學(xué)校物資庫(kù)管理制度一、總則1.目的為加強(qiáng)學(xué)校物資庫(kù)的規(guī)范化管理，確保物資的安全、完整和合理使用，提高物資使用效率，保障學(xué)校教學(xué)、科研及各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于學(xué)校內(nèi)所有物資庫(kù)，包括但不限于教學(xué)物資庫(kù)、辦公用品庫(kù)、實(shí)驗(yàn)器材庫(kù)、圖書(shū)資料庫(kù)等。3.基本原則統(tǒng)一管理原則：學(xué)校物資庫(kù)實(shí)行統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一采購(gòu)、統(tǒng)一調(diào)配、統(tǒng)一核算的管理體制。服務(wù)教學(xué)原則：物資庫(kù)的管理工作要以服務(wù)教學(xué)為中心，根據(jù)教學(xué)、科研及各項(xiàng)工作的實(shí)際需要，及時(shí)、準(zhǔn)確地提供物資保障。勤儉節(jié)約原則：樹(shù)立節(jié)約意識(shí)，合理使用物資，避免浪費(fèi)，降低物資采購(gòu)和使用成本。責(zé)任追究原則：對(duì)物資管理過(guò)程中出現(xiàn)的違規(guī)行為，要追究相關(guān)人員的責(zé)任。二、物資庫(kù)管理職責(zé)1.物資庫(kù)管理部門(mén)職責(zé)負(fù)責(zé)制定和完善物資庫(kù)管理制度，并組織實(shí)施。負(fù)責(zé)學(xué)校物資的采購(gòu)、驗(yàn)收、入庫(kù)、存儲(chǔ)、保管、發(fā)放、盤(pán)點(diǎn)等日常管理工作。定期對(duì)物資庫(kù)進(jìn)行清查盤(pán)點(diǎn)，確保物資賬實(shí)相符。建立物資管理信息系統(tǒng)，及時(shí)更新物資庫(kù)存信息，為學(xué)校物資管理決策提供依據(jù)。加強(qiáng)與各部門(mén)的溝通協(xié)調(diào)，了解物資需求情況，合理安排物資采購(gòu)和供應(yīng)。2.物資庫(kù)管理人員職責(zé)遵守物資庫(kù)管理制度，嚴(yán)格執(zhí)行物資管理流程，做好物資管理各項(xiàng)工作。負(fù)責(zé)物資的驗(yàn)收、入庫(kù)、存儲(chǔ)、保管、發(fā)放等具體操作，確保物資質(zhì)量完好、數(shù)量準(zhǔn)確。定期對(duì)物資進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理物資短缺、損壞、變質(zhì)等問(wèn)題，并做好記錄。協(xié)助物資庫(kù)管理部門(mén)做好物資采購(gòu)計(jì)劃的制定和執(zhí)行工作，提供物資需求信息和采購(gòu)建議。保守物資庫(kù)管理工作中的機(jī)密信息，不得泄露物資庫(kù)存情況、采購(gòu)價(jià)格等信息。3.使用部門(mén)職責(zé)負(fù)責(zé)編制本部門(mén)物資需求計(jì)劃，報(bào)物資庫(kù)管理部門(mén)審核。按照規(guī)定程序領(lǐng)用物資，合理使用物資，不得浪費(fèi)和擅自轉(zhuǎn)借、挪用物資。定期對(duì)本部門(mén)領(lǐng)用的物資進(jìn)行清查盤(pán)點(diǎn)，協(xié)助物資庫(kù)管理部門(mén)做好物資管理工作。及時(shí)反饋物資使用過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，提出改進(jìn)物資管理的意見(jiàn)和建議。三、物資采購(gòu)管理1.采購(gòu)計(jì)劃編制使用部門(mén)根據(jù)教學(xué)、科研及各項(xiàng)工作的實(shí)際需要，提前[X]天編制物資需求計(jì)劃，詳細(xì)注明物資名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、用途等信息。物資需求計(jì)劃經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)物資庫(kù)管理部門(mén)。物資庫(kù)管理部門(mén)對(duì)各部門(mén)提交的物資需求計(jì)劃進(jìn)行匯總、審核，結(jié)合物資庫(kù)存情況，編制學(xué)校物資采購(gòu)計(jì)劃。2.采購(gòu)方式選擇物資采購(gòu)應(yīng)根據(jù)物資的性質(zhì)、金額大小等因素，選擇合適的采購(gòu)方式。采購(gòu)方式主要包括招標(biāo)采購(gòu)、詢(xún)價(jià)采購(gòu)、單一來(lái)源采購(gòu)等。