交投集團(tuán)會(huì)議管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范交投集團(tuán)會(huì)議管理，提高會(huì)議效率和質(zhì)量，確保會(huì)議決策的有效執(zhí)行，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于交投集團(tuán)總部及所屬各單位、部門組織召開的各類會(huì)議。（三）會(huì)議原則1.精簡高效原則：嚴(yán)格控制會(huì)議數(shù)量、規(guī)模和時(shí)間，提高會(huì)議效率，注重會(huì)議實(shí)效。2.務(wù)實(shí)節(jié)儉原則：會(huì)議安排要緊密圍繞工作實(shí)際，講求成本效益，反對(duì)形式主義和鋪張浪費(fèi)。3.歸口管理原則：各類會(huì)議實(shí)行歸口管理，明確主辦部門和協(xié)辦部門職責(zé)，確保會(huì)議組織有序。二、會(huì)議分類及職責(zé)分工（一）會(huì)議分類1.集團(tuán)年度工作會(huì)議：總結(jié)上一年度工作，部署本年度工作任務(wù)，表彰先進(jìn)集體和個(gè)人。2.集團(tuán)季度工作會(huì)議：分析季度工作形勢，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，研究解決存在的問題，部署下一階段工作。3.專題會(huì)議：針對(duì)特定業(yè)務(wù)領(lǐng)域或?qū)ｍ?xiàng)工作召開的會(huì)議，研究解決專業(yè)性問題。4.臨時(shí)會(huì)議：因工作需要臨時(shí)召開的會(huì)議，處理緊急事項(xiàng)或突發(fā)事件。（二）職責(zé)分工1.辦公室負(fù)責(zé)集團(tuán)各類會(huì)議的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)工作，制定年度會(huì)議計(jì)劃。組織安排集團(tuán)年度工作會(huì)議、季度工作會(huì)議等綜合性會(huì)議。負(fù)責(zé)會(huì)議通知的起草、發(fā)送和會(huì)議記錄、紀(jì)要的整理、印發(fā)。協(xié)調(diào)會(huì)議場地、設(shè)備、餐飲等后勤保障工作。2.主辦部門負(fù)責(zé)提出召開專題會(huì)議或臨時(shí)會(huì)議的申請(qǐng)，明確會(huì)議主題、內(nèi)容、參會(huì)人員等。負(fù)責(zé)會(huì)議材料的準(zhǔn)備，包括會(huì)議議程、匯報(bào)材料、討論稿等。組織會(huì)議召開，負(fù)責(zé)會(huì)議的主持、引導(dǎo)和討論組織工作。負(fù)責(zé)會(huì)議決議的跟蹤落實(shí)，及時(shí)反饋執(zhí)行情況。3.協(xié)辦部門根據(jù)主辦部門要求，協(xié)助做好會(huì)議相關(guān)工作，如提供資料、組織人員參會(huì)等。配合主辦部門完成會(huì)議的各項(xiàng)籌備和組織工作。三、會(huì)議計(jì)劃與審批（一）會(huì)議計(jì)劃1.各部門應(yīng)于每年年底前將下一年度擬召開的會(huì)議計(jì)劃報(bào)辦公室匯總。2.會(huì)議計(jì)劃應(yīng)包括會(huì)議名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、會(huì)議主題、主要議程、預(yù)計(jì)費(fèi)用等內(nèi)容。（二）會(huì)議審批1.辦公室對(duì)各部門報(bào)送的會(huì)議計(jì)劃進(jìn)行審核，提出調(diào)整意見后報(bào)集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)審批。2.經(jīng)批準(zhǔn)的會(huì)議計(jì)劃，主辦部門應(yīng)嚴(yán)格按照計(jì)劃組織實(shí)施。如需調(diào)整會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員等，應(yīng)提前向辦公室提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可調(diào)整。四、會(huì)議籌備（一）會(huì)議通知1.主辦部門應(yīng)根據(jù)會(huì)議審批意見，提前起草會(huì)議通知，明確會(huì)議的基本信息、會(huì)議內(nèi)容、參會(huì)要求等。2.會(huì)議通知應(yīng)在會(huì)議召開前[X]個(gè)工作日發(fā)送至參會(huì)人員，重要會(huì)議應(yīng)提前[X]個(gè)工作日發(fā)送。3.對(duì)于需要參會(huì)人員準(zhǔn)備匯報(bào)材料或發(fā)言的會(huì)議，應(yīng)在通知中明確材料要求和提交時(shí)間。（二）會(huì)議材料準(zhǔn)備1.主辦部門應(yīng)根據(jù)會(huì)議主題和議程，準(zhǔn)備齊全、準(zhǔn)確的會(huì)議材料，包括會(huì)議議程、匯報(bào)材料、討論稿、決議草案等。2.會(huì)議材料應(yīng)提前發(fā)放給參會(huì)人員，確保參會(huì)人員有足夠的時(shí)間閱讀和準(zhǔn)備。3.對(duì)于重要會(huì)議，應(yīng)安排專人對(duì)會(huì)議材料進(jìn)行審核，確保材料質(zhì)量。（三）會(huì)議場地及設(shè)備準(zhǔn)備1.辦公室根據(jù)會(huì)議規(guī)模和要求，提前預(yù)訂合適的會(huì)議場地，并確保場地設(shè)施齊全、環(huán)境整潔。2.會(huì)議主辦部門應(yīng)提前檢查會(huì)議場地的音響、燈光、投影儀等設(shè)備，確保設(shè)備正常運(yùn)行。3.