會(huì)計(jì)檔案工作管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司會(huì)計(jì)檔案管理，統(tǒng)一會(huì)計(jì)檔案管理制度，保證會(huì)計(jì)檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴(yán)防會(huì)計(jì)檔案毀損、散失和泄密，根據(jù)《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》、《中華人民共和國(guó)檔案法》以及《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司總部及所屬各分公司、子公司的會(huì)計(jì)檔案管理工作。（三）定義1.會(huì)計(jì)檔案：是指公司在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算等過(guò)程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會(huì)計(jì)資料，包括通過(guò)計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)檔案。2.會(huì)計(jì)檔案管理：是指對(duì)會(huì)計(jì)檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷(xiāo)毀等一系列工作的總稱(chēng)。（四）管理職責(zé)1.公司財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的日常管理工作，包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等各類(lèi)會(huì)計(jì)資料的整理、裝訂、保管等，并對(duì)會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。2.公司檔案室負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的統(tǒng)一保管，提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，并對(duì)會(huì)計(jì)檔案的保管安全負(fù)責(zé)。3.各部門(mén)應(yīng)積極配合財(cái)務(wù)部和檔案室做好會(huì)計(jì)檔案的管理工作，及時(shí)將應(yīng)歸檔的會(huì)計(jì)資料移交財(cái)務(wù)部。二、會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容（一）會(huì)計(jì)憑證1.原始憑證：包括發(fā)票、收據(jù)、報(bào)銷(xiāo)單、借款單、銀行回單等各類(lèi)證明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的原始單據(jù)。2.記賬憑證：根據(jù)審核無(wú)誤的原始憑證編制的，記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的會(huì)計(jì)分錄憑證。（二）會(huì)計(jì)賬簿1.總賬：按照會(huì)計(jì)科目分類(lèi)登記的，總括反映公司經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的賬簿。2.明細(xì)賬：按照明細(xì)科目分類(lèi)登記的，詳細(xì)反映公司各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的賬簿，如應(yīng)收賬款明細(xì)賬、應(yīng)付賬款明細(xì)賬、存貨明細(xì)賬等。3.日記賬：包括現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬，按照經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的時(shí)間順序逐日逐筆