大學采購物品管理制度一、總則（一）目的為了加強大學采購物品管理，規(guī)范采購行為，提高資金使用效益，保證采購物品的質(zhì)量，維護學校的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于大學各部門、各學院在教學、科研、行政等活動中所需物品的采購管理。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動應當符合國家法律法規(guī)及學校相關(guān)規(guī)定。2.效益性原則：追求采購資金使用效益最大化，降低采購成本。3.公開公正公平原則：采購過程應公開透明，確保所有符合條件的供應商有平等參與機會，公正對待每一個供應商，不偏袒、不歧視。4.質(zhì)量優(yōu)先原則：優(yōu)先采購質(zhì)量可靠、性能優(yōu)良的物品，滿足教學、科研和行政工作的實際需求。二、采購組織與職責（一）采購管理部門學校設立專門的采購管理部門，負責全校采購物品的統(tǒng)籌管理工作。其主要職責包括：1.制定和完善采購物品管理制度及相關(guān)流程。2.審核各部門采購申請，匯總編制采購計劃。3.組織實施采購活動，包括招標、詢價、談判等采購方式的選擇與執(zhí)行。4.建立和管理供應商庫，對供應商進行評估和考核。5.協(xié)調(diào)處理采購過程中的爭議和問題。6.監(jiān)督采購合同的執(zhí)行情況。（二）需求部門各部門、各學院為采購物品的需求部門，負責提出采購申請，明確采購物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、預算等詳細信息，并對采購物品的必要性和適用性負責。（三）財務部門財務部門負責審核采購預算，安排采購資金，對采購資金的支付進行審核和監(jiān)督，確保資金使用合規(guī)、安全。（四）審計部門審計部門負責對采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購程序的合法性、合規(guī)性，以及采購資金使用的合理性。三、采購預算管理（一）預算編制1.各需求部門應根據(jù)本部門教學、科研、行政等工作的實際需要，結(jié)合學校年度工作計劃和經(jīng)費預算安排，提前編制采購物品預算。2.采購預算應明確采購物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價、總價等詳細信息，并說明采購的必要性和預期效益。3.采購預算需經(jīng)本部門負責人審核后，報采購管理部門匯總。（二）預算審核與調(diào)整1.采購管理部門對各需求部門報送的采購預算進行審核，審核內(nèi)容包括預算的合理性、合規(guī)性以及與學校整體預算的一致性。2.如遇特殊情況需要調(diào)整采購預算，需求部門應提出書面申請，說明調(diào)整原因和調(diào)整內(nèi)容，經(jīng)本部門負責人、采購管理部門審核，報學校相關(guān)領(lǐng)導審批后執(zhí)行。四、采購方式（一）公開招標1.公開招標是指采購人以招標公告的方式邀請不特定的供應商參加投標的采購方式。2.達到下列標準之一的采購項目，應當采用公開招標方式：貨物類采購項目，單項或批量采購金額一次性達到100萬元以上（含100萬元）；服務類采購項目，單項或批量采購金額一次性達到50萬元以上（含50萬元）；工程類采購項目，單項合同估算價在200萬元以上（含200萬元）。3.公開招標程序：采購管理部門發(fā)布招標公告，公告內(nèi)容包括采購項目名稱、采購內(nèi)容、對供應商的資格要求、獲取招標文件的時間和方式、投標截止時間、開標時間和地點等。供應商報名并獲取招標文件，按照招標文件要求編制投標文件。采購管理部門組織開標、評標，確定中標供應商。采購管理部門向中標供應商發(fā)出中標通知書，并與中標供應商簽訂采購合同。（二）邀請招標1.邀請招標是指采購人以投標邀請書的方式邀請?zhí)囟ǖ墓虆⒓油稑说牟少彿绞健?.符合下列情形之一的采購項目，可以采用邀請招標方式：具有特殊性，只能從有限范圍的供應商處采購的；采用公開招標方式的費用占采購項目總價值的比例過大的。3.邀請招標程序：采購管理部門從供應商庫中選擇不少于三家符合條件的供應商，向其發(fā)出投標邀請書。被邀請供應商按照投標邀請書要求編制投標文件，參加投標。采購管理部門組織開標、評標，確定中標供應商。