提供檢驗(yàn)記錄管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檢驗(yàn)記錄的管理，確保檢驗(yàn)記錄的真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性和可追溯性，規(guī)范檢驗(yàn)工作流程，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部所有涉及產(chǎn)品檢驗(yàn)、過(guò)程檢驗(yàn)、原材料檢驗(yàn)等各類(lèi)檢驗(yàn)活動(dòng)所產(chǎn)生記錄的管理。（三）職責(zé)分工1.質(zhì)量部門(mén)負(fù)責(zé)制定和修訂檢驗(yàn)記錄管理辦法。指導(dǎo)和監(jiān)督各部門(mén)檢驗(yàn)記錄的填寫(xiě)、收集、整理、歸檔和保管工作。定期對(duì)檢驗(yàn)記錄進(jìn)行檢查和審核，確保記錄符合要求。2.各檢驗(yàn)部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)檢驗(yàn)記錄的具體填寫(xiě)、收集、整理和初步審核工作。按照規(guī)定的格式和要求及時(shí)、準(zhǔn)確地記錄檢驗(yàn)數(shù)據(jù)和結(jié)果。確保檢驗(yàn)記錄的完整性和可追溯性，妥善保管本部門(mén)的檢驗(yàn)記錄。3.檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)檢驗(yàn)記錄的集中歸檔和長(zhǎng)期保管工作。建立檢驗(yàn)記錄檔案目錄，便于查詢(xún)和檢索。按照檔案管理規(guī)定，對(duì)檢驗(yàn)記錄進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、裝訂等工作。二、檢驗(yàn)記錄的內(nèi)容要求（一）基本信息1.檢驗(yàn)單號(hào)：具有唯一性，便于識(shí)別和查詢(xún)每次檢驗(yàn)活動(dòng)。2.產(chǎn)品名稱(chēng)、型號(hào)、規(guī)格：明確被檢驗(yàn)產(chǎn)品的具體信息，確保記錄與檢驗(yàn)對(duì)象一致。3.檢驗(yàn)日期：記錄檢驗(yàn)活動(dòng)進(jìn)行的具體時(shí)間。4.檢驗(yàn)部門(mén)：填寫(xiě)負(fù)責(zé)本次檢驗(yàn)的部門(mén)名稱(chēng)。5.檢驗(yàn)人員：簽署執(zhí)行本次檢驗(yàn)的人員姓名。（二）檢驗(yàn)項(xiàng)目及結(jié)果1.詳細(xì)列出檢驗(yàn)項(xiàng)目：應(yīng)涵蓋產(chǎn)品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)或檢驗(yàn)規(guī)程中規(guī)定的所有項(xiàng)目，不得遺漏。2.記錄檢驗(yàn)結(jié)果：對(duì)每個(gè)檢驗(yàn)項(xiàng)目的實(shí)際檢驗(yàn)情況進(jìn)行如實(shí)記錄，結(jié)果應(yīng)明確、具體，例如合格/不合格、具體數(shù)值等。（三）檢驗(yàn)依據(jù)注明本次檢驗(yàn)所依據(jù)的產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)規(guī)程、合同要求等相關(guān)文件編號(hào)及名稱(chēng)，確保檢驗(yàn)活動(dòng)有明確的依據(jù)。（四）檢驗(yàn)環(huán)境條件記錄檢驗(yàn)過(guò)程中所處的環(huán)境條件，如溫度、濕度、潔凈度等，環(huán)境條件對(duì)檢驗(yàn)結(jié)果可能產(chǎn)生影響時(shí)必須詳細(xì)記錄。（五）檢驗(yàn)設(shè)備及儀器信息1.設(shè)備名稱(chēng)、型號(hào)：記錄所使用的檢驗(yàn)設(shè)備及儀器的具體型號(hào)和名稱(chēng)。2.設(shè)備編號(hào)：便于對(duì)設(shè)備進(jìn)行管理和追溯。3.校準(zhǔn)狀態(tài)：注明設(shè)備是否經(jīng)過(guò)校準(zhǔn)，校準(zhǔn)有效期等信息，確保設(shè)備的準(zhǔn)確性和可靠性。（六）異常情況及處理1.記錄檢驗(yàn)過(guò)程中出現(xiàn)的異常情況：如檢驗(yàn)數(shù)據(jù)異常、設(shè)備故障、樣品損壞等。2.詳細(xì)描述異常情況的表現(xiàn)及發(fā)生時(shí)間。3.