IATF文件管理制度一、總則（一）目的為加強公司IATF文件管理，確保文件的有效性、完整性和可追溯性，規(guī)范文件的編制、審批、發(fā)布、使用、修訂、廢止等流程，提高公司質(zhì)量管理體系運行效率，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，結(jié)合公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有與IATF（國際汽車工作組）相關(guān)文件的管理，包括質(zhì)量管理體系文件、技術(shù)文件、程序文件、作業(yè)指導書、記錄表單等。（三）職責分工1.文件管理部門：負責制定和完善文件管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。負責文件的統(tǒng)一編號、分類、歸檔和保管。負責文件的發(fā)放、回收、借閱和銷毀等管理工作。定期對文件進行清理和盤點，確保文件的完整性和準確性。2.文件編制部門：負責本部門相關(guān)IATF文件的編制、修訂和審核工作。確保編制的文件符合IATF標準要求和公司實際情況，具有可操作性。配合文件管理部門做好文件的發(fā)放、回收、借閱等工作。3.文件審批部門：負責對文件進行審批，確保文件的合規(guī)性和有效性。對文件內(nèi)容提出修改意見和建議，督促文件編制部門進行修訂。4.文件使用部門：負責正確使用和保管所接收的文件，不得擅自修改、復制和傳播。及時將文件使用過程中發(fā)現(xiàn)的問題反饋給文件管理部門或編制部門。根據(jù)實際工作需要，向文件管理部門提出文件借閱申請。二、文件分類與編號（一）文件分類1.質(zhì)量手冊：闡述公司質(zhì)量管理體系的總體要求和框架，是公司質(zhì)量管理體系的綱領(lǐng)性文件。2.程序文件：規(guī)定公司質(zhì)量管理體系運行過程中的各項活動和流程，確保各項工作有章可循。3.作業(yè)指導書：詳細描述完成某項具體工作或操作的步驟、方法和要求，是指導員工工作的具體文件。4.技術(shù)文件：包括產(chǎn)品圖紙、工藝文件、技術(shù)標準等，用于指導產(chǎn)品的設(shè)計、生產(chǎn)和檢驗。5.記錄表單：用于記錄質(zhì)量管理體系運行過程中的各項數(shù)據(jù)和信息，為質(zhì)量追溯和持續(xù)改進提供依據(jù)。（二）文件編號1.文件編號采用統(tǒng)一的編碼規(guī)則，以便于識別和管理。編號格式如下：[公司代碼][文件類別代碼][年份][順序號]例如：ABCQM2023001，其中“ABC”為公司代碼，“QM”為質(zhì)量手冊類別代碼，“2023”為年份，“001”為順序號。2.公司代碼由公司自行設(shè)定，文件類別代碼具體如下：質(zhì)量手冊：QM程序文件：QP作業(yè)指導書：WI技術(shù)文件：TF記錄表單：RF3.順序號按照文件發(fā)布的先后順序依次編排，從001開始遞增。三、文件編制與審批（一）編制要求1.文件編制應(yīng)依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)標準和公司實際情況，確保文件內(nèi)容完整、準確、清晰、易懂，具有可操作性。2.文件內(nèi)容應(yīng)符合IATF標準要求，體現(xiàn)質(zhì)量管理體系的持續(xù)改進和預(yù)防為主的原則。3.文件編制應(yīng)注重格式規(guī)范，包括字體、字號、排版、頁眉頁腳等，保持文件的一致性和美觀性。（二）審批流程1.質(zhì)量手冊：由管理者代表組織編制，經(jīng)總經(jīng)理審批后發(fā)布。2.程序文件：由相關(guān)部門負責人編制，經(jīng)管理者代表審核，總經(jīng)理審批后發(fā)布。3.作業(yè)指導書：由具體崗位操作人員或主管人員編制，經(jīng)部門負責人審核后發(fā)布。4.技術(shù)文件：由技術(shù)部門編制，經(jīng)技術(shù)負責人審核，相關(guān)部門會簽后，報總經(jīng)理審批發(fā)布。5.記錄表單：由使用部門提出需求，文件管理部門會同相關(guān)部門編制，經(jīng)部門負責人審核后發(fā)布。6.文件編制部門應(yīng)在文件編制完成后，填寫《文件審批表》，詳細注明文件名稱、編號、編制部門、編制人、審核人、審批意見等信息，按照審批流程依次提交審批。審批通過后的文件方可發(fā)布實施。四、文件發(fā)布與使用（一）文件發(fā)布1.文件管理部門根據(jù)文件審批結(jié)果，對文件進行排版、印刷或電子版本制作。2.文件發(fā)布方式包括紙質(zhì)版和電子版兩種。紙質(zhì)版文件由文件管理部門統(tǒng)一發(fā)放至各使用部門；電子版文件上傳至公司內(nèi)部文件管理系統(tǒng)，供員工在線查閱和下載。3.文件管理部門在文件發(fā)布后，應(yīng)及時填寫《文件發(fā)放登記表》，記錄文件發(fā)放的部門、份數(shù)、發(fā)放日期等信息，并要求接收人簽字確認。（二）文件使用1.