對(duì)于金額較大、技術(shù)復(fù)雜、涉及公共利益的物資采購(gòu)，應(yīng)采用招標(biāo)采購(gòu)方式。招標(biāo)采購(gòu)應(yīng)按照國(guó)家和學(xué)校有關(guān)規(guī)定，通過(guò)公開(kāi)招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)等方式進(jìn)行。對(duì)于金額較小、規(guī)格型號(hào)明確、市場(chǎng)貨源充足的物資采購(gòu)，可采用詢(xún)價(jià)采購(gòu)方式。詢(xún)價(jià)采購(gòu)應(yīng)向不少于[X]家供應(yīng)商發(fā)出詢(xún)價(jià)單，比較各供應(yīng)商的報(bào)價(jià)和供貨條件，選擇最優(yōu)供應(yīng)商。對(duì)于只能從唯一供應(yīng)商處采購(gòu)的物資，或發(fā)生了不可預(yù)見(jiàn)的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購(gòu)的物資，可采用單一來(lái)源采購(gòu)方式。單一來(lái)源采購(gòu)應(yīng)按照學(xué)校規(guī)定的程序進(jìn)行審批。3.采購(gòu)合同簽訂物資采購(gòu)確定供應(yīng)商后，應(yīng)簽訂采購(gòu)合同。采購(gòu)合同應(yīng)明確物資名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式、付款方式等條款。采購(gòu)合同由物資庫(kù)管理部門(mén)負(fù)責(zé)起草，經(jīng)學(xué)校法務(wù)部門(mén)審核后，報(bào)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)審批。采購(gòu)合同簽訂后，物資庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)將合同副本送財(cái)務(wù)部門(mén)、使用部門(mén)等相關(guān)部門(mén)備案。4.采購(gòu)驗(yàn)收物資到貨后，物資庫(kù)管理人員應(yīng)及時(shí)通知使用部門(mén)和質(zhì)量檢驗(yàn)部門(mén)進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收人員應(yīng)按照采購(gòu)合同和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)對(duì)物資的數(shù)量、規(guī)格型號(hào)、質(zhì)量等進(jìn)行檢驗(yàn)。驗(yàn)收合格的物資，應(yīng)辦理入庫(kù)手續(xù)；驗(yàn)收不合格的物資，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，辦理退貨、換貨等手續(xù)。物資驗(yàn)收合格后，驗(yàn)收人員應(yīng)填寫(xiě)物資驗(yàn)收單，注明物資名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量狀況等信息，并簽字確認(rèn)。物資驗(yàn)收單應(yīng)作為物資入庫(kù)的依據(jù)。四、物資入庫(kù)管理1.入庫(kù)手續(xù)辦理物資驗(yàn)收合格后，物資庫(kù)管理人員應(yīng)及時(shí)辦理入庫(kù)手續(xù)。入庫(kù)手續(xù)包括填寫(xiě)入庫(kù)單、登記物資臺(tái)賬等。入庫(kù)單應(yīng)注明物資名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、供應(yīng)商名稱(chēng)、采購(gòu)日期等信息，并由物資庫(kù)管理人員、驗(yàn)收人員簽字確認(rèn)。物資庫(kù)管理人員應(yīng)根據(jù)入庫(kù)單及時(shí)登記物資臺(tái)賬，詳細(xì)記錄物資的入庫(kù)時(shí)間、入庫(kù)單號(hào)、物資名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、供應(yīng)商名稱(chēng)等信息。物資臺(tái)賬應(yīng)定期與財(cái)務(wù)部門(mén)的賬目進(jìn)行核對(duì)，確保賬賬相符。2.物資存儲(chǔ)管理物資應(yīng)按照類(lèi)別、規(guī)格型號(hào)、用途等進(jìn)行分類(lèi)存放，做到標(biāo)識(shí)清晰、擺放整齊、便于查找。