高校接待住宿管理辦法一、引言在高校的日常運(yùn)營(yíng)中，經(jīng)常會(huì)有來(lái)自各地的專家學(xué)者、合作單位人員、校友等因?qū)W術(shù)交流、合作洽談、校慶等各類活動(dòng)來(lái)訪。為了給這些訪客提供安全、舒適、有序的住宿環(huán)境，同時(shí)確保學(xué)校資源合理利用，特制定本高校接待住宿管理辦法。希望通過(guò)本辦法的實(shí)施，能夠規(guī)范接待住宿流程，提升接待服務(wù)質(zhì)量，展現(xiàn)高校良好形象。二、適用范圍本辦法適用于因?qū)W校公務(wù)活動(dòng)，由學(xué)校各部門、各學(xué)院邀請(qǐng)并負(fù)責(zé)接待的校外人員的住宿安排。對(duì)于學(xué)生家長(zhǎng)、自行來(lái)訪的校友等非公務(wù)接待范疇的人員，一般不適用本辦法，但學(xué)校有特殊規(guī)定或經(jīng)相關(guān)部門批準(zhǔn)的除外。三、管理職責(zé)劃分（一）后勤管理部門1.負(fù)責(zé)學(xué)校接待住宿場(chǎng)所的整體規(guī)劃、建設(shè)與維護(hù)，確保住宿設(shè)施符合安全、衛(wèi)生等相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。2.統(tǒng)籌安排接待住宿房源，制定房源分配計(jì)劃，并根據(jù)實(shí)際需求進(jìn)行動(dòng)態(tài)調(diào)整。3.建立接待住宿場(chǎng)所的日常管理制度，包括但不限于客房服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、安全保衛(wèi)制度、衛(wèi)生清潔規(guī)范等，并監(jiān)督執(zhí)行。4.負(fù)責(zé)接待住宿費(fèi)用的核算與管理，制定合理的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，并按照學(xué)校財(cái)務(wù)規(guī)定進(jìn)行收費(fèi)與結(jié)算。（二）各邀請(qǐng)部門/學(xué)院1.負(fù)責(zé)提前對(duì)接待住宿需求進(jìn)行申報(bào)，詳細(xì)說(shuō)明訪客信息（姓名、單位、職務(wù)、聯(lián)系方式等）、來(lái)訪事由、預(yù)計(jì)住宿時(shí)間等。2.協(xié)助后勤管理部門做好訪客入住與退房相關(guān)工作，如引導(dǎo)訪客辦理手續(xù)、反饋訪客意見等。3.對(duì)本部門/學(xué)院邀請(qǐng)?jiān)L客的住宿行為進(jìn)行監(jiān)督與管理，確保訪客遵守學(xué)校相關(guān)規(guī)定。（三）財(cái)務(wù)部門1.審核接待住宿費(fèi)用的合理性，確保費(fèi)用支出符合學(xué)校財(cái)務(wù)制度和相關(guān)法律法規(guī)。2.負(fù)責(zé)接待住宿費(fèi)用的報(bào)銷與結(jié)算工作，按照規(guī)定流程處理相關(guān)賬務(wù)。四、住宿申請(qǐng)與審批流程（一）申請(qǐng)1.各邀請(qǐng)部門/學(xué)院應(yīng)至少提前[X]個(gè)工作日填寫《高校接待住宿申請(qǐng)表》。表格內(nèi)容需清晰、準(zhǔn)確填寫訪客信息、來(lái)訪事由、預(yù)計(jì)住宿時(shí)間、住宿標(biāo)準(zhǔn)等。2.申請(qǐng)表需由部門/學(xué)院負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，并加蓋部門/學(xué)院公章。（二）審批1.申請(qǐng)表提交至后勤管理部門。后勤管理部門根據(jù)房源情況進(jìn)行審核，如房源充足且申請(qǐng)信息符合規(guī)定，予以批準(zhǔn)；若房源緊張或申請(qǐng)存在問題，及時(shí)與邀請(qǐng)部門/學(xué)院溝通協(xié)調(diào)。2.對(duì)于特殊情況（如重要嘉賓、緊急來(lái)訪等），邀請(qǐng)部門/學(xué)院可通過(guò)電話等方式提前與后勤管理部門溝通，事后及時(shí)補(bǔ)辦申請(qǐng)手續(xù)。五、住宿安排（一）房源選擇1.后勤管理部門根據(jù)審批通過(guò)的申請(qǐng)表，結(jié)合訪客身份、來(lái)訪事由等因素，按照以下原則安排住宿房源：對(duì)于重要專家學(xué)者、合作單位高層領(lǐng)導(dǎo)等，優(yōu)先安排學(xué)校規(guī)格較高的接待賓館或套房。一般訪客根據(jù)實(shí)際房源情況，安排標(biāo)準(zhǔn)間或普通客房。2.盡量集中安排同一批次或同一單位訪客的住宿，方便管理與服務(wù)。（二）入住通知1.后勤管理部門在完成住宿安排后，及時(shí)通知邀請(qǐng)部門/學(xué)院。邀請(qǐng)部門/學(xué)院負(fù)責(zé)告知訪客住宿地點(diǎn)、入住時(shí)間、注意事項(xiàng)等信息。2.我們鼓勵(lì)邀請(qǐng)部門/學(xué)院提前與訪客溝通，了解其特殊需求（如飲食禁忌、無(wú)障礙設(shè)施需求等），并反饋給后勤管理部門，以便提供更貼心的服務(wù)。六、住宿期間管理（一）安全管理1.接待住宿場(chǎng)所應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如監(jiān)控設(shè)備、消防器材等，并確保其正常運(yùn)行。