企業(yè)采購使用管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范企業(yè)采購使用行為，加強采購使用管理，提高采購效率，降低采購成本，保證采購物資和服務(wù)的質(zhì)量，滿足企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營需要，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于企業(yè)內(nèi)各部門、各分支機構(gòu)及所屬子公司的采購使用活動，包括但不限于原材料、設(shè)備、辦公用品、服務(wù)等各類物資和服務(wù)的采購。（三）基本原則1.合法性原則：采購使用活動必須遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保采購行為合法合規(guī)。2.效益性原則：在保證物資和服務(wù)質(zhì)量的前提下，通過科學(xué)合理的采購策略和管理方法，降低采購成本，提高采購效益。3.公開透明原則：采購過程應(yīng)公開、公平、公正，接受企業(yè)內(nèi)部監(jiān)督和社會監(jiān)督，確保采購信息透明。4.歸口管理原則：采購工作實行歸口管理，明確采購管理部門職責(zé)，統(tǒng)一協(xié)調(diào)采購活動。5.權(quán)責(zé)對等原則：明確采購各環(huán)節(jié)相關(guān)人員的職責(zé)和權(quán)限，做到權(quán)責(zé)對等，確保采購活動有序進(jìn)行。二、采購管理部門及職責(zé)（一）采購管理部門設(shè)置企業(yè)設(shè)立專門的采購管理部門，負(fù)責(zé)統(tǒng)一組織和管理企業(yè)的采購工作。采購管理部門可根據(jù)企業(yè)實際情況，下設(shè)不同的采購業(yè)務(wù)科室，分別負(fù)責(zé)不同類型物資和服務(wù)的采購。（二）采購管理部門職責(zé)1.制定采購管理制度：根據(jù)國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和企業(yè)實際情況，制定和完善采購管理制度、流程和規(guī)范，確保采購工作有章可循。2.編制采購計劃：根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營計劃和物資庫存情況，會同相關(guān)部門編制年度、季度和月度采購計劃，明確采購物資的種類、數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量要求、采購時間等。3.供應(yīng)商管理：建立供應(yīng)商評估和選擇機制，對供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽、產(chǎn)品質(zhì)量、價格、交貨期、售后服務(wù)等進(jìn)行綜合評估，選擇合格供應(yīng)商，并建立供應(yīng)商檔案。定期對供應(yīng)商進(jìn)行考核評價，對不合格供應(yīng)商及時進(jìn)行淘汰和更換。4.采購執(zhí)行：按照采購計劃和相關(guān)制度，組織實施采購活動。負(fù)責(zé)采購合同的起草、審核、簽訂、履行和跟蹤，確保采購物資和服務(wù)按時、按質(zhì)、按量供應(yīng)。5.采購成本控制：通過市場調(diào)研、招標(biāo)、詢價、談判等方式，選擇性價比最優(yōu)的物資和服務(wù)，降低采購成本。對采購價格進(jìn)行監(jiān)控和分析，及時發(fā)現(xiàn)價格異常波動情況，并采取相應(yīng)措施。6.采購風(fēng)險管理：識別、評估和應(yīng)對采購過程中的風(fēng)險，如供應(yīng)商違約、質(zhì)量風(fēng)險、價格風(fēng)險、法律風(fēng)險等。制定風(fēng)險應(yīng)對預(yù)案，降低風(fēng)險損失。7.采購信息管理：建立采購信息管理系統(tǒng)，及時收集、整理、分析采購相關(guān)信息，為企業(yè)決策提供支持。定期向上級領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門匯報采購工作進(jìn)展情況和存在的問題。8.內(nèi)部協(xié)調(diào)與溝通：與企業(yè)內(nèi)部各部門保持密切溝通與協(xié)調(diào)，了解各部門的采購需求，及時提供采購服務(wù)。協(xié)調(diào)解決采購過程中出現(xiàn)的問題，確保采購工作順利進(jìn)行。三、采購計劃管理（一）采購計劃的編制依據(jù)1.企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營計劃：根據(jù)企業(yè)年度、季度和月度生產(chǎn)經(jīng)營目標(biāo)，確定所需采購物資和服務(wù)的種類、數(shù)量和時間要求。