檔案信息電子化管理辦法一、總則（一）目的為了適應(yīng)公司/組織信息化發(fā)展的需要，規(guī)范檔案信息電子化管理工作，提高檔案管理效率和服務(wù)水平，確保檔案信息的真實性、完整性、安全性和可用性，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織各部門及所屬單位的檔案信息電子化管理工作。（三）基本原則1.統(tǒng)一管理原則。公司/組織設(shè)立統(tǒng)一的檔案信息電子化管理機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)全公司/組織的檔案信息電子化管理工作。2.規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)原則。遵循國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定統(tǒng)一的檔案信息電子化管理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案信息的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理。3.安全保密原則。建立健全檔案信息安全保密制度，采取有效的安全保密措施，確保檔案信息的安全保密。4.便捷高效原則。充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段，優(yōu)化檔案信息管理流程，提高檔案信息管理效率和服務(wù)水平，為公司/組織各項工作提供便捷高效的檔案信息支持。二、管理機(jī)構(gòu)與職責(zé)（一）檔案信息電子化管理領(lǐng)導(dǎo)小組成立公司/組織檔案信息電子化管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由公司/組織主要領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長，各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人為成員。領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)審定檔案信息電子化管理工作的方針政策、發(fā)展規(guī)劃和重大事項，協(xié)調(diào)解決檔案信息電子化管理工作中的重大問題。（二）檔案信息電子化管理部門設(shè)立檔案信息電子化管理部門，負(fù)責(zé)具體實施公司/組織的檔案信息電子化管理工作。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善公司/組織檔案信息電子化管理的各項規(guī)章制度。2.負(fù)責(zé)公司/組織檔案信息電子化管理系統(tǒng)的建設(shè)、維護(hù)和管理，確保系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運(yùn)行。3.負(fù)責(zé)公司/組織各類檔案信息的收集、整理、掃描、錄入、存儲、檢索、利用等工作，實現(xiàn)檔案信息的電子化管理。4.負(fù)責(zé)公司/組織檔案信息的安全保密工作，制定安全保密制度，采取安全保密措施，防止檔案信息的泄露、篡改和丟失。5.負(fù)責(zé)對公司/組織各部門及所屬單位的檔案信息電子化管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期組織開展檔案信息電子化管理工作的培訓(xùn)和考核。6.負(fù)責(zé)與上級主管部門、檔案行政管理部門及其他相關(guān)單位的溝通協(xié)調(diào)，及時了解和掌握檔案信息電子化管理工作的最新政策法規(guī)和發(fā)展動態(tài)。（三）各部門及所屬單位職責(zé)各部門及所屬單位負(fù)責(zé)本部門及所屬單位檔案信息的收集、整理、移交等工作，并指定專人負(fù)責(zé)與檔案信息電子化管理部門的對接，確保檔案信息的及時、準(zhǔn)確、完整移交。同時，各部門及所屬單位應(yīng)積極配合檔案信息電子化管理部門開展檔案信息電子化管理工作，按照要求提供相關(guān)資料和數(shù)據(jù)。三、檔案信息收集與整理（一）收集范圍公司/組織各部門及所屬單位應(yīng)按照國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，以及公司/組織檔案管理的相關(guān)規(guī)定，及時收集本部門及所屬單位在各項工作活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、聲像等不同載體形式的檔案信息。具體收集范圍包括但不限于：1.行政管理類檔案：包括公司/組織的各類文件、會議紀(jì)要、工作計劃、工作總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、財務(wù)檔案等。2.