后勤管理類合同管理辦法一、總則（一）目的為加強公司后勤管理類合同的規(guī)范化管理，防范合同風(fēng)險，維護(hù)公司合法權(quán)益，提高公司經(jīng)濟效益，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司后勤管理活動中涉及的各類合同，包括但不限于物業(yè)管理合同、餐飲服務(wù)合同、辦公用品采購合同、設(shè)備維修保養(yǎng)合同、車輛租賃及服務(wù)合同等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則合同的簽訂、履行、變更、解除等應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)的規(guī)定，確保合同合法有效。2.風(fēng)險防范原則加強合同風(fēng)險評估與防控，對合同條款進(jìn)行全面審查，避免合同糾紛給公司帶來經(jīng)濟損失。3.統(tǒng)一管理原則公司對后勤管理類合同實行統(tǒng)一歸口管理，明確各部門職責(zé)，規(guī)范合同管理流程。4.效益優(yōu)先原則在保障公司利益的前提下，通過合理的合同條款和管理措施，提高公司后勤管理效率，降低運營成本，實現(xiàn)經(jīng)濟效益最大化。二、合同管理職責(zé)分工（一）合同管理部門公司設(shè)立合同管理部門，負(fù)責(zé)后勤管理類合同的統(tǒng)一歸口管理工作。其主要職責(zé)包括：1.制定和完善公司后勤管理類合同管理制度，并組織實施。2.參與合同的起草、審核、簽訂、履行、變更、解除等全過程管理，對合同條款的合法性、完整性、準(zhǔn)確性進(jìn)行審查。3.建立合同臺賬，對合同的簽訂、履行情況進(jìn)行跟蹤記錄，定期統(tǒng)計分析合同執(zhí)行情況。4.協(xié)調(diào)處理合同糾紛，參與合同糾紛的協(xié)商、調(diào)解、仲裁或訴訟活動。5.負(fù)責(zé)合同檔案的整理、歸檔和保管工作，確保合同資料的完整性和安全性。（二）業(yè)務(wù)部門各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)本部門后勤管理類合同的具體承辦工作，其主要職責(zé)包括：1.根據(jù)工作需要，提出簽訂合同的申請，并提供相關(guān)資料和信息。2.負(fù)責(zé)合同的起草工作，確保合同條款符合業(yè)務(wù)實際需求和公司管理要求。3.配合合同管理部門對合同進(jìn)行審核，按照審核意見修改完善合同條款。4.負(fù)責(zé)合同的簽訂、履行、變更、解除等具體工作，及時向合同管理部門反饋合同執(zhí)行情況。5.協(xié)助合同管理部門處理合同糾紛，提供相關(guān)證據(jù)和資料。（三）法務(wù)部門法務(wù)部門負(fù)責(zé)對后勤管理類合同進(jìn)行法律審查，提供法律意見和建議，防范法律風(fēng)險。其主要職責(zé)包括：1.對合同條款的合法性進(jìn)行審查，確保合同不違反法律法規(guī)的強制性規(guī)定。2.對合同可能涉及的法律風(fēng)險進(jìn)行評估，提出防范措施和建議。3.參與合同糾紛的處理，提供法律支持和服務(wù)。（四）財務(wù)部門財務(wù)部門負(fù)責(zé)對合同涉及的財務(wù)條款進(jìn)行審核，監(jiān)督合同的資金收付情況，確保公司財務(wù)安全。其主要職責(zé)包括：1.對合同中的付款方式、付款期限、結(jié)算方式等財務(wù)條款進(jìn)行審核，確保符合公司財務(wù)管理制度。2.負(fù)責(zé)合同款項的收付管理，按照合同約定及時辦理付款手續(xù)，對收款情況進(jìn)行跟蹤核實。3.定期與業(yè)務(wù)部門核對合同款項的收付情況，發(fā)現(xiàn)問題及時溝通協(xié)調(diào)解決。三、合同簽訂管理（一）合同簽訂流程1.業(yè)務(wù)部門根據(jù)工作需要，填寫《合同簽訂申請表》，詳細(xì)說明合同簽訂的必要性、合同標(biāo)的、金額、履行期限等內(nèi)容，并附上相關(guān)資料和信息。2.《合同簽訂申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交合同管理部門。3.合同管理部門對《合同簽訂申請表》及相關(guān)資料進(jìn)行初審，審核通過后，將合同文本交法務(wù)部門進(jìn)行法律審查。4.法務(wù)部門對合同文本進(jìn)行法律審查，提出法律意見和建議。合同管理部門根據(jù)法務(wù)部門的審查意見，組織業(yè)務(wù)部門對合同文本進(jìn)行修改完善。5.合同文本修改完善后，由合同管理部門提交公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，方可簽訂合同。6.合同簽訂前，業(yè)務(wù)部門應(yīng)確保合同對方主體資格合法有效，具備相應(yīng)的履約能力。