2.后勤管理部門應(yīng)制定安全管理制度，安排專人負(fù)責(zé)安全巡邏，保障訪客生命財(cái)產(chǎn)安全。3.訪客應(yīng)遵守學(xué)校安全規(guī)定，不得在房間內(nèi)使用大功率電器、私拉亂接電線等，共同維護(hù)住宿場(chǎng)所的安全環(huán)境。（二）衛(wèi)生管理1.后勤管理部門應(yīng)按照衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)，定期對(duì)客房進(jìn)行清潔打掃，更換床上用品、洗漱用品等。2.希望訪客能夠保持房間衛(wèi)生整潔，愛護(hù)公共環(huán)境，共同營(yíng)造舒適的住宿氛圍。（三）訪客行為規(guī)范1.訪客應(yīng)遵守學(xué)校作息時(shí)間，不得在住宿場(chǎng)所大聲喧嘩、聚眾鬧事等，以免影響他人休息。2.未經(jīng)許可，訪客不得擅自留宿他人或轉(zhuǎn)讓房間。3.對(duì)于違反學(xué)校規(guī)定的訪客，邀請(qǐng)部門/學(xué)院應(yīng)協(xié)助后勤管理部門進(jìn)行批評(píng)教育，情節(jié)嚴(yán)重的，按照相關(guān)法律法規(guī)處理。七、費(fèi)用管理（一）收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)1.后勤管理部門根據(jù)住宿場(chǎng)所的類型、設(shè)施條件等制定不同檔次的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，并報(bào)學(xué)校審批后執(zhí)行。收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)遵循公平合理、保本微利的原則。2.收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)可根據(jù)市場(chǎng)行情、物價(jià)變動(dòng)等因素適時(shí)調(diào)整，但需提前公示。（二）費(fèi)用承擔(dān)1.一般情況下，訪客住宿費(fèi)用由邀請(qǐng)部門/學(xué)院承擔(dān)。邀請(qǐng)部門/學(xué)院應(yīng)在訪客退房前與后勤管理部門核對(duì)費(fèi)用明細(xì)，并按照學(xué)校財(cái)務(wù)規(guī)定辦理結(jié)算手續(xù)。2.對(duì)于學(xué)校統(tǒng)一安排的重要活動(dòng)，經(jīng)學(xué)校批準(zhǔn)，住宿費(fèi)用可由學(xué)校專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)承擔(dān)。（三）費(fèi)用結(jié)算1.后勤管理部門應(yīng)在訪客退房后及時(shí)提供費(fèi)用清單，邀請(qǐng)部門/學(xué)院確認(rèn)無(wú)誤后，按照學(xué)校財(cái)務(wù)報(bào)銷流程辦理報(bào)銷手續(xù)。2.財(cái)務(wù)部門應(yīng)嚴(yán)格審核費(fèi)用報(bào)銷憑證，確保費(fèi)用支出合規(guī)、合理。八、退房管理（一）退房時(shí)間1.訪客應(yīng)在規(guī)定的退房時(shí)間前辦理退房手續(xù)。一般退房時(shí)間為中午12:00，如有特殊情況需延遲退房，邀請(qǐng)部門/學(xué)院應(yīng)提前與后勤管理部門溝通協(xié)調(diào)。2.延遲退房時(shí)間在12:0018:00之間的，按照半天房費(fèi)收??；超過(guò)18:00的，按照全天房費(fèi)收取。（二）退房手續(xù)1.訪客退房時(shí)，應(yīng)清理個(gè)人物品，歸還房卡及借用的物品。后勤管理部門工作人員應(yīng)及時(shí)查房，檢查房間設(shè)施設(shè)備是否完好、物品是否齊全等。2.如發(fā)現(xiàn)房間設(shè)施設(shè)備損壞或物品缺失，應(yīng)及時(shí)與訪客溝通，按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行賠償處理。3.確認(rèn)無(wú)誤后，后勤管理部門為訪客辦理退房結(jié)算手續(xù)。九、監(jiān)督與評(píng)估（一）監(jiān)督機(jī)制1.學(xué)校成立接待住宿管理監(jiān)督小組，成員包括后勤管理部門、財(cái)務(wù)部門、審計(jì)部門等相關(guān)人員。監(jiān)督小組定期對(duì)接待住宿管理工作進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。2.鼓勵(lì)各部門/學(xué)院和訪客對(duì)接待住宿管理工作進(jìn)行監(jiān)督，如有意見或建議，可通過(guò)書面、電話、電子郵件等方式向后勤管理部門或監(jiān)督小組反饋。（二）評(píng)估與改進(jìn)1.后勤管理部門應(yīng)定期對(duì)接待住宿服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行評(píng)估，通過(guò)問卷調(diào)查、座談會(huì)等方式收集訪客和邀請(qǐng)部門/學(xué)院的意見和建議。2.根據(jù)評(píng)