采購管理部門向中標供應商發(fā)出中標通知書，并與中標供應商簽訂采購合同。（三）競爭性談判1.競爭性談判是指采購人通過與符合相應資格條件的不少于三家的供應商分別談判，商定價格、條件和合同條款，最后從中確定成交供應商的采購方式。2.符合下列情形之一的采購項目，可以采用競爭性談判方式：招標后沒有供應商投標或者沒有合格標的或者重新招標未能成立的；技術(shù)復雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細規(guī)格或者具體要求的；采用招標所需時間不能滿足用戶緊急需要的；不能事先計算出價格總額的。3.競爭性談判程序：采購管理部門成立談判小組，談判小組由采購管理部門代表和有關(guān)專家共三人以上單數(shù)組成，其中專家的人數(shù)不得少于成員總數(shù)的三分之二。采購管理部門向符合資格條件的供應商發(fā)出談判邀請書。供應商按照談判邀請書要求提交響應文件，談判小組與供應商進行談判。談判結(jié)束后，談判小組要求所有參加談判的供應商在規(guī)定時間內(nèi)進行最后報價，采購人從談判小組提出的成交候選人中根據(jù)符合采購需求、質(zhì)量和服務相等且報價最低的原則確定成交供應商。采購管理部門向成交供應商發(fā)出成交通知書，并與成交供應商簽訂采購合同。（四）詢價1.詢價是指采購人向有關(guān)供應商發(fā)出詢價單讓其報價，在報價基礎(chǔ)上進行比較并確定最優(yōu)供應商的一種采購方式。2.采購的貨物規(guī)格、標準統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價格變化幅度小的采購項目，可以采用詢價方式采購。3.詢價程序：采購管理部門成立詢價小組，詢價小組由采購管理部門代表和有關(guān)專家共三人以上單數(shù)組成，其中專家的人數(shù)不得少于成員總數(shù)的三分之二。采購管理部門向符合資格條件的供應商發(fā)出詢價通知書。供應商按照詢價通知書要求一次性報出不得更改的價格。詢價小組對供應商的報價進行比較，確定成交供應商。采購管理部門向成交供應商發(fā)出成交通知書，并與成交供應商簽訂采購合同。（五）單一來源采購1.單一來源采購是指采購人向唯一供應商進行采購的方式。2.符合下列情形之一的采購項目，可以采用單一來源采購方式：只能從唯一供應商處采購的；發(fā)生了不可預見的緊急情況不能從其他供應商處采購的；必須保證原有采購項目一致性或者服務配套的要求，需要繼續(xù)從原供應商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的。3.單一來源采購程序：采購管理部門組織相關(guān)人員對擬采用單一來源采購方式的必要性和唯一性進行論證。采購管理部門將論證情況報學校相關(guān)領(lǐng)導審批。經(jīng)批準后，采購管理部門與唯一供應商進行談判，商定價格、條件和合同條款，簽訂采購合同。五、采購流程（一）采購申請1.需求部門根據(jù)教學、科研、行政等工作需要，填寫《采購申請表》，詳細注明采購物品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、預算金額、用途等信息，并經(jīng)本部門負責人簽字確認。2.《采購申請表》提交至采購管理部門。（二）采購審批1.采購管理部門收到《采購申請表》后，對采購申請進行審核，審核內(nèi)容包括采購的必要性、預算的合理性、采購方式的適用性等。2.對于金額較大或重要的采購項目，采購管理部門審核后報學校相關(guān)領(lǐng)導審批。（三）采購實施1.根據(jù)采購審批結(jié)果，采購管理部門按照確定的采購方式組織實施采購活動。2.采用招標方式采購的，按照招標程序進行；采用邀請招標、競爭性談判、詢價、單一來源采購方式采購的，按照相應程序進行。3.在采購過程中，采購管理部門應與供應商保持密切溝通，確保采購活動順利進行。（四）合同簽訂1.采購項目確定成交供應商后，采購管理部門應及時與成交供應商簽訂采購合同。2.采購合同應明確雙方的權(quán)利和義務，包括采購物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點、質(zhì)量標準、驗收方式、付款方式等條款。3.采購合同簽訂后，采購管理部門應將合同副本送財務部門、需求部門等相關(guān)部門備案。（五）驗收1.采購物品到貨后，需求部門應及時組織驗收。2.