臨沂電子印章管理辦法一、總則（一）目的為了規(guī)范臨沂電子印章的使用與管理，保障電子印章使用的安全性、合法性、有效性，維護公司/組織正常的辦公秩序和經(jīng)濟活動秩序，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本公司/組織內(nèi)部各部門、分支機構(gòu)以及與本公司/組織有業(yè)務(wù)往來的外部單位和個人在涉及電子文件簽署、業(yè)務(wù)辦理等活動中對電子印章的使用與管理。（三）定義1.電子印章：指基于電子簽名技術(shù)，以電子形式呈現(xiàn)的，用于代表公司/組織進行電子文件簽署的印章，具有與傳統(tǒng)實體印章同等的法律效力。2.電子簽名：指數(shù)據(jù)電文中以電子形式所含、所附用于識別簽名人身份并表明簽名人認(rèn)可其中內(nèi)容的數(shù)據(jù)。（四）基本原則1.合法性原則：電子印章的使用與管理必須符合國家法律法規(guī)和相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定，確保電子印章的法律效力。2.安全性原則：采取必要的技術(shù)和管理措施，保障電子印章的存儲、傳輸、使用等環(huán)節(jié)的安全性，防止電子印章被盜用、冒用、篡改等情況發(fā)生。3.有效性原則：電子印章在電子文件簽署過程中應(yīng)能夠準(zhǔn)確、完整地體現(xiàn)公司/組織的意志，確保簽署后的電子文件具有與紙質(zhì)文件同等的法律效力。4.責(zé)任明確原則：明確電子印章使用過程中各環(huán)節(jié)的責(zé)任主體，做到責(zé)任到人，確保電子印章使用的規(guī)范、有序。二、電子印章的申請與審批（一）申請條件1.本公司/組織內(nèi)部各部門因工作需要使用電子印章的，應(yīng)具備明確的業(yè)務(wù)需求和使用場景。2.與本公司/組織有業(yè)務(wù)往來的外部單位和個人，如需使用本公司/組織電子印章的，應(yīng)在雙方簽訂的業(yè)務(wù)合同或協(xié)議中明確約定，并符合相關(guān)法律法規(guī)和業(yè)務(wù)規(guī)定。（二）申請流程1.申請人填寫《電子印章申請表》，詳細(xì)說明申請電子印章的名稱、用途、使用范圍、使用頻率等信息。2.將填寫完整的申請表提交至所在部門負(fù)責(zé)人審核，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)工作實際情況對申請的必要性和合理性進行審核，并簽署意見。3.經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核通過后，申請表提交至公司/組織電子印章管理部門（以下簡稱“管理部門”）。管理部門對申請表進行形式審查，重點審查申請信息是否完整、準(zhǔn)確，申請流程是否符合規(guī)定等。4.管理部門審核通過后，將申請表提交至公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司/組織整體業(yè)務(wù)情況和管理要求，對電子印章申請進行最終審批。（三）審批標(biāo)準(zhǔn)1.申請的電子印章用途應(yīng)明確、合理，與申請人的工作職責(zé)和業(yè)務(wù)需求相匹配。2.使用范圍應(yīng)清晰界定，不得超出公司/組織規(guī)定的業(yè)務(wù)范圍和權(quán)限。3.使用頻率應(yīng)合理，避免不必要的電子印章申請。4.對于涉及重要業(yè)務(wù)、關(guān)鍵環(huán)節(jié)或具有較高風(fēng)險的電子印章申請，應(yīng)進行重點審查，并根據(jù)實際情況要求申請人提供補充材料或進行必要的調(diào)查核實。三、電子印章的制作與發(fā)放（一）制作1.管理部門根據(jù)審批通過的《電子印章申請表》，委托具有資質(zhì)的電子印章制作機構(gòu)進行電子印章的制作。2.電子印章制作機構(gòu)應(yīng)按照國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)規(guī)范，采用可靠的電子簽名技術(shù)和安全的存儲方式，確保電子印章的安全性和有效性。3.制作完成的電子印章應(yīng)進行嚴(yán)格的測試和驗證，確保其在各種應(yīng)用場景下能夠正常使用，并符合相關(guān)法律法規(guī)和業(yè)務(wù)要求。