案件信息化管理暫行辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司/組織案件管理的信息化建設(shè)，提高案件處理效率和質(zhì)量，規(guī)范案件信息的收集、存儲(chǔ)、使用和管理，保障公司/組織合法權(quán)益，特制定本暫行辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織內(nèi)各類案件的信息化管理，包括但不限于法律糾紛案件、合同糾紛案件、勞動(dòng)爭(zhēng)議案件等。（三）基本原則1.合法性原則：案件信息化管理應(yīng)符合國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求，確保信息的合法性、真實(shí)性和完整性。2.準(zhǔn)確性原則：案件信息的錄入、存儲(chǔ)和使用應(yīng)準(zhǔn)確無誤，避免因信息錯(cuò)誤導(dǎo)致的決策失誤和工作延誤。3.安全性原則：加強(qiáng)案件信息的安全管理，采取必要的技術(shù)手段和管理措施，防止信息泄露、篡改和丟失。4.高效性原則：利用信息化技術(shù)提高案件處理效率，優(yōu)化工作流程，實(shí)現(xiàn)案件管理的規(guī)范化、科學(xué)化和智能化。（四）職責(zé)分工1.案件管理部門負(fù)責(zé)制定和完善案件信息化管理制度和流程。組織案件信息的收集、整理、錄入和存儲(chǔ)工作。對(duì)案件信息進(jìn)行分析和統(tǒng)計(jì)，為公司/組織決策提供支持。負(fù)責(zé)與相關(guān)部門和外部機(jī)構(gòu)的溝通協(xié)調(diào)，確保案件信息化管理工作的順利進(jìn)行。2.信息技術(shù)部門負(fù)責(zé)案件信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)、維護(hù)和升級(jí)。提供技術(shù)支持和培訓(xùn)，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行和使用人員的熟練操作。保障案件信息系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全和數(shù)據(jù)安全。3.其他相關(guān)部門按照本辦法的要求，及時(shí)提供和更新本部門涉及的案件信息。配合案件管理部門做好案件信息化管理的相關(guān)工作。二、案件信息收集（一）信息來源1.內(nèi)部渠道各部門在業(yè)務(wù)活動(dòng)中發(fā)現(xiàn)的案件線索，應(yīng)及時(shí)向案件管理部門報(bào)告。公司/組織內(nèi)部的審計(jì)、監(jiān)察等部門在工作中發(fā)現(xiàn)的涉及案件的問題，應(yīng)將相關(guān)信息移送案件管理部門。2.外部渠道收到的法院傳票、仲裁通知書等法律文書。與外部機(jī)構(gòu)（如律師事務(wù)所、公證處等）溝通獲取的案件相關(guān)信息。媒體報(bào)道、網(wǎng)絡(luò)輿情等涉及公司/組織的案件信息。（二）信息收集要求1.全面性：收集的案件信息應(yīng)涵蓋案件的各個(gè)方面，包括案件基本情況、當(dāng)事人信息、案件進(jìn)展情況、證據(jù)材料等。2.及時(shí)性：對(duì)于新發(fā)現(xiàn)的案件信息，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)及時(shí)收集并錄入系統(tǒng)，確保信息的時(shí)效性。3.準(zhǔn)確性：收集的信息應(yīng)真實(shí)可靠，經(jīng)過核實(shí)和確認(rèn)，避免虛假信息的錄入。（三）信息收集流程1.案件線索發(fā)現(xiàn)后，相關(guān)部門或人員應(yīng)填寫《案件信息收集表》，詳細(xì)記錄案件線索的來源、基本情況等信息。2.將《案件信息收集表》提交給案件管理部門。3.案件管理部門對(duì)收到的信息進(jìn)行初步審核，對(duì)于符合要求的信息，安排專人進(jìn)行詳細(xì)收集和整理。4.收集人員通過查閱文件、詢問當(dāng)事人、調(diào)查取證等方式，獲取案件的相關(guān)證據(jù)材料，并進(jìn)行分類整理。5.將收集到的案件信息和證據(jù)材料錄入案件信息化管理系統(tǒng)。三、案件信息存儲(chǔ)（一）存儲(chǔ)方式案件信息應(yīng)采用電子存儲(chǔ)和紙質(zhì)存儲(chǔ)相結(jié)合的方式。電子存儲(chǔ)應(yīng)使用專門的案件信息化管理系統(tǒng)，按照案件類別、時(shí)間等進(jìn)行分類存儲(chǔ)；紙質(zhì)存儲(chǔ)應(yīng)將案件相關(guān)文件、證據(jù)材料等進(jìn)行整理歸檔，建立紙質(zhì)檔案。（二）存儲(chǔ)要求1.電子存儲(chǔ)確保案件信息化管理系統(tǒng)的穩(wěn)定性和可靠性，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)丟失。對(duì)案件信息進(jìn)行加密存儲(chǔ)，設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保信息的安全性。按照規(guī)定的格式和標(biāo)準(zhǔn)錄入案件信息，保證信息的規(guī)范性和一致性。2.紙質(zhì)存儲(chǔ)建立完善的紙質(zhì)檔案管理制度，對(duì)檔案的收集、整理、歸檔、保管和查閱等環(huán)節(jié)進(jìn)行規(guī)范。檔案應(yīng)分類存放，便于查找和使用。同時(shí)，應(yīng)做好防潮、防火、防蟲等保護(hù)措施。對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行編號(hào)管理，建立檔案索引，方便快速查閱。（三）存儲(chǔ)期限案件信息的存儲(chǔ)期限應(yīng)根據(jù)法律法規(guī)和公司/組織的實(shí)際情況確定。一般情況下，案件處理完畢后，相關(guān)信息應(yīng)至少保存[X]年。對(duì)于涉及重要事項(xiàng)或可能存在后續(xù)法律風(fēng)險(xiǎn)的案件，存儲(chǔ)期限應(yīng)適當(dāng)延長。四、案件信息使用（一）使用范圍案件信息主要用于公司/組織內(nèi)部的案件處理、決策支持、風(fēng)險(xiǎn)防范等工作。未經(jīng)授權(quán)，不得將案件信息提供給外部機(jī)構(gòu)或個(gè)人。（二）使用權(quán)限1.