軟件授權(quán)采購(gòu)管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司軟件授權(quán)采購(gòu)行為，加強(qiáng)軟件資產(chǎn)管理，保障公司合法權(quán)益，提高軟件使用效益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司及所屬各部門(mén)、分支機(jī)構(gòu)在業(yè)務(wù)活動(dòng)中涉及的軟件授權(quán)采購(gòu)相關(guān)事宜。（三）基本原則1.合法性原則嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)以及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保軟件授權(quán)采購(gòu)活動(dòng)合法合規(guī)。2.必要性原則根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求，合理評(píng)估軟件采購(gòu)的必要性，避免盲目采購(gòu)。3.經(jīng)濟(jì)性原則在滿足業(yè)務(wù)需求的前提下，充分考慮軟件價(jià)格、功能、性價(jià)比等因素，降低采購(gòu)成本。4.安全性原則保障采購(gòu)軟件的安全性，包括軟件質(zhì)量、數(shù)據(jù)安全、知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)等方面。二、軟件需求評(píng)估與規(guī)劃（一）需求收集各部門(mén)根據(jù)業(yè)務(wù)開(kāi)展需要，及時(shí)收集軟件使用需求，并填寫(xiě)《軟件需求申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明軟件名稱、功能要求、預(yù)計(jì)使用期限、使用部門(mén)等信息。（二）需求評(píng)估1.由信息技術(shù)部門(mén)牽頭，組織相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)、法務(wù)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)等對(duì)需求進(jìn)行聯(lián)合評(píng)估。2.評(píng)估內(nèi)容包括需求的合理性、必要性、技術(shù)可行性、成本效益等方面。3.根據(jù)評(píng)估結(jié)果，確定是否需要進(jìn)行軟件采購(gòu)以及采購(gòu)的優(yōu)先級(jí)。（三）軟件規(guī)劃1.信息技術(shù)部門(mén)根據(jù)需求評(píng)估結(jié)果，結(jié)合公司整體信息化規(guī)劃，制定年度軟件采購(gòu)規(guī)劃。2.軟件采購(gòu)規(guī)劃應(yīng)明確采購(gòu)軟件的類(lèi)別、預(yù)算、時(shí)間安排等內(nèi)容，并報(bào)公司管理層審批。三、軟件選型與供應(yīng)商選擇（一）選型標(biāo)準(zhǔn)1.功能適用性軟件功能應(yīng)滿足公司業(yè)務(wù)需求，具備良好的用戶體驗(yàn)和操作便捷性。2.技術(shù)先進(jìn)性優(yōu)先選擇采用先進(jìn)技術(shù)架構(gòu)、具有良好擴(kuò)展性的軟件產(chǎn)品。3.穩(wěn)定性與可靠性軟件應(yīng)具備較高的穩(wěn)定性和可靠性，能夠保證公司業(yè)務(wù)的正常運(yùn)行。4.安全性軟件應(yīng)具備完善的安全防護(hù)機(jī)制，保障公司數(shù)據(jù)安全和信息系統(tǒng)安全。5.售后服務(wù)供應(yīng)商應(yīng)具備良好的售后服務(wù)能力，能夠及時(shí)響應(yīng)公司的技術(shù)支持需求。（二）選型流程1.信息技術(shù)部門(mén)根據(jù)軟件采購(gòu)規(guī)劃，發(fā)布軟件選型通知，明確選型要求和時(shí)間節(jié)點(diǎn)。2.供應(yīng)商根據(jù)選型通知要求，提交軟件產(chǎn)品資料、解決方案、報(bào)價(jià)等文件。3.信息技術(shù)部門(mén)組織相關(guān)人員對(duì)供應(yīng)商提交的資料進(jìn)行初步評(píng)審，篩選出符合要求的供應(yīng)商進(jìn)入選型演示環(huán)節(jié)。4.供應(yīng)商進(jìn)行軟件產(chǎn)品演示，相關(guān)人員進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)觀摩和測(cè)試，評(píng)估軟件功能、性能等方面是否滿足需求。5.信息技術(shù)部門(mén)組織相關(guān)部門(mén)對(duì)選型結(jié)果進(jìn)行綜合評(píng)估，確定擬采購(gòu)的軟件產(chǎn)品，并報(bào)公司管理層審批。（三）供應(yīng)商選擇1.建立供應(yīng)商評(píng)估體系，對(duì)供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、技術(shù)實(shí)力、服務(wù)水平等方面進(jìn)行綜合評(píng)估。2.優(yōu)先選擇具有良好口碑、行業(yè)經(jīng)驗(yàn)豐富、資質(zhì)齊全的供應(yīng)商。3.與選定的供應(yīng)商簽訂《軟件采購(gòu)意向書(shū)》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。四、軟件授權(quán)采購(gòu)談判與合同簽訂（一）采購(gòu)談判1.成立采購(gòu)談判小組，由信息技術(shù)部門(mén)、法務(wù)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)等相關(guān)人員組成。2.采購(gòu)談判小組與供應(yīng)商就軟件授權(quán)許可模式、價(jià)格、付款方式、服務(wù)條款等內(nèi)容進(jìn)行談判。