文件使用部門應(yīng)指定專人負責文件的領(lǐng)取、保管和分發(fā)，確保文件及時傳遞到相關(guān)崗位人員手中。2.員工在使用文件時，應(yīng)嚴格按照文件規(guī)定的要求和流程進行操作，不得擅自更改文件內(nèi)容。如發(fā)現(xiàn)文件存在問題或不適用的情況，應(yīng)及時向文件管理部門反饋。3.文件使用部門應(yīng)定期對文件進行清理和整理，確保文件的存放有序，便于查閱。同時，要做好文件的防護工作，防止文件損壞、丟失或泄密。五、文件修訂與廢止（一）修訂時機1.當法律法規(guī)、行業(yè)標準發(fā)生變化，或公司質(zhì)量管理體系進行重大調(diào)整時，相關(guān)文件應(yīng)及時進行修訂。2.文件在使用過程中發(fā)現(xiàn)存在錯誤、漏洞或與實際工作不符的情況，應(yīng)及時組織修訂。3.根據(jù)公司內(nèi)部審核、管理評審結(jié)果或顧客反饋意見，需要對文件進行修訂的，應(yīng)及時安排修訂工作。（二）修訂流程1.文件修訂申請由文件使用部門或相關(guān)人員提出，填寫《文件修訂申請表》，詳細說明修訂的原因、內(nèi)容和建議。2.文件管理部門對修訂申請進行審核，確認修訂必要性后，組織相關(guān)部門或人員進行修訂。3.修訂后的文件按照文件編制與審批流程進行審核、審批。審批通過后，由文件管理部門按照文件發(fā)布流程進行發(fā)布。4.文件管理部門應(yīng)及時更新《文件發(fā)放登記表》，記錄文件修訂后的發(fā)放情況，并收回舊版文件。5.對于修訂較多或涉及重要內(nèi)容變更的文件，文件管理部門應(yīng)組織相關(guān)人員進行培訓，確保員工了解并掌握修訂后的文件要求。（三）廢止處理1.文件因修訂后不再適用、法律法規(guī)變更導致文件失效或其他原因需要廢止時，由文件管理部門填寫《文件廢止申請表》，經(jīng)相關(guān)部門負責人審核，管理者代表批準后進行廢止處理。2.文件管理部門對廢止文件進行標識，單獨存放，并定期進行清理銷毀。嚴禁已廢止文件繼續(xù)在公司內(nèi)使用。六、文件保管與借閱（一）文件保管1.文件管理部門應(yīng)設(shè)立專門的文件保管場所，配備必要的保管設(shè)施，如文件柜、防火防潮設(shè)備等，確保文件的安全存放。2.文件應(yīng)按照分類和編號順序進行存放，便于查找和管理。同時，要建立文件索引目錄，記錄文件的名稱、編號、存放位置等信息，方便員工快速查閱。3.電子文件應(yīng)存儲在安全的服務(wù)器或存儲介質(zhì)上，并定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。文件管理部門應(yīng)制定電子文件的訪問權(quán)限管理規(guī)定，確保文件的安全性和保密性。（二）文件借閱1.因工作需要借閱文件的，借閱人應(yīng)填寫《文件借閱申請表》，注明借閱文件的名稱、編號、借閱原因、借閱期限等信息，經(jīng)部門負責人審批后，到文件管理部門辦理借閱手續(xù)。2.文件管理部門在借閱人歸還文件時，應(yīng)檢查文件的完整性和準確性。如發(fā)現(xiàn)文件有損壞或丟失情況，借閱人應(yīng)負責賠償。3.文件借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期借閱，借閱人應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱的文件僅限在公司內(nèi)部使用，不得轉(zhuǎn)借他人或帶出公司。借閱人在使用過程中要妥善保管文件，不得擅自復制、涂改或泄露文件內(nèi)容。七、文件記錄管理（一）記錄要求1.文件記錄應(yīng)真實、準確、完整地反映質(zhì)量管理體系運行過程中的各項活動和結(jié)果，具有可追溯性。2.記錄應(yīng)按照規(guī)定的格式和內(nèi)容進行填寫，字跡清晰、數(shù)據(jù)準確，不得隨意涂改。如需修改，應(yīng)采用劃改方式，并在修改處簽名或蓋章，注明修改日期。3.記錄應(yīng)及時填寫，不得事后補記或編造。（二）記錄保存1.文件管理部門應(yīng)根據(jù)記錄的性質(zhì)和保存期限要求，確定記錄的保存方式和存放地點。記錄可采用紙質(zhì)或電子形式保存。2.記錄保存期限應(yīng)符合相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準要求，以及公司內(nèi)部規(guī)定。一般情況下，記錄保存期限為[X]年。對于重要記錄，應(yīng)適當延長保存期限。3.在記錄保存期限屆滿后，文件管理部門應(yīng)組織對記錄進行清理和銷毀。銷毀記錄時，應(yīng)填寫《記錄銷毀申請表》，經(jīng)相關(guān)部門負責人審核，管理者代表批準后進行銷毀，并做好銷毀記錄。（三）記錄查閱1.因工作需要查閱記錄的，查閱人應(yīng)填寫《記錄查閱申請表》，注明查閱記錄的名稱、編號、查閱原因等信息，經(jīng)部門負責人審批后，到文件管理部門辦理查閱手續(xù)。2.文件管理部門