公司報銷掛賬管理辦法總則目的為了加強公司財務管理，規(guī)范報銷掛賬行為，提高資金使用效率，保障公司資金安全，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和公司實際情況，特制定本管理辦法。適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部所有部門及員工的報銷掛賬業(yè)務。定義報銷掛賬是指員工因公務活動產(chǎn)生費用，在費用發(fā)生后，由于各種原因未能及時辦理報銷手續(xù)，而將費用暫時掛賬處理，待符合報銷條件時再進行報銷的一種財務處理方式。管理職責財務部門1.負責制定和完善報銷掛賬管理制度，并監(jiān)督制度的執(zhí)行。2.審核報銷掛賬申請，確保費用的真實性、合理性和合規(guī)性。3.進行報銷掛賬的賬務處理，及時記錄和反映掛賬情況。4.定期對報銷掛賬情況進行清理和分析，向公司管理層提供相關(guān)報告。業(yè)務部門1.負責本部門員工報銷掛賬業(yè)務的指導和管理。2.審核本部門員工的報銷掛賬申請，確保業(yè)務的真實性和合理性。3.督促本部門員工及時辦理報銷手續(xù)，清理掛賬。員工1.嚴格按照本辦法的規(guī)定辦理報銷掛賬業(yè)務，提供真實、完整的報銷憑證。2.及時辦理報銷手續(xù)，避免長期掛賬。報銷掛賬的范圍和條件范圍1.因公出差產(chǎn)生的差旅費，包括交通費、住宿費、餐飲費等。2.因公接待客戶產(chǎn)生的業(yè)務招待費。3.因公購置辦公用品、設備等物資的費用。4.其他經(jīng)公司批準的因公費用。條件1.費用必須是因公務活動產(chǎn)生，且符合公司的相關(guān)規(guī)定和業(yè)務需求。2.費用發(fā)生后，因客觀原因無法及時辦理報銷手續(xù)，如發(fā)票未到、審批流程未完成等。3.員工必須在費用發(fā)生后的規(guī)定時間內(nèi)提出報銷掛賬申請，并提供相關(guān)的證明材料。報銷掛賬的申請和審批流程申請員工在費用發(fā)生后，如需要進行報銷掛賬，應填寫《報銷掛賬申請表》，詳細說明掛賬的原因、費用金額、預計報銷時間等，并附上相關(guān)的費用憑證復印件。部門審核員工將填寫好的《報銷掛賬申請表》提交給所在部門負責人進行審核。部門負責人應認真審核申請的真實性和合理性，簽署審核意見。財務審核部門審核通過后，員工將申請表提交給財務部門進行審核。財務部門應審核費用的合規(guī)性、憑證的完整性以及掛賬的必要性，簽署審核意見。領導審批財務審核通過后，申請表需提交給公司領導進行審批。公司領導根據(jù)公司的財務狀況和業(yè)務需求，決定是否批準報銷掛賬申請。掛賬處理經(jīng)公司領導審批通過后，財務部門將對報銷掛賬申請進行賬務處理，將費用掛賬到員工的個人名下。報銷掛賬的期限和清理期限1.一般情況下，報銷掛賬的期限不得超過[X]個月。特殊情況需要延長掛賬期限的，員工應提前向財務部門提出申請，并經(jīng)公司領導批準。2.對于超過掛賬期限仍未辦理報銷手續(xù)的，財務部門將暫停該員工的報銷業(yè)務，并督促其盡快清理掛賬。清理1.員工應在掛賬期限內(nèi)及時辦理報銷手續(xù)，清理掛賬。報銷時，應提供完整的費用憑證原件，并按照公司的報銷流程進行審批。2.財務部門應定期對報銷掛賬情況進行清理，對于超過掛賬期限仍未清理的掛賬，應及時與相關(guān)員工和部門進行溝通，了解情況并督促清理。3.對于因員工離職等原因無法清理的掛賬，財務部門應按照公司的相關(guān)規(guī)定進行處理。報銷掛賬的賬務處理掛賬時的賬務處理財務部門在辦理報銷掛賬時，應根據(jù)費用的性質(zhì)和用途，將費用計入相應的會計科目，并在“其他應收款”科目下設置“個人報銷掛賬”明細科目進行核算。具體賬務處理如下：借：相關(guān)費用科目貸：其他應收款——個人報銷掛賬報銷時的賬務處理員工辦理報銷手續(xù)后，財務部門應根據(jù)報銷金額，沖減“其他應收款——個人報銷掛賬”科目，并進行相應的賬務處理。具體賬務處理如下：借：其他應收款——個人報銷掛賬貸：庫存現(xiàn)金/銀行存款監(jiān)督和檢查內(nèi)部審計公司內(nèi)部審計部門應定期對報銷掛賬業(yè)務進行審計，檢查報銷掛賬的審批流程、賬務處理等是否符合本辦法的規(guī)定，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。財務監(jiān)督財務部門應加強對報銷掛賬業(yè)務的日常監(jiān)督，定期對掛賬情況進行分析和評估，及時發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題。員工監(jiān)督公司鼓勵員工對報銷掛賬業(yè)務進行監(jiān)督，如發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為，可向公司相關(guān)部門舉報。違規(guī)處理對員工的處理1.對于提供虛假報銷憑證、虛報費用等違規(guī)行為，一經(jīng)查實，公司將按照相關(guān)規(guī)定給予嚴肅處理，包括但不限于警告、罰款、辭退等。2.對于超過掛賬期限仍未清理掛賬，且無正當理由的員工，公司將暫停其報銷業(yè)務，并從其工資中扣除相應的掛賬金額。對部門的處理對于部門管理不善，導致員工報銷掛賬問題嚴重的，公司將對部門負責人進行問責，并視情節(jié)輕重給予相應的處罰。附則解