險。3.根據(jù)財務報表分析結果，提出改進建議和措施，如優(yōu)化銷售策略、加強應收賬款管理、合理控制庫存水平等，以提高公司的經(jīng)濟效益和運營效率。六、財務檔案管理（一）檔案范圍糧油銷售業(yè)務相關的財務檔案包括銷售合同、訂單、發(fā)貨單、收款收據(jù)、發(fā)票、往來賬款對賬單、庫存盤點報告、財務報表等。（二）檔案整理1.財務人員應定期對財務檔案進行整理，按照類別、時間順序進行分類裝訂。2.對于紙質檔案，應使用檔案袋或文件夾進行封裝，并在封面上注明檔案名稱、年度、月份等信息。3.對于電子檔案，應按照統(tǒng)一的命名規(guī)則進行命名，并存儲在專用的服務器或存儲設備上，建立電子檔案索引，方便查詢和管理。（三）檔案保管1.設立專門的財務檔案室，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲等設施，確保財務檔案的安全保管。2.財務檔案應按照規(guī)定的保管期限進行保管，一般會計憑證保管期限為30年，會計賬簿保管期限為30年，財務報表保管期限為10年等。具體保管期限按照國家相關法律法規(guī)執(zhí)行。3.在保管期限內(nèi)，財務檔案不得隨意銷毀。如需銷毀，應按照公司規(guī)定的審批流程進行申請和審批，經(jīng)批準后由專人負責銷毀，并做好銷毀記錄。（四）檔案查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱財務檔案時，應填寫檔案查閱申請表，注明查閱原因、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，并經(jīng)部門負責人和財務經(jīng)理批準。2.財務人員應按照申請表的要求，提供相應的檔案資料，并在查閱過程中進行監(jiān)督，確保檔案資料的安全和完整。查閱人員不得在檔案上涂改、標記、拆封等。3.外部單位或個人因特殊原因需要查閱財務檔案時，應持有單位介紹信或相關證明文件，并經(jīng)公司管理層批準。查閱過程中，應安排專人陪同，并按照公司規(guī)定的程序進行查閱。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計1.公司內(nèi)部審計部門定期對糧油銷售賬務管理進行審計，檢查賬務處理的合規(guī)性、準確性和完整性。2.審計內(nèi)容包括銷售合同管理、訂單處理、銷售收入確認、收款管理、庫存管理、財務報表編制等環(huán)節(jié)。3.審計人員通過查閱財務資料、實地盤點、訪談相關人員等方式進行審計，并出具審計報告。對于審計發(fā)現(xiàn)的問題，提出整改建議和措施，要求相關部門限期整