2.物資庫存情況：結(jié)合企業(yè)現(xiàn)有物資庫存水平，分析庫存物資的種類、數(shù)量、質(zhì)量狀況等，合理確定采購數(shù)量，避免積壓和浪費。3.市場供應(yīng)情況：關(guān)注市場動態(tài)，了解物資和服務(wù)的供應(yīng)狀況、價格走勢、供應(yīng)商生產(chǎn)能力等信息，為采購計劃的編制提供參考。4.技術(shù)變更和新產(chǎn)品研發(fā)需求：根據(jù)企業(yè)技術(shù)創(chuàng)新和新產(chǎn)品研發(fā)計劃，及時調(diào)整采購計劃，確保所需物資和服務(wù)能夠滿足新產(chǎn)品生產(chǎn)和研發(fā)的要求。（二）采購計劃的編制流程1.需求部門提出申請：各部門根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營需要，填寫采購申請單，詳細(xì)說明采購物資和服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計采購時間等內(nèi)容，并提交給采購管理部門。2.采購管理部門審核：采購管理部門收到采購申請單后，對申請內(nèi)容進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括采購需求的合理性、必要性、與生產(chǎn)經(jīng)營計劃的一致性等。對于不符合要求的采購申請，采購管理部門應(yīng)及時與需求部門溝通，提出修改意見或不予批準(zhǔn)。3.采購計劃編制：采購管理部門根據(jù)審核通過的采購申請單，結(jié)合物資庫存情況、市場供應(yīng)情況等因素，編制采購計劃。采購計劃應(yīng)明確采購物資和服務(wù)的種類、數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量要求、采購時間、采購預(yù)算等內(nèi)容。4.采購計劃審批：采購計劃編制完成后，提交給企業(yè)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。審批通過后的采購計劃作為采購執(zhí)行的依據(jù)。（三）采購計劃的調(diào)整1.調(diào)整原因：在采購計劃執(zhí)行過程中，如遇生產(chǎn)經(jīng)營計劃變更、市場供應(yīng)情況變化、物資質(zhì)量問題、供應(yīng)商違約等原因，需要對采購計劃進(jìn)行調(diào)整。2.調(diào)整流程：需求部門或采購管理部門提出采購計劃調(diào)整申請，說明調(diào)整原因、調(diào)整內(nèi)容等。采購管理部門對調(diào)整申請進(jìn)行審核，審核通過后提交給企業(yè)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。審批通過后的采購計劃調(diào)整申請作為采購計劃調(diào)整的依據(jù)。四、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)1.資質(zhì)要求：供應(yīng)商應(yīng)具備合法經(jīng)營資質(zhì)，具有有效的營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機構(gòu)代碼證等相關(guān)證照。2.信譽狀況：供應(yīng)商應(yīng)具有良好的商業(yè)信譽，無不良經(jīng)營記錄，無重大法律糾紛。3.產(chǎn)品質(zhì)量：供應(yīng)商提供的物資和服務(wù)應(yīng)符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和企業(yè)要求，具備良好的質(zhì)量穩(wěn)定性。4.價格水平：在保證物資和服務(wù)質(zhì)量的前提下，供應(yīng)商應(yīng)具有合理的價格水平，能夠提供具有競爭力的報價。5.交貨能力：供應(yīng)商應(yīng)具備較強的生產(chǎn)能力和供貨能力，能夠按照合同約定的時間、地點和數(shù)量及時交貨。6.售后服務(wù)：供應(yīng)商應(yīng)提供良好的售后服務(wù)，能夠及時解決產(chǎn)品質(zhì)量問題、技術(shù)支持等方面的需求。（二）供應(yīng)商評估與選擇1.供應(yīng)商信息收集：采購管理部門通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，包括供應(yīng)商自薦、行業(yè)推薦、網(wǎng)絡(luò)搜索、供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫等。