企業(yè)文件資料管理辦法一、總則（一）目的為加強公司文件資料的管理，確保文件資料的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性和安全性，提高公司運營效率，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司總部及各分支機構(gòu)、子公司的文件資料管理工作。（三）定義1.文件資料：指公司在經(jīng)營管理活動中形成的各種形式的信息記錄，包括但不限于紙質(zhì)文件、電子文件、圖表、數(shù)據(jù)等。2.受控文件：指需要嚴格控制分發(fā)、使用、修改和廢止的文件，以確保其有效性和一致性。3.非受控文件：指不需要嚴格控制的文件，僅供參考或一般性查閱。（四）管理原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)：公司文件資料管理工作由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，各部門負責(zé)本部門文件資料的具體管理。2.分級管理：根據(jù)文件資料的重要性和涉及范圍，實行分級管理，確保文件資料得到妥善處理。3.規(guī)范流程：建立規(guī)范的文件資料管理流程，包括文件的起草、審核、批準(zhǔn)、發(fā)布、使用、歸檔和廢止等環(huán)節(jié)，確保文件資料管理工作的有序進行。4.安全保密：加強文件資料的安全保密管理，防止文件資料的泄露、丟失和損壞，確保公司信息安全。二、文件資料的分類與編號（一）分類1.行政文件：包括公司發(fā)布的各項規(guī)章制度、通知、通報、報告、請示等。2.業(yè)務(wù)文件：指公司在業(yè)務(wù)活動中形成的文件，如合同、協(xié)議、訂單、報價單、項目文檔等。3.財務(wù)文件：涉及公司財務(wù)核算、預(yù)算、審計等方面的文件，如財務(wù)報表、會計憑證、審計報告等。4.人事文件：有關(guān)公司人力資源管理的文件，如員工檔案、招聘文件、培訓(xùn)記錄、績效考核文件等。5.技術(shù)文件：公司在技術(shù)研發(fā)、生產(chǎn)工藝、質(zhì)量控制等方面的文件，如技術(shù)圖紙、工藝文件、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等。6.其他文件：不屬于上述分類的其他文件資料。（二）編號1.編號規(guī)則：文件資料編號采用[公司簡稱][年份][文件類別代碼][順序號]的格式。例如：[XX公司][2023][XZ][001]，其中“XZ”為行政文件類別代碼。2.文件類別代碼：行政文件（XZ）、業(yè)務(wù)文件（YW）、財務(wù)文件（CW）、人事文件（RS）、技術(shù)文件（JS）、其他文件（QT）。3.順序號：按照文件資料生成的先后順序依次編號，從001開始。三、文件資料的起草與審核（一）起草1.文件資料由相關(guān)部門或人員負責(zé)起草，起草人應(yīng)確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確、完整、清晰，符合公司實際情況和相關(guān)法律法規(guī)要求。2.起草文件時，應(yīng)明確文件的主題、目的、范圍、主要內(nèi)容、執(zhí)行要求等，并按照公司規(guī)定的格式進行編寫。（二）審核1.文件起草完成后，應(yīng)提交給部門負責(zé)人進行審核。部門負責(zé)人應(yīng)對文件的內(nèi)容、格式、邏輯等進行全面審核，確保文件質(zhì)量。2.對于重要文件或涉及多個部門的文件，應(yīng)組織相關(guān)部門進行會審，共同審核文件內(nèi)容，確保文件的可行性和協(xié)調(diào)性。3.審核人應(yīng)在文件上簽署審核意見，如同意、修改意見或不同意等，并注明審核日期。四、文件資料的批準(zhǔn)與發(fā)布（一）批準(zhǔn)1.經(jīng)過審核的文件資料，由公司領(lǐng)導(dǎo)或授權(quán)人員進行批準(zhǔn)。批準(zhǔn)人應(yīng)根據(jù)公司的政策、法規(guī)和實際情況，對文件的必要性、可行性和合規(guī)性進行審查，并簽署批準(zhǔn)意見。2.對于涉及公司重大決策、重要事項或敏感信息的文件，應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理或董事長批準(zhǔn)。