物資庫(kù)應(yīng)保持通風(fēng)良好、干燥清潔，溫度、濕度應(yīng)符合物資存儲(chǔ)要求。對(duì)于易燃易爆、有毒有害等危險(xiǎn)物資，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行單獨(dú)存放，并采取相應(yīng)的安全防護(hù)措施。物資庫(kù)應(yīng)建立物資保管制度，定期對(duì)物資進(jìn)行檢查、保養(yǎng)，確保物資質(zhì)量完好。對(duì)于易損、易腐等物資，應(yīng)定期進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)和更換，防止物資損壞、變質(zhì)。3.庫(kù)存標(biāo)識(shí)管理物資庫(kù)應(yīng)設(shè)置庫(kù)存標(biāo)識(shí)牌，標(biāo)明物資名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、入庫(kù)時(shí)間、保質(zhì)期等信息。庫(kù)存標(biāo)識(shí)牌應(yīng)清晰、準(zhǔn)確、完整，便于物資管理人員和使用人員了解物資庫(kù)存情況。對(duì)于庫(kù)存物資的變動(dòng)情況，如物資的出入庫(kù)、盤(pán)點(diǎn)、報(bào)廢等，物資庫(kù)管理人員應(yīng)及時(shí)更新庫(kù)存標(biāo)識(shí)牌上的信息，確保庫(kù)存標(biāo)識(shí)的準(zhǔn)確性。五、物資發(fā)放管理1.發(fā)放原則物資發(fā)放應(yīng)遵循“按需發(fā)放、先進(jìn)先出、手續(xù)完備”的原則。按需發(fā)放：根據(jù)使用部門(mén)的實(shí)際需求發(fā)放物資，不得超量發(fā)放或無(wú)故拒發(fā)。先進(jìn)先出：按照物資入庫(kù)時(shí)間的先后順序發(fā)放物資，確保物資在保質(zhì)期內(nèi)得到合理使用。手續(xù)完備：物資發(fā)放必須辦理相關(guān)手續(xù)，填寫(xiě)物資發(fā)放單，并由領(lǐng)用人簽字確認(rèn)。2.發(fā)放流程使用部門(mén)填寫(xiě)物資發(fā)放申請(qǐng)單，注明物資名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、用途等信息，并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字。物資發(fā)放申請(qǐng)單提交物資庫(kù)管理部門(mén)，物資庫(kù)管理人員根據(jù)庫(kù)存情況進(jìn)行審核。審核通過(guò)后，物資庫(kù)管理人員按照規(guī)定發(fā)放物資，并填寫(xiě)物資發(fā)放單。物資發(fā)放單應(yīng)注明物資名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、領(lǐng)用部門(mén)、領(lǐng)用人、發(fā)放時(shí)間等信息，并由物資庫(kù)管理人員、領(lǐng)用人簽字確認(rèn)。物資發(fā)放單一式三聯(lián)，一聯(lián)物資庫(kù)留存，一聯(lián)交財(cái)務(wù)部門(mén)記賬，一聯(lián)交使用部門(mén)留存。3.特殊物資發(fā)放管理對(duì)于貴重物資、危險(xiǎn)物資等特殊物資的發(fā)放，應(yīng)嚴(yán)格按照學(xué)校有關(guān)規(guī)定進(jìn)行審批，并辦理相關(guān)手續(xù)。貴重物資的發(fā)放應(yīng)經(jīng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)審批，并進(jìn)行登記備案。發(fā)放時(shí)，應(yīng)要求領(lǐng)用人在物資發(fā)放單上注明物資用途、使用期限等信息，并簽字確認(rèn)。危險(xiǎn)物資的發(fā)放應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行操作，確保發(fā)放過(guò)程安全。發(fā)放時(shí)，應(yīng)要求領(lǐng)用人提供相關(guān)資質(zhì)證明，并填寫(xiě)危險(xiǎn)物資發(fā)放登記表，注明物資名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、領(lǐng)用部門(mén)、領(lǐng)用人、發(fā)放時(shí)間、用途等信息。六、物資盤(pán)點(diǎn)管理1.