物品采購申領(lǐng)管理制度一、總則1.目的為規(guī)范公司物品采購申領(lǐng)流程，加強公司物品管理，合理控制采購成本，確保公司各項工作的順利開展，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司各部門因工作需要進行的物品采購申領(lǐng)活動，包括但不限于辦公用品、辦公設(shè)備、勞保用品、業(yè)務(wù)用品等。3.基本原則按需采購原則：各部門應(yīng)根據(jù)實際工作需要，合理提出采購申請，避免盲目采購和浪費。預(yù)算控制原則：采購活動應(yīng)嚴格控制在預(yù)算范圍內(nèi)，確保公司資源的合理利用。流程規(guī)范原則：采購申領(lǐng)流程應(yīng)嚴格按照規(guī)定的程序進行，確保公開、公平、公正。責(zé)任明確原則：明確各環(huán)節(jié)的責(zé)任人和職責(zé)，確保采購申領(lǐng)工作的順利進行。二、采購申請1.申請部門及職責(zé)各部門負責(zé)本部門物品采購申請的提出，并指定專人負責(zé)采購申請的填寫和提交。申請部門應(yīng)根據(jù)工作實際需求，詳細填寫采購申請表，包括物品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、用途、預(yù)計采購時間等信息。2.采購申請流程填寫申請表：申請部門專人按照要求填寫《物品采購申請表》，確保信息準確、完整。部門負責(zé)人審核：申請部門負責(zé)人對采購申請進行審核，確認申請的必要性和合理性，簽字批準后提交至采購部門。特殊情況說明：對于金額較大、涉及重要業(yè)務(wù)或緊急需求的采購申請，申請部門應(yīng)在申請表中詳細說明情況，并附上相關(guān)的背景資料或證明文件。三、采購審批1.審批權(quán)限劃分采購金額分類：根據(jù)采購金額的大小，將采購審批分為不同級別。各級審批權(quán)限：采購金額在[X]元以下的，由采購部門負責(zé)人審批。采購金額在[X]元至[X]元之間的，由財務(wù)部門負責(zé)人審核，分管領(lǐng)導(dǎo)審批。采購金額在[X]元以上的，由財務(wù)部門負責(zé)人審核，總經(jīng)理審批。2.審批流程采購部門初審：采購部門收到申請部門提交的采購申請表后，對申請內(nèi)容進行初步審核，檢查申請信息是否完整、準確，采購需求是否合理。財務(wù)部門審核：財務(wù)部門根據(jù)公司預(yù)算情況，對采購申請進行審核，確認是否在預(yù)算范圍內(nèi)，以及資金的可行性。領(lǐng)導(dǎo)審批：按照審批權(quán)限，提交相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)進行審批。領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，采購申請進入采購環(huán)節(jié)；審批不通過的，采購部門應(yīng)及時將情況反饋給申請部門，并說明原因。四、采購實施1.采購方式選擇集中采購：對于通用性強、需求量大的物品，采用集中采購方式，由采購部門統(tǒng)一組織采購，以獲取更優(yōu)惠的價格和更好的服務(wù)。分散采購：對于專業(yè)性較強、個性化需求較高的物品，由申請部門自行采購或委托采購部門進行采購。招標采購：對于金額較大、技術(shù)復(fù)雜的采購項目，應(yīng)采用招標采購方式，通過公開招標、邀請招標等方式，選擇合適的供應(yīng)商，確保采購的質(zhì)量和效益。2.供應(yīng)商選擇與管理供應(yīng)商篩選：采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商信息庫，對供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽、產(chǎn)品質(zhì)量、價格、售后服務(wù)等方面進行評估和篩選，選擇合格的供應(yīng)商作為合作伙伴。供應(yīng)商評估：定期對供應(yīng)商進行評估，根據(jù)評估結(jié)果調(diào)整供應(yīng)商名單，確保供應(yīng)商的服務(wù)質(zhì)量和合作效果。合作協(xié)議簽訂：與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同或合作協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括產(chǎn)品規(guī)格、價格、交貨期、售后服務(wù)等條款。3.采購執(zhí)行采購訂單下達：采購部門根據(jù)審批通過的采購申請，向選定的供應(yīng)商下達采購訂單，明確采購物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期等要求。采購跟蹤與協(xié)調(diào)：采購部門應(yīng)及時跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，與供應(yīng)商保持溝通，協(xié)調(diào)解決采購過程中出現(xiàn)的問題，確保按時、按質(zhì)、按量完成采購任務(wù)。到貨驗收：物品到貨后，采購部門應(yīng)及時通知申請部門和相關(guān)人員進行驗收。驗收人員應(yīng)按照合同要求對物品的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等進行檢查，確保符合要求。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商解決，并做好記錄。五、物品申領(lǐng)1.申領(lǐng)流程填寫申領(lǐng)單：使用部門根據(jù)實際工作需要，填寫《物品申領(lǐng)單》，注明物品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、用途等信息。