對收集到的供應(yīng)商信息進(jìn)行整理和分析，初步篩選出潛在供應(yīng)商。2.供應(yīng)商實地考察：對于初步篩選出的潛在供應(yīng)商，采購管理部門組織相關(guān)人員進(jìn)行實地考察?？疾靸?nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營場所、生產(chǎn)設(shè)備、質(zhì)量管理體系、人員配備等方面。通過實地考察，了解供應(yīng)商的實際情況，評估其是否具備合作條件。3.供應(yīng)商評估：采購管理部門根據(jù)供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)，對潛在供應(yīng)商進(jìn)行綜合評估。評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽、產(chǎn)品質(zhì)量、價格、交貨期、售后服務(wù)等方面?？刹捎么蚍种苹蚱渌u估方法，對供應(yīng)商進(jìn)行量化評估。4.供應(yīng)商選擇：根據(jù)供應(yīng)商評估結(jié)果，采購管理部門選擇合格供應(yīng)商，并與其簽訂合作協(xié)議。合作協(xié)議應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資和服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等內(nèi)容。（三）供應(yīng)商考核與評價1.考核評價指標(biāo)：建立供應(yīng)商考核評價指標(biāo)體系，包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格水平、售后服務(wù)、合作配合等方面。采購管理部門定期對供應(yīng)商進(jìn)行考核評價，根據(jù)考核評價結(jié)果對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理。2.考核評價方式：采購管理部門可通過定期檢查、不定期抽查、數(shù)據(jù)分析、用戶反饋等方式對供應(yīng)商進(jìn)行考核評價。定期檢查可包括對供應(yīng)商的生產(chǎn)現(xiàn)場、質(zhì)量管理體系、產(chǎn)品質(zhì)量等方面進(jìn)行檢查；不定期抽查可根據(jù)實際情況對供應(yīng)商的物資和服務(wù)進(jìn)行隨機抽查；數(shù)據(jù)分析可通過對采購數(shù)據(jù)、質(zhì)量檢驗數(shù)據(jù)、交貨期數(shù)據(jù)等進(jìn)行分析，評估供應(yīng)商的表現(xiàn)；用戶反饋可收集企業(yè)內(nèi)部各部門對供應(yīng)商物資和服務(wù)的使用評價，了解供應(yīng)商的售后服務(wù)情況。3.考核評價結(jié)果應(yīng)用：根據(jù)供應(yīng)商考核評價結(jié)果，采購管理部門對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理。對于考核評價優(yōu)秀的供應(yīng)商，可給予增加采購份額、優(yōu)先付款、合作獎勵等優(yōu)惠政策；對于考核評價不合格的供應(yīng)商，應(yīng)及時發(fā)出整改通知，要求其限期整改。如供應(yīng)商在規(guī)定期限內(nèi)未能完成整改或整改后仍不符合要求，采購管理部門應(yīng)暫停與其合作，并考慮更換供應(yīng)商。五、采購方式與流程（一）采購方式1.招標(biāo)采購：適用于采購金額較大、技術(shù)要求復(fù)雜、市場競爭充分的物資和服務(wù)。通過招標(biāo)方式，選擇最優(yōu)供應(yīng)商，確保采購質(zhì)量和效益。2.詢價采購：適用于采購金額較小、技術(shù)要求相對簡單、市場供應(yīng)充足的物資和服務(wù)。通過向多家供應(yīng)商詢價，比較價格和服務(wù)，選擇合適的供應(yīng)商。3.競爭性談判采購：適用于采購時間緊迫、技術(shù)要求復(fù)雜、獨家供應(yīng)商或僅有少數(shù)供應(yīng)商的物資和服務(wù)。通過與供應(yīng)商進(jìn)行談判，確定采購價格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨期等條款。4.單一來源采購：適用于只能從唯一供應(yīng)商處采購的物資和服務(wù)，如專利產(chǎn)品、特定設(shè)備、獨家代理的物資等。單一來源采購應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審批，確保采購過程的合法性和合理性。（二）采購流程1.