公司直營店采購管理制度一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范公司直營店采購行為，確保采購工作的高效、有序進行，保障直營店商品的質(zhì)量和供應，降低采購成本，提高公司經(jīng)濟效益和市場競爭力。2.適用范圍本制度適用于公司旗下所有直營店的采購活動，包括商品采購、設備采購、辦公用品采購等。3.基本原則按需采購原則：根據(jù)直營店的銷售情況、庫存狀況和市場需求，合理制定采購計劃，確保商品供應與銷售需求相匹配。質(zhì)量第一原則：嚴格把控采購商品的質(zhì)量，優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽良好的供應商，確保所采購的商品符合國家相關標準和公司要求。成本控制原則：在保證商品質(zhì)量和滿足業(yè)務需求的前提下，通過合理的采購策略、談判技巧和供應商管理，降低采購成本，提高采購效益。公平公正原則：采購過程應遵循公平、公正、公開的原則，確保所有供應商都有平等的機會參與競爭，不得偏袒任何一方。廉潔自律原則：采購人員應嚴格遵守廉潔自律的規(guī)定，不得接受供應商的賄賂、回扣或其他不正當利益，確保采購工作的廉潔性。二、采購組織與職責1.采購部門設置公司設立采購部，負責統(tǒng)籌管理直營店的采購工作。采購部根據(jù)業(yè)務需要，可下設不同的采購小組，分別負責不同品類商品的采購。2.采購人員職責采購經(jīng)理全面負責采購部的日常管理工作，制定采購部工作計劃和目標，并組織實施。建立和完善采購管理制度和流程，確保采購工作的規(guī)范化和標準化。負責供應商的開發(fā)、評估、選擇和管理，建立供應商檔案，維護良好的供應商合作關系。審核采購合同，確保合同條款符合公司利益和法律法規(guī)要求。監(jiān)控采購進度和質(zhì)量，協(xié)調(diào)解決采購過程中出現(xiàn)的問題。定期向上級領導匯報采購工作情況，提供采購數(shù)據(jù)分析和建議。采購專員根據(jù)采購計劃，負責具體的采購業(yè)務操作，包括尋找供應商、詢價、比價、議價、下單、跟蹤訂單執(zhí)行情況等。收集、整理供應商信息，參與供應商的評估和選擇工作。協(xié)助采購經(jīng)理審核采購合同，確保合同條款準確無誤。負責采購文件和資料的整理、歸檔工作。及時反饋采購過程中的問題和異常情況，協(xié)助采購經(jīng)理解決問題。三、采購流程1.采購計劃制定市場調(diào)研采購專員定期對直營店所在地區(qū)的市場動態(tài)、銷售數(shù)據(jù)、競爭對手情況等進行調(diào)研分析，了解市場需求變化趨勢，為采購計劃的制定提供依據(jù)。銷售數(shù)據(jù)分析采購專員與直營店銷售人員密切溝通，獲取銷售數(shù)據(jù)，分析各類商品的銷售情況、庫存周轉(zhuǎn)率等指標，結(jié)合市場需求預測，確定各類商品的采購數(shù)量和時間。庫存盤點采購專員定期參與直營店的庫存盤點工作，了解庫存實際情況，根據(jù)庫存水平和銷售預測，制定合理的采購計劃，避免庫存積壓或缺貨現(xiàn)象的發(fā)生。采購計劃審批采購專員將制定好的采購計劃提交給采購經(jīng)理審核，采購經(jīng)理根據(jù)市場情況、銷售數(shù)據(jù)、庫存狀況等因素進行綜合評估，審核通過后報上級領導審批。采購計劃應明確采購商品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、采購時間、預算金額等詳細信息。2.供應商選擇與管理供應商開發(fā)采購專員通過多種渠道尋找潛在供應商，如網(wǎng)絡搜索、行業(yè)展會、供應商推薦、客戶介紹等。對潛在供應商進行初步篩選，收集其基本信息、產(chǎn)品資料、生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制、價格水平、售后服務等方面的情況，并填寫《供應商信息登記表》。供應商評估采購經(jīng)理組織相關人員對初步篩選合格的供應商進行實地考察和評估。評估內(nèi)容包括供應商的生產(chǎn)經(jīng)營狀況、質(zhì)量管理體系、環(huán)保情況、價格競爭力、交貨期、售后服務等方面。