企業(yè)數(shù)碼采購管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范企業(yè)數(shù)碼產(chǎn)品采購行為，加強采購管理，提高采購效率，確保采購質(zhì)量，降低采購成本，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于企業(yè)內(nèi)部各部門數(shù)碼產(chǎn)品的采購活動，包括但不限于電腦、打印機、復(fù)印機、掃描儀、投影儀、數(shù)碼攝像機、數(shù)碼相機等設(shè)備及相關(guān)軟件。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)政策，確保采購行為合法合規(guī)。2.效益性原則：在滿足企業(yè)業(yè)務(wù)需求的前提下，充分考慮采購成本、使用效益和性價比，實現(xiàn)資源的優(yōu)化配置。3.公開透明原則：采購過程應(yīng)公開、公平、公正，接受企業(yè)內(nèi)部監(jiān)督和相關(guān)部門的檢查。4.歸口管理原則：數(shù)碼產(chǎn)品采購實行歸口管理，由指定部門負責統(tǒng)一組織實施。二、采購組織與職責（一）采購決策機構(gòu)成立企業(yè)數(shù)碼采購領(lǐng)導(dǎo)小組，由企業(yè)主管領(lǐng)導(dǎo)擔任組長，成員包括財務(wù)、審計、信息等相關(guān)部門負責人。領(lǐng)導(dǎo)小組負責審議和決策重大數(shù)碼采購項目，協(xié)調(diào)解決采購過程中的重大問題。（二）采購執(zhí)行部門指定[采購部門名稱]為數(shù)碼產(chǎn)品采購的執(zhí)行部門，負責具體采購工作的組織實施。其主要職責包括：1.制定數(shù)碼采購計劃和預(yù)算，報領(lǐng)導(dǎo)小組審批后執(zhí)行。2.收集采購需求，進行市場調(diào)研，選擇供應(yīng)商，組織采購談判和合同簽訂。3.負責采購項目的驗收工作，確保采購產(chǎn)品符合要求。4.建立采購檔案，妥善保管采購相關(guān)資料。（三）使用部門各使用部門負責提出數(shù)碼產(chǎn)品的采購需求，配合采購部門進行采購工作，并參與采購產(chǎn)品的驗收。其主要職責包括：1.根據(jù)業(yè)務(wù)需要，詳細填寫采購申請單，明確采購產(chǎn)品的規(guī)格、型號、數(shù)量、技術(shù)要求等。2.協(xié)助采購部門進行市場調(diào)研，提供技術(shù)支持和使用需求方面的建議。3.對采購產(chǎn)品進行試用和驗收，反饋使用情況和意見。（四）財務(wù)部門財務(wù)部門負責審核采購預(yù)算，監(jiān)督采購資金的使用，辦理采購款項的支付手續(xù)。其主要職責包括：1.參與采購預(yù)算的編制和審核，確保預(yù)算合理可行。2.對采購合同進行財務(wù)審核，防范財務(wù)風險。3.根據(jù)采購合同和驗收報告，及時支付采購款項。（五）審計部門審計部門負責對數(shù)碼采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購程序的合規(guī)性、采購合同的執(zhí)行情況等。其主要職責包括：1.制定審計計劃，對采購項目進行定期或不定期審計。2.審查采購文件、合同、發(fā)票等資料，核實采購行為的真實性、合法性和效益性。3.對審計中發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。三、采購預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.各使用部門應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展規(guī)劃和實際需求，提前編制下一年度數(shù)碼采購預(yù)算，報采購部門匯總。2.采購部門結(jié)合企業(yè)整體預(yù)算安排，對各部門的采購預(yù)算進行審核和平衡，形成企業(yè)年度數(shù)碼采購預(yù)算草案，提交領(lǐng)導(dǎo)小組審議。3.領(lǐng)導(dǎo)小組根據(jù)企業(yè)戰(zhàn)略目標、資金狀況等因素，對預(yù)算草案進行審定，確定最終的年度數(shù)碼采購預(yù)算，并下達給采購部門執(zhí)行。（二）預(yù)算調(diào)整1.在預(yù)算執(zhí)行過程中，如因業(yè)務(wù)發(fā)展需要或其他特殊原因，確需調(diào)整采購預(yù)算的，使用部門應(yīng)提出書面申請，詳細說明調(diào)整原因和金額，報采購部門審核。