采購申請：各部門根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營需要，填寫采購申請單，詳細(xì)說明采購物資和服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計采購時間等內(nèi)容，并提交給采購管理部門。2.采購計劃審核：采購管理部門收到采購申請單后，對申請內(nèi)容進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括采購需求的合理性、必要性、與生產(chǎn)經(jīng)營計劃的一致性等。對于不符合要求的采購申請，采購管理部門應(yīng)及時與需求部門溝通，提出修改意見或不予批準(zhǔn)。3.采購方式選擇：采購管理部門根據(jù)采購物資和服務(wù)的特點、采購金額、市場供應(yīng)情況等因素，選擇合適的采購方式。對于符合招標(biāo)采購條件的，應(yīng)按照招標(biāo)程序進(jìn)行采購；對于符合詢價采購條件的，應(yīng)向多家供應(yīng)商詢價；對于符合競爭性談判采購條件的，應(yīng)組織相關(guān)人員與供應(yīng)商進(jìn)行談判；對于符合單一來源采購條件的，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審批。4.采購文件編制：根據(jù)選定的采購方式，采購管理部門編制采購文件。采購文件應(yīng)明確采購物資和服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、價格要求、交貨期要求、售后服務(wù)要求等內(nèi)容。對于招標(biāo)采購，采購文件應(yīng)包括招標(biāo)文件、投標(biāo)文件格式、評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)等；對于詢價采購，采購文件應(yīng)包括詢價函、報價單格式等；對于競爭性談判采購，采購文件應(yīng)包括談判文件、響應(yīng)文件格式、談判程序等；對于單一來源采購，采購文件應(yīng)包括采購申請、供應(yīng)商情況說明、采購合同草案等。5.發(fā)布采購信息：采購管理部門通過企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)站、外部采購平臺、招標(biāo)公告等渠道發(fā)布采購信息，邀請潛在供應(yīng)商參與采購活動。對于招標(biāo)采購，應(yīng)發(fā)布招標(biāo)公告；對于詢價采購，應(yīng)向多家供應(yīng)商發(fā)送詢價函；對于競爭性談判采購，應(yīng)邀請符合條件的供應(yīng)商參與談判；對于單一來源采購，應(yīng)向唯一供應(yīng)商發(fā)出采購邀請。6.供應(yīng)商響應(yīng)：潛在供應(yīng)商收到采購信息后，按照采購文件要求編制響應(yīng)文件，并在規(guī)定時間內(nèi)提交給采購管理部門。對于招標(biāo)采購，供應(yīng)商應(yīng)編制投標(biāo)文件并在規(guī)定時間內(nèi)投標(biāo)；對于詢價采購，供應(yīng)商應(yīng)填寫報價單并在規(guī)定時間內(nèi)報價；對于競爭性談判采購，供應(yīng)商應(yīng)編制響應(yīng)文件并在規(guī)定時間內(nèi)參與談判；對于單一來源采購，供應(yīng)商應(yīng)提交采購申請和相關(guān)資料。7.評審與選擇：采購管理部門組織相關(guān)人員對供應(yīng)商的響應(yīng)文件進(jìn)行評審。對于招標(biāo)采購，按照評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行評標(biāo)，選擇中標(biāo)供應(yīng)商；對于詢價采購，比較各供應(yīng)商的報價，選擇價格合理、服務(wù)較好的供應(yīng)商；對于競爭性談判采購，與供應(yīng)商進(jìn)行談判，確定成交供應(yīng)商；對于單一來源采購，對供應(yīng)商的情況進(jìn)行審核，確定是否符合單一來源采購條件。8.合同簽訂：采購管理部門與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資和服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等內(nèi)容。采購合同簽訂后，雙方應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定履行各自的義務(wù)。9.采購執(zhí)行與跟蹤：采購管理部門負(fù)責(zé)采購合同的執(zhí)行和跟蹤。按照合同約定的時間、地點和數(shù)量，及時組織物資和服務(wù)的驗收。