評估小組根據(jù)評估結(jié)果填寫《供應商評估報告》，對供應商進行綜合評分。供應商選擇采購經(jīng)理根據(jù)供應商評估報告，選擇得分較高的供應商作為合格供應商，并建立供應商檔案。合格供應商應與公司簽訂《供應商合作協(xié)議》，明確雙方的權利和義務、產(chǎn)品質(zhì)量標準、價格條款、交貨期、付款方式、售后服務等內(nèi)容。供應商管理采購專員定期對供應商進行跟蹤評估，了解其供貨質(zhì)量、交貨期、價格變動等情況。如發(fā)現(xiàn)供應商存在問題，及時與供應商溝通協(xié)商解決。對于表現(xiàn)不佳的供應商，采購經(jīng)理有權采取警告、暫停合作、取消合作等措施。同時，采購專員應定期更新供應商檔案信息，確保檔案的準確性和完整性。3.采購執(zhí)行詢價與比價采購專員根據(jù)采購計劃，向多家合格供應商發(fā)送詢價單，要求供應商提供產(chǎn)品報價、規(guī)格、交貨期、付款方式等詳細信息。采購專員對供應商的報價進行整理、分析和比較，選擇價格合理、質(zhì)量可靠、交貨期合適的供應商作為候選供應商。議價采購專員與候選供應商進行議價談判，爭取更優(yōu)惠的采購價格、付款條件、交貨期等。在議價過程中，采購專員應充分了解供應商的成本結(jié)構(gòu)和市場行情，運用談判技巧，為公司爭取最大利益。簽訂采購合同采購專員根據(jù)議價結(jié)果，起草采購合同，并提交給采購經(jīng)理審核。采購經(jīng)理審核通過后，報上級領導審批。審批通過后，采購專員與供應商簽訂正式的采購合同。采購合同應明確雙方的權利和義務、產(chǎn)品名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、付款方式、售后服務等條款，確保合同的合法性、完整性和有效性。訂單下達與跟蹤采購專員根據(jù)采購合同，及時向供應商下達采購訂單，并跟蹤訂單執(zhí)行情況。定期與供應商溝通，了解訂單生產(chǎn)進度、發(fā)貨情況等，確保供應商按時、按質(zhì)、按量交貨。如發(fā)現(xiàn)訂單執(zhí)行過程中出現(xiàn)問題，采購專員應及時與供應商協(xié)商解決，并向采購經(jīng)理匯報。4.驗收與付款到貨驗收采購的商品到貨前，采購專員應及時通知直營店相關人員做好驗收準備工作。商品到貨后，由直營店驗收人員按照采購合同和相關標準對商品的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格、型號等進行驗收。驗收合格的商品辦理入庫手續(xù)，驗收不合格的商品及時與供應商溝通協(xié)商退換貨事宜。付款申請采購專員根據(jù)采購合同和驗收情況，填寫《付款申請單》，注明采購商品名稱、規(guī)格、數(shù)量、金額、付款方式、供應商名稱等信息，并附上采購合同、驗收報告、發(fā)票等相關憑證?！陡犊钌暾垎巍方?jīng)采購經(jīng)理審核、上級領導審批后，提交給財務部門辦理付款手續(xù)。付款審核與支付財務部門收到《付款申請單》及相關憑證后，按照公司財務制度進行審核。審核無誤后，辦理付款手續(xù)，將款項支付給供應商。四、采購預算管理1.預算編制采購部應根據(jù)公司年度經(jīng)營目標和直營店采購計劃，編制年度采購預算。采購預算應包括采購商品的種類、數(shù)量、金額、采購時間等詳細信息，并與公司財務預算相銜接。采購預算編制過程中，采購專員應充分考慮市場價格波動、銷售變化等因素，確保預算的合理性和準確性。2.預算執(zhí)行與監(jiān)控采購部應嚴格按照采購預算執(zhí)行采購任務，控制采購支出。采購專員應定期對采購預算執(zhí)行情況進行統(tǒng)計分析，及時發(fā)現(xiàn)預算執(zhí)行過程中存在的問題，并采取有效措施加以解決。如因市場變化等原因需要調(diào)整采購預算，采購部應及時提出預算調(diào)整申請，報上級領導審批后執(zhí)行。3.預算考核公司建立采購預算考核制度，對采購部預算執(zhí)行情況進行考核?？己酥笜税ú少忣A算執(zhí)行率、采購成本控制情況、采購商品質(zhì)量等方面。