（二）發(fā)放1.管理部門在電子印章制作完成并通過測試驗證后，將電子印章發(fā)放至申請人。發(fā)放方式可根據(jù)實際情況選擇線上發(fā)放（如通過安全的電子文件傳輸系統(tǒng)）或線下發(fā)放（如提供存儲有電子印章的介質(zhì)）。2.對于線上發(fā)放的電子印章，管理部門應(yīng)確保發(fā)放過程的安全性，防止電子印章在傳輸過程中被泄露或篡改。同時，應(yīng)向申請人提供詳細(xì)的使用說明和操作指南，指導(dǎo)申請人正確使用電子印章。3.對于線下發(fā)放的電子印章，管理部門應(yīng)將存儲有電子印章的介質(zhì)密封包裝，并在包裝上注明電子印章的名稱、申請人、有效期等信息。發(fā)放時，應(yīng)要求申請人簽收，并告知申請人妥善保管電子印章介質(zhì)，不得隨意轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓或泄露。四、電子印章的使用（一）使用范圍1.本公司/組織內(nèi)部各部門在辦理各類公文、合同、報表、報告等電子文件的簽署時，可按照規(guī)定使用相應(yīng)的電子印章。2.與本公司/組織有業(yè)務(wù)往來的外部單位和個人，在雙方約定的業(yè)務(wù)范圍內(nèi)，經(jīng)本公司/組織授權(quán)，可使用本公司/組織的電子印章進行電子文件的簽署。（二）使用流程1.電子文件起草人在完成電子文件起草后，如需使用電子印章進行簽署，應(yīng)按照規(guī)定的格式和要求，在電子文件中預(yù)留電子印章簽署位置。2.電子文件起草人將電子文件提交至有權(quán)審批人進行審批。有權(quán)審批人應(yīng)認(rèn)真審查電子文件的內(nèi)容和簽署需求，在確認(rèn)無誤后進行審批簽字。3.經(jīng)審批通過的電子文件，由電子印章保管人使用電子印章進行簽署。電子印章保管人在簽署前，應(yīng)仔細(xì)核對電子文件內(nèi)容與審批意見是否一致，確保簽署的準(zhǔn)確性和合法性。4.電子印章保管人使用電子印章簽署電子文件時，應(yīng)按照規(guī)定的操作流程進行操作，確保電子印章的使用安全。簽署完成后，電子印章保管人應(yīng)及時對電子印章進行妥善保管，防止電子印章被盜用或濫用。（三）使用要求1.電子印章的使用應(yīng)嚴(yán)格遵循審批流程，未經(jīng)授權(quán)不得擅自使用。2.使用電子印章簽署的電子文件應(yīng)內(nèi)容完整、準(zhǔn)確、合法，不得簽署虛假、違法或無效的電子文件。3.電子印章的使用應(yīng)與紙質(zhì)印章的使用具有同等的嚴(yán)肅性，不得隨意更改電子印章的使用范圍、用途或使用方式。4.在使用電子印章簽署電子文件時，應(yīng)確保電子文件的存儲和傳輸安全，防止電子文件被篡改或泄露。五、電子印章的存儲與保管（一）存儲方式1.電子印章應(yīng)存儲在安全可靠的電子設(shè)備或存儲介質(zhì)中，如專用的電子印章服務(wù)器、加密的U盤等。2.存儲電子印章的設(shè)備或介質(zhì)應(yīng)具備數(shù)據(jù)加密、訪問控制、備份恢復(fù)等安全功能，確保電子印章的存儲安全。（二）保管責(zé)任1.公司/組織應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)電子印章的保管，保管人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和安全意識，嚴(yán)格遵守電子印章保管制度。2.保管人員應(yīng)妥善保管電子印章存儲設(shè)備或介質(zhì)，確保其存放環(huán)境安全，防止存儲設(shè)備或介質(zhì)丟失、損壞、被盜等情況發(fā)生。3.保管人員應(yīng)定期對電子印章存儲設(shè)備或介質(zhì)進行檢查和維護，確保其正常運行。如發(fā)現(xiàn)存儲設(shè)備或介質(zhì)出現(xiàn)故障或異常情況，應(yīng)及時報告并采取相應(yīng)的措施進行處理。（三）備份與恢復(fù)1.為防止電子印章數(shù)據(jù)丟失，應(yīng)定期對電子印章進行備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在與原存儲設(shè)備或介質(zhì)不同的位置，并采用加密存儲方式。2.備份數(shù)據(jù)應(yīng)定期進行檢查和驗證，確保其完整性和可用性。