記錄針對(duì)異常情況所采取的處理措施及結(jié)果：處理措施應(yīng)包括對(duì)異常情況的分析、采取的糾正措施、重新檢驗(yàn)的結(jié)果等，確保異常情況得到妥善處理且不影響產(chǎn)品質(zhì)量判定。三、檢驗(yàn)記錄的填寫(xiě)規(guī)范（一）填寫(xiě)要求1.字跡清晰、工整：應(yīng)使用藍(lán)黑墨水、碳素墨水或符合檔案管理要求的書(shū)寫(xiě)工具填寫(xiě)，確保記錄長(zhǎng)久保存字跡清晰可辨。2.內(nèi)容完整、準(zhǔn)確：按照規(guī)定的內(nèi)容要求如實(shí)填寫(xiě)，不得空項(xiàng)、漏項(xiàng)，數(shù)據(jù)記錄應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，不得隨意涂改。3.及時(shí)填寫(xiě)：檢驗(yàn)人員應(yīng)在檢驗(yàn)活動(dòng)完成后及時(shí)填寫(xiě)檢驗(yàn)記錄，不得拖延，確保記錄的及時(shí)性和真實(shí)性。（二）涂改規(guī)定1.如記錄有誤：應(yīng)采用劃改的方式進(jìn)行更正，即在錯(cuò)誤的文字或數(shù)據(jù)上劃一條橫線(xiàn)，在其上方填寫(xiě)正確的內(nèi)容，并由更改人在更改處簽名或蓋章確認(rèn)。2.禁止使用涂改液、貼紙等方式掩蓋錯(cuò)誤：以保證記錄的原始性和可追溯性。（三）簽名確認(rèn)1.檢驗(yàn)人員：對(duì)填寫(xiě)的檢驗(yàn)記錄內(nèi)容負(fù)責(zé)，必須在記錄上簽名確認(rèn)，以表明記錄的真實(shí)性和有效性。2.審核人員：對(duì)檢驗(yàn)記錄進(jìn)行審核后，應(yīng)簽署審核意見(jiàn)并簽名，審核人員應(yīng)對(duì)記錄的準(zhǔn)確性、完整性和合規(guī)性負(fù)責(zé)。四、檢驗(yàn)記錄的收集與整理（一）收集要求1.定期收集：各檢驗(yàn)部門(mén)應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間間隔，定期將本部門(mén)的檢驗(yàn)記錄收集整理，防止記錄丟失或遺漏。2.確保完整性：在收集過(guò)程中，要認(rèn)真核對(duì)每份記錄，確保所有應(yīng)收集的記錄均已齊全，無(wú)缺失現(xiàn)象。（二）整理方法1.分類(lèi)整理：根據(jù)檢驗(yàn)類(lèi)型、產(chǎn)品類(lèi)別、時(shí)間順序等因素對(duì)檢驗(yàn)記錄進(jìn)行分類(lèi)，便于后續(xù)的查找和管理。2.編號(hào)標(biāo)識(shí)：為每一類(lèi)檢驗(yàn)記錄賦予唯一的編號(hào)，并制作相應(yīng)的標(biāo)識(shí)，如標(biāo)簽、目錄等，以便快速定位和識(shí)別。3.剔除無(wú)效記錄：對(duì)不符合填寫(xiě)規(guī)范、記錄內(nèi)容不完整或存在明顯錯(cuò)誤的無(wú)效記錄進(jìn)行剔除，確保收集整理后的記錄真實(shí)、有效。五、檢驗(yàn)記錄的歸檔與保管（一）歸檔流程1.移交：各檢驗(yàn)部門(mén)整理好的檢驗(yàn)記錄應(yīng)及時(shí)移交至檔案管理部門(mén)。2.核對(duì)接收：檔案管理部門(mén)在接收檢驗(yàn)記錄時(shí)，要認(rèn)真核對(duì)記錄的數(shù)量、完整性、整理情況等，確保與移交清單一致。3.歸檔存放：按照檔案管理規(guī)定，將檢驗(yàn)記錄進(jìn)行分類(lèi)存放，建立相應(yīng)的檔案目錄，便于查詢(xún)和檢索。（二）保管期限1.根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)：確定各類(lèi)檢驗(yàn)記錄的保管期限，一般情況下，產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)記錄應(yīng)保存至產(chǎn)品質(zhì)量保證期限屆滿(mǎn)后[X]年。2.特殊情況：如涉及重大質(zhì)量事故、法律法規(guī)糾紛等的檢驗(yàn)記錄，應(yīng)根據(jù)具體情況延長(zhǎng)保管期限，直至問(wèn)題解決。（三）保管環(huán)境1.檔案管理部門(mén)應(yīng)提供適宜的保管環(huán)境：確保檢驗(yàn)記錄不受潮、防火、防蟲(chóng)、防盜等，保證記錄的完整性和可讀性。2.對(duì)電子記錄：應(yīng)采取備份存儲(chǔ)、定期維護(hù)等措施，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。