盤(pán)點(diǎn)計(jì)劃制定物資庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)定期組織物資盤(pán)點(diǎn)，盤(pán)點(diǎn)周期一般為[X]月/季度/年。在每次盤(pán)點(diǎn)前，物資庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)制定盤(pán)點(diǎn)計(jì)劃，明確盤(pán)點(diǎn)范圍、盤(pán)點(diǎn)時(shí)間、盤(pán)點(diǎn)人員、盤(pán)點(diǎn)方法等內(nèi)容。盤(pán)點(diǎn)計(jì)劃應(yīng)提前通知各使用部門(mén)和相關(guān)人員，要求其做好物資清查準(zhǔn)備工作。2.盤(pán)點(diǎn)實(shí)施盤(pán)點(diǎn)人員應(yīng)按照盤(pán)點(diǎn)計(jì)劃，對(duì)物資庫(kù)內(nèi)的物資進(jìn)行逐一清點(diǎn)、核對(duì)。盤(pán)點(diǎn)過(guò)程中，應(yīng)認(rèn)真記錄物資的實(shí)際數(shù)量、規(guī)格型號(hào)、質(zhì)量狀況等信息。對(duì)于盤(pán)點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)的物資短缺、損壞、變質(zhì)等問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)查明原因，并填寫(xiě)物資盤(pán)點(diǎn)差異表。物資盤(pán)點(diǎn)差異表應(yīng)注明物資名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、實(shí)際盤(pán)點(diǎn)數(shù)量、賬存數(shù)量、差異原因等信息，并由盤(pán)點(diǎn)人員簽字確認(rèn)。3.盤(pán)點(diǎn)結(jié)果處理物資盤(pán)點(diǎn)結(jié)束后，物資庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)盤(pán)點(diǎn)結(jié)果編制物資盤(pán)點(diǎn)報(bào)告，詳細(xì)說(shuō)明物資盤(pán)點(diǎn)情況、盤(pán)點(diǎn)差異及處理結(jié)果等內(nèi)容。對(duì)于物資盤(pán)點(diǎn)差異，應(yīng)按照以下原則進(jìn)行處理：屬于正常損耗的物資，經(jīng)物資庫(kù)管理部門(mén)審核后，報(bào)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)審批，調(diào)整物資賬目。屬于人為原因造成的物資短缺、損壞、變質(zhì)等問(wèn)題，應(yīng)追究相關(guān)人員的責(zé)任，并要求其照價(jià)賠償。對(duì)于盤(pán)盈的物資，應(yīng)查明原因，經(jīng)物資庫(kù)管理部門(mén)審核后，報(bào)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)審批，調(diào)整物資賬目。七、物資報(bào)廢管理1.報(bào)廢申請(qǐng)對(duì)于已損壞、無(wú)法使用或已超過(guò)使用期限的物資，使用部門(mén)應(yīng)填寫(xiě)物資報(bào)廢申請(qǐng)單，注明物資名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、購(gòu)置時(shí)間、報(bào)廢原因等信息，并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字。物資報(bào)廢申請(qǐng)單提交物資庫(kù)管理部門(mén)，物資庫(kù)管理人員對(duì)申請(qǐng)報(bào)廢的物資進(jìn)行核實(shí)，確認(rèn)符合報(bào)廢條件后，報(bào)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)審批。2.報(bào)廢鑒定對(duì)于價(jià)值較高或技術(shù)復(fù)雜的物資，學(xué)校應(yīng)組織相關(guān)專(zhuān)業(yè)人員進(jìn)行報(bào)廢鑒定。報(bào)廢鑒定人員應(yīng)根據(jù)物資的實(shí)際情況，出具報(bào)廢鑒定報(bào)告，明確物資是否符合報(bào)廢條件。報(bào)廢鑒定報(bào)告應(yīng)作為物資報(bào)廢審批的重要依據(jù)。3.