人員出行臺賬管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司人員出行管理，規(guī)范出行臺賬記錄，確保人員出行信息的準(zhǔn)確、完整和可追溯，保障公司運(yùn)營安全與秩序，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司全體員工、臨時工作人員以及因工作需要進(jìn)入公司區(qū)域的外部人員的出行管理及臺賬記錄。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：嚴(yán)格遵守國家相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保人員出行管理符合各項(xiàng)規(guī)定要求。2.準(zhǔn)確性原則：出行臺賬記錄應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，如實(shí)反映人員出行的時間、地點(diǎn)、事由等信息。3.及時性原則：出行信息應(yīng)及時記錄，不得拖延，以便及時掌握人員動態(tài)，應(yīng)對突發(fā)情況。4.保密性原則：對涉及人員隱私及公司敏感信息的出行內(nèi)容予以保密，防止信息泄露。二、出行類型及要求（一）因公出行1.國內(nèi)出差員工因工作需要前往國內(nèi)其他地區(qū)出差，需提前填寫《國內(nèi)出差申請表》，詳細(xì)注明出差時間、地點(diǎn)、事由、預(yù)計(jì)返回時間等信息。經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批同意后，交至行政部門備案。行政部門根據(jù)備案信息，在出行臺賬中記錄員工的出差行程。出差期間如需乘坐飛機(jī)、高鐵等交通工具，應(yīng)按照公司規(guī)定的審批流程進(jìn)行申請，選擇經(jīng)濟(jì)合理的出行方式。出差結(jié)束后，員工應(yīng)及時向行政部門提交出差總結(jié)報(bào)告，并辦理出差費(fèi)用報(bào)銷等相關(guān)手續(xù)。行政部門更新出行臺賬，記錄出差結(jié)束時間。2.國外出差員工因工作需要前往國外出差，除需填寫《國內(nèi)出差申請表》外，還需按照國家有關(guān)規(guī)定辦理出國（境）審批手續(xù)，提交相關(guān)證明材料。經(jīng)公司高層領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，方可出國（境）。行政部門在獲取審批通過信息后，在出行臺賬中詳細(xì)記錄出國（境）人員信息、前往國家（地區(qū)）、出行時間等。國外出差期間，員工應(yīng)遵守當(dāng)?shù)胤煞ㄒ?guī)，保持與公司的密切聯(lián)系，及時匯報(bào)工作進(jìn)展情況?；貒?，員工需在規(guī)定時間內(nèi)到行政部門銷假，并提交國外出差總結(jié)報(bào)告。行政部門根據(jù)報(bào)告內(nèi)容及實(shí)際情況，更新出行臺賬，記錄回國時間等信息。（二）因私出行1.員工因私出行，如請假旅游、探親等，需提前按照公司請假流程向所在部門提交請假申請，注明出行時間、地點(diǎn)及預(yù)計(jì)返回時間。2.部門負(fù)責(zé)人審批通過后，將請假申請交至行政部門備案。行政部門在出行臺賬中記錄員工的因私出行信息，但不涉及工作相關(guān)內(nèi)容。3.員工應(yīng)確保因私出行期間不影響公司正常工作，如有特殊情況可能影響工作的，應(yīng)提前與部門溝通協(xié)調(diào)，做好工作交接安排。（三）臨時外出1.員工因工作需要臨時外出公司，如前往附近客戶處送文件、取資料等，需填寫《臨時外出申請表》，注明外出事由、預(yù)計(jì)返回時間等。2.經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批同意后，方可外出。外出結(jié)束后，員工應(yīng)及時返回公司，并在申請表上注明實(shí)際返回時間，交至行政部門留存。行政部門根據(jù)申請表內(nèi)容更新出行臺賬。3.如遇緊急情況無法提前填寫申請表的，員工應(yīng)在外出前電話告知部門負(fù)責(zé)人，并在返回公司后及時補(bǔ)辦申請手續(xù)。（四）外部人員來訪1.外部人員因業(yè)務(wù)往來等原因需進(jìn)入公司區(qū)域，接待部門應(yīng)提前填寫《外部人員來訪申請表》，詳細(xì)記錄來訪人員姓名、單位、聯(lián)系方式、來訪時間、事由等信息。2.經(jīng)接待部門負(fù)責(zé)人審批同意后，將來訪申請表交至行政部門審核備案。行政部門在出行臺賬中為來訪人員建立臨時記錄。3.