災(zāi)難調(diào)查檔案管理制度一、總則（一）目的為了規(guī)范災(zāi)難調(diào)查檔案的管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，為災(zāi)難調(diào)查、分析及后續(xù)應(yīng)對(duì)措施提供有力的支持和依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有涉及災(zāi)難調(diào)查相關(guān)檔案的管理，包括但不限于自然災(zāi)害、事故災(zāi)難、公共衛(wèi)生事件等各類災(zāi)難事件的調(diào)查檔案。（三）管理原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映災(zāi)難事件的實(shí)際情況，調(diào)查過程和結(jié)果要客觀、準(zhǔn)確。2.完整性原則：涵蓋災(zāi)難事件從發(fā)生到調(diào)查結(jié)束的全過程相關(guān)資料，確保檔案資料的全面性。3.保密性原則：對(duì)涉及公司機(jī)密、商業(yè)秘密以及個(gè)人隱私的檔案信息嚴(yán)格保密，防止信息泄露。4.規(guī)范性原則：檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等環(huán)節(jié)遵循統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。二、檔案管理職責(zé)（一）災(zāi)難調(diào)查小組職責(zé)1.在災(zāi)難事件發(fā)生后，負(fù)責(zé)組織開展調(diào)查工作，收集與災(zāi)難事件相關(guān)的各種原始資料，包括現(xiàn)場(chǎng)照片、視頻、證人證言、設(shè)備運(yùn)行數(shù)據(jù)等。2.對(duì)收集到的資料進(jìn)行初步整理和分析，撰寫調(diào)查記錄和報(bào)告，并及時(shí)提交給檔案管理部門。（二）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善災(zāi)難調(diào)查檔案管理制度，并監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。2.指導(dǎo)災(zāi)難調(diào)查小組正確收集、整理檔案資料，確保檔案的質(zhì)量符合管理要求。3.對(duì)提交的災(zāi)難調(diào)查檔案進(jìn)行統(tǒng)一接收、分類、編號(hào)、裝訂、存儲(chǔ)等管理工作。4.建立災(zāi)難調(diào)查檔案檢索系統(tǒng)，方便查詢和利用檔案信息。5.定期對(duì)災(zāi)難調(diào)查檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案的安全和完整。（三）相關(guān)部門及人員職責(zé)1.各部門應(yīng)積極配合災(zāi)難調(diào)查工作，及時(shí)提供本部門掌握的與災(zāi)難事件有關(guān)的資料和信息。2.參與災(zāi)難調(diào)查的人員有責(zé)任妥善保管在調(diào)查過程中獲取的各類資料，不得擅自銷毀或丟失。三、檔案收集（一）收集范圍1.災(zāi)難事件發(fā)生前的相關(guān)資料，如應(yīng)急預(yù)案、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估報(bào)告、設(shè)備維護(hù)記錄、人員培訓(xùn)記錄等。2.災(zāi)難事件發(fā)生時(shí)的現(xiàn)場(chǎng)資料，包括現(xiàn)場(chǎng)照片、視頻、音頻記錄、氣象數(shù)據(jù)、環(huán)境監(jiān)測(cè)報(bào)告等。3.災(zāi)難事件發(fā)生后的調(diào)查資料，如證人證言、事故報(bào)告、檢測(cè)檢驗(yàn)報(bào)告、專家意見等。4.與災(zāi)難事件處理和恢復(fù)相關(guān)的資料，如救援方案、物資調(diào)配記錄、損失評(píng)估報(bào)告、整改措施及落實(shí)情況等。（二）收集要求1.調(diào)查小組應(yīng)在災(zāi)難事件發(fā)生后及時(shí)開展資料收集工作，確保資料的真實(shí)性和完整性。2.對(duì)于重要資料，應(yīng)采用多種方式進(jìn)行收集，如現(xiàn)場(chǎng)勘查、訪談當(dāng)事人、查閱相關(guān)文件記錄等，確保資料來源可靠。3.收集的資料應(yīng)注明來源、日期、收集人等信息，以便于追溯和核實(shí)。（三）收集流程1.災(zāi)難調(diào)查小組在調(diào)查過程中，按照收集范圍和要求，同步進(jìn)行資料收集工作。2.對(duì)于從不同渠道獲取的資料，調(diào)查人員應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整理和匯總，確保資料的一致性和關(guān)聯(lián)性。3.收集完成后，調(diào)查小組應(yīng)將整理好的資料清單及相關(guān)資料一并提交給檔案管理部門。四、檔案整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.按災(zāi)難類型分類：分為自然災(zāi)害檔案、事故災(zāi)難檔案、公共衛(wèi)生事件檔案等。2.