收取電子發(fā)票管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司電子發(fā)票收取管理，規(guī)范電子發(fā)票業(yè)務(wù)流程，保障公司財(cái)務(wù)信息安全，提高財(cái)務(wù)管理效率，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)中涉及電子發(fā)票的收取、開具、存儲(chǔ)、使用及報(bào)銷等相關(guān)管理工作。（三）基本原則1.合法性原則：電子發(fā)票的管理應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家稅收法律法規(guī)及相關(guān)政策要求，確保公司電子發(fā)票業(yè)務(wù)合法合規(guī)。2.真實(shí)性原則：電子發(fā)票應(yīng)真實(shí)反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容，不得虛開、偽造電子發(fā)票。3.準(zhǔn)確性原則：電子發(fā)票的信息錄入應(yīng)準(zhǔn)確無誤，包括發(fā)票代碼、號(hào)碼、開票日期、購買方信息、銷售方信息、金額、稅額等。4.安全性原則：采取有效措施保障電子發(fā)票數(shù)據(jù)的安全存儲(chǔ)、傳輸和使用，防止數(shù)據(jù)泄露、篡改等風(fēng)險(xiǎn)。5.便捷性原則：在確保合規(guī)和安全的前提下，優(yōu)化電子發(fā)票管理流程，提高工作效率，為公司員工提供便捷的報(bào)銷服務(wù)。二、電子發(fā)票的收取（一）業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)，業(yè)務(wù)部門應(yīng)向銷售方明確索取電子發(fā)票，并確保提供的購買方信息準(zhǔn)確無誤，包括公司名稱、納稅人識(shí)別號(hào)、地址、電話、開戶行及賬號(hào)等。2.收到電子發(fā)票后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將電子發(fā)票原件轉(zhuǎn)發(fā)至財(cái)務(wù)部門，并在郵件主題或備注中注明業(yè)務(wù)事項(xiàng)、發(fā)票號(hào)碼等關(guān)鍵信息，以便財(cái)務(wù)部門準(zhǔn)確識(shí)別和處理。3.對(duì)于電子發(fā)票的真實(shí)性、完整性負(fù)責(zé)，如發(fā)現(xiàn)電子發(fā)票存在問題，應(yīng)及時(shí)與銷售方溝通解決，并向財(cái)務(wù)部門反饋。（二）財(cái)務(wù)部門職責(zé)1.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)接收業(yè)務(wù)部門轉(zhuǎn)發(fā)的電子發(fā)票，并對(duì)電子發(fā)票進(jìn)行初步審核。審核內(nèi)容包括發(fā)票的真實(shí)性、完整性、合規(guī)性等，如發(fā)票信息是否與經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)相符、發(fā)票格式是否符合要求、發(fā)票是否已被紅沖或作廢等。2.對(duì)審核通過的電子發(fā)票，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行登記，建立電子發(fā)票臺(tái)賬，記錄發(fā)票的基本信息、取得日期、業(yè)務(wù)事項(xiàng)、報(bào)銷狀態(tài)等，以便跟蹤管理。3.將審核通過的電子發(fā)票提供給報(bào)銷人員進(jìn)行報(bào)銷，并指導(dǎo)報(bào)銷人員正確填寫報(bào)銷單，確保電子發(fā)票與報(bào)銷單信息一致。（三）電子發(fā)票的獲取方式1.銷售方主動(dòng)推送：銷售方通過電子發(fā)票服務(wù)平臺(tái)將電子發(fā)票信息推送至公司指定的郵箱或其他接收渠道。業(yè)務(wù)部門收到電子發(fā)票后，應(yīng)按照上述業(yè)務(wù)部門職責(zé)要求進(jìn)行處理。2.