合同簽訂時，雙方應(yīng)仔細(xì)核對合同條款，確保合同內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將合同副本交合同管理部門備案。（二）合同文本要求1.合同文本應(yīng)使用規(guī)范的漢字和標(biāo)點符號，表述清晰、準(zhǔn)確、完整，避免產(chǎn)生歧義。2.合同條款應(yīng)包括當(dāng)事人的名稱或者姓名和住所、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價款或者報酬、履行期限、地點和方式、違約責(zé)任、解決爭議的方法等主要內(nèi)容。3.對于重要的合同條款，應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)約定，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，避免模糊不清或留有空白。4.合同中應(yīng)明確約定合同的生效條件、變更條件、解除條件等，確保合同的履行和變更、解除等有章可循。（三）授權(quán)委托管理1.簽訂合同需要授權(quán)委托的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)填寫《授權(quán)委托書》，明確授權(quán)范圍、授權(quán)期限、被授權(quán)人等內(nèi)容。2.《授權(quán)委托書》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，方可辦理授權(quán)委托手續(xù)。3.被授權(quán)人應(yīng)在授權(quán)范圍內(nèi)簽訂合同，不得超越授權(quán)范圍行事。授權(quán)期限屆滿或授權(quán)事項完成后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時收回《授權(quán)委托書》。四、合同履行管理（一）合同履行跟蹤1.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照合同約定及時履行合同義務(wù)，并定期向合同管理部門反饋合同履行情況。2.合同管理部門應(yīng)建立合同履行跟蹤臺賬，對合同履行情況進(jìn)行實時跟蹤記錄，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。3.如發(fā)現(xiàn)合同對方未按照合同約定履行義務(wù)，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時與對方溝通協(xié)商，要求對方限期履行義務(wù)。如協(xié)商不成，應(yīng)及時采取措施，維護(hù)公司合法權(quán)益。（二）合同變更管理1.合同履行過程中，如需要變更合同條款，業(yè)務(wù)部門應(yīng)填寫《合同變更申請表》，詳細(xì)說明變更的原因、內(nèi)容、對合同履行的影響等，并附上相關(guān)資料和信息。2.《合同變更申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交合同管理部門。3.合同管理部門對《合同變更申請表》及相關(guān)資料進(jìn)行初審，審核通過后，將合同變更文本交法務(wù)部門進(jìn)行法律審查。4.法務(wù)部門對合同變更文本進(jìn)行法律審查，提出法律意見和建議。合同管理部門根據(jù)法務(wù)部門的審查意見，組織業(yè)務(wù)部門對合同變更文本進(jìn)行修改完善。5.合同變更文本修改完善后，由合同管理部門提交公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，方可辦理合同變更手續(xù)。6.合同變更后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將合同變更情況通知合同對方，并要求對方簽字確認(rèn)。同時，應(yīng)將合同變更副本交合同管理部門備案。（三）合同解除管理1.合同履行過程中，如需要解除合同，業(yè)務(wù)部門應(yīng)填寫《合同解除申請表》，詳細(xì)說明解除合同的原因、依據(jù)、對公司利益的影響等，并附上相關(guān)資料和信息。2.《合同解除申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交合同管理部門。3.合同管理部門對《合同解除申請表》及相關(guān)資料進(jìn)行初審，審核通過后，將合同解除文本交法務(wù)部門進(jìn)行法律審查。4.法務(wù)部門對合同解除文本進(jìn)行法律審查，提出法律意見和建議。合同管理部門根據(jù)法務(wù)部門的審查意見，組織業(yè)務(wù)部門對合同解除文本進(jìn)行修改完善。5.