百貨公司采購管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范百貨公司采購管理工作，確保采購活動的合法性、規(guī)范性、高效性，保障公司商品供應(yīng)的及時性、準(zhǔn)確性和質(zhì)量穩(wěn)定性，降低采購成本，提高公司經(jīng)濟(jì)效益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于百貨公司所有采購活動，包括但不限于商品采購、辦公用品采購、設(shè)備采購、服務(wù)采購等。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)章制度。2.公開公正公平原則：采購過程應(yīng)透明、公開，確保所有符合條件的供應(yīng)商都有平等的參與機(jī)會。3.成本效益原則：在保證商品質(zhì)量和服務(wù)水平的前提下，盡量降低采購成本，提高采購效益。4.誠實(shí)守信原則：采購人員和供應(yīng)商應(yīng)誠實(shí)守信，履行合同約定。二、采購組織與職責(zé)（一）采購部門1.負(fù)責(zé)制定采購計劃和預(yù)算，根據(jù)公司銷售情況、庫存狀況等因素，合理安排采購數(shù)量和時間。2.尋找、篩選、評估和選擇合格的供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案，并定期進(jìn)行評估和更新。3.組織采購談判，簽訂采購合同，確保合同條款符合公司利益和法律法規(guī)要求。4.跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題，確保商品按時、按質(zhì)、按量到貨。5.負(fù)責(zé)采購成本的控制和分析，定期向上級匯報采購成本情況，提出降低成本的建議和措施。6.收集市場信息，了解行業(yè)動態(tài)和供應(yīng)商情況，為公司采購決策提供參考依據(jù)。（二）其他相關(guān)部門1.銷售部門：負(fù)責(zé)提供市場需求信息、銷售預(yù)測和商品銷售反饋，協(xié)助采購部門制定采購計劃。2.倉儲部門：負(fù)責(zé)接收、驗(yàn)收和保管采購商品，定期提供庫存信息，協(xié)助采購部門進(jìn)行庫存控制。3.財務(wù)部門：負(fù)責(zé)審核采購預(yù)算、采購合同，辦理采購付款手續(xù)，監(jiān)督采購成本的控制情況。4.質(zhì)量檢驗(yàn)部門：負(fù)責(zé)對采購商品進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)，確保商品符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。三、采購流程（一）采購申請1.各部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求，填寫《采購申請表》，詳細(xì)說明采購商品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、用途、預(yù)計到貨時間等信息。2.《采購申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交給采購部門。（二）采購審批1.采購部門收到《采購申請表》后，對采購申請進(jìn)行初步審核，核實(shí)申請的必要性和合理性。2.對于金額較小的采購申請，由采購部門負(fù)責(zé)人審批；對于金額較大的采購申請，需提交公司管理層進(jìn)行審批。3.采購申請經(jīng)審批通過后，采購部門方可開展采購活動。（三）供應(yīng)商選擇與評估1.采購部門根據(jù)采購需求，通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。2.對潛在供應(yīng)商進(jìn)行資格審查，了解其營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、生產(chǎn)經(jīng)營許可證等相關(guān)資質(zhì)證明文件，以及供應(yīng)商的信譽(yù)、經(jīng)營狀況、生產(chǎn)能力、質(zhì)量保證體系等情況。3.采購部門組織相關(guān)人員對供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察，評估供應(yīng)商的實(shí)際情況與提供的信息是否相符。實(shí)地考察內(nèi)容包括生產(chǎn)場地、設(shè)備設(shè)施、生產(chǎn)工藝、質(zhì)量管理、人員配備等方面。4.根據(jù)資格審查和實(shí)地考察結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行綜合評估，選擇合格的供應(yīng)商，并建立供應(yīng)商檔案。供應(yīng)商檔案應(yīng)包括供應(yīng)商基本信息、資質(zhì)證明文件、評估報告、合作記錄等內(nèi)容。