2.采購部門審核后，報領(lǐng)導(dǎo)小組審批。經(jīng)批準的預(yù)算調(diào)整申請，由采購部門負責調(diào)整采購計劃，并通知財務(wù)部門相應(yīng)調(diào)整預(yù)算。（三）預(yù)算執(zhí)行監(jiān)督1.財務(wù)部門負責對數(shù)碼采購預(yù)算的執(zhí)行情況進行監(jiān)督，定期檢查采購資金的使用是否符合預(yù)算安排。2.采購部門應(yīng)按照預(yù)算要求組織采購活動，嚴格控制采購成本，確保預(yù)算執(zhí)行的嚴肅性。如發(fā)現(xiàn)超預(yù)算采購情況，應(yīng)及時查明原因，采取措施進行糾正。四、采購流程（一）采購申請1.各使用部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，填寫《數(shù)碼產(chǎn)品采購申請單》，詳細注明采購產(chǎn)品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、技術(shù)要求、預(yù)計采購時間等信息，并經(jīng)部門負責人簽字確認后提交給采購部門。2.采購申請單應(yīng)明確采購產(chǎn)品的用途和必要性，如有特殊要求或技術(shù)指標，應(yīng)提供詳細說明。（二）采購審批1.采購部門收到采購申請單后，對申請內(nèi)容進行初步審核，核實采購需求的合理性和合規(guī)性。2.對于金額較小的常規(guī)采購項目，采購部門可直接審批；對于金額較大或涉及重大采購項目，采購部門應(yīng)提交領(lǐng)導(dǎo)小組審批。3.領(lǐng)導(dǎo)小組根據(jù)采購申請的內(nèi)容和相關(guān)規(guī)定進行審批，審批通過后下達采購任務(wù)給采購部門。（三）采購實施1.采購部門根據(jù)審批后的采購申請，制定采購方案，包括選擇采購方式、確定供應(yīng)商、編制采購文件等。2.采購方式包括公開招標、邀請招標、競爭性談判、單一來源采購、詢價等，采購部門應(yīng)根據(jù)采購項目的特點和需求，選擇合適的采購方式。3.采購部門通過發(fā)布招標公告、邀請供應(yīng)商投標、組織談判等方式，選擇優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，并與其進行商務(wù)談判和技術(shù)交流，確定采購價格、交貨期、售后服務(wù)等條款。4.采購部門與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保合同條款符合法律法規(guī)和企業(yè)要求。采購合同應(yīng)報財務(wù)部門和審計部門備案。（四）采購驗收1.采購產(chǎn)品到貨前，采購部門應(yīng)通知使用部門和相關(guān)人員做好驗收準備工作。2.使用部門按照采購合同和相關(guān)標準，對采購產(chǎn)品的數(shù)量、規(guī)格、型號、質(zhì)量等進行驗收。驗收合格后，填寫《數(shù)碼產(chǎn)品驗收單》，并由驗收人員簽字確認。3.對于技術(shù)復(fù)雜或?qū)I(yè)性較強的采購產(chǎn)品，可邀請專業(yè)技術(shù)人員或第三方檢測機構(gòu)進行驗收。驗收過程中發(fā)現(xiàn)問題的，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求其限期整改或退換貨。4.采購產(chǎn)品驗收合格后，采購部門將驗收單提交財務(wù)部門，作為支付采購款項的依據(jù)。（五）采購付款1.財務(wù)部門根據(jù)采購合同和驗收單，審核采購款項的支付申請。審核無誤后，按照企業(yè)資金管理制度和相關(guān)規(guī)定辦理付款手續(xù)。2.對于采用預(yù)付款方式的采購項目，財務(wù)部門應(yīng)在供應(yīng)商提供預(yù)付款保函或滿足合同約定的預(yù)付款條件后，辦理預(yù)付款支付手續(xù)。3.采購款項支付后，財務(wù)部門應(yīng)及時進行賬務(wù)處理，并定期與供應(yīng)商核對往來賬目。五、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商選擇1.采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商信息庫，收集和整理供應(yīng)商的基本資料、經(jīng)營狀況、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等信息。