采購部應根據(jù)考核結(jié)果，總結(jié)經(jīng)驗教訓，不斷改進采購預算管理工作，提高預算執(zhí)行水平。五、采購風險管理1.風險識別與評估采購部應定期對采購過程中可能面臨的風險進行識別和評估，包括市場風險、供應商風險、質(zhì)量風險、合同風險、付款風險等。通過風險識別和評估，確定風險的可能性和影響程度，為制定風險應對措施提供依據(jù)。2.風險應對措施市場風險應對密切關注市場動態(tài)，及時了解市場價格波動、供求關系變化等信息，合理安排采購計劃和采購時機，采取套期保值、簽訂長期合同等方式降低市場風險。供應商風險應對加強供應商管理，建立供應商評估和淘汰機制，定期對供應商進行跟蹤評估，確保供應商的穩(wěn)定性和可靠性。與多家供應商建立合作關系，避免過度依賴單一供應商，降低因供應商原因?qū)е碌墓袛囡L險。質(zhì)量風險應對嚴格把控采購商品的質(zhì)量，加強對供應商的質(zhì)量管理監(jiān)督，要求供應商提供質(zhì)量合格證明文件。在采購合同中明確質(zhì)量標準和驗收條款，加強到貨驗收工作，確保采購商品質(zhì)量符合要求。對不合格商品及時進行退換貨處理，避免因質(zhì)量問題給公司帶來損失。合同風險應對加強采購合同管理，嚴格審核合同條款，確保合同的合法性、完整性和有效性。在合同簽訂前，充分了解合同對方的主體資格、信用狀況等信息，避免簽訂無效合同或存在法律風險的合同。合同執(zhí)行過程中，加強對合同履行情況的跟蹤監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同糾紛。付款風險應對建立健全付款審批制度，嚴格按照采購合同約定的付款方式和付款時間辦理付款手續(xù)。加強對供應商的信用管理，對信用狀況不佳的供應商采取謹慎的付款策略。在付款前，核實采購商品的驗收情況和發(fā)票真實性，避免因付款不當給公司帶來資金損失。3.風險監(jiān)控與預警采購部應建立風險監(jiān)控機制，定期對采購風險進行監(jiān)控和評估。通過設定風險預警指標，如采購成本超支率、供應商交貨延遲率、商品質(zhì)量不合格率等，及時發(fā)現(xiàn)風險變化情況。當風險指標達到預警值時，及時發(fā)出預警信號，采購部應采取相應的風險應對措施，防止風險擴大。六、采購信息管理1.采購文件管理采購專員應負責采購文件的整理、歸檔工作，確保采購文件的完整性和準確性。采購文件包括采購計劃、詢價單、報價單、采購合同、驗收報告、發(fā)票等相關資料。采購文件應按照類別和時間順序進行分類存放，便于查閱和管理。2.供應商信息管理采購部應建立供應商信息數(shù)據(jù)庫，對供應商的基本信息、產(chǎn)品資料、評估報告、合作記錄等進行全面管理。供應商信息數(shù)據(jù)庫應定期更新維護，確保信息的及時性和準確性。采購專員應根據(jù)供應商信息數(shù)據(jù)庫，對供應商進行綜合評估和選擇，為采購決策提供支持。3.采購數(shù)據(jù)分析采購部應定期對采購數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計分析，包括采購金額、采購數(shù)量、采購成本、供應商分布、采購商品結(jié)構(gòu)等方面。通過采購數(shù)據(jù)分析，了解采購工作的整體情況和存在的問題，為制定采購策略、優(yōu)化采購流程、控制采購成本提供依據(jù)。采購專員應撰寫采購數(shù)據(jù)分析報告，向上級領導匯報采購工作情況和分析結(jié)果。七、采購監(jiān)督與審計1.內(nèi)部監(jiān)督公司內(nèi)部審計部門定期對采購部的采購工作進行監(jiān)督檢查，重點檢查采購流程的執(zhí)行情況、采購合同的簽訂與履行情況、采購成本控制情況、供應商管理情況等。內(nèi)部審計部門應根據(jù)監(jiān)督檢查結(jié)果，提出改進建議和意見，督促采購部及時整改存在的問題。2.外部審計公司可委托外部審計機構(gòu)對采購部的采購工作進行審計，確保采購工作的合規(guī)性和公正性。外部審計機構(gòu)應按照相關法律法規(guī)和審計準則的要求，對采購部的采購業(yè)務進行全面審計，并出具審計報告。公司應根據(jù)外部審計報告，對采購部的