報(bào)廢處理物資報(bào)廢申請(qǐng)經(jīng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)審批通過(guò)后，物資庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)按照學(xué)校有關(guān)規(guī)定進(jìn)行報(bào)廢處理。報(bào)廢處理方式主要包括出售、捐贈(zèng)、報(bào)廢銷(xiāo)毀等。對(duì)于可出售的報(bào)廢物資，物資庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行公開(kāi)拍賣(mài)或招標(biāo)出售，出售收入應(yīng)及時(shí)上繳學(xué)校財(cái)務(wù)部門(mén)。對(duì)于捐贈(zèng)的報(bào)廢物資，物資庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)辦理相關(guān)手續(xù)，并做好記錄。對(duì)于需要報(bào)廢銷(xiāo)毀的物資，物資庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)按照環(huán)保要求進(jìn)行處理，確保處理過(guò)程安全、環(huán)保。八、物資信息化管理1.物資管理信息系統(tǒng)建設(shè)學(xué)校應(yīng)建立物資管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)物資采購(gòu)、驗(yàn)收、入庫(kù)、存儲(chǔ)、保管、發(fā)放、盤(pán)點(diǎn)、報(bào)廢等全過(guò)程的信息化管理。物資管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備物資信息錄入、查詢(xún)、統(tǒng)計(jì)、分析等功能，為物資管理決策提供支持。物資管理信息系統(tǒng)應(yīng)與學(xué)校財(cái)務(wù)部門(mén)的財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)進(jìn)行對(duì)接，實(shí)現(xiàn)物資賬目與財(cái)務(wù)賬目的實(shí)時(shí)核對(duì)。2.物資信息錄入與維護(hù)物資庫(kù)管理人員應(yīng)及時(shí)將物資采購(gòu)、驗(yàn)收、入庫(kù)、發(fā)放等信息錄入物資管理信息系統(tǒng)，確保物資信息的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。物資管理信息系統(tǒng)應(yīng)定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)物資管理信息系統(tǒng)的安全管理，設(shè)置不同的用戶(hù)權(quán)限，確保物資信息的安全。3.物資信息查詢(xún)與統(tǒng)計(jì)使用部門(mén)和相關(guān)人員可通過(guò)物資管理信息系統(tǒng)查詢(xún)物資庫(kù)存情況、采購(gòu)進(jìn)度、發(fā)放記錄等信息。物資庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)物資管理信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，生成物資采購(gòu)報(bào)表、庫(kù)存報(bào)表、發(fā)放報(bào)表等，為學(xué)校物資管理決策提供依據(jù)。九、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查學(xué)校應(yīng)建立物資管理監(jiān)督檢查制度，定期對(duì)物資庫(kù)管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。監(jiān)督檢查內(nèi)容包括物資管理制度執(zhí)行情況、物資采購(gòu)管理情況、物資入庫(kù)管理情況、物資發(fā)放管理情況、物資盤(pán)點(diǎn)管理情況、物資報(bào)廢管理情況等。監(jiān)督檢查可采用定期檢查、不定期抽查、專(zhuān)項(xiàng)檢查等方式進(jìn)行。對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書(shū)，要求責(zé)任部門(mén)限期整改。2.考核評(píng)價(jià)學(xué)校應(yīng)建立物資管理考核評(píng)價(jià)制度，對(duì)物資庫(kù)管理部門(mén)和物資庫(kù)管理人員