業(yè)務(wù)管理類檔案：包括公司/組織在生產(chǎn)、經(jīng)營、科研、技術(shù)、質(zhì)量、安全等業(yè)務(wù)活動中形成的各類文件、合同、協(xié)議、報表、圖紙、技術(shù)資料等。3.項目建設(shè)類檔案：包括公司/組織各類建設(shè)項目從項目前期論證、立項、設(shè)計、施工、監(jiān)理到竣工驗收等全過程中形成的各類文件、資料、圖紙、聲像等。4.設(shè)備儀器類檔案：包括公司/組織購置的各類設(shè)備儀器的采購合同、使用說明書、操作規(guī)程、維修記錄、保養(yǎng)記錄等。5.聲像類檔案：包括公司/組織在各項工作活動中形成的照片、錄音、錄像等聲像資料。6.電子文件類檔案：包括公司/組織在信息化建設(shè)過程中形成的各類電子文件，如辦公自動化系統(tǒng)生成的文件、電子郵件、數(shù)據(jù)庫文件等。（二）收集要求1.各部門及所屬單位應(yīng)明確檔案信息收集的責(zé)任人，確保檔案信息收集工作的及時、準(zhǔn)確、完整。2.檔案信息收集應(yīng)遵循全面、系統(tǒng)、真實、準(zhǔn)確的原則，確保收集到的檔案信息能夠全面反映公司/組織各項工作活動的真實情況。3.對于重要的檔案信息，應(yīng)及時進(jìn)行備份，防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障、人為破壞等原因?qū)е聶n案信息的丟失。4.各部門及所屬單位應(yīng)定期對收集到的檔案信息進(jìn)行整理，確保檔案信息的分類清晰、編號規(guī)范、目錄完整。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分文件材料的不同價值，便于保管和利用。3.便于計算機(jī)管理和檢索。（四）整理方法1.分類：按照檔案信息的來源、時間、內(nèi)容等因素，將檔案信息分為不同的類別，如行政管理類、業(yè)務(wù)管理類、項目建設(shè)類、設(shè)備儀器類、聲像類、電子文件類等。2.編號：對每一類檔案信息進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于計算機(jī)管理和檢索。3.編目：編制檔案信息的目錄，目錄應(yīng)包括檔案信息的編號、名稱、日期、來源、保管期限等內(nèi)容，確保目錄的完整、準(zhǔn)確。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案信息進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于保管和利用。四、檔案信息掃描與錄入（一）掃描要求1.掃描設(shè)備應(yīng)符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，確保掃描圖像的清晰、完整。2.掃描分辨率應(yīng)不低于300dpi，以保證掃描圖像的質(zhì)量。3.掃描圖像應(yīng)采用黑白二值、灰度、彩色等模式進(jìn)行存儲，具體模式應(yīng)根據(jù)檔案信息的內(nèi)容和用途確定。4.掃描圖像應(yīng)進(jìn)行去噪、去污、糾偏等處理，確保圖像的質(zhì)量。（二）錄入要求1.錄入人員應(yīng)經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，熟悉檔案信息電子化管理系統(tǒng)的操作流程和要求。2.錄入應(yīng)準(zhǔn)確、完整、規(guī)范，確保錄入信息與原始檔案信息一致。3.錄入過程中應(yīng)進(jìn)行數(shù)據(jù)校驗，確保錄入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。4.對于重要的檔案信息，應(yīng)進(jìn)行雙人錄入，確保錄入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。（三）質(zhì)量控制1.建立檔案信息掃描與錄入質(zhì)量抽檢制度，定期對掃描與錄入的檔案信息進(jìn)行抽檢，確保掃描與錄入質(zhì)量。2.對于抽檢中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時進(jìn)行整改，確保檔案信息的質(zhì)量。3.建立檔案信息掃描與錄入質(zhì)量考核制度，對掃描與錄入人員的工作質(zhì)量進(jìn)行考核，確保掃描與錄入工作的質(zhì)量。五、檔案信息存儲與管理（一）存儲方式檔案信息應(yīng)采用電子存儲方式進(jìn)行存儲，存儲設(shè)備應(yīng)采用大容量、高性能、可靠性強(qiáng)的存儲設(shè)備，如磁盤陣列、磁帶庫、光盤庫等。同時，應(yīng)建立異地災(zāi)備中心，定期對檔案信息進(jìn)行備份，確保檔案信息的安全。（二）存儲環(huán)境檔案信息存儲環(huán)境應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)，溫度應(yīng)控制在18℃27℃之間，濕度應(yīng)控制在40%60%之間。