驗收人員應按照采購合同和相關(guān)標準對采購物品的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等進行逐一核對，確保采購物品符合要求。3.對于技術(shù)復雜、專業(yè)性強的采購物品，可邀請相關(guān)專家或?qū)I(yè)機構(gòu)進行驗收。4.驗收合格后，驗收人員應填寫《采購物品驗收單》，并簽字確認。（六）付款1.需求部門根據(jù)采購合同和《采購物品驗收單》，填寫《付款申請表》，報財務部門審核。2.財務部門對《付款申請表》進行審核，審核無誤后按照學校財務管理制度辦理付款手續(xù)。六、供應商管理（一）供應商準入1.采購管理部門建立供應商庫，對供應商進行統(tǒng)一管理。2.供應商申請進入供應商庫，應提交營業(yè)執(zhí)照副本、稅務登記證、組織機構(gòu)代碼證、法定代表人身份證明、資質(zhì)證書、業(yè)績證明等相關(guān)資料。3.采購管理部門對供應商提交的資料進行審核，審核合格的供應商納入供應商庫。（二）供應商評估與考核1.采購管理部門定期對供應商進行評估和考核，評估內(nèi)容包括供應商的產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務、價格水平、商業(yè)信譽等方面。2.根據(jù)評估和考核結(jié)果，對供應商進行分類管理，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應商給予優(yōu)先合作機會，對于表現(xiàn)不佳的供應商進行警告、限期整改或淘汰。（三）供應商淘汰1.如供應商出現(xiàn)下列情形之一，采購管理部門應將其從供應商庫中淘汰：提供虛假資料或信息的；產(chǎn)品質(zhì)量出現(xiàn)嚴重問題，影響學校正常教學、科研、行政工作的；交貨期嚴重延誤，給學校造成重大損失的；售后服務不到位，經(jīng)多次督促仍不改進的；有商業(yè)賄賂等違法違規(guī)行為的。2.被淘汰的供應商在一定期限內(nèi)不得再次申請進入供應商庫。七、采購檔案管理（一）檔案內(nèi)容采購檔案包括采購申請文件、采購審批文件、采購文件（招標文件、投標文件、談判文件、詢價文件等）、采購合同、采購物品驗收單、付款憑證等與采購活動相關(guān)的資料。（二）檔案整理與保管1.采購管理部門負責采購檔案的整理和保管工作，指定專人負責檔案管理。2.采購檔案應按照采購項目進行分類整理，建立檔案目錄，便于查詢和檢索。3.采購檔案應妥善保管，保存期限按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，一般不得少于十五年。（三）檔案查閱與借閱1.因工作需要查閱采購檔案的，查閱人員應填寫《采購檔案查閱申請表》，經(jīng)采購管理部門負責人批準后，方可查閱。2.如需借閱采購檔案，借閱人員應填寫《采購檔案借閱申請表》，注明借閱期限和歸還時間，經(jīng)采購管理部門負責人批準后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過七天，特殊情況需延長的，應經(jīng)采購管理部門負責人同意。3.查閱和借閱采購檔案時，查閱和借閱人員應愛護檔案，不得涂改、損壞、丟失檔案。查閱和借閱結(jié)束后，應及時歸還檔案。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.學校審計部門定期對采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購程序的合法性、合規(guī)性，以及采購資金使用的合理性。2.采購管理部門應建立內(nèi)部監(jiān)督機制，對采購活動的各個環(huán)節(jié)進行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。（二）外部監(jiān)督1.接受上級主管部門、財政部門、紀檢監(jiān)察部門等外部機構(gòu)的監(jiān)督檢查，積極配合提供相關(guān)資料。2.對于外部監(jiān)督檢查提出的問題，應認真整改，并及時將整改情況反饋給相關(guān)部門。九、責任追究（一）違規(guī)行為界定1.在采購活動中，如有下列行為之一的，屬于違規(guī)行為：違反采購程序，擅自采購的；與供應商串通，謀取不正當利益的；接受供應商賄賂或其他