5.定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估和更新，對于不符合要求的供應(yīng)商，及時淘汰，并尋找新的合格供應(yīng)商。（四）采購談判與合同簽訂1.采購部門與選定的供應(yīng)商進(jìn)行采購談判，明確采購商品或服務(wù)的價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、售后服務(wù)等條款。2.采購談判過程中，采購人員應(yīng)充分了解市場行情，爭取有利的采購條件。談判結(jié)果應(yīng)形成《采購談判紀(jì)要》，雙方簽字確認(rèn)。3.根據(jù)采購談判結(jié)果，起草采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保合同條款合法、合理、嚴(yán)密。4.采購合同經(jīng)公司法律部門審核后，提交公司管理層審批。審批通過后，由采購部門與供應(yīng)商簽訂采購合同。（五）采購訂單下達(dá)1.采購合同簽訂后，采購部門根據(jù)合同條款，及時下達(dá)采購訂單給供應(yīng)商。采購訂單應(yīng)明確采購商品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、交貨時間、交貨地點(diǎn)等信息。2.采購訂單下達(dá)后，采購部門應(yīng)跟蹤訂單的執(zhí)行情況，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保訂單按時、按質(zhì)、按量執(zhí)行。（六）到貨驗(yàn)收1.商品到貨前，倉儲部門應(yīng)做好收貨準(zhǔn)備工作，包括安排收貨場地、準(zhǔn)備驗(yàn)收工具、通知質(zhì)量檢驗(yàn)部門等。2.商品到貨時，采購部門應(yīng)及時通知倉儲部門和質(zhì)量檢驗(yàn)部門進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收人員應(yīng)根據(jù)采購合同和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，對商品的數(shù)量、規(guī)格、型號、質(zhì)量等進(jìn)行檢驗(yàn)。3.對于驗(yàn)收合格的商品，倉儲部門應(yīng)辦理入庫手續(xù)，并填寫《入庫單》；對于驗(yàn)收不合格的商品，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商解決，如退貨、換貨、補(bǔ)貨等。4.質(zhì)量檢驗(yàn)部門應(yīng)出具《質(zhì)量檢驗(yàn)報告》，作為商品驗(yàn)收的依據(jù)。（七）采購付款1.采購商品到貨驗(yàn)收合格后，采購部門應(yīng)及時整理相關(guān)資料，填寫《付款申請單》，提交給財務(wù)部門?！陡犊钌暾垎巍窇?yīng)包括采購合同編號、供應(yīng)商名稱、采購商品或服務(wù)名稱、數(shù)量、金額、付款方式等信息。2.財務(wù)部門收到《付款申請單》后，對相關(guān)資料進(jìn)行審核，核實(shí)采購業(yè)務(wù)的真實(shí)性、合法性和準(zhǔn)確性。審核無誤后，按照公司財務(wù)制度辦理付款手續(xù)。3.對于采用預(yù)付款方式的采購業(yè)務(wù)，財務(wù)部門應(yīng)在采購合同約定的預(yù)付款期限內(nèi)辦理付款手續(xù)；對于采用貨到付款方式的采購業(yè)務(wù)，財務(wù)部門應(yīng)在收到驗(yàn)收合格的《入庫單》和《質(zhì)量檢驗(yàn)報告》后辦理付款手續(xù)。四、采購預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.采購部門應(yīng)根據(jù)公司年度經(jīng)營計劃和銷售預(yù)測，結(jié)合庫存狀況和市場價格走勢，編制年度采購預(yù)算。2.年度采購預(yù)算應(yīng)明確采購商品或服務(wù)的種類、數(shù)量、金額、采購時間等信息，并分解到各季度、各月份。3.采購預(yù)算編制過程中，應(yīng)充分考慮各種因素的影響，如市場需求變化、供應(yīng)商價格調(diào)整、政策法規(guī)變化等，確保預(yù)算的合理性和準(zhǔn)確性。（二）預(yù)算執(zhí)行1.采購部門應(yīng)嚴(yán)格按照采購預(yù)算組織采購活動，不得超預(yù)算采購。如因特殊原因需要調(diào)整采購預(yù)算，應(yīng)按照公司預(yù)算管理規(guī)定的程序進(jìn)行審批。2.財務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)對采購預(yù)算執(zhí)行情況的監(jiān)控和分析，定期向公司管理層匯報采購預(yù)算執(zhí)行情況，及時發(fā)現(xiàn)問題并提出改進(jìn)措施。