來訪人員進(jìn)入公司時，應(yīng)在公司門衛(wèi)處進(jìn)行登記，出示有效證件，并按照公司規(guī)定佩戴訪客標(biāo)識。門衛(wèi)人員應(yīng)記錄來訪人員的實(shí)際到達(dá)時間、離開時間等信息，并及時反饋給行政部門更新臺賬。4.接待部門負(fù)責(zé)安排專人陪同來訪人員，確保其在公司內(nèi)的活動符合公司規(guī)定和安全要求。來訪結(jié)束后，接待部門應(yīng)在申請表上注明來訪人員實(shí)際離開時間，并交至行政部門存檔。行政部門根據(jù)存檔信息更新外部人員來訪臺賬記錄。三、臺賬記錄與管理（一）臺賬建立1.行政部門負(fù)責(zé)建立公司人員出行臺賬，臺賬應(yīng)采用電子文檔和紙質(zhì)文檔相結(jié)合的方式進(jìn)行記錄，確保信息的可查詢和可追溯性。2.臺賬內(nèi)容應(yīng)包括人員姓名、部門、出行類型（因公出差、因私出行、臨時外出、外部人員來訪等）、出行時間、出行地點(diǎn)、事由、審批情況、實(shí)際返回時間等詳細(xì)信息。3.對于因公出行，還應(yīng)記錄交通工具信息、出差費(fèi)用預(yù)算及報(bào)銷情況等相關(guān)內(nèi)容。（二）臺賬更新1.出行信息發(fā)生變化時，相關(guān)人員應(yīng)及時通知行政部門進(jìn)行臺賬更新。如出差行程變更、因私出行時間調(diào)整、臨時外出延長時間等情況，應(yīng)在變更發(fā)生后24小時內(nèi)告知行政部門。2.行政部門收到變更信息后，應(yīng)及時對臺賬進(jìn)行修改，并確保修改后的信息準(zhǔn)確無誤。同時，應(yīng)將變更情況告知相關(guān)部門負(fù)責(zé)人，以便其及時掌握人員動態(tài)。3.外部人員來訪結(jié)束后，門衛(wèi)人員應(yīng)及時將來訪人員的實(shí)際離開時間反饋給行政部門，行政部門據(jù)此更新外部人員來訪臺賬記錄。（三）臺賬查詢與使用1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查詢?nèi)藛T出行臺賬信息時，應(yīng)填寫《臺賬查詢申請表》，注明查詢事由、查詢時間段、查詢?nèi)藛T范圍等內(nèi)容。2.經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批同意后，交至行政部門進(jìn)行查詢。行政部門應(yīng)按照申請表要求提供相應(yīng)的出行臺賬信息，并做好查詢記錄。3.出行臺賬信息僅供公司內(nèi)部使用，未經(jīng)公司書面授權(quán)，任何人員不得將臺賬信息泄露給外部單位或個人。4.行政部門應(yīng)定期對出行臺賬進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，如人員出行頻率、出行目的地分布、出行事由分類等，為公司人力資源管理、工作安排及成本控制等提供數(shù)據(jù)支持。（四）臺賬保管1.紙質(zhì)出行臺賬應(yīng)按照年度進(jìn)行分類裝訂成冊，妥善保管在公司指定的檔案柜中，保存期限為[X]年。2.電子出行臺賬應(yīng)定期進(jìn)行備份，存儲在安全可靠的存儲設(shè)備上，并做好數(shù)據(jù)加密和訪問權(quán)限控制。備份數(shù)據(jù)的保存期限與紙質(zhì)臺賬相同。3.在臺賬保管期限屆滿后，如需銷毀，應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行審批和操作，確保臺賬信息的徹底銷毀，防止信息泄露。四、審批流程（一）因公出行審批1.員工填寫《國內(nèi)出差申請表》或《國外出差申請表》后，先提交至所在部門負(fù)責(zé)人。2.部門負(fù)責(zé)人根據(jù)工作需要和員工工作安排，對出差申請進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括出差必要性、時間合理性、費(fèi)用預(yù)算等方面。如同意出差，在申請表上簽署審批意見并簽字確認(rèn)。3.對于國內(nèi)出差，如出差費(fèi)用超過一定額度（具體額度根據(jù)公司規(guī)定執(zhí)行），還需經(jīng)過財(cái)務(wù)部門審核費(fèi)用預(yù)算的合理性。財(cái)務(wù)部門審核通過后，在申請表上簽字蓋章。4.申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和財(cái)務(wù)部門審核（如有需要）后，交至公司高層領(lǐng)導(dǎo)審批。公司高層領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司整體工作情況和出差事項(xiàng)的重要性，做出最終審批決定。5.審批通過后的申請表交至行政部門備案，行政部門根據(jù)備案信息在出行臺賬中記錄員工的出差行程。