充值油卡管理制度總則目的為加強公司充值油卡的管理，規(guī)范油卡的使用流程，確保油卡使用的合理性、安全性和透明度，特制定本管理制度。適用范圍本制度適用于公司所有涉及充值油卡使用的部門和員工。基本原則1.合規(guī)性原則：油卡的使用必須符合國家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求。2.預(yù)算控制原則：嚴(yán)格按照公司預(yù)算安排使用油卡，確保費用支出合理。3.審批流程原則：所有油卡充值及使用均需按照規(guī)定的審批流程進行操作。4.責(zé)任明確原則：明確各部門及相關(guān)人員在油卡管理中的職責(zé)，確保責(zé)任落實到人。油卡管理職責(zé)分工人事部門1.負責(zé)制定和完善充值油卡管理制度，并監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。2.審核油卡申請及使用記錄，確保符合公司規(guī)定和審批流程。3.參與油卡相關(guān)的培訓(xùn)工作，提高員工對油卡管理規(guī)定的認(rèn)識。財務(wù)部門1.負責(zé)油卡充值資金的審核與支付，確保資金安全。2.定期核對油卡賬戶余額及交易明細，進行賬務(wù)處理。3.對油卡使用情況進行財務(wù)分析，為公司決策提供數(shù)據(jù)支持。行政部門1.負責(zé)油卡的統(tǒng)一采購、保管和發(fā)放工作。2.建立油卡臺賬，記錄油卡的領(lǐng)取、使用、充值等情況。3.協(xié)助人事部門進行油卡使用的監(jiān)督和檢查工作。使用部門及員工1.按照規(guī)定的審批流程申請油卡，并確保油卡僅用于公司業(yè)務(wù)相關(guān)的車輛加油。2.妥善保管油卡，不得轉(zhuǎn)借、冒用他人，如發(fā)現(xiàn)油卡丟失或被盜，應(yīng)及時向行政部門報告。3.嚴(yán)格按照油卡使用記錄填寫加油信息，確保信息真實、準(zhǔn)確。油卡申請與審批油卡申請1.使用部門因業(yè)務(wù)需要使用油卡時，應(yīng)填寫《油卡申請表》，詳細注明申請油卡的原因、預(yù)計使用期限、預(yù)計加油金額等信息。2.申請表需經(jīng)部門負責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交至行政部門。審批流程1.行政部門收到《油卡申請表》后，對申請信息進行初步審核，核實是否符合油卡使用范圍及公司相關(guān)規(guī)定。2.審核通過后，行政部門將申請表提交至人事部門進行審批。人事部門根據(jù)公司預(yù)算及實際情況，對申請進行審批，并簽署意見。3.若申請涉及較大金額或特殊情況，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進行下一步操作。4.審批通過的申請表由行政部門留存一份，作為油卡發(fā)放及后續(xù)管理的依據(jù)，同時返還一份給申請部門，告知其可前往行政部門領(lǐng)取油卡。油卡充值充值流程1.行政部門根據(jù)油卡使用情況及申請部門的需求，定期統(tǒng)計油卡余額，制定油卡充值計劃，并填寫《油卡充值申請表》。2.《油卡充值申請表》需附上油卡臺賬明細及預(yù)計充值金額等信息，經(jīng)行政部門負責(zé)人簽字后，提交至財務(wù)部門。3.財務(wù)部門對充值申請進行審核，核實資金來源及金額準(zhǔn)確性。審核通過后，按照公司財務(wù)支付流程進行充值操作。4.充值完成后，財務(wù)部門將充值憑證交至行政部門，行政部門更新油卡臺賬記錄，并通知相關(guān)申請部門油卡已充值到賬。充值資金來源1.油卡充值資金原則上從公司車輛費用預(yù)算中列支。2.如有特殊情況需從其他費用項目中支出，需按照公司費用報銷及預(yù)算調(diào)整流程進行審批。油卡使用與管理使用規(guī)定1.油卡僅限公司業(yè)務(wù)相關(guān)的車輛使用，嚴(yán)禁用于私人用途。2.