（三）預(yù)算調(diào)整1.在采購預(yù)算執(zhí)行過程中，如遇市場價格波動較大、供應(yīng)商供貨能力變化、公司經(jīng)營策略調(diào)整等因素，導(dǎo)致原采購預(yù)算無法執(zhí)行時，采購部門應(yīng)及時提出預(yù)算調(diào)整申請。2.預(yù)算調(diào)整申請應(yīng)包括調(diào)整原因、調(diào)整內(nèi)容、調(diào)整金額等信息，并附相關(guān)證明材料。3.采購預(yù)算調(diào)整申請經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核、公司管理層審批后，方可進(jìn)行預(yù)算調(diào)整。五、采購風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別與評估1.采購部門應(yīng)定期對采購過程中可能面臨的風(fēng)險進(jìn)行識別和評估，如供應(yīng)商風(fēng)險、市場風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險、合同風(fēng)險、付款風(fēng)險等。2.對于識別出的風(fēng)險，應(yīng)分析其發(fā)生的可能性和影響程度，并制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施。（二）風(fēng)險應(yīng)對措施1.供應(yīng)商風(fēng)險應(yīng)對措施：建立供應(yīng)商評估和選擇機(jī)制，定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估和更新；與供應(yīng)商簽訂詳細(xì)的采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)；加強(qiáng)對供應(yīng)商的監(jiān)督和管理，及時發(fā)現(xiàn)和解決供應(yīng)商問題。2.市場風(fēng)險應(yīng)對措施：關(guān)注市場動態(tài)和價格走勢，加強(qiáng)市場調(diào)研和分析；與供應(yīng)商建立長期穩(wěn)定的合作關(guān)系，爭取有利的采購條件；合理安排采購數(shù)量和時間，避免因市場波動導(dǎo)致采購成本增加。3.質(zhì)量風(fēng)險應(yīng)對措施：加強(qiáng)對采購商品的質(zhì)量檢驗(yàn)，嚴(yán)格按照質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收；與供應(yīng)商簽訂質(zhì)量保證協(xié)議，明確質(zhì)量責(zé)任；建立質(zhì)量追溯機(jī)制，對出現(xiàn)質(zhì)量問題的商品及時進(jìn)行追溯和處理。4.合同風(fēng)險應(yīng)對措施：加強(qiáng)對采購合同的審核和管理，確保合同條款合法、合理、嚴(yán)密；建立合同執(zhí)行跟蹤機(jī)制，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同執(zhí)行過程中的問題；加強(qiáng)對合同糾紛的處理，維護(hù)公司合法權(quán)益。5.付款風(fēng)險應(yīng)對措施：加強(qiáng)對采購付款的審核和管理，確保付款依據(jù)充分、手續(xù)齊全；嚴(yán)格按照采購合同約定的付款方式和付款期限辦理付款手續(xù)；建立付款風(fēng)險預(yù)警機(jī)制，及時發(fā)現(xiàn)和處理付款風(fēng)險。六、采購績效評估（一）評估指標(biāo)1.采購成本：包括采購商品或服務(wù)的價格、運(yùn)輸費(fèi)用、倉儲費(fèi)用、稅費(fèi)等。2.采購質(zhì)量：采購商品或服務(wù)的質(zhì)量符合公司要求的程度。3.采購效率：采購訂單的下達(dá)、執(zhí)行、到貨驗(yàn)收等環(huán)節(jié)的時間周期。4.供應(yīng)商管理：供應(yīng)商的開發(fā)、評估、選擇、合作等情況。5.合同執(zhí)行情況：采購合同的履行率、準(zhǔn)確率等。（二）評估方法1.定期評估：采購部門應(yīng)定期對采購績效進(jìn)行評估，一般每季度或每半年進(jìn)行一次。評估結(jié)果應(yīng)形成《采購績效評估報告》，提交給公司管理層。2.對比評估：將采購績效與同行業(yè)其他公司或公司歷史數(shù)據(jù)進(jìn)行對比，分析采購績效的優(yōu)劣。3.綜合評估：結(jié)合采購成本、采購質(zhì)量、采購效率、供應(yīng)商管理、合同執(zhí)行情況等多個方面的指標(biāo)，對采購績效進(jìn)行綜合評估。（三）評估結(jié)果應(yīng)用1.對于采購績效優(yōu)秀的采購人員，公司應(yīng)給予表彰和獎勵，如獎金、晉升、