案件管理部門人員：具有全面查閱和使用案件信息的權(quán)限，可根據(jù)工作需要進(jìn)行信息的分析、統(tǒng)計(jì)和報(bào)告。2.相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員：根據(jù)工作需要，經(jīng)案件管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可查閱與其業(yè)務(wù)相關(guān)的案件信息。3.公司/組織管理層：具有查閱重要案件信息的權(quán)限，以便了解案件進(jìn)展情況，做出決策。（三）使用流程1.使用人員登錄案件信息化管理系統(tǒng)，按照權(quán)限查詢所需案件信息。2.如需獲取紙質(zhì)檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)審批后到檔案管理部門查閱。3.使用人員應(yīng)對(duì)查閱的案件信息進(jìn)行妥善保管，不得擅自復(fù)制、傳播或泄露。4.使用完畢后，應(yīng)及時(shí)退出系統(tǒng)或歸還紙質(zhì)檔案。（四）信息共享在確保信息安全和符合法律法規(guī)要求的前提下，案件管理部門可根據(jù)工作需要，與公司/組織內(nèi)部其他部門進(jìn)行案件信息共享。信息共享應(yīng)遵循以下原則：1.必要性原則：共享的信息應(yīng)是工作必需的，避免過度共享。2.授權(quán)原則：信息共享需經(jīng)雙方部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并簽訂信息共享協(xié)議。3.保密原則：共享信息的部門應(yīng)采取必要的保密措施，防止信息泄露。五、案件信息分析與統(tǒng)計(jì)（一）分析內(nèi)容1.案件趨勢(shì)分析：通過對(duì)案件發(fā)生數(shù)量、類型、分布等情況的分析，預(yù)測(cè)案件發(fā)展趨勢(shì)，為公司/組織提前做好應(yīng)對(duì)準(zhǔn)備。2.案件原因分析：深入分析案件發(fā)生的原因，包括內(nèi)部管理漏洞、外部環(huán)境變化等，提出改進(jìn)措施和建議。3.案件處理結(jié)果分析：對(duì)已處理的案件進(jìn)行分析，評(píng)估處理結(jié)果的合理性和有效性，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。（二）統(tǒng)計(jì)指標(biāo)1.案件數(shù)量：按年度、季度、月度統(tǒng)計(jì)各類案件的發(fā)生數(shù)量。2.案件類型：統(tǒng)計(jì)不同類型案件的數(shù)量占比，如合同糾紛案件、勞動(dòng)爭(zhēng)議案件等。3.案件處理進(jìn)度：統(tǒng)計(jì)已立案案件、正在處理案件、已結(jié)案案件的數(shù)量及占比。4.案件處理結(jié)果：統(tǒng)計(jì)勝訴、敗訴、和解等不同處理結(jié)果的案件數(shù)量及占比。（三）分析與統(tǒng)計(jì)方法1.利用案件信息化管理系統(tǒng)提供的數(shù)據(jù)分析功能，對(duì)案件信息進(jìn)行自動(dòng)統(tǒng)計(jì)和分析。2.定期召開案件分析會(huì)議，組織相關(guān)人員對(duì)案件情況進(jìn)行討論和分析，形成分析報(bào)告。3.根據(jù)分析結(jié)果，繪制圖表、撰寫報(bào)告，直觀反映案件情況，為公司/組織決策提供依據(jù)。六、案件信息化管理系統(tǒng)維護(hù)與安全管理（一）系統(tǒng)維護(hù)1.信息技術(shù)部門應(yīng)定期對(duì)案件信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行檢查、維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。2.及時(shí)處理系統(tǒng)運(yùn)行過程中出現(xiàn)的故障和問題，保障案件信息的準(zhǔn)確性和完整性。3.根據(jù)公司/組織業(yè)務(wù)發(fā)展和案件管理的需要，對(duì)系統(tǒng)功能進(jìn)行優(yōu)化和完善。（二）安全管理1.建立健全案件信息化管理系統(tǒng)的安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)系統(tǒng)的安全防護(hù)。2.采用防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)等技術(shù)手段，防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊和非法訪問。3.對(duì)系統(tǒng)用戶進(jìn)行權(quán)限管理，設(shè)置不同的登錄密碼和操作權(quán)限，防止信息泄露和濫用。4.定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行安全評(píng)估和漏洞掃描，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并修復(fù)安全隱患。5.制定數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)計(jì)劃，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，確保在系統(tǒng)故障或數(shù)據(jù)丟失時(shí)能夠及時(shí)恢復(fù)。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司/組織內(nèi)部審計(jì)、監(jiān)察等部門應(yīng)定期對(duì)案件信息化管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保各項(xiàng)制度和流程的執(zhí)行情況。2.檢查內(nèi)容包括案件信息的收集、存儲(chǔ)、使用、分析與統(tǒng)計(jì)等環(huán)節(jié)，以及系統(tǒng)維護(hù)和安全管理情況。3.對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)提出整改意見，要求相關(guān)部門限期整改。（二）考核評(píng)價(jià)1.建立案件信息化管理工作考核評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)各部門和相關(guān)人員的工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。2.考核指