加油時，應(yīng)選擇正規(guī)加油站，并要求加油站工作人員在加油記錄上詳細填寫加油日期、加油量、加油金額、車牌號碼等信息。3.員工應(yīng)妥善保管加油小票，作為油卡使用的原始憑證，并定期將加油小票交至行政部門進行核對。油卡保管1.行政部門負責(zé)油卡的統(tǒng)一保管，設(shè)立專門的油卡保管箱或保險柜，確保油卡安全存放。2.油卡保管人員應(yīng)嚴(yán)格遵守油卡保管制度，不得擅自將油卡交予他人保管或使用。3.定期對油卡保管情況進行檢查，如發(fā)現(xiàn)油卡丟失或被盜，應(yīng)立即采取措施，并及時向公司領(lǐng)導(dǎo)報告。臺賬管理1.行政部門應(yīng)建立完善的油卡臺賬，詳細記錄每一張油卡的領(lǐng)取時間、使用部門、使用人、充值記錄、加油記錄、余額變動等信息。2.油卡臺賬應(yīng)定期更新，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時性。每月末，行政部門應(yīng)對油卡臺賬進行核對，與財務(wù)部門的賬務(wù)記錄進行比對，如有差異應(yīng)及時查明原因并進行調(diào)整。3.油卡臺賬應(yīng)妥善保管，保存期限為[X]年，以備后續(xù)查閱和審計。監(jiān)督檢查1.人事部門會同行政部門定期對油卡使用情況進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括油卡使用是否符合規(guī)定、加油記錄是否真實完整、油卡保管是否安全等。2.對于發(fā)現(xiàn)的違規(guī)使用油卡行為，將按照公司相關(guān)規(guī)定進行嚴(yán)肅處理，并責(zé)令違規(guī)人員限期整改。情節(jié)嚴(yán)重的，將追究其法律責(zé)任。3.公司鼓勵員工對油卡使用過程中的違規(guī)行為進行舉報，對于經(jīng)查實的舉報信息，將給予舉報人適當(dāng)?shù)莫剟?。油卡報銷報銷流程1.員工每月應(yīng)根據(jù)加油小票及油卡使用記錄，填寫《油卡費用報銷申請表》，詳細注明加油日期、加油地點、加油量、加油金額、車牌號碼等信息。2.《油卡費用報銷申請表》需附上加油小票原件，并經(jīng)部門負責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交至行政部門進行初審。3.行政部門對報銷申請進行初審，核實加油記錄與油卡臺賬是否一致，以及油卡使用是否符合規(guī)定。初審?fù)ㄟ^后，在申請表上簽署意見，并提交至財務(wù)部門進行報銷審核。4.財務(wù)部門對報銷申請進行審核，重點審核報銷金額的合理性、發(fā)票的真實性及合規(guī)性等。審核通過后，按照公司財務(wù)報銷流程進行支付。報銷標(biāo)準(zhǔn)1.油卡報銷金額應(yīng)與實際加油費用相符，不得虛報、多報。2.對于超出公司規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)的加油費用，需經(jīng)特殊審批后方可報銷。報銷期限1.員工應(yīng)在加油費用發(fā)生后的[X]個工作日內(nèi)提交報銷申請，逾期未提交的，財務(wù)部門有權(quán)拒絕報銷。2.財務(wù)部門應(yīng)在收到報銷申請后的[X]個工作日內(nèi)完成審核及支付工作。油卡掛失與補辦掛失1.員工發(fā)現(xiàn)油卡丟失或被盜后，應(yīng)立即向行政部門報告，并填寫《油卡掛失申請表》。2.行政部門接到掛失申請后，應(yīng)及時對油卡進行掛失處理，防止油卡被他人冒用。同時，通知財務(wù)部門對該油卡進行凍結(jié)，暫停其使用權(quán)限。補辦1.在油卡掛失后，如確認(rèn)油卡無法找回，員工可申請補辦油卡。補辦油卡需填寫《油卡補辦申請表》，并附上油卡掛失證明。2.《油卡補辦申請表》經(jīng)部門負責(zé)人簽字、行政部門審核、人事部門審批后，交至行政部門辦理補辦手續(xù)。3.行政部門在辦理補辦油卡時，應(yīng)重新記錄油卡信息，并按照油卡發(fā)放流程進行發(fā)放。同