人才檔案機(jī)構(gòu)管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)人才檔案機(jī)構(gòu)管理，規(guī)范人才檔案管理工作，維護(hù)人才合法權(quán)益，促進(jìn)人才合理流動(dòng)，根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本公司/組織設(shè)立的人才檔案機(jī)構(gòu)及其開(kāi)展的各項(xiàng)人才檔案管理服務(wù)活動(dòng)。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保人才檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：保證人才檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，如實(shí)反映人才的基本情況和工作經(jīng)歷。3.安全保密原則：采取有效措施確保人才檔案信息安全，防止信息泄露和丟失。4.便捷高效原則：優(yōu)化服務(wù)流程，提高工作效率，為人才提供便捷、高效的檔案管理服務(wù)。二、人才檔案機(jī)構(gòu)設(shè)立與變更（一）設(shè)立條件1.具有獨(dú)立的法人資格。2.有與開(kāi)展人才檔案管理服務(wù)相適應(yīng)的場(chǎng)所、設(shè)施和人員。3.具備健全的管理制度和服務(wù)規(guī)范。4.法律、法規(guī)規(guī)定的其他條件。（二）設(shè)立程序1.申請(qǐng)：向所在地人力資源和社會(huì)保障部門(mén)提交設(shè)立人才檔案機(jī)構(gòu)的申請(qǐng)材料，包括申請(qǐng)書(shū)、章程、場(chǎng)所證明、人員情況等。2.審批：人力資源和社會(huì)保障部門(mén)對(duì)申請(qǐng)材料進(jìn)行審核，符合條件的予以批準(zhǔn)，并頒發(fā)人才檔案管理服務(wù)許可證。3.登記：持人才檔案管理服務(wù)許可證到工商行政管理部門(mén)辦理注冊(cè)登記手續(xù)，領(lǐng)取營(yíng)業(yè)執(zhí)照。（三）變更登記人才檔案機(jī)構(gòu)變更名稱、法定代表人、地址等事項(xiàng)的，應(yīng)當(dāng)自變更之日起30日內(nèi)，向原審批機(jī)關(guān)申請(qǐng)辦理變更手續(xù)，并到工商行政管理部門(mén)辦理變更登記。三、人才檔案管理服務(wù)內(nèi)容（一）檔案接收與整理1.接收各類人才的檔案材料，包括學(xué)歷證書(shū)、工作經(jīng)歷證明、職稱證書(shū)等。2.對(duì)接收的檔案材料進(jìn)行審核、整理、分類、編號(hào)，確保檔案材料齊全、完整、規(guī)范。（二）檔案保管1.提供安全、可靠的檔案保管場(chǎng)所，配備必要的保管設(shè)施和設(shè)備。2.建立檔案保管制度，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，確保檔案安全。（三）檔案查閱與借閱1.為人才及其用人單位提供檔案查閱服務(wù)，根據(jù)規(guī)定辦理查閱手續(xù)。2.嚴(yán)格控制檔案借閱范圍，確需借閱檔案的，應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)，并限期歸還。（四）檔案轉(zhuǎn)遞1.根據(jù)人才流動(dòng)情況，及時(shí)辦理檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)，確保檔案轉(zhuǎn)遞安全、準(zhǔn)確、及時(shí)。2.轉(zhuǎn)遞檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)密封包裝，并通過(guò)機(jī)要交通或?qū)Ｈ怂腿〉确绞竭M(jìn)行傳遞。（五）檔案信息化管理1.建立人才檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化管理。2.及時(shí)錄入、更新檔案信息，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和時(shí)效性。3.采取安全防護(hù)措施，保障檔案信息系統(tǒng)的安全運(yùn)行。四、人才檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理人員基本要求1.具備檔案管理專業(yè)知識(shí)和技能，熟悉人才檔案管理業(yè)務(wù)流程。2.遵紀(jì)守法，誠(chéng)實(shí)守信，保守檔案機(jī)密。3.經(jīng)過(guò)專業(yè)培訓(xùn)，取得相應(yīng)的資格證書(shū)。（二）檔案管理人員主要職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的接收、整理、保管、查閱、借閱、轉(zhuǎn)遞等日常管理工作。2.