公司合同印鑒管理辦法一、總則（一）目的為加強公司合同印鑒管理，規(guī)范合同印鑒的使用流程，保障公司合法權(quán)益，防范經(jīng)營風(fēng)險，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司及所屬各部門、子公司在簽訂各類合同、協(xié)議、文件等涉及公司權(quán)利義務(wù)的法律文書時，對合同印鑒的管理。（三）定義1.合同印鑒：指公司用于簽訂合同、協(xié)議等法律文書的印章，包括公司公章、合同專用章、法定代表人章等。2.印鑒保管人：指負責(zé)保管合同印鑒的公司員工。3.用印申請人：指因工作需要申請使用合同印鑒的公司員工。（四）基本原則1.嚴(yán)格審批原則：合同印鑒的使用必須經(jīng)過嚴(yán)格的審批流程，確保用印行為合法、合規(guī)、合理。2.專人保管原則：合同印鑒應(yīng)由專人負責(zé)保管，不得擅自交予他人代管。3.登記備案原則：建立合同印鑒使用登記制度，對每次用印情況進行詳細記錄，以備查詢和追溯。4.安全保密原則：加強合同印鑒的安全保密管理，防止印鑒被盜用、冒用或遺失。二、印鑒的種類及用途（一）公司公章公司公章是公司對外行使權(quán)力的象征，用于簽訂各類合同、協(xié)議、文件等具有法律效力的文書，以及辦理公司對外的重要事務(wù)，如工商登記、稅務(wù)申報、銀行開戶等。（二）合同專用章合同專用章專門用于簽訂公司各類合同、協(xié)議等經(jīng)濟合同類法律文書，表明公司對合同內(nèi)容的認(rèn)可和承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。（三）法定代表人章法定代表人章用于特定的合同或文件上，代表公司法定代表人行使職權(quán)，如在一些需要法定代表人簽字的合同補充協(xié)議、授權(quán)委托書等文件上使用。三、印鑒的刻制與啟用（一）印鑒刻制1.公司公章、合同專用章、法定代表人章的刻制，須由公司行政管理部門根據(jù)公司實際需要，提出申請，經(jīng)公司法定代表人批準(zhǔn)后，由行政管理部門統(tǒng)一辦理。2.刻制印鑒時，應(yīng)選擇具有合法資質(zhì)的印章刻制單位，并簽訂委托刻制合同，明確雙方的權(quán)利義務(wù)。3.印章刻制單位應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定和公司要求，嚴(yán)格規(guī)范刻制印鑒，確保印鑒的質(zhì)量和安全性。（二）印鑒啟用1.新刻制的印鑒啟用前，行政管理部門應(yīng)填寫《印鑒啟用申請表》，詳細注明印鑒名稱、啟用日期、使用范圍等信息，報公司法定代表人批準(zhǔn)。2.經(jīng)批準(zhǔn)后，行政管理部門應(yīng)將印鑒啟用情況在公司內(nèi)部進行公告，并通知相關(guān)部門和人員。3.印鑒啟用后，原舊印鑒應(yīng)及時交回行政管理部門封存或銷毀，并做好相應(yīng)的記錄。四、印鑒的保管（一）保管人員職責(zé)1.印鑒保管人應(yīng)妥善保管合同印鑒，確保印鑒存放安全，防止印鑒被盜用、冒用或遺失。2.印鑒保管人應(yīng)嚴(yán)格遵守印鑒使用規(guī)定，不得擅自將印鑒交予他人使用，不得在空白合同、協(xié)議或文件上加蓋印鑒。3.印鑒保管人應(yīng)定期對印鑒進行檢查，如發(fā)現(xiàn)印鑒損壞、變形或其他異常情況，應(yīng)及時報告行政管理部門，并按照公司規(guī)定進行處理。4.印鑒保管人因工作調(diào)動或其他原因不再負責(zé)印鑒保管工作時，應(yīng)及時辦理印鑒交接手續(xù)，確保印鑒安全交接。（二）保管方式1.公司公章、合同專用章應(yīng)存放在專門的保險柜中，并配備必要的防盜、防火、防潮等設(shè)施。2.法定代表人章可由法定代表人本人或其授權(quán)的專人保管，但應(yīng)建立相應(yīng)的保管制度，確保印章使用安全。3.印鑒保管人應(yīng)將印鑒保管情況記錄在案，包括印鑒存放地點、開啟時間、使用情況等，以備查詢和追溯。五、印鑒的使用（一）使用流程1.用印申請人填寫《合同印鑒使用申請表》，詳細注明用印事項、合同名稱、合同編號、用印份數(shù)、用印日期等信息，并簽字確認(rèn)。2.用印申請人將填寫好的《合同印鑒使用申請表》提交給本部門負責(zé)人審核，部門負責(zé)人應(yīng)根據(jù)工作實際情況，對用印事項的真實性、合法性、合理性進行審核，并簽字確認(rèn)。3.經(jīng)部門負責(zé)人審核通過后，用印申請人將《合同印鑒使用申請表》提交給公司行政管理部門進行審批。行政管理部門應(yīng)重點審核用印事項是否符合公司規(guī)定和相關(guān)法律法規(guī)要求，審批通過后簽字確認(rèn)。4.對于涉及重大合同、重要事項或金額較大的用印申請，還需提交公司法定代表人或其授權(quán)的高級管理人員進行審批。