合同解除文本修改完善后，由合同管理部門提交公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，方可辦理合同解除手續(xù)。6.合同解除后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時通知合同對方，并要求對方辦理相關(guān)手續(xù)。同時，應(yīng)將合同解除情況通知財務(wù)部門，辦理相關(guān)財務(wù)結(jié)算手續(xù)。合同解除后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)將合同解除副本交合同管理部門備案。五、合同糾紛管理（一）糾紛預(yù)防1.加強合同簽訂前的審查和風(fēng)險評估，確保合同條款合法、合理、明確，避免潛在的糾紛隱患。2.在合同履行過程中，加強溝通協(xié)調(diào)，及時解決出現(xiàn)的問題，避免矛盾激化。3.定期對合同履行情況進(jìn)行檢查和總結(jié)，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，提高合同管理水平。（二）糾紛處理1.如發(fā)生合同糾紛，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時向合同管理部門報告，并提供相關(guān)證據(jù)和資料。2.合同管理部門應(yīng)會同法務(wù)部門對合同糾紛進(jìn)行分析研究，制定糾紛處理方案。3.根據(jù)糾紛處理方案，業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)與合同對方進(jìn)行協(xié)商、調(diào)解，爭取通過友好協(xié)商解決糾紛。如協(xié)商、調(diào)解不成，可根據(jù)合同約定或相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，申請仲裁或提起訴訟。4.在合同糾紛處理過程中，應(yīng)及時收集、整理相關(guān)證據(jù)，確保公司在糾紛處理中處于有利地位。5.合同糾紛處理結(jié)束后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將糾紛處理情況向合同管理部門反饋，并將相關(guān)資料歸檔保存。六、合同檔案管理（一）檔案收集1.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將合同正本及相關(guān)附件、補充協(xié)議、變更協(xié)議、解除協(xié)議等資料收集齊全，并移交合同管理部門。2.合同履行過程中產(chǎn)生的與合同有關(guān)的文件、資料、信函、會議紀(jì)要、往來款項憑證等，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時整理歸檔，并移交合同管理部門。（二）檔案整理1.合同管理部門收到業(yè)務(wù)部門移交的合同檔案資料后，應(yīng)按照檔案管理的要求進(jìn)行整理。2.對合同檔案資料進(jìn)行分類、編號、裝訂，確保檔案資料的完整性和規(guī)范性。3.建立合同檔案目錄，便于查詢和管理。（三）檔案保管1.合同管理部門應(yīng)設(shè)立專門的合同檔案室，配備必要的檔案保管設(shè)備，確保合同檔案的安全保管。2.合同檔案應(yīng)按照檔案管理的期限要求進(jìn)行保管，定期對檔案進(jìn)行清查盤點，確保檔案資料的完好無損。3.嚴(yán)格限制無關(guān)人員查閱合同檔案，確因工作需要查閱的，應(yīng)按照檔案查閱制度辦理相關(guān)手續(xù)。（四）檔案銷毀1.合同檔案保管期限屆滿后，合同管理部門應(yīng)按照檔案銷毀制度的規(guī)定，對檔案進(jìn)行鑒定和銷毀。2.檔案銷毀前，應(yīng)編制檔案銷毀清單，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.檔案銷毀時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀過程的合規(guī)性和安全性。4.檔案銷毀后，應(yīng)將檔案銷毀清單歸檔保存。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.合同管理部門應(yīng)定期對公司后勤管理類合同的簽訂、履行、變更、解除等情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。2.公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對合同管理情況進(jìn)行審計，重點審查合同的簽訂、履行、資金收付等情況，發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為及時提出審計意見和建議。（二）考核評價1.建立合同管理考核評價制度，對各業(yè)務(wù)部門的合同管理