同時，應(yīng)采取防火、防潮、防蟲、防盜、防磁等措施，確保檔案信息的安全。（三）存儲管理1.建立檔案信息存儲管理制度，明確檔案信息存儲的責(zé)任人、存儲方式、存儲環(huán)境、存儲期限等內(nèi)容。2.定期對檔案信息進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案信息的完整性和可用性。3.對存儲設(shè)備進(jìn)行定期備份和更新，防止因存儲設(shè)備故障導(dǎo)致檔案信息的丟失。4.建立檔案信息存儲索引，便于檔案信息的檢索和利用。六、檔案信息檢索與利用（一）檢索系統(tǒng)建立檔案信息電子化檢索系統(tǒng)，檢索系統(tǒng)應(yīng)具備快速、準(zhǔn)確、全面的檢索功能，能夠滿足公司/組織各部門及所屬單位對檔案信息的檢索需求。檢索系統(tǒng)應(yīng)采用先進(jìn)的檢索技術(shù)和算法，如全文檢索、智能檢索等，提高檢索效率和準(zhǔn)確性。（二）檢索方式檔案信息檢索方式應(yīng)包括分類檢索、關(guān)鍵詞檢索、全文檢索等多種方式，以滿足不同用戶的檢索需求。同時，應(yīng)提供模糊檢索、精確檢索等功能，方便用戶快速找到所需檔案信息。（三）利用服務(wù)1.建立檔案信息利用服務(wù)制度，明確檔案信息利用的流程、權(quán)限、方式等內(nèi)容。2.為公司/組織各部門及所屬單位提供檔案信息利用服務(wù)，確保用戶能夠及時、準(zhǔn)確地獲取所需檔案信息。3.對檔案信息利用情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計，定期分析檔案信息利用的規(guī)律和趨勢，為公司/組織的決策提供參考依據(jù)。4.加強(qiáng)對檔案信息利用的安全管理，防止檔案信息的泄露和濫用。七、安全保密管理（一）安全保密制度建立健全檔案信息安全保密制度，明確檔案信息安全保密的責(zé)任、措施、流程等內(nèi)容。安全保密制度應(yīng)包括檔案信息訪問控制制度、檔案信息備份制度、檔案信息加密制度、檔案信息安全審計制度等。（二）安全保密措施1.加強(qiáng)對檔案信息電子化管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，采用防火墻、入侵檢測系統(tǒng)、防病毒軟件等安全技術(shù)手段，防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊和病毒入侵。2.對檔案信息訪問進(jìn)行嚴(yán)格的權(quán)限控制，根據(jù)用戶的工作職責(zé)和權(quán)限，設(shè)置不同的訪問級別，確保檔案信息的安全。3.對檔案信息進(jìn)行加密存儲和傳輸，采用加密算法對檔案信息進(jìn)行加密處理，確保檔案信息在存儲和傳輸過程中的安全。4.定期對檔案信息進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在異地災(zāi)備中心，確保在發(fā)生自然災(zāi)害、設(shè)備故障、人為破壞等情況下能夠及時恢復(fù)檔案信息。5.加強(qiáng)對檔案信息安全保密的教育和培訓(xùn)，提高員工的安全保密意識和技能。（三）安全保密監(jiān)督檢查1.建立檔案信息安全保密監(jiān)督檢查制度，定期對檔案信息電子化管理系統(tǒng)的安全保密情況進(jìn)行檢查和評估。2.對檢查中發(fā)現(xiàn)的安全保密問題，應(yīng)及時進(jìn)行整改，確保檔案信息的安全保密。3.對違反檔案信息安全保密制度的行為，應(yīng)依法依規(guī)進(jìn)行處理。八、培訓(xùn)與考核（一）培訓(xùn)內(nèi)容1.檔案管理法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。2.檔案信息電子化管理系統(tǒng)的操作流程和要求。3.檔案信息收集、整理、掃描、錄入、存儲、檢索、利用等環(huán)節(jié)的工作規(guī)范和技能。4.檔案信息安全保密知識和技能。（二）培訓(xùn)方式1.定期組織集中培訓(xùn)，邀請專家進(jìn)行授課，系統(tǒng)講解檔案信息電子化管理的相關(guān)知識和技能。2.開展在線培訓(xùn)，通過公司/組織內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)平臺，提供檔案信息電子化管理的培訓(xùn)課程和學(xué)習(xí)資料，方便員工隨時隨地進(jìn)行學(xué)習(xí)。3.進(jìn)行現(xiàn)場指導(dǎo)，由檔案信息電子化管理部門的工作人員對各部門及所屬單位的檔案信息電子化管理工作進(jìn)行現(xiàn)場指導(dǎo)，及時解決工作中遇到的問題。（三）考核機(jī)制1.建立檔案信息電子化管理工作考核制度，對各部門及所屬單位的檔案信