如需安排會(huì)議餐飲，應(yīng)提前與相關(guān)供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保餐飲質(zhì)量和供應(yīng)時(shí)間。五、會(huì)議組織與管理（一）會(huì)議簽到1.會(huì)議開始前，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)會(huì)議簽到，確保參會(huì)人員按時(shí)到會(huì)。2.參會(huì)人員應(yīng)在簽到表上簽到，注明姓名、部門、職務(wù)等信息。（二）會(huì)議主持與引導(dǎo)1.會(huì)議應(yīng)由專人主持，主持人應(yīng)熟悉會(huì)議議程和主題，具備良好的組織協(xié)調(diào)能力和溝通能力。2.主持人應(yīng)引導(dǎo)會(huì)議有序進(jìn)行，控制會(huì)議時(shí)間，確保會(huì)議按議程進(jìn)行，避免出現(xiàn)跑題、拖延等情況。（三）會(huì)議記錄1.會(huì)議應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)記錄，記錄人員應(yīng)認(rèn)真記錄會(huì)議內(nèi)容，包括會(huì)議發(fā)言、討論要點(diǎn)、決議事項(xiàng)等。2.會(huì)議記錄應(yīng)準(zhǔn)確、完整、清晰，不得遺漏重要信息。記錄完成后，應(yīng)及時(shí)整理，形成會(huì)議紀(jì)要初稿。（四）會(huì)議討論與決策1.會(huì)議應(yīng)鼓勵(lì)參會(huì)人員積極發(fā)言，充分發(fā)表意見和建議，營造良好的討論氛圍。2.對(duì)于重要事項(xiàng)的決策，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行表決，表決結(jié)果應(yīng)記錄在案。3.會(huì)議決策應(yīng)明確責(zé)任部門和責(zé)任人，確保決策得到有效執(zhí)行。六、會(huì)議紀(jì)要與決議（一）會(huì)議紀(jì)要1.會(huì)議記錄人員應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)完成會(huì)議紀(jì)要初稿的整理工作，經(jīng)主辦部門負(fù)責(zé)人審核后報(bào)辦公室。2.辦公室對(duì)會(huì)議紀(jì)要進(jìn)行審核，根據(jù)審核意見進(jìn)行修改完善，報(bào)集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。3.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)及時(shí)印發(fā)給參會(huì)人員和相關(guān)部門，確保會(huì)議精神得到傳達(dá)和落實(shí)。（二）會(huì)議決議1.會(huì)議形成的決議事項(xiàng)，主辦部門應(yīng)明確責(zé)任部門和責(zé)任人，制定詳細(xì)的執(zhí)行計(jì)劃，并跟蹤落實(shí)情況。2.責(zé)任部門應(yīng)按照?qǐng)?zhí)行計(jì)劃認(rèn)真組織實(shí)施，定期向主辦部門匯報(bào)執(zhí)行進(jìn)展情況。3.主辦部門應(yīng)對(duì)會(huì)議決議的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查和督促，確保決議事項(xiàng)得到有效執(zhí)行。七、會(huì)議費(fèi)用管理（一）費(fèi)用預(yù)算1.會(huì)議主辦部門應(yīng)根據(jù)會(huì)議規(guī)模、時(shí)間、地點(diǎn)等因素，編制會(huì)議費(fèi)用預(yù)算，明確各項(xiàng)費(fèi)用的支出標(biāo)準(zhǔn)和金額。2.會(huì)議費(fèi)用預(yù)算應(yīng)報(bào)辦公室審核，經(jīng)集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后執(zhí)行。（二）費(fèi)用報(bào)銷1.會(huì)議結(jié)束后，主辦部門應(yīng)及時(shí)整理會(huì)議費(fèi)用報(bào)銷憑證，按照集團(tuán)財(cái)務(wù)制度進(jìn)行報(bào)銷。2.費(fèi)用報(bào)銷憑證應(yīng)包括會(huì)議通知、簽到表、發(fā)票、費(fèi)用明細(xì)清單等，確保憑證真實(shí)、合法、有效。3.辦公室對(duì)會(huì)議費(fèi)用報(bào)銷進(jìn)行審核，審核通過后報(bào)財(cái)務(wù)部門辦理報(bào)銷手續(xù)。（三）費(fèi)用控制1.嚴(yán)格控制會(huì)議費(fèi)用支出，不得超預(yù)算開支。如因特殊情況需要增加費(fèi)用，應(yīng)提前報(bào)集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)審批。2.加強(qiáng)對(duì)會(huì)議費(fèi)用的審計(jì)和監(jiān)督，確保費(fèi)用使用合理、合規(guī)。八、會(huì)議紀(jì)律與要求（一）參會(huì)人員紀(jì)律1.參會(huì)人員應(yīng)按時(shí)參加會(huì)議，不得遲到、早退、缺席。如有特殊情況不能參會(huì)，應(yīng)提前向會(huì)議主辦部門請(qǐng)假。2.參會(huì)人員應(yīng)認(rèn)真聽取會(huì)議內(nèi)容，積極參與討論，不得在會(huì)議期間交頭接耳、玩手機(jī)、打瞌睡等。3.參會(huì)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守會(huì)議保密規(guī)定，不得泄露會(huì)議討論的機(jī)密信息。（二）會(huì)議組織人員紀(jì)律1.會(huì)議組織人員應(yīng)認(rèn)真履行職責(zé)，精心籌備會(huì)議，確保會(huì)議