2.在選擇供應(yīng)商時，采購部門應(yīng)根據(jù)采購項目的要求和特點，從供應(yīng)商信息庫中篩選出符合條件的供應(yīng)商，并進行實地考察和評估。3.評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)信譽、生產(chǎn)能力、技術(shù)水平、產(chǎn)品質(zhì)量、價格優(yōu)勢、售后服務(wù)等方面。采購部門可采用綜合評分法等方式對供應(yīng)商進行評價，選擇得分較高的供應(yīng)商作為合作對象。（二）供應(yīng)商考核1.采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商考核機制，定期對供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等進行考核評價。2.考核方式包括日常評價、定期評價和專項評價等。日常評價由采購人員根據(jù)與供應(yīng)商的合作情況進行記錄和評價；定期評價一般每半年或一年進行一次，由采購部門組織相關(guān)人員對供應(yīng)商進行全面考核；專項評價針對供應(yīng)商在某一采購項目中的表現(xiàn)或出現(xiàn)的問題進行評價。3.根據(jù)考核結(jié)果，采購部門對供應(yīng)商進行分類管理，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎勵和優(yōu)先合作機會，對于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商進行警告、限期整改或淘汰。（三）供應(yīng)商淘汰1.如供應(yīng)商出現(xiàn)以下情況之一，采購部門應(yīng)及時將其淘汰出供應(yīng)商信息庫，并停止與其合作：提供虛假資質(zhì)證明或產(chǎn)品信息，騙取合作機會的。產(chǎn)品質(zhì)量嚴重不合格，給企業(yè)造成重大損失的。交貨期嚴重延誤，影響企業(yè)正常生產(chǎn)經(jīng)營的。售后服務(wù)不到位，經(jīng)多次溝通仍未改善的。存在商業(yè)賄賂等違法違規(guī)行為的。2.采購部門應(yīng)及時將供應(yīng)商淘汰情況通知相關(guān)部門，并對已簽訂的采購合同進行妥善處理，確保企業(yè)利益不受損害。六、采購風險管理（一）風險識別1.采購部門應(yīng)定期對數(shù)碼采購活動進行風險識別，分析可能存在的風險因素，包括市場風險、供應(yīng)商風險、質(zhì)量風險、合同風險、資金風險等。2.對于識別出的風險因素，采購部門應(yīng)進行詳細記錄，并評估其發(fā)生的可能性和影響程度。（二）風險評估1.根據(jù)風險識別的結(jié)果，采購部門采用定性或定量的方法對風險進行評估，確定風險等級。2.風險等級一般分為高、中、低三個級別。對于高風險因素，采購部門應(yīng)制定專門的應(yīng)對措施，重點加以防范；對于中風險因素，應(yīng)采取適當?shù)拇胧┻M行控制；對于低風險因素，可進行適當關(guān)注和監(jiān)控。（三）風險應(yīng)對1.針對不同的風險因素，采購部門應(yīng)制定相應(yīng)的風險應(yīng)對措施，包括風險規(guī)避、風險降低、風險轉(zhuǎn)移、風險接受等。2.例如，對于市場價格波動較大的風險，可采用套期保值等方式進行風險規(guī)避；對于供應(yīng)商違約風險，可要求供應(yīng)商提供擔?；蛟黾觽溆霉?yīng)商；對于質(zhì)量風險，加強采購產(chǎn)品的檢驗檢測和驗收工作；對于合同風險，嚴格審核合同條款，確保合同的合法性和有效性。（四）風險監(jiān)控1.采購部門應(yīng)建立風險監(jiān)控機制，定期對采購風險進行監(jiān)控和評估，及時發(fā)現(xiàn)風險變化情況。2.如發(fā)現(xiàn)風險因素發(fā)生變化或出現(xiàn)新的風險因素，采購部門應(yīng)及時調(diào)整風險應(yīng)對措施，確保風險得到有效控制。七、采購檔案管理（一）檔案內(nèi)容采購檔案應(yīng)包括采購申請單、采購審批文件、采購合同、采購文件、驗收單、發(fā)票、付款憑證等與采購活動相關(guān)的所有資料。（二）檔案整理采購部門應(yīng)定期對采購檔案進行整理，按照時間順序、項目類別等進行分類歸檔，確保檔案資料的完整性和規(guī)范性。（三）檔案保管采購檔案應(yīng)妥善