按調(diào)查階段分類：分為事件發(fā)生初期檔案、調(diào)查過程檔案、調(diào)查結(jié)果及處理檔案等。3.按資料性質(zhì)分類：分為文件資料、圖片資料、視頻資料、音頻資料、實(shí)物資料等。（二）整理方法1.文件資料：對(duì)收集到的文件進(jìn)行分類、編號(hào)，去除重復(fù)和無關(guān)的文件，按照時(shí)間順序或邏輯順序進(jìn)行排列，編制文件目錄。2.圖片資料：對(duì)圖片進(jìn)行篩選、編號(hào)，注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容等信息，按照事件發(fā)展順序或相關(guān)主題進(jìn)行分類整理，制作圖片說明清單。3.視頻資料：對(duì)視頻進(jìn)行剪輯、標(biāo)注，記錄視頻的拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、主要內(nèi)容等，按照事件階段或相關(guān)主題進(jìn)行分類存儲(chǔ)，并建立視頻索引。4.音頻資料：對(duì)音頻進(jìn)行整理，標(biāo)注錄制時(shí)間、地點(diǎn)、講話人等信息，按照內(nèi)容主題進(jìn)行分類保存，同時(shí)制作音頻內(nèi)容摘要。5.實(shí)物資料：對(duì)收集到的實(shí)物資料進(jìn)行登記，注明名稱、規(guī)格、來源、獲取時(shí)間等信息，按照實(shí)物類型或相關(guān)事件進(jìn)行分類存放，并拍照留存。（三）整理流程1.檔案管理部門收到調(diào)查小組提交的資料后，首先對(duì)資料的完整性進(jìn)行檢查，對(duì)于不符合要求的資料及時(shí)反饋給調(diào)查小組進(jìn)行補(bǔ)充或修正。2.根據(jù)分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)資料進(jìn)行詳細(xì)分類和整理，確保同一類別的資料集中存放，并建立相應(yīng)的索引和目錄。3.在整理過程中，對(duì)資料進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查詢和管理。4.整理完成后，檔案管理部門應(yīng)對(duì)整理好的檔案進(jìn)行再次核對(duì)，確保檔案內(nèi)容準(zhǔn)確、分類清晰、編號(hào)規(guī)范。五、檔案歸檔（一）歸檔時(shí)間1.災(zāi)難調(diào)查工作結(jié)束后，調(diào)查小組應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)將整理好的檔案資料提交給檔案管理部門進(jìn)行歸檔。2.檔案管理部門應(yīng)在收到檔案資料后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成歸檔工作。（二）歸檔要求1.歸檔的檔案應(yīng)齊全完整，符合整理要求，能夠準(zhǔn)確反映災(zāi)難事件的全貌和調(diào)查過程。2.檔案應(yīng)使用統(tǒng)一規(guī)格的檔案盒或文件夾進(jìn)行裝訂和存放，盒（夾）內(nèi)資料應(yīng)排列整齊，目錄清晰。3.對(duì)歸檔的檔案應(yīng)編制詳細(xì)的歸檔清單，清單內(nèi)容包括檔案編號(hào)、名稱、類別、日期、來源等信息，并由檔案管理部門和調(diào)查小組雙方簽字確認(rèn)。（三）歸檔流程1.檔案管理部門根據(jù)歸檔清單，對(duì)提交的檔案資料進(jìn)行逐一核對(duì)，確保檔案資料與清單內(nèi)容一致。2.將核對(duì)無誤的檔案資料按照分類順序放入相應(yīng)的檔案盒或文件夾中，并在盒（夾）外標(biāo)注檔案編號(hào)、名稱、類別等信息。3.將歸檔清單一式兩份，一份存入檔案盒（夾）內(nèi)，一份由檔案管理部門留存，作為檔案查詢和管理的依據(jù)。4.將歸檔后的檔案資料按照存儲(chǔ)要求，存放在指定的檔案庫房或存儲(chǔ)設(shè)備中，并建立檔案存儲(chǔ)位置索引。六、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門的災(zāi)難調(diào)查檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等安全防護(hù)設(shè)施，確保檔案的安全存儲(chǔ)。2.檔案庫房應(yīng)保持適宜的溫度和濕度，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，濕度控制在[X]%[X]%之間。（二）保管方式1.采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的保管方式。紙質(zhì)檔案應(yīng)按照分類順序進(jìn)行上架存放，便于查找和取用；電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和更新，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。2.對(duì)重要的檔案資料應(yīng)進(jìn)行異地備份，以防止因自然災(zāi)害、人為破壞等原因?qū)е聶n案丟失。（三）保管期限1.災(zāi)難調(diào)查檔案的保管期限根據(jù)檔案的重要性和性質(zhì)確定，一般分為短期、中期和長(zhǎng)期。短期保管期限為[X]年，適用于一般性的災(zāi)難事件調(diào)查檔案，主要用于日常查詢和參考。