個(gè)案資料管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司個(gè)案資料的管理，確保個(gè)案資料的完整性、準(zhǔn)確性和保密性，提高公司運(yùn)營效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門涉及的所有個(gè)案資料管理，包括但不限于客戶個(gè)案、項(xiàng)目個(gè)案、員工個(gè)案等。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：個(gè)案資料應(yīng)如實(shí)記錄，確保信息真實(shí)可靠。2.完整性原則：涵蓋個(gè)案的各個(gè)方面，不得遺漏重要信息。3.保密性原則：嚴(yán)格保護(hù)個(gè)案資料的機(jī)密性，防止信息泄露。4.及時(shí)性原則：及時(shí)收集、整理、更新個(gè)案資料，保證資料的時(shí)效性。二、個(gè)案資料的分類與編號（一）分類1.客戶個(gè)案：包括客戶基本信息、業(yè)務(wù)往來記錄、合作項(xiàng)目詳情等。2.項(xiàng)目個(gè)案：項(xiàng)目策劃、執(zhí)行過程、成果等相關(guān)資料。3.員工個(gè)案：員工入職、培訓(xùn)、績效、獎(jiǎng)懲等方面的資料。4.其他個(gè)案：不屬于上述三類的特殊個(gè)案資料。（二）編號為便于管理和查詢，對每類個(gè)案資料進(jìn)行統(tǒng)一編號。編號規(guī)則如下：1.客戶個(gè)案：以“KH”開頭，后跟四位數(shù)字順序號，如KH0001。2.項(xiàng)目個(gè)案：以“XM”開頭，后跟四位數(shù)字順序號，如XM0002。3.員工個(gè)案：以“YG”開頭，后跟四位數(shù)字順序號，如YG0003。4.其他個(gè)案：以“QT”開頭，后跟四位數(shù)字順序號，如QT0004。三、個(gè)案資料的收集（一）收集責(zé)任部門1.客戶個(gè)案：由銷售部門、市場部門負(fù)責(zé)收集。2.項(xiàng)目個(gè)案：由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人所在部門負(fù)責(zé)收集。3.員工個(gè)案：由人力資源部門負(fù)責(zé)收集。4.其他個(gè)案：由相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)收集。（二）收集內(nèi)容1.客戶個(gè)案：客戶名稱、地址、聯(lián)系方式、經(jīng)營范圍、業(yè)務(wù)需求、溝通記錄、合作協(xié)議等。2.項(xiàng)目個(gè)案：項(xiàng)目名稱、目標(biāo)、計(jì)劃、預(yù)算、執(zhí)行情況、變更記錄、驗(yàn)收報(bào)告等。3.員工個(gè)案：員工簡歷、入職申請表、培訓(xùn)記錄、績效考核表、獎(jiǎng)懲記錄、離職申請表等。4.其他個(gè)案：根據(jù)個(gè)案具體情況確定收集內(nèi)容，但應(yīng)確保全面反映個(gè)案相關(guān)信息。（三）收集時(shí)間1.對于新建立的個(gè)案，應(yīng)在相關(guān)業(yè)務(wù)開展初期及時(shí)收集資料。2.對于已有個(gè)案的資料更新，應(yīng)在事件發(fā)生后[X]個(gè)工作日內(nèi)完成收集。（四）收集方式1.紙質(zhì)資料：通過文件交接、會議記錄等方式收集。2.電子資料：通過郵件、共享文件夾、公司內(nèi)部系統(tǒng)等方式收集。四、個(gè)案資料的整理（一）整理責(zé)任由各收集責(zé)任部門負(fù)責(zé)對收集到的個(gè)案資料進(jìn)行初步整理，確保資料的完整性和準(zhǔn)確性。（二）整理要求1.分類清晰：按照個(gè)案資料分類標(biāo)準(zhǔn)，將資料進(jìn)行歸類。2.資料排序：對每個(gè)類別內(nèi)的資料按照時(shí)間順序、重要程度等進(jìn)行排序。3.資料編號：為每份資料賦予唯一編號，并在資料上注明所屬個(gè)案編號。4.資料標(biāo)注：對重要資料進(jìn)行標(biāo)注，如“重要客戶信息”“關(guān)鍵項(xiàng)目文件”等。（三）整理流程1.收集資料：收集責(zé)任部門從各渠道收集相關(guān)資料。2.初步篩選：剔除重復(fù)、無效的資料。3.分類整理：按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行歸類。4.編號標(biāo)注：為資料編號并標(biāo)注重要性。5.審核歸檔：整理完成后提交審核，審核通過后進(jìn)行歸檔。五、個(gè)案資料的歸檔（一）歸檔責(zé)任部門公司設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)個(gè)案資料的歸檔工作。（二）歸檔時(shí)間各收集責(zé)任部門應(yīng)在資料整理完成并審核通過后的[X]個(gè)工作日內(nèi)將資料移交檔案管理部門歸檔。（三）歸檔方式1.紙質(zhì)檔案：按照檔案管理要求進(jìn)行裝訂、編目，存放于檔案柜中。2.電子檔案：存儲于公司指定的電子存儲設(shè)備中，并建立相應(yīng)的索引目錄。（四）歸檔要求1.檔案柜標(biāo)識：檔案柜應(yīng)標(biāo)明存放的個(gè)案資料類別。2.電子索引：電子檔案索引應(yīng)清晰、準(zhǔn)確，便于查詢。3.