（二）發(fā)布1.文件資料批準(zhǔn)后，由文件管理部門負責(zé)發(fā)布。發(fā)布方式包括紙質(zhì)文件發(fā)放、電子文件共享、內(nèi)部網(wǎng)站發(fā)布等。2.文件管理部門應(yīng)根據(jù)文件的性質(zhì)和使用范圍，確定文件的發(fā)布對象和發(fā)布方式，并確保文件及時、準(zhǔn)確地傳達給相關(guān)人員。3.對于受控文件，文件管理部門應(yīng)建立文件發(fā)放登記臺賬，記錄文件的發(fā)放日期、發(fā)放對象、文件編號等信息，確保文件的發(fā)放有跡可循。五、文件資料的使用與保管（一）使用1.公司員工應(yīng)按照文件規(guī)定的使用范圍和要求，正確使用文件資料。未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自復(fù)制、傳播、修改或銷毀文件資料。2.使用文件資料時，應(yīng)注意保持文件的完整性和整潔性，不得在文件上隨意涂改、標(biāo)記或損壞。3.對于涉及公司機密的文件資料，應(yīng)嚴格遵守公司的保密制度，妥善保管，防止泄露。（二）保管1.文件資料應(yīng)按照分類和編號進行妥善保管，確保文件資料的存放有序、便于查找。2.紙質(zhì)文件應(yīng)存放在專用的文件柜或檔案室中，按照文件類別和年度進行分類存放。電子文件應(yīng)存儲在服務(wù)器或其他存儲設(shè)備上，并進行定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.檔案室應(yīng)配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保文件資料的安全。4.文件管理部門應(yīng)定期對文件資料進行清查和盤點，確保文件資料的數(shù)量和完整性。對于過期、作廢或不需要的文件資料，應(yīng)按照規(guī)定進行清理和銷毀。六、文件資料的修改與廢止（一）修改1.文件資料在使用過程中，如發(fā)現(xiàn)內(nèi)容需要修改或補充，由原起草部門或人員提出修改申請，并填寫《文件修改申請表》。2.《文件修改申請表》應(yīng)包括文件名稱、編號、修改原因、修改內(nèi)容等信息，并提交給文件管理部門審核。3.文件管理部門審核通過后，將《文件修改申請表》提交給原批準(zhǔn)人進行批準(zhǔn)。批準(zhǔn)后，由文件管理部門負責(zé)組織修改，并重新發(fā)布修改后的文件。4.修改后的文件應(yīng)按照原文件的編號進行編號，在文件首頁注明“修訂版”及修訂日期。（二）廢止1.文件資料因政策調(diào)整、業(yè)務(wù)變化或其他原因不再適用時，由原起草部門或相關(guān)部門提出廢止申請，并填寫《文件廢止申請表》。2.《文件廢止申請表》應(yīng)包括文件名稱、編號、廢止原因等信息，并提交給文件管理部門審核。3.文件管理部門審核通過后，將《文件廢止申請表》提交給原批準(zhǔn)人進行批準(zhǔn)。批準(zhǔn)后，由文件管理部門負責(zé)將廢止文件從文件發(fā)放登記臺賬中刪除，并通知相關(guān)部門停止使用。4.對于廢止的文件資料，應(yīng)按照規(guī)定進行妥善保管，以備查閱。七、文件資料的歸檔與查閱（一）歸檔1.文件資料在完成其使用價值后，應(yīng)及時進行歸檔。歸檔工作由文件管理部門負責(zé)組織實施，各部門應(yīng)積極配合。2.歸檔文件應(yīng)按照分類和編號進行整理，確保文件資料的完整性和系統(tǒng)性。紙質(zhì)文件應(yīng)裝訂成冊，編制目錄；電子文件應(yīng)存儲在指定的存儲設(shè)備上，并建立電子檔案索引。3.歸檔文件應(yīng)填寫《文件歸檔登記表》，記錄文件名稱、編號、歸檔日期、保管期限等信息。（二）查閱1.公司員工因工作需要查閱文件資料時，應(yīng)填寫《文件查閱申請表》，注明查閱文件的名稱、編號、查閱原因等信息，并提交給文件管理部門審核。2.文件管理部門審核通過后，根據(jù)文件的保密級別和查閱范圍，決定是否批準(zhǔn)查閱申請。對于涉及公司機密的文件資料，應(yīng)嚴格控制查閱范圍，并要求查閱人簽署保密協(xié)議。3.查閱人應(yīng)在文件管理部門指定的地點查閱文件資料，不得擅自將文件帶出