六、檢驗(yàn)記錄的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.內(nèi)部查閱：公司內(nèi)部因工作需要查閱檢驗(yàn)記錄的，應(yīng)填寫(xiě)查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門(mén)查閱。2.查閱時(shí)：檔案管理人員應(yīng)在場(chǎng)監(jiān)督，查閱人員不得擅自將記錄帶離查閱地點(diǎn)，不得在記錄上進(jìn)行標(biāo)記、涂改等操作。3.查閱后：查閱人員應(yīng)及時(shí)歸還記錄，檔案管理人員應(yīng)對(duì)記錄的完整性進(jìn)行檢查。（二）借閱規(guī)定1.原則上不允許借閱檢驗(yàn)記錄：如因特殊原因確需借閱的，應(yīng)填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，詳細(xì)說(shuō)明借閱理由、借閱期限等，經(jīng)質(zhì)量部門(mén)負(fù)責(zé)人、檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人及公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后方可借閱。2.借閱期限：一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱期間：借閱人員應(yīng)妥善保管記錄，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄記錄內(nèi)容，確保記錄的安全和完整。借閱期滿(mǎn)后，應(yīng)按時(shí)歸還記錄，檔案管理人員應(yīng)對(duì)記錄進(jìn)行檢查，如有損壞、丟失等情況，應(yīng)追究借閱人員的責(zé)任。七、檢驗(yàn)記錄的銷(xiāo)毀（一）銷(xiāo)毀條件1.檢驗(yàn)記錄超過(guò)保管期限：且經(jīng)質(zhì)量部門(mén)和檔案管理部門(mén)共同審核確認(rèn)已無(wú)保存價(jià)值的，可以進(jìn)行銷(xiāo)毀。2.因其他特殊原因：如記錄內(nèi)容涉及商業(yè)秘密已不再需要保密等，經(jīng)公司相關(guān)部門(mén)審批后可進(jìn)行銷(xiāo)毀。（二）銷(xiāo)毀流程1.提出申請(qǐng)：由檔案管理部門(mén)填寫(xiě)檢驗(yàn)記錄銷(xiāo)毀申請(qǐng)表，詳細(xì)說(shuō)明擬銷(xiāo)毀記錄的名稱(chēng)、數(shù)量、保管期限、銷(xiāo)毀原因等信息。2.審核批準(zhǔn)：申請(qǐng)表經(jīng)質(zhì)量部門(mén)審核、公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷(xiāo)毀操作。3.銷(xiāo)毀方式：可采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行銷(xiāo)毀，確保記錄信息無(wú)法恢復(fù)。4.銷(xiāo)毀記錄：對(duì)銷(xiāo)毀過(guò)程進(jìn)行記錄，包括銷(xiāo)毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、參與人員等信息，并由參與銷(xiāo)毀人員簽字確認(rèn)。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.質(zhì)量部門(mén)定期對(duì)各部門(mén)檢驗(yàn)記錄的管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查：檢查內(nèi)容包括記錄的填寫(xiě)規(guī)范性、收集整理情況、歸檔保管情況等。2.對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題：及時(shí)下達(dá)整改通知，要求責(zé)任部門(mén)限期整改，并跟蹤整改結(jié)果。（二）考核措施1.將檢驗(yàn)記錄管理工作納入部門(mén)績(jī)效考核體系：對(duì)在檢驗(yàn)記錄管理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門(mén)和個(gè)人給予獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)違反本辦法規(guī)定的部門(mén)和個(gè)人進(jìn)行相應(yīng)的處罰。2.處罰措施