館藏檔案分級管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)本公司/組織館藏檔案的科學(xué)管理，有效保護(hù)和利用檔案資源，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本公司/組織所收藏的各類檔案的分級管理工作。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵循國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.科學(xué)分類原則：依據(jù)檔案的來源、內(nèi)容、形式等特征進(jìn)行科學(xué)分類，便于管理和查找。3.安全保密原則：確保檔案的安全，防止檔案信息泄露，保障公司/組織的合法權(quán)益。4.便于利用原則：以提高檔案利用效率為目標(biāo)，合理分級，方便檔案的查閱和使用。二、檔案分級標(biāo)準(zhǔn)（一）一級檔案1.涉及公司/組織核心業(yè)務(wù)、重大決策、重要權(quán)益的檔案，如公司章程、重大投資項(xiàng)目文件、知識產(chǎn)權(quán)相關(guān)檔案等。2.具有長期保存價(jià)值，對公司/組織歷史研究、文化傳承有重要意義的檔案，如公司成立以來的重要會議記錄、大事記等。3.包含敏感信息，一旦泄露可能對公司/組織造成重大損失或不良影響的檔案，如商業(yè)機(jī)密、客戶隱私資料等。（二）二級檔案1.與公司/組織主要業(yè)務(wù)活動(dòng)密切相關(guān)，但重要性略低于一級檔案的檔案，如業(yè)務(wù)合同、項(xiàng)目執(zhí)行文件等。2.對公司/組織日常運(yùn)營有一定參考價(jià)值，保存期限相對較長的檔案，如財(cái)務(wù)報(bào)表、人事檔案等。3.涉及公司/組織一般性事務(wù)，具有一定歷史價(jià)值的檔案，如一般性會議紀(jì)要、行政文件等。（三）三級檔案1.公司/組織日常工作中形成的，時(shí)效性較強(qiáng)、保存期限較短的檔案，如一般性通知、臨時(shí)性工作文件等。2.對公司/組織業(yè)務(wù)活動(dòng)影響較小，參考價(jià)值相對有限的檔案，如一般性宣傳資料、培訓(xùn)記錄等。3.重復(fù)或備份性質(zhì)的檔案，其主要功能是為了補(bǔ)充和驗(yàn)證其他檔案信息。三、檔案分級管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案分級管理辦法，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案分級管理工作，確保檔案分類準(zhǔn)確、整理規(guī)范。3.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)等工作，按照分級標(biāo)準(zhǔn)對檔案進(jìn)行分類存放。4.建立檔案信息檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用，根據(jù)不同級別檔案的利用權(quán)限提供相應(yīng)服務(wù)。5.定期對檔案分級管理情況進(jìn)行檢查和評估，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改，不斷提高檔案管理水平。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步分類工作，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。2.按照檔案分級標(biāo)準(zhǔn)，將本部門形成的檔案及時(shí)移交檔案管理部門，并配合檔案管理部門做好檔案的整理和鑒定工作。3.嚴(yán)格遵守檔案利用規(guī)定，根據(jù)工作需要申請查閱檔案，不得擅自查閱、復(fù)制、銷毀檔案。4.加強(qiáng)對本部門人員的檔案管理知識培訓(xùn)，提高檔案意識，確保檔案管理工作順利開展。四、檔案收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，按照檔案形成規(guī)律和歸檔范圍，及時(shí)收集本部門的各類檔案，確保檔案不遺漏、不丟失。2.對于重要檔案或涉及多個(gè)部門的檔案，相關(guān)部門應(yīng)協(xié)同配合，共同做好收集工作。3.檔案收集過程中，應(yīng)注意保持檔案的原始性和完整性，不得隨意涂改、偽造檔案內(nèi)容。（二）整理規(guī)范1.檔案管理部門應(yīng)按照檔案分級標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的檔案進(jìn)行分類整理。整理過程中，應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.檔案應(yīng)按照年度、機(jī)構(gòu)（問題）、保管期限等進(jìn)行分類編號，編制檔案目錄。目錄應(yīng)包含檔案的編號、名稱、日期、保管期限等信息，確保目錄清晰準(zhǔn)確，便于查找。3.對于電子檔案，應(yīng)按照紙質(zhì)檔案的分類方法進(jìn)行分類整理，并建立相應(yīng)的電子目錄，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的對應(yīng)關(guān)系準(zhǔn)確無誤。同時(shí)，要做好電子檔案的存儲和備份工作，防止數(shù)據(jù)丟失。五、檔案鑒定與保管期限確定（一）鑒定原則1.檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、歷史觀點(diǎn)、發(fā)展眼光的原則，確保鑒定結(jié)果客觀準(zhǔn)確。