中期保管期限為[X]年，適用于對(duì)公司有一定影響的災(zāi)難事件調(diào)查檔案，作為公司內(nèi)部管理和經(jīng)驗(yàn)總結(jié)的重要依據(jù)。長(zhǎng)期保管期限為[X]年以上，適用于重大災(zāi)難事件調(diào)查檔案以及涉及公司核心利益、法律法規(guī)等方面的檔案，作為公司歷史資料永久保存。2.保管期限屆滿后，檔案管理部門應(yīng)按照檔案銷毀制度的規(guī)定，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定和銷毀。（四）保管檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)災(zāi)難調(diào)查檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的存儲(chǔ)環(huán)境、保管狀況、資料完整性等。2.每月進(jìn)行一次常規(guī)檢查，每季度進(jìn)行一次全面檢查，并做好檢查記錄。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行整改，確保檔案的安全和完整。七、檔案利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要，可查閱、借閱災(zāi)難調(diào)查檔案，用于工作參考、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)、問題分析等。2.公司外部相關(guān)單位因合作項(xiàng)目、調(diào)查研究等需要，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，可查閱、借閱部分災(zāi)難調(diào)查檔案，但必須嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。（二）利用流程1.內(nèi)部利用公司內(nèi)部人員如需查閱、借閱災(zāi)難調(diào)查檔案，應(yīng)填寫《災(zāi)難調(diào)查檔案查閱申請(qǐng)表》或《災(zāi)難調(diào)查檔案借閱申請(qǐng)表》，注明查閱或借閱的檔案名稱、編號(hào)、利用目的等信息。申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交給檔案管理部門。檔案管理部門對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審核，審核通過后，為申請(qǐng)人提供相應(yīng)的檔案資料，并做好查閱或借閱記錄。查閱記錄應(yīng)包括查閱時(shí)間、查閱人、查閱內(nèi)容等信息；借閱記錄應(yīng)包括借閱時(shí)間、借閱人、歸還時(shí)間等信息。2.外部利用公司外部單位如需查閱、借閱災(zāi)難調(diào)查檔案，應(yīng)向公司提交正式的申請(qǐng)函，說明利用目的、查閱或借閱的檔案范圍等信息。申請(qǐng)函經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門與外部單位簽訂保密協(xié)議，并按照內(nèi)部利用流程為其提供檔案資料。外部單位查閱、借閱檔案時(shí)，必須由公司檔案管理人員陪同，不得擅自將檔案帶出公司或進(jìn)行復(fù)制、傳播等行為。（三）利用限制1.查閱、借閱檔案時(shí)，不得擅自涂改、損壞、抽取、撤換檔案資料。2.對(duì)于涉及公司機(jī)密、商業(yè)秘密以及個(gè)人隱私的檔案資料，查閱、借閱人員必須嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。3.檔案資料一般不得外借，如有特殊情況需要外借，必須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門專家以及公司內(nèi)部審計(jì)人員等組成，負(fù)責(zé)對(duì)保管期限屆滿的災(zāi)難調(diào)查檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的重要性、歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，綜合判斷檔案是否仍有保存必要。2.對(duì)于已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)予以銷毀；對(duì)于仍有一定保存價(jià)值的檔案，可適當(dāng)延長(zhǎng)保管期限。（三）鑒定流程1.檔案管理部門定期對(duì)保管期限屆滿的檔案進(jìn)行清理，列出需要鑒定的檔案清單，并提交給檔案鑒定小組。2.檔案鑒定小組對(duì)清單中的檔案進(jìn)行逐一審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)，提出鑒定意見。3.檔案管理部門根據(jù)鑒定小組的意見，對(duì)需要銷毀的檔案進(jìn)行登記造冊(cè)，注明檔案名稱、編號(hào)、保管期限、鑒定日期等信息。4.登記造冊(cè)后的銷毀清單經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行檔案銷毀工作。（四）銷毀方式1.對(duì)于紙質(zhì)檔案，應(yīng)采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行銷毀，確保檔案信息