對采購過程中出現(xiàn)的問題，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保采購工作順利進(jìn)行。10.采購驗收：采購物資和服務(wù)到貨后，采購管理部門組織相關(guān)人員進(jìn)行驗收。驗收內(nèi)容包括物資和服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、外觀等方面。驗收合格后，出具驗收報告。對于驗收不合格的物資和服務(wù)，采購管理部門應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商解決，要求供應(yīng)商更換或采取其他補救措施。11.付款結(jié)算：采購管理部門根據(jù)采購合同和驗收報告，辦理付款結(jié)算手續(xù)。按照合同約定的付款方式和時間，及時支付供應(yīng)商貨款。付款結(jié)算過程中，應(yīng)嚴(yán)格審核相關(guān)票據(jù)和憑證，確保付款的準(zhǔn)確性和合法性。六、采購風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別1.供應(yīng)商風(fēng)險：包括供應(yīng)商違約、破產(chǎn)、產(chǎn)品質(zhì)量問題、交貨延遲等風(fēng)險。2.市場風(fēng)險：包括市場價格波動、市場供應(yīng)短缺、市場競爭加劇等風(fēng)險。3.質(zhì)量風(fēng)險：包括采購物資和服務(wù)不符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、出現(xiàn)質(zhì)量問題等風(fēng)險。4.法律風(fēng)險：包括采購合同糾紛、知識產(chǎn)權(quán)糾紛、法律法規(guī)變化等風(fēng)險。5.內(nèi)部管理風(fēng)險：包括采購流程不規(guī)范、采購人員違規(guī)操作、內(nèi)部監(jiān)督不力等風(fēng)險。（二）風(fēng)險評估1.風(fēng)險發(fā)生的可能性評估：根據(jù)歷史數(shù)據(jù)、市場情況、供應(yīng)商狀況等因素，對風(fēng)險發(fā)生的可能性進(jìn)行評估?？煞譃楦摺⒅?、低三個等級。2.風(fēng)險影響程度評估：評估風(fēng)險發(fā)生后對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營、財務(wù)狀況、聲譽等方面的影響程度?？煞譃橹卮?、較大、一般三個等級。3.風(fēng)險矩陣?yán)L制：將風(fēng)險發(fā)生的可能性和影響程度進(jìn)行交叉分析，繪制風(fēng)險矩陣。通過風(fēng)險矩陣，確定風(fēng)險的等級，為風(fēng)險應(yīng)對提供依據(jù)。（三）風(fēng)險應(yīng)對1.風(fēng)險規(guī)避：對于風(fēng)險發(fā)生可能性高、影響程度大的風(fēng)險，如供應(yīng)商破產(chǎn)、重大質(zhì)量問題等，應(yīng)采取風(fēng)險規(guī)避措施，如更換供應(yīng)商、停止采購等。2.風(fēng)險降低：對于風(fēng)險發(fā)生可能性較高、影響程度較大的風(fēng)險，如市場價格波動、交貨延遲等，可采取風(fēng)險降低措施，如簽訂長期合同、建立供應(yīng)商預(yù)警機制等。3.風(fēng)險轉(zhuǎn)移：對于風(fēng)險發(fā)生可能性較低、影響程度較大的風(fēng)險，如法律糾紛等，可采取風(fēng)險轉(zhuǎn)移措施，如購買保險、簽訂免責(zé)條款等。4.風(fēng)險接受：對于風(fēng)險發(fā)生可能性低、影響程度小的風(fēng)險，如一般性質(zhì)量問題等，可采取風(fēng)險接受措施，如加強檢驗檢測、及時處理問題等。（四）風(fēng)險監(jiān)控1.建立風(fēng)險監(jiān)控指標(biāo)體系：建立風(fēng)險監(jiān)控指標(biāo)體系，對采購過程中的風(fēng)險進(jìn)行實時監(jiān)控。監(jiān)控指標(biāo)包括供應(yīng)商履約率、采購價格波動幅度、物資質(zhì)量合格率、交貨延遲率等。2.定期風(fēng)險評估：定期對采購風(fēng)險進(jìn)行評估，及時發(fā)現(xiàn)新的風(fēng)險因素，調(diào)整風(fēng)險應(yīng)對策略。3.風(fēng)險預(yù)警與處置：當(dāng)風(fēng)險監(jiān)控指標(biāo)超出設(shè)定的閾值時，及時發(fā)出風(fēng)險預(yù)警信號。采購管理部門應(yīng)根據(jù)風(fēng)險預(yù)警信號，采取相應(yīng)的風(fēng)險處置措施，降