2.鑒定工作應(yīng)充分考慮檔案對公司/組織的現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和歷史保存價(jià)值，綜合判斷檔案的保管期限。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門專家以及檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行定期鑒定，確定檔案的保管期限。（三）保管期限劃分1.一級檔案保管期限為永久。2.二級檔案保管期限一般為[X]年。3.三級檔案保管期限一般為[X]年。（四）鑒定程序1.檔案管理部門定期對到期檔案進(jìn)行清理，提出鑒定意見，填寫檔案鑒定表。2.檔案鑒定小組對檔案管理部門提出的鑒定意見進(jìn)行審核，必要時(shí)可查閱相關(guān)檔案資料，聽取有關(guān)部門和人員的意見。3.根據(jù)審核結(jié)果，確定檔案的保管期限，對失去保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。六、檔案保管（一）保管設(shè)施1.公司/組織應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度控制設(shè)備、消防設(shè)備等，定期對設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。（二）保管方式1.按照檔案分級標(biāo)準(zhǔn)，對不同級別的檔案進(jìn)行分類存放，便于管理和查找。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)排列有序，上架存放；電子檔案應(yīng)存儲在安全可靠的存儲設(shè)備上，并進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放。3.建立檔案保管臺賬，詳細(xì)記錄檔案的入庫、出庫、保管期限、存放位置等信息，定期對檔案進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。（三）安全管理1.嚴(yán)格執(zhí)行檔案庫房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入檔案庫房。2.加強(qiáng)對檔案庫房的安全檢查，定期檢查防火、防潮、防蟲等設(shè)施的運(yùn)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。3.做好檔案的保密工作，對涉及公司/組織機(jī)密的檔案，應(yīng)采取加密存儲、限制查閱等措施，防止檔案信息泄露。七、檔案利用（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循合法、合規(guī)、合理的原則，確保檔案信息的安全和正確使用。2.優(yōu)先滿足公司/組織內(nèi)部工作需要，在確保不影響公司/組織利益的前提下，依法為外部單位或個(gè)人提供檔案利用服務(wù)。（二）利用權(quán)限1.一級檔案：因工作需要查閱一級檔案的，須經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)查閱手續(xù)。涉及公司/組織核心機(jī)密的一級檔案，查閱范圍應(yīng)嚴(yán)格限定，查閱過程應(yīng)進(jìn)行全程監(jiān)控。2.二級檔案：查閱二級檔案的，須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并向檔案管理部門登記備案。3.三級檔案：查閱三級檔案的，可由本部門檔案管理人員自行辦理查閱手續(xù)，但查閱用途應(yīng)符合公司/組織規(guī)定。（三）利用方式1.檔案利用者可在檔案管理部門指定的場所查閱檔案，如需復(fù)制檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理復(fù)制手續(xù)。復(fù)制檔案應(yīng)使用符合檔案保管要求的設(shè)備和材料，確保復(fù)制件與原件一致。2.對于電子檔案，檔案管理部門應(yīng)根據(jù)利用者的需求，提供在線查閱或數(shù)據(jù)拷貝等服務(wù)。提供數(shù)據(jù)拷貝時(shí)，應(yīng)確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性，并對拷貝過程進(jìn)行記錄。（四）利用登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括利用者姓名、單位、利用時(shí)間、利用目的、查閱檔案名稱及數(shù)量等信息。利用登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。2.逐步實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，為公司/組織的決策支持、業(yè)務(wù)協(xié)同等提供有力保障。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對館藏檔案進(jìn)行全面數(shù)字化處理，包括掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)錄入等工作，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合本公司/組織的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。3.