對(duì)檔案材料進(jìn)行審核、鑒別，確保檔案材料真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。3.維護(hù)檔案信息系統(tǒng)的正常運(yùn)行，及時(shí)處理檔案信息管理中的問(wèn)題。4.定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和分析，提出改進(jìn)措施和建議。五、檔案材料收集與歸檔（一）檔案材料收集范圍1.履歷材料：包括個(gè)人基本情況登記表、履歷表、簡(jiǎn)歷等。2.自傳材料：個(gè)人撰寫(xiě)的自傳。3.鑒定、考核、考察材料：包括年度考核登記表、任職鑒定、考察材料等。4.學(xué)歷學(xué)位、培訓(xùn)和專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）材料：包括學(xué)歷證書(shū)、學(xué)位證書(shū)、培訓(xùn)結(jié)業(yè)證書(shū)、專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格評(píng)審表等。5.政審材料：包括政治歷史情況審查表、入黨入團(tuán)志愿書(shū)等。6.黨團(tuán)材料：包括入黨申請(qǐng)書(shū)、思想?yún)R報(bào)、團(tuán)組織關(guān)系證明等。7.獎(jiǎng)勵(lì)材料：包括各類獎(jiǎng)勵(lì)證書(shū)、表彰決定等。8.處分材料：包括處分決定、解除處分證明等。9.工資、任免、出國(guó)（境）等材料：包括工資變動(dòng)審批表、任免文件、出國(guó)（境）審批表等。10.其他可供組織參考的材料：如體檢表、工作業(yè)績(jī)證明等。（二）檔案材料收集要求1.各部門(mén)和個(gè)人應(yīng)當(dāng)及時(shí)將應(yīng)歸檔的材料送交人才檔案機(jī)構(gòu)。2.檔案材料應(yīng)當(dāng)真實(shí)、完整、規(guī)范，不得偽造、涂改、銷毀檔案材料。3.對(duì)不符合歸檔要求的材料，應(yīng)當(dāng)及時(shí)退回形成材料的部門(mén)或個(gè)人進(jìn)行補(bǔ)充、修正。（三）檔案材料歸檔程序1.檔案管理人員對(duì)收集到的檔案材料進(jìn)行審核、整理、分類。2.將整理好的檔案材料按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行裝訂、編目、裝盒。3.將裝訂成冊(cè)的檔案材料存入檔案庫(kù)，并在檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行登記。六、檔案安全與保密（一）安全管理制度1.建立健全檔案安全管理制度，明確檔案保管、查閱、借閱、轉(zhuǎn)遞等環(huán)節(jié)的安全責(zé)任。2.加強(qiáng)檔案保管場(chǎng)所的安全防范措施，配備必要的消防、防盜、防潮、防蟲(chóng)等設(shè)施設(shè)備。3.定期對(duì)檔案保管場(chǎng)所進(jìn)行安全檢查，及時(shí)消除安全隱患。（二）保密制度1.嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，制定檔案保密制度，明確保密責(zé)任。2.對(duì)檔案管理人員進(jìn)行保密教育，增強(qiáng)保密意識(shí)。3.嚴(yán)格控制檔案查閱、借閱范圍，對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案信息予以保密。4.加強(qiáng)對(duì)檔案信息系統(tǒng)的安全管理，采取加密、備份等措施，防止檔案信息泄露。（三）應(yīng)急處置1.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處置流程和責(zé)任分工。2.定期組織檔案安全應(yīng)急演練，提高應(yīng)急處置能力。3.發(fā)生檔案安全事故時(shí)，應(yīng)當(dāng)立即采取措施進(jìn)行處置，并及時(shí)向上級(jí)主管部門(mén)報(bào)告。七、監(jiān)督檢查與違規(guī)處理（一）監(jiān)督檢查1.人力資源和社會(huì)保障部門(mén)定期對(duì)人才檔案機(jī)構(gòu)進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括機(jī)構(gòu)設(shè)立、檔案管理服務(wù)、人員資質(zhì)、安全保密等方面。2.人才檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)接受社會(huì)監(jiān)督，對(duì)社會(huì)反映的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行整改。（二）違規(guī)處理1.人才檔案機(jī)構(gòu)違反本辦法規(guī)定的，由人力資源和社會(huì)保障部門(mén)責(zé)令限期改正；逾期不改正的，依法予以處罰。2.檔案管理人員違反檔案管理規(guī)定，造成