5.印鑒保管人在收到經(jīng)審批通過的《合同印鑒使用申請表》后，應(yīng)仔細核對申請表上的各項信息，確保無誤后，方可在合同、協(xié)議或文件上加蓋印鑒。6.印鑒加蓋完畢后，印鑒保管人應(yīng)在《合同印鑒使用申請表》上填寫實際用印情況，包括用印時間、印鑒名稱、用印份數(shù)等，并簽字確認(rèn)。7.用印申請人在領(lǐng)取加蓋印鑒的合同、協(xié)議或文件時，應(yīng)在《合同印鑒使用申請表》上簽字確認(rèn)，并妥善保管相關(guān)文件。（二）使用范圍1.合同印鑒只能用于簽訂公司與外部單位或個人之間的各類合同、協(xié)議、文件等具有法律效力的文書，不得用于其他任何非公司業(yè)務(wù)相關(guān)的用途。2.嚴(yán)禁在空白合同、協(xié)議或文件上加蓋合同印鑒。如因特殊情況需要在空白合同上加蓋印鑒的，必須經(jīng)公司法定代表人或其授權(quán)的高級管理人員批準(zhǔn)，并在合同上注明具體的填寫內(nèi)容和有效期限。（三）使用限制1.未經(jīng)公司法定代表人或其授權(quán)的高級管理人員批準(zhǔn)，任何人不得擅自使用合同印鑒簽訂合同或其他法律文書。2.嚴(yán)禁將合同印鑒外借他人使用，如因工作需要確需外借的，必須經(jīng)公司法定代表人或其授權(quán)的高級管理人員批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)的借用手續(xù)，明確借用期限和歸還時間。3.用印申請人應(yīng)嚴(yán)格按照審批通過的用印事項和范圍使用印鑒，不得擅自更改用印內(nèi)容或擴大用印范圍。六、印鑒的變更與注銷（一）印鑒變更1.因公司名稱變更、法定代表人變更、經(jīng)營范圍變更等原因需要變更合同印鑒的，行政管理部門應(yīng)及時填寫《印鑒變更申請表》，詳細注明變更原因、變更內(nèi)容等信息，并提交公司法定代表人批準(zhǔn)。2.經(jīng)批準(zhǔn)后，行政管理部門應(yīng)按照公司規(guī)定辦理印鑒變更手續(xù)，包括重新刻制印鑒、啟用新印鑒、封存或銷毀舊印鑒等，并做好相應(yīng)的記錄。3.印鑒變更后，行政管理部門應(yīng)及時通知相關(guān)部門和人員，確保公司內(nèi)部及外部相關(guān)方了解印鑒變更情況。（二）印鑒注銷1.因公司注銷、合并、分立等原因需要注銷合同印鑒的，行政管理部門應(yīng)填寫《印鑒注銷申請表》，詳細注明注銷原因、印鑒名稱等信息，并提交公司法定代表人批準(zhǔn)。2.經(jīng)批準(zhǔn)后，行政管理部門應(yīng)按照公司規(guī)定辦理印鑒注銷手續(xù)，包括將印鑒交回原刻制單位銷毀或由公司自行封存保管等，并做好相應(yīng)的記錄。3.印鑒注銷后，行政管理部門應(yīng)及時通知相關(guān)部門和人員，停止使用該印鑒。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司行政管理部門負責(zé)對合同印鑒的管理情況進行定期檢查和不定期抽查，確保印鑒管理工作符合公司規(guī)定和相關(guān)法律法規(guī)要求。2.公司審計部門負責(zé)對合同印鑒的使用情況進行審計監(jiān)督，檢查印鑒使用是否合規(guī)、審批流程是否健全、登記記錄是否完整等，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。3.公司各部門應(yīng)積極配合行政管理部門和審計部門的監(jiān)督檢查工作，如實提供相關(guān)資料和信息。（二）外部監(jiān)督1.公司應(yīng)接受政府有關(guān)部門、行業(yè)監(jiān)管機構(gòu)等外部單位的監(jiān)督檢查，積極配合相關(guān)工作，及時整改發(fā)現(xiàn)的問題。2.對于外部監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的合同印鑒管理問題，公司應(yīng)高度重視，認(rèn)真分析原因，采取有效措施加以整改，避免類似問題再次發(fā)生。八、責(zé)任追究（一）違規(guī)責(zé)任1.對于違反本辦法規(guī)定，擅自使用合同印鑒、未經(jīng)審批用印、超范圍用印、外借印鑒等行為，公司將視情節(jié)輕重，對相關(guān)責(zé)任人給予批評教育、警告、罰款、降職、撤職等處分。2.因違規(guī)使用合同印鑒給公司造成經(jīng)濟損失或其他不良影響的，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。（二）保管責(zé)任1.印鑒保管人因保管不善，導(dǎo)致印鑒被盜用、冒用或遺失的，應(yīng)立即采取措施防止損失擴大，并及時向公司報告。公司將視情節(jié)輕重，對印鑒保