公司自行下載：公司報(bào)銷人員可通過國(guó)家稅務(wù)總局全國(guó)增值稅發(fā)票查驗(yàn)平臺(tái)（）等官方渠道自行下載電子發(fā)票。下載后，報(bào)銷人員應(yīng)將電子發(fā)票轉(zhuǎn)發(fā)至業(yè)務(wù)部門，并按照上述業(yè)務(wù)部門職責(zé)要求進(jìn)行后續(xù)處理。三、電子發(fā)票的開具（一）開具要求1.公司作為銷售方開具電子發(fā)票時(shí)，應(yīng)確保發(fā)票內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，符合國(guó)家稅收法律法規(guī)及相關(guān)政策要求。2.電子發(fā)票應(yīng)按照規(guī)定的格式和內(nèi)容開具，包括發(fā)票代碼、號(hào)碼、開票日期、購買方信息、銷售方信息、項(xiàng)目名稱、規(guī)格型號(hào)、單位、數(shù)量、單價(jià)、金額、稅額、稅率等。3.開具電子發(fā)票時(shí)，應(yīng)選擇符合國(guó)家規(guī)定的電子發(fā)票服務(wù)平臺(tái)，并確保平臺(tái)的安全性和穩(wěn)定性。（二）開具流程1.業(yè)務(wù)部門根據(jù)實(shí)際經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)情況，填寫電子發(fā)票開具申請(qǐng)單，注明購買方信息、業(yè)務(wù)事項(xiàng)、金額、稅額等內(nèi)容，并提交給財(cái)務(wù)部門審核。2.財(cái)務(wù)部門對(duì)電子發(fā)票開具申請(qǐng)單進(jìn)行審核，審核通過后，在電子發(fā)票服務(wù)平臺(tái)上開具電子發(fā)票，并將電子發(fā)票信息發(fā)送至購買方指定的接收渠道。3.開具電子發(fā)票后，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將電子發(fā)票信息同步至公司電子發(fā)票臺(tái)賬，并將電子發(fā)票原件或打印件提供給業(yè)務(wù)部門存檔。（三）紅字電子發(fā)票開具1.如發(fā)生銷貨退回、開票有誤、應(yīng)稅服務(wù)中止等情形，需要開具紅字電子發(fā)票的，應(yīng)按照國(guó)家稅務(wù)總局的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。2.由銷售方發(fā)起紅字電子發(fā)票開具申請(qǐng)，填寫紅字發(fā)票信息表，注明對(duì)應(yīng)藍(lán)字發(fā)票的代碼、號(hào)碼、開具原因等內(nèi)容，并提交給主管稅務(wù)機(jī)關(guān)審核。3.主管稅務(wù)機(jī)關(guān)審核通過后，銷售方在電子發(fā)票服務(wù)平臺(tái)上開具紅字電子發(fā)票，并將紅字發(fā)票信息同步至公司電子發(fā)票臺(tái)賬。四、電子發(fā)票的存儲(chǔ)（一）存儲(chǔ)方式1.公司應(yīng)建立電子發(fā)票存儲(chǔ)系統(tǒng)，采用電子存儲(chǔ)方式保存電子發(fā)票，確保電子發(fā)票數(shù)據(jù)的安全、完整和可追溯。2.電子發(fā)票存儲(chǔ)系統(tǒng)應(yīng)具備數(shù)據(jù)備份、存儲(chǔ)介質(zhì)管理、數(shù)據(jù)訪問控制等功能，防止電子發(fā)票數(shù)據(jù)丟失、損壞或泄露。（二）存儲(chǔ)期限電子發(fā)票的存儲(chǔ)期限應(yīng)按照國(guó)家稅收法律法規(guī)及相關(guān)政策要求執(zhí)行，一般為10年。存儲(chǔ)期限屆滿后，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀處理。（三）存儲(chǔ)安全管理1.對(duì)電子發(fā)票存儲(chǔ)系統(tǒng)進(jìn)行定期維護(hù)和檢查，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行和數(shù)據(jù)安全。2.