3.在談判過(guò)程中，應(yīng)充分了解供應(yīng)商的報(bào)價(jià)構(gòu)成和成本情況，爭(zhēng)取合理的采購(gòu)價(jià)格和條款。4.談判達(dá)成一致意見(jiàn)后，形成《軟件采購(gòu)談判紀(jì)要》。（二）合同簽訂1.根據(jù)采購(gòu)談判結(jié)果，由法務(wù)部門(mén)起草軟件采購(gòu)合同。2.軟件采購(gòu)合同應(yīng)明確軟件名稱、版本、授權(quán)許可模式、數(shù)量、價(jià)格、付款方式、服務(wù)內(nèi)容、知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬、保密條款、違約責(zé)任等條款。3.合同簽訂前，應(yīng)提交公司法務(wù)部門(mén)進(jìn)行合法性審查，確保合同符合法律法規(guī)要求。4.經(jīng)公司管理層審批后，由授權(quán)代表與供應(yīng)商簽訂軟件采購(gòu)合同。五、軟件授權(quán)采購(gòu)執(zhí)行與驗(yàn)收（一）采購(gòu)執(zhí)行1.采購(gòu)部門(mén)根據(jù)軟件采購(gòu)合同，及時(shí)辦理軟件采購(gòu)款項(xiàng)支付手續(xù)。2.信息技術(shù)部門(mén)負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)供應(yīng)商進(jìn)行軟件安裝、調(diào)試、培訓(xùn)等工作，確保軟件能夠正常投入使用。（二）驗(yàn)收管理1.軟件安裝調(diào)試完成后，信息技術(shù)部門(mén)組織相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)、使用人員等進(jìn)行驗(yàn)收。2.驗(yàn)收內(nèi)容包括軟件功能、性能、穩(wěn)定性、安全性等方面是否符合合同要求。3.驗(yàn)收合格后，填寫(xiě)《軟件驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》，并由驗(yàn)收人員簽字確認(rèn)。4.如驗(yàn)收發(fā)現(xiàn)軟件存在問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)通知供應(yīng)商進(jìn)行整改，直至驗(yàn)收合格為止。六、軟件授權(quán)管理（一）授權(quán)登記1.信息技術(shù)部門(mén)負(fù)責(zé)建立軟件授權(quán)臺(tái)賬，詳細(xì)記錄軟件名稱、版本、授權(quán)許可模式、授權(quán)期限、使用部門(mén)等信息。2.對(duì)采購(gòu)的軟件授權(quán)進(jìn)行統(tǒng)一管理，確保授權(quán)合法有效。（二）授權(quán)變更1.如因業(yè)務(wù)需求發(fā)生變化，需要對(duì)軟件授權(quán)進(jìn)行變更，使用部門(mén)應(yīng)填寫(xiě)《軟件授權(quán)變更申請(qǐng)表》，說(shuō)明變更原因、變更內(nèi)容等信息。2.信息技術(shù)部門(mén)對(duì)變更申請(qǐng)進(jìn)行審核，報(bào)公司管理層審批后，辦理授權(quán)變更手續(xù)。（三）授權(quán)終止1.軟件使用期限屆滿或因其他原因不再使用軟件時(shí)，信息技術(shù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)辦理軟件授權(quán)終止手續(xù)。2.對(duì)終止使用的軟件授權(quán)進(jìn)行清理，確保公司軟件資產(chǎn)信息準(zhǔn)確。七、軟件使用與維護(hù)（一）使用管理1.各部門(mén)應(yīng)按照軟件使用說(shuō)明書(shū)和操作規(guī)程，正確使用軟件，不得擅自修改軟件功能或進(jìn)行非法操作。2.加強(qiáng)對(duì)軟件使用人員的培訓(xùn)，提高其操作技能和安全意識(shí)。（二）維護(hù)管理1.信息技術(shù)部門(mén)負(fù)責(zé)建立軟件維護(hù)計(jì)劃，定期對(duì)軟件進(jìn)行維護(hù)和更新，確保軟件的正常運(yùn)行。2.及時(shí)處理軟件使用過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，對(duì)重大問(wèn)題應(yīng)及時(shí)組織技術(shù)人員進(jìn)行分析和解決。3.加強(qiáng)與軟件供應(yīng)商的溝通與協(xié)作，及時(shí)獲取軟件升級(jí)補(bǔ)丁和技術(shù)支持。八、軟件資產(chǎn)清查與審計(jì)（一）清查管理1.定期開(kāi)展軟件資產(chǎn)清查工作，確保軟件資產(chǎn)賬實(shí)相符。2.清查內(nèi)容包括軟件名稱、版本、授權(quán)許可模式、使用部門(mén)、使用狀態(tài)等信息。3.對(duì)清查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，及時(shí)進(jìn)行整改，確保軟件資產(chǎn)管理規(guī)范。（二）審計(jì)監(jiān)督1.公司審計(jì)部門(mén)定期對(duì)軟件授權(quán)采購(gòu)、使用、維護(hù)等情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，確保軟件資產(chǎn)管理合法合規(guī)。2.對(duì)審計(jì)中發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為，及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。九、知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)（一）尊重知識(shí)產(chǎn)權(quán)公司應(yīng)尊重軟件供應(yīng)商的知識(shí)產(chǎn)