收發(fā)文工作管理制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司收發(fā)文工作流程，提高文件處理效率，確保文件傳遞的準(zhǔn)確性和及時(shí)性，促進(jìn)公司各項(xiàng)工作的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門之間以及公司與外部單位之間的文件收發(fā)、傳遞、歸檔等工作。（三）基本原則1.準(zhǔn)確及時(shí)原則：確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確無誤，傳遞及時(shí)高效，不延誤工作。2.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和公司保密規(guī)定，確保文件安全，防止文件泄露。3.規(guī)范有序原則：按照規(guī)定的流程和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行文件處理，保證工作的規(guī)范性和有序性。二、收文管理（一）收文渠道1.公司行政部門統(tǒng)一接收外部單位來文，包括紙質(zhì)文件、電子文件等。2.各部門指定專人負(fù)責(zé)接收本部門相關(guān)的外部來文，并及時(shí)轉(zhuǎn)交行政部門。（二）收文登記1.行政部門收到來文后，應(yīng)立即進(jìn)行登記。登記內(nèi)容包括：來文日期、來文單位、文號、標(biāo)題、密級、份數(shù)、附件等。2.對于電子文件，應(yīng)記錄文件的名稱、格式、大小、發(fā)送時(shí)間等信息，并保存電子文件的原始版本。（三）文件初審1.行政部門對收到的文件進(jìn)行初審，主要審查文件的完整性、合法性、有效性等。2.對于不符合要求的文件，應(yīng)及時(shí)與來文單位聯(lián)系，要求其補(bǔ)充或更正。（四）文件傳閱1.根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)，行政部門確定文件的傳閱范圍。2.文件傳閱應(yīng)按照規(guī)定的順序進(jìn)行，一般由公司領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人依次傳閱。3.傳閱人應(yīng)在文件傳閱單上簽字，注明傳閱日期，以確保文件傳遞的可追溯性。（五）文件辦理1.承辦部門收到傳閱文件后，應(yīng)及時(shí)辦理。辦理結(jié)果應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)反饋給行政部門。2.對于需要回復(fù)的文件，承辦部門應(yīng)按照要求及時(shí)起草回復(fù)文件，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后交行政部門統(tǒng)一發(fā)文。（六）文件催辦1.行政部門負(fù)責(zé)對文件辦理情況進(jìn)行催辦，確保文件按時(shí)辦理。2.催辦方式可以采用電話、郵件、書面通知等形式，對延誤辦理的部門和個(gè)人進(jìn)行提醒。三、發(fā)文管理（一）發(fā)文流程1.擬稿：由相關(guān)部門根據(jù)工作需要起草文件初稿。2.審核：擬稿部門負(fù)責(zé)人對初稿進(jìn)行審核，確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確、格式規(guī)范。3.會(huì)簽：涉及多個(gè)部門的文件，需經(jīng)相關(guān)部門會(huì)簽。4.核稿：行政部門對文件進(jìn)行核稿，重點(diǎn)審核文件的政策依據(jù)、文字表述、格式排版等。5.簽發(fā)：經(jīng)核稿后的文件，按照公司領(lǐng)導(dǎo)審批權(quán)限，由相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。6.編號：行政部門對已簽發(fā)的文件進(jìn)行編號，編號應(yīng)連續(xù)、唯一。7.打印：根據(jù)文件內(nèi)容和格式要求，進(jìn)行打印或復(fù)印。8.蓋章：對需要蓋章的文件，按照規(guī)定加蓋公司公章或部門印章。9.分發(fā)：行政部門將文件分發(fā)給相關(guān)部門和人員。（二）發(fā)文要求1.文件內(nèi)容應(yīng)符合國家法律法規(guī)和公司政策規(guī)定，表述準(zhǔn)確、簡潔、明了。2.發(fā)文格式應(yīng)統(tǒng)一規(guī)范，包括標(biāo)題、文號、主送單位、正文、附件、落款、日期等。3.發(fā)文應(yīng)嚴(yán)格按照審批流程進(jìn)行，未經(jīng)審批的文件不得擅自發(fā)出。（三）電子發(fā)文1.對于需要發(fā)送電子文件的情況，應(yīng)確保文件格式正確、內(nèi)容完整，并通過公司內(nèi)部郵件系統(tǒng)或其他指定的電子渠道發(fā)送。2.