安全保障：加強(qiáng)檔案信息化系統(tǒng)的安全防護(hù)，采取數(shù)據(jù)加密、用戶認(rèn)證、訪問控制、備份恢復(fù)等措施，確保檔案信息的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案信息化管理工作，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行和數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確維護(hù)。2.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案信息化管理系統(tǒng)的操作技能，嚴(yán)格按照系統(tǒng)操作規(guī)程進(jìn)行檔案管理工作。3.定期對檔案信息化系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性，及時(shí)處理系統(tǒng)運(yùn)行過程中出現(xiàn)的問題。九、檔案移交與接收（一）移交范圍1.公司/組織內(nèi)部機(jī)構(gòu)調(diào)整、撤銷、合并等原因?qū)е聶n案歸屬發(fā)生變化的，相關(guān)部門應(yīng)按照規(guī)定將檔案移交檔案管理部門。2.公司/組織對外投資、合作、轉(zhuǎn)讓等涉及檔案處置的，應(yīng)按照合同約定或相關(guān)規(guī)定，將檔案移交檔案管理部門或其他指定單位。3.員工離職時(shí)，應(yīng)將個(gè)人保管的屬于公司/組織的檔案全部移交檔案管理部門。（二）移交程序1.檔案移交部門應(yīng)編制檔案移交清單，詳細(xì)列出移交檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息，并與檔案管理部門進(jìn)行核對。2.檔案管理部門對移交的檔案進(jìn)行檢查驗(yàn)收，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)與移交部門溝通解決。驗(yàn)收合格后，雙方在檔案移交清單上簽字確認(rèn)。3.檔案管理部門按照檔案分級管理辦法，對接收的檔案進(jìn)行重新分類整理和保管。（三）接收要求1.檔案管理部門應(yīng)認(rèn)真履行檔案接收職責(zé)，對移交的檔案進(jìn)行嚴(yán)格審查，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。2.對于接收的電子檔案，應(yīng)檢查其數(shù)據(jù)格式、存儲介質(zhì)等是否符合要求，并進(jìn)行數(shù)據(jù)遷移和備份，確保電子檔案的長期可讀可用。十、檔案統(tǒng)計(jì)與統(tǒng)計(jì)分析（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)：包括館藏檔案的總量、各級檔案的數(shù)量、不同年度檔案的數(shù)量等。2.檔案利用情況統(tǒng)計(jì)：如查閱檔案的人次、卷次、利用目的等。3.檔案保管情況統(tǒng)計(jì)：如檔案的完好率、破損情況、丟失情況等。（二）統(tǒng)計(jì)方法1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)臺賬，定期對檔案的相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行收集、整理和記錄。2.采用手工統(tǒng)計(jì)與信息化統(tǒng)計(jì)相結(jié)合的方式，確保統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。（三）統(tǒng)計(jì)分析1.定期對檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，總結(jié)檔案管理工作中的經(jīng)驗(yàn)和問題，為檔案管理決策提供依據(jù)。2.通過統(tǒng)計(jì)分析，評估檔案資源的利用效率，發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中的薄弱環(huán)節(jié)，及時(shí)采取措施加以改進(jìn)。十一、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體公司/組織內(nèi)部審計(jì)部門或其他指定的監(jiān)督機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)對檔案分級管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案分級管理辦法的執(zhí)行情況，包括檔案的分類、整理、鑒定、保管、利用等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定。2.檔案管理部門和各部門的檔案管理職責(zé)履行情況，是否存在檔案管理不善、責(zé)任不落實(shí)等問題。3.檔案安全保密制度的執(zhí)行情況，是否存在檔案信息泄露、丟失、損壞等安全事故。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：監(jiān)督機(jī)構(gòu)定期對檔案分級管理工作進(jìn)行全面檢查，檢查內(nèi)容包括檔案實(shí)體、檔案管理系統(tǒng)、檔案管理制度等方面。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，對部分部門或檔案管理環(huán)節(jié)進(jìn)行不定期抽查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。3.專項(xiàng)檢查：針對檔案管理工作中的重點(diǎn)問