備份管理：定期對電子檔案進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。六、個(gè)案資料的查閱（一）查閱權(quán)限1.內(nèi)部查閱：公司內(nèi)部員工因工作需要查閱個(gè)案資料，需填寫《個(gè)案資料查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。2.外部查閱：因特殊原因需向外部提供個(gè)案資料的，需經(jīng)公司高層領(lǐng)導(dǎo)審批，并簽訂保密協(xié)議。（二）查閱流程1.申請：查閱人填寫《個(gè)案資料查閱申請表》，注明查閱目的、資料類別及編號等信息。2.審批：申請表依次提交所在部門負(fù)責(zé)人、檔案管理部門負(fù)責(zé)人、公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批（如需）。3.查閱：審批通過后，查閱人在檔案管理部門指定地點(diǎn)查閱資料，不得擅自復(fù)印、拍照或帶出檔案管理區(qū)域。4.歸還：查閱完畢后，查閱人應(yīng)及時(shí)將資料歸還檔案管理部門，并在《個(gè)案資料查閱登記表》上簽字確認(rèn)。七、個(gè)案資料的借閱（一）借閱權(quán)限與查閱權(quán)限相同，內(nèi)部借閱需部門負(fù)責(zé)人審批，外部借閱需公司高層領(lǐng)導(dǎo)審批并簽訂保密協(xié)議。（二）借閱流程1.申請：借閱人填寫《個(gè)案資料借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱用途、借閱期限等。2.審批：申請表按審批流程進(jìn)行審批。3.借閱：審批通過后，檔案管理部門辦理借閱手續(xù)，向借閱人提供資料，并登記借閱信息。4.歸還：借閱人應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還資料，如因特殊情況需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。八、個(gè)案資料的保密（一）保密責(zé)任1.公司所有員工均有義務(wù)保護(hù)個(gè)案資料的保密性。2.檔案管理部門應(yīng)采取必要的安全措施，確保資料安全。（二）保密措施1.物理隔離：檔案管理區(qū)域設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進(jìn)入。2.電子加密：對電子檔案進(jìn)行加密存儲，設(shè)置不同級別的訪問權(quán)限。3.人員培訓(xùn)：定期對員工進(jìn)行保密培訓(xùn)，提高保密意識。（三）保密協(xié)議1.與涉及個(gè)案資料查閱、借閱的外部人員簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和違約責(zé)任。2.內(nèi)部員工在入職時(shí)簽訂保密協(xié)議，對在職期間接觸到的個(gè)案資料保密。九、個(gè)案資料的保管期限（一）保管期限規(guī)定1.客戶個(gè)案：自合作結(jié)束后保存[X]年。2.項(xiàng)目個(gè)案：自項(xiàng)目結(jié)束后保存[X]年。3.員工個(gè)案：自員工離職后保存[X]年。4.其他個(gè)案：根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定確定保管期限。（二）到期處理保管期限屆滿后，由檔案管理部門提出銷毀申請，經(jīng)公司審批后進(jìn)行銷毀。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、資料清單等。十、個(gè)案資料的更新與維護(hù)（一）更新責(zé)任由原收集責(zé)任部門負(fù)責(zé)對個(gè)案資料進(jìn)行更新。（二）更新時(shí)間在個(gè)案信息發(fā)生變更后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成資料更新。（三）更新流程1.信息收集：收集變更后的相關(guān)信息。2.資料修改：對原資料進(jìn)行修改、補(bǔ)充。3.審核提交：更新后的資料經(jīng)審核后提交檔案管理部門進(jìn)行歸檔。十一、個(gè)案資料的統(tǒng)計(jì)與分析（一）統(tǒng)計(jì)責(zé)任部門由各業(yè)務(wù)部門根據(jù)工作需要對本部門涉及的個(gè)案資料進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，人力資源部門負(fù)責(zé)對員工個(gè)案資料進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，檔案管理部門負(fù)責(zé)提供數(shù)據(jù)支持。（二）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.客戶個(gè)案：客戶數(shù)量、業(yè)務(wù)類型、合作金額、合作時(shí)長等。2.項(xiàng)目個(gè)案：項(xiàng)目數(shù)量、項(xiàng)目進(jìn)度、項(xiàng)目成本、項(xiàng)目收益等。3.員工個(gè)案：員工數(shù)量、年齡結(jié)構(gòu)、學(xué)歷分布、績效情況等。4.其他個(gè)案：根據(jù)具體個(gè)案情況確定統(tǒng)計(jì)內(nèi)容。（三）分析要求1.定期對統(tǒng)計(jì)