部門負責(zé)人審批：使用部門負責(zé)人對申領(lǐng)單進行審核，確認申領(lǐng)的必要性和合理性，簽字批準后提交至倉庫管理部門。倉庫發(fā)放：倉庫管理部門根據(jù)審批通過的申領(lǐng)單，核實庫存情況，如庫存充足，則及時發(fā)放物品，并在申領(lǐng)單上簽字確認；如庫存不足，應(yīng)及時通知采購部門進行采購。2.特殊物品申領(lǐng)對于貴重物品、易燃易爆物品、有毒有害物品等特殊物品的申領(lǐng)，使用部門應(yīng)提前向相關(guān)部門提交專項申請，經(jīng)安全管理部門、保衛(wèi)部門等相關(guān)部門審批同意后，方可進行申領(lǐng)。申領(lǐng)過程中，應(yīng)嚴格按照相關(guān)規(guī)定進行操作，確保安全。六、庫存管理1.倉庫設(shè)置與管理倉庫規(guī)劃：公司應(yīng)設(shè)置專門的倉庫，根據(jù)物品的類別、性質(zhì)、用途等進行合理規(guī)劃，劃分不同的存儲區(qū)域，確保物品存放有序、便于管理。倉庫管理制度：建立健全倉庫管理制度，包括物品入庫、存儲、保管、盤點、出庫等環(huán)節(jié)的操作流程和規(guī)范，確保倉庫管理工作的規(guī)范化、標準化。倉庫人員職責(zé)：明確倉庫管理人員的職責(zé)，包括物品驗收、入庫登記、庫存保管、盤點清查、物品發(fā)放等工作，確保各項工作落實到人。2.庫存盤點定期盤點：倉庫管理部門應(yīng)定期對庫存物品進行盤點，每月至少進行一次小盤點，每季度進行一次大盤點。盤點結(jié)果應(yīng)形成盤點報告，上報財務(wù)部門和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。不定期抽查：財務(wù)部門或?qū)徲嫴块T可根據(jù)工作需要，對倉庫庫存進行不定期抽查，檢查庫存管理情況和賬實相符情況。差異處理：如發(fā)現(xiàn)庫存盤點結(jié)果與賬面記錄存在差異，倉庫管理部門應(yīng)及時查明原因，并進行調(diào)整。屬于人為原因造成的差異，應(yīng)追究相關(guān)人員的責(zé)任；屬于系統(tǒng)錯誤或其他客觀原因造成的差異，應(yīng)及時進行賬務(wù)處理。七、費用結(jié)算1.發(fā)票管理發(fā)票取得：采購部門應(yīng)要求供應(yīng)商在交貨時提供合法有效的發(fā)票，發(fā)票內(nèi)容應(yīng)與采購合同、采購訂單一致。發(fā)票審核：財務(wù)部門在收到發(fā)票后，應(yīng)進行嚴格審核，檢查發(fā)票的真實性、合法性、完整性，確保發(fā)票符合國家稅收法規(guī)和公司財務(wù)制度的要求。發(fā)票保管：財務(wù)部門應(yīng)妥善保管發(fā)票，建立發(fā)票登記臺賬，記錄發(fā)票的取得、開具、使用、作廢等情況，確保發(fā)票的安全。2.付款流程申請付款：采購部門根據(jù)采購合同和發(fā)票情況，填寫《付款申請單》，注明付款金額、付款方式、收款單位等信息，并附上相關(guān)的發(fā)票、采購合同等證明文件。財務(wù)審核：財務(wù)部門對付款申請進行審核，核實采購業(yè)務(wù)的真實性、合法性、準確性，以及資金的支付情況，確認無誤后簽字批準。領(lǐng)導(dǎo)審批：按照審批權(quán)限，提交相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)進行審批。領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，財務(wù)部門辦理付款手續(xù)。3.預(yù)付款管理對于需要支付預(yù)付款的采購項目，采購部門應(yīng)在簽訂采購合同后，按照合同約定的預(yù)付款比例和金額，填寫《預(yù)付款申請單》，經(jīng)財務(wù)部門審核、領(lǐng)導(dǎo)審批后，辦理預(yù)付款支付手續(xù)。在后續(xù)采購過程中，應(yīng)及時跟蹤采購進度，確保預(yù)付款的合理使用和采購任務(wù)的順利完成。八、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部審計監(jiān)督公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對物品采購申領(lǐng)活動進行審計監(jiān)督，檢查采購流程的執(zhí)行情況、采購合同的簽訂與履行情況、庫存管理情況、費用結(jié)算情況等，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。2.紀檢監(jiān)察監(jiān)督公司紀檢監(jiān)察部門負責(zé)對物品采購申領(lǐng)活動中的違規(guī)違紀行為進行監(jiān)督檢查，對發(fā)現(xiàn)的違規(guī)違紀問題，按照相關(guān)規(guī)定進行嚴肅處理，維護公司的利益和形象。3.員工監(jiān)督鼓勵公司員工對物品采購申領(lǐng)活動中的違規(guī)行為進行監(jiān)督舉報，公司將對舉報屬實的員工給予獎勵，并對違規(guī)行為進行嚴肅處理。九、違規(guī)處理1.違規(guī)行為界定未經(jīng)審批擅自采購物品的。虛報采購需求、騙取采購資金的。與供應(yīng)商勾結(jié)、謀取私利的。在采購過程中違反采購流程、擅自變更采購內(nèi)容的。庫存管理不善，導(dǎo)致物品丟失、損壞、變質(zhì)的。其他違反本制度規(guī)定的行為。2.處理措施對于違規(guī)行為較輕的，給予警告、批評教育，并責(zé)令其限期整改。對于違規(guī)行為較重的，給予罰款、降職、降薪等處罰，并追究相關(guān)人員的責(zé)