GJB檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司GJB檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和維護(hù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及GJB相關(guān)業(yè)務(wù)活動(dòng)所形成的檔案管理，包括但不限于項(xiàng)目文檔、技術(shù)資料、質(zhì)量記錄等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司GJB檔案由專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)集中管理，確保檔案資源的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映公司GJB業(yè)務(wù)活動(dòng)的實(shí)際情況，不得篡改、偽造。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法規(guī)，對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、公司商業(yè)秘密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止信息泄露。4.便于利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，方便公司內(nèi)部人員查閱和利用檔案。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.制定和完善公司GJB檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司GJB檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計(jì)工作。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案目錄、索引等檢索工具，方便檔案查詢(xún)利用。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，經(jīng)批準(zhǔn)后組織銷(xiāo)毀。5.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的日常管理，確保檔案存放環(huán)境安全、整潔。6.組織開(kāi)展檔案管理培訓(xùn)和宣傳工作，提高公司員工的檔案意識(shí)。（二）各部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)GJB業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成檔案的收集、整理，并定期移交至檔案管理部門(mén)。2.配合檔案管理部門(mén)做好檔案的查閱、利用等工作，提供必要的協(xié)助。3.對(duì)本部門(mén)保管的檔案進(jìn)行妥善保管，防止丟失、損壞。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行檔案管理各項(xiàng)職責(zé)，嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度。2.負(fù)責(zé)檔案的具體收集、整理、歸檔、保管等工作，確保檔案質(zhì)量。3.熟悉檔案內(nèi)容，為檔案查閱利用提供準(zhǔn)確、快捷的服務(wù)。4.保守檔案機(jī)密，維護(hù)檔案安全。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.GJB項(xiàng)目立項(xiàng)文件，包括項(xiàng)目申請(qǐng)書(shū)、可行性研究報(bào)告、立項(xiàng)批復(fù)等。2.項(xiàng)目研制過(guò)程中形成的技術(shù)文件，如設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)方案、試驗(yàn)報(bào)告、技術(shù)總結(jié)等。3.質(zhì)量體系運(yùn)行文件，包括質(zhì)量手冊(cè)、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書(shū)、質(zhì)量記錄等。4.項(xiàng)目驗(yàn)收文件，如驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、驗(yàn)收證書(shū)等。5.與GJB相關(guān)的合同、協(xié)議、往來(lái)信函等。6.其他與GJB業(yè)務(wù)活動(dòng)有關(guān)的文件資料。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集工作，確保檔案收集的及時(shí)性和完整性。2.檔案形成部門(mén)應(yīng)在業(yè)務(wù)活動(dòng)結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將整理好的檔案移交至檔案管理部門(mén)。3.收集的檔案應(yīng)字跡清晰、圖表準(zhǔn)確、簽字蓋章齊全，采用耐久性強(qiáng)的書(shū)寫(xiě)材料和載體。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于計(jì)算機(jī)管理和檢索。（四）整理方法1.分類(lèi)：按照GJB檔案的類(lèi)別，分為項(xiàng)目檔案、質(zhì)量體系檔案、其他檔案等大類(lèi)，再根據(jù)具體內(nèi)容進(jìn)行二級(jí)、三級(jí)分類(lèi)。2.編號(hào)：為每一份檔案編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于識(shí)別和管理。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息，確保目錄準(zhǔn)確、完整。四、檔案的歸檔（一）歸檔時(shí)間1.項(xiàng)目檔案應(yīng)在項(xiàng)目完成后[X]個(gè)月內(nèi)歸檔。2.質(zhì)量體系文件應(yīng)在文件修訂后[X]個(gè)工作日內(nèi)歸檔。3.其他臨時(shí)性文件應(yīng)在文件形成后[X]個(gè)工作日內(nèi)歸檔。（二）歸檔流程1.檔案形成部門(mén)將整理好的檔案移交至檔案管理部門(mén)，填寫(xiě)檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。2.檔案管理部門(mén)對(duì)接收的檔案進(jìn)行核對(duì)、檢查，對(duì)不符合要求的檔案退回形成部門(mén)重新整理。3.核對(duì)無(wú)誤后，檔案管理部門(mén)將檔案進(jìn)行上架存放，并更新檔案管理系統(tǒng)中的相關(guān)信息。五、檔案的保管（一）保管期限1.GJB項(xiàng)目檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期。永久保管的檔案包括項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等重要文件；長(zhǎng)期保管期限為[X]年，包括項(xiàng)目研制過(guò)程中的主要技術(shù)文件等；短期保管期限為[X]年，包括一般性的文件資料。2.質(zhì)量體系文件保管期限按照文件規(guī)定執(zhí)行，一般為[X]年。3.其他檔案保管期限根據(jù)其重要性和實(shí)際需要確定，一般為[X]年至[X]年不等。（二）保管方式1.采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的保管方式。紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等安全設(shè)施。2.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在多種存儲(chǔ)介質(zhì)上，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。（三）庫(kù)房管理1.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在[X]℃至[X]℃之間，相對(duì)濕度控制在[X]%至[X]%之間。2.檔案應(yīng)分類(lèi)存放，排列有序，便于查找和利用。3.建立檔案庫(kù)房出入登記制度，非檔案管理人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得進(jìn)入庫(kù)房。六、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱GJB檔案，需填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門(mén)查閱。2.涉及公司機(jī)密的檔案，查閱申請(qǐng)人還需經(jīng)公司保密管理部門(mén)批準(zhǔn)。3.外部單位因工作需要查閱公司GJB檔案，需持有單位介紹信，并經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，由檔案管理部門(mén)指定專(zhuān)人陪同查閱。（二）查閱流程1.查閱申請(qǐng)人填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、檔案名稱(chēng)及編號(hào)等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)批準(zhǔn)后，交檔案管理部門(mén)。3.檔案管理部門(mén)根據(jù)申請(qǐng)表提供檔案，并做好查閱登記，記錄查閱時(shí)間、查閱人、查閱內(nèi)容等信息。4.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出庫(kù)房或轉(zhuǎn)借他人。5.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門(mén)，檔案管理人員對(duì)檔案進(jìn)行檢查，確認(rèn)無(wú)誤后辦理歸還手續(xù)。（三）利用規(guī)定1.檔案利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和公司保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。2.如需對(duì)檔案進(jìn)行復(fù)制，需經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并注明復(fù)制用途。3.利用檔案形成的資料、成果等，其知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬按照國(guó)家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。七、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)專(zhuān)家等組成，負(fù)責(zé)對(duì)公司GJB檔案進(jìn)行定期鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)檔案的保管期限、重要性、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案是否仍具有保存價(jià)值。（三）銷(xiāo)毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷(xiāo)毀的檔案進(jìn)行審核，提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，編制檔案銷(xiāo)毀清單。2.檔案銷(xiāo)毀清單經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門(mén)組織實(shí)施銷(xiāo)毀。3.銷(xiāo)毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，確保檔案銷(xiāo)毀徹底。4.銷(xiāo)毀完畢后，監(jiān)銷(xiāo)人應(yīng)在檔案銷(xiāo)毀清單上簽字確認(rèn)，并將銷(xiāo)毀清單歸檔保存。八、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)工作1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)公司GJB檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，編制檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。2.統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，及時(shí)報(bào)送公司領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門(mén)。（二）移交工作1.公司因機(jī)構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)劃轉(zhuǎn)