（二）因私出行審批1.員工填寫請假申請，注明因私出行時間、地點(diǎn)及預(yù)計(jì)返回時間等信息，提交至所在部門負(fù)責(zé)人。2.部門負(fù)責(zé)人根據(jù)員工的工作任務(wù)安排和部門工作實(shí)際情況，對請假申請進(jìn)行審批。審批通過后，在申請表上簽署意見并簽字確認(rèn)。3.如請假時間較長或涉及重要工作階段，部門負(fù)責(zé)人可征求其他相關(guān)部門意見，確保因私出行不影響公司正常工作。4.請假申請經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批通過后，員工將申請表交至行政部門備案。行政部門在出行臺賬中記錄員工的因私出行信息。（三）臨時外出審批1.員工填寫《臨時外出申請表》，注明外出事由、預(yù)計(jì)返回時間等信息，提交至所在部門負(fù)責(zé)人。2.部門負(fù)責(zé)人根據(jù)工作實(shí)際情況，對臨時外出申請進(jìn)行審批。如外出時間較短且不影響工作正常開展，可直接審批同意；如外出可能對工作造成一定影響，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)與相關(guān)人員溝通協(xié)調(diào)，確保工作交接妥善后再行審批。3.審批通過后的申請表交至行政部門備案，行政部門根據(jù)申請表內(nèi)容更新出行臺賬記錄。（四）外部人員來訪審批1.接待部門填寫《外部人員來訪申請表》，詳細(xì)記錄來訪人員信息、來訪時間、事由等內(nèi)容，提交至接待部門負(fù)責(zé)人。2.接待部門負(fù)責(zé)人根據(jù)來訪事項(xiàng)的重要性、必要性以及公司相關(guān)規(guī)定，對來訪申請進(jìn)行審批。如同意來訪，在申請表上簽署審批意見并簽字確認(rèn)。3.對于重要客戶或涉及敏感業(yè)務(wù)的來訪，申請表還需經(jīng)過公司高層領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人的審核批準(zhǔn)。4.審批通過后的申請表交至行政部門審核備案。行政部門審核通過后，在出行臺賬中為來訪人員建立臨時記錄。五、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司設(shè)立專門的監(jiān)督小組，由行政部門、人力資源部門及審計(jì)部門相關(guān)人員組成，負(fù)責(zé)對人員出行臺賬管理辦法的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.出行臺賬記錄的準(zhǔn)確性和完整性，包括人員信息、出行時間、地點(diǎn)、事由、審批情況等是否如實(shí)記錄。2.審批流程的執(zhí)行情況，是否按照規(guī)定的審批權(quán)限和程序進(jìn)行審批，有無越權(quán)審批或?qū)徟掷m(xù)不全的情況。3.人員出行的合規(guī)性，是否符合公司規(guī)定及國家相關(guān)法律法規(guī)要求，如因公出差是否按照規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)乘坐交通工具、因私出行是否影響工作等。4.臺賬的保管和使用情況，是否按照規(guī)定妥善保管臺賬資料，是否未經(jīng)授權(quán)泄露臺賬信息，臺賬查詢和使用是否符合規(guī)定流程。（三）檢查方式1.定期檢查：監(jiān)督小組定期對出行臺賬進(jìn)行抽查，檢查周期為[X]個月。每次檢查應(yīng)制定詳細(xì)的檢查計(jì)劃，明確檢查范圍、內(nèi)容和方法。2.不定期抽查：監(jiān)督小組根據(jù)工作需要，不定期對出行臺賬管理情況進(jìn)行抽查，重點(diǎn)檢查特殊時期或重點(diǎn)人員的出行情況。3.專項(xiàng)檢查：針對人員出行管理中出現(xiàn)的突出問題或投訴舉報(bào)情況，開展專項(xiàng)檢查，深入調(diào)查核實(shí)相關(guān)情況。（四）問題處理1.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，監(jiān)督小組應(yīng)及時記錄，并向相關(guān)部門和人員發(fā)出整改通知，要求其限期整改。2.相關(guān)部門和人員應(yīng)針對問題進(jìn)行分析原因，制定切實(shí)可行的整改措施，并在規(guī)定時間內(nèi)將整改情況反饋給監(jiān)督小組。3.對違反人員出行臺賬管理辦法的行為，公司將按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理，包括但不限于警告、罰款、績效扣分等；情節(jié)嚴(yán)重