如遇電子印章存儲設(shè)備或介質(zhì)損壞、丟失等情況，應(yīng)能夠及時從備份數(shù)據(jù)中恢復(fù)電子印章，保證電子印章的正常使用。六、電子印章的變更與注銷（一）變更1.當(dāng)電子印章的名稱、用途、使用范圍、保管人員等信息發(fā)生變更時，申請人應(yīng)填寫《電子印章變更申請表》，詳細(xì)說明變更事項及原因。2.《電子印章變更申請表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核、公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，提交至管理部門。管理部門根據(jù)審批意見，對電子印章進行相應(yīng)的變更操作。3.電子印章變更后，管理部門應(yīng)及時通知相關(guān)部門和人員，并對電子印章的使用權(quán)限、存儲信息等進行更新和調(diào)整。（二）注銷1.當(dāng)電子印章不再使用時，申請人應(yīng)填寫《電子印章注銷申請表》，說明注銷原因及電子印章的相關(guān)信息。2.《電子印章注銷申請表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核、公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，提交至管理部門。管理部門在確認(rèn)電子印章已停止使用且無未處理的業(yè)務(wù)事項后，對電子印章進行注銷操作。3.電子印章注銷后，管理部門應(yīng)及時銷毀電子印章存儲設(shè)備或介質(zhì)中的電子印章數(shù)據(jù)，并做好相關(guān)記錄。同時，應(yīng)通知相關(guān)部門和人員電子印章已注銷，停止使用該電子印章進行業(yè)務(wù)操作。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.公司/組織應(yīng)建立健全電子印章監(jiān)督機制，明確監(jiān)督部門和監(jiān)督職責(zé)，定期對電子印章的使用與管理情況進行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督部門應(yīng)重點檢查電子印章的申請、審批、制作、發(fā)放、使用、存儲、保管、變更、注銷等環(huán)節(jié)是否符合本辦法及相關(guān)法律法規(guī)和業(yè)務(wù)規(guī)定的要求。（二）檢查方式1.定期檢查：監(jiān)督部門應(yīng)定期對電子印章的使用與管理情況進行全面檢查，檢查周期可根據(jù)實際情況確定，但每年至少進行一次。2.不定期抽查：監(jiān)督部門可根據(jù)工作需要，不定期對電子印章的使用與管理情況進行抽查，重點檢查電子印章的使用記錄、審批文件、存儲設(shè)備等。3.專項檢查：針對電子印章使用與管理過程中出現(xiàn)的重大問題或風(fēng)險事件，監(jiān)督部門應(yīng)及時組織專項檢查，深入調(diào)查問題原因，提出整改措施和建議。（三）問題處理1.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，監(jiān)督部門應(yīng)及時下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門和責(zé)任人限期整改。2.責(zé)任部門和責(zé)任人應(yīng)按照整改通知書的要求，認(rèn)真制定整改措施，及時進行整改，并將整改情況書面報告監(jiān)督部門。3.監(jiān)督部門應(yīng)對整改情況進行跟蹤檢查，確保問題得到徹底解決。對于整改不力或拒不整改的部門和責(zé)任人，公司/組織將按照相關(guān)規(guī)定進行嚴(yán)肅處理。八、法律責(zé)任1.對于違反本辦法規(guī)定，擅自使用、偽造、變造、冒用、盜用電子印章的單位和個人，公司/組織將依法追究其法律責(zé)任。構(gòu)成犯罪的，將移交司法機關(guān)依法處理。2.因電子印章使用與管理不當(dāng)，給公司/組織造成經(jīng)濟損失或其他不良影響的，相關(guān)責(zé)任部門和責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。公司/組織將視情節(jié)輕重，對責(zé)任部門和責(zé)任人進