發(fā)送電子文件時(shí)，應(yīng)在郵件主題中注明文件標(biāo)題和文號，正文應(yīng)簡要說明文件內(nèi)容和發(fā)送目的。四、文件歸檔（一）歸檔范圍1.公司收文、發(fā)文過程中形成的各類文件，包括紙質(zhì)文件、電子文件等。2.公司內(nèi)部各部門在工作中產(chǎn)生的重要文件、報(bào)告、合同等。（二）歸檔時(shí)間1.收文辦理完畢后，承辦部門應(yīng)及時(shí)將文件整理歸檔，一般應(yīng)在一周內(nèi)完成。2.發(fā)文在文件發(fā)出后，行政部門應(yīng)及時(shí)將發(fā)文底稿、正文、附件等材料整理歸檔。（三）歸檔要求1.歸檔文件應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。2.電子文件應(yīng)按照公司規(guī)定的格式和存儲(chǔ)方式進(jìn)行歸檔，確保文件的可讀性和可追溯性。3.歸檔文件應(yīng)分類整理，按照年度、類別、保管期限等進(jìn)行編號和排列。五、文件保管（一）保管期限1.文件保管期限分為永久、長期、短期三種。2.永久保管的文件主要包括公司章程、公司重要決議、年度財(cái)務(wù)報(bào)告等。3.長期保管的文件一般為10年以上，包括重要合同、協(xié)議、人事檔案等。4.短期保管的文件為110年，如一般性通知、報(bào)表等。（二）保管方式1.紙質(zhì)文件應(yīng)存放在專門的文件柜中，按照分類順序排列，便于查找和管理。2.電子文件應(yīng)存儲(chǔ)在公司指定的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）文件查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱文件，應(yīng)填寫《文件查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到行政部門查閱。2.查閱文件時(shí)，應(yīng)在行政部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將文件帶出。如需復(fù)印或摘錄文件內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)行政部門同意。3.涉及公司機(jī)密的文件，查閱人應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密規(guī)定，不得泄露文件內(nèi)容。（四）文件借閱1.因工作需要借閱文件的，應(yīng)填寫《文件借閱申請表》，注明借閱期限、借閱用途等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和行政部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。2.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的文件，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在文件上涂改、圈劃、批注等。3.借閱期限屆滿，借閱人應(yīng)及時(shí)歸還文件。如需延長借閱期限，應(yīng)重新辦理借閱手續(xù)。六、文件銷毀（一）銷毀范圍1.已超過保管期限且無留存價(jià)值的文件。2.經(jīng)鑒定確認(rèn)不再需要保存的文件。（二）銷毀程序1.行政部門定期對擬銷毀的文件進(jìn)行清理和鑒定，編制《文件銷毀清單》。2.《文件銷毀清單》經(jīng)行政部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.文件銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如粉碎、焚燒等，確保文件信息無法恢復(fù)。4.文件銷毀過程應(yīng)有專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，并在《文件銷毀清單》上簽字確認(rèn)。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.行政部門負(fù)責(zé)對公司收發(fā)文工作進(jìn)行定期監(jiān)督檢查，確保各項(xiàng)制度的執(zhí)行情況。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括文件收發(fā)登記、傳閱辦理、歸檔保管等環(huán)節(jié)的工作質(zhì)量和效率。（二）考核辦法1.將收發(fā)文工作納入公司績效考核體系，對相關(guān)部門和人員進(jìn)行考核。2.考核指標(biāo)包括文件處理及時(shí)率、準(zhǔn)確率、歸檔完整率等。3.對于在收發(fā)文工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個(gè)人，給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)；對于違反制度