設(shè)置不同的用戶權(quán)限，對(duì)電子發(fā)票存儲(chǔ)系統(tǒng)的訪問進(jìn)行嚴(yán)格控制，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問和操作電子發(fā)票數(shù)據(jù)。3.采取數(shù)據(jù)加密、防火墻、入侵檢測(cè)等安全技術(shù)措施，防范網(wǎng)絡(luò)攻擊、數(shù)據(jù)泄露等安全風(fēng)險(xiǎn)。五、電子發(fā)票的使用及報(bào)銷（一）使用規(guī)定1.公司員工在報(bào)銷費(fèi)用時(shí)，應(yīng)按照公司財(cái)務(wù)制度的規(guī)定，使用電子發(fā)票進(jìn)行報(bào)銷。報(bào)銷時(shí)，應(yīng)提供電子發(fā)票原件或打印件，并確保發(fā)票信息與報(bào)銷單信息一致。2.電子發(fā)票打印件應(yīng)采用彩色打印，確保發(fā)票內(nèi)容清晰可讀。打印件上應(yīng)加蓋公司發(fā)票專用章或財(cái)務(wù)專用章，并注明“此件與電子發(fā)票原件一致”字樣。3.對(duì)于重復(fù)報(bào)銷的電子發(fā)票，財(cái)務(wù)部門應(yīng)通過電子發(fā)票臺(tái)賬或其他方式進(jìn)行核實(shí)，如發(fā)現(xiàn)重復(fù)報(bào)銷，應(yīng)拒絕報(bào)銷，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。（二）報(bào)銷流程1.報(bào)銷人員將電子發(fā)票原件或打印件及相關(guān)報(bào)銷憑證整理齊全后，填寫報(bào)銷單，并提交給所在部門負(fù)責(zé)人審批。2.部門負(fù)責(zé)人對(duì)報(bào)銷單進(jìn)行審核，審核通過后，簽字確認(rèn)并提交給財(cái)務(wù)部門。3.財(cái)務(wù)部門對(duì)報(bào)銷單進(jìn)行復(fù)審，重點(diǎn)審核電子發(fā)票的真實(shí)性、完整性、合規(guī)性及報(bào)銷金額的合理性等。復(fù)審?fù)ㄟ^后，辦理報(bào)銷付款手續(xù)。（三）報(bào)銷審核要點(diǎn)1.發(fā)票真實(shí)性審核：通過國(guó)家稅務(wù)總局全國(guó)增值稅發(fā)票查驗(yàn)平臺(tái)等官方渠道對(duì)電子發(fā)票進(jìn)行查驗(yàn)，核實(shí)發(fā)票的真?zhèn)巍?.發(fā)票信息完整性審核：檢查電子發(fā)票的發(fā)票代碼、號(hào)碼、開票日期、購買方信息、銷售方信息、金額、稅額等內(nèi)容是否完整，與報(bào)銷單信息是否一致。3.發(fā)票合規(guī)性審核：審核電子發(fā)票是否符合國(guó)家稅收法律法規(guī)及相關(guān)政策要求，如發(fā)票開具是否規(guī)范、稅率是否正確、發(fā)票是否已被紅沖或作廢等。4.報(bào)銷金額合理性審核：根據(jù)公司財(cái)務(wù)制度和相關(guān)業(yè)務(wù)規(guī)定，審核報(bào)銷金額是否合理，是否存在超標(biāo)準(zhǔn)報(bào)銷等情況。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)電子發(fā)票管理情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查電子發(fā)票的收取、開具、存儲(chǔ)、使用及報(bào)銷等環(huán)節(jié)是否符合本辦法及公司財(cái)務(wù)制度的規(guī)定。2.對(duì)于審計(jì)中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。對(duì)違反規(guī)定的行為，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。（二）外部檢查1.積極配合稅務(wù)機(jī)關(guān)等外部部門對(duì)公司電子發(fā)票管理情況的檢查，如實(shí)提供相關(guān)資料和信息。2.對(duì)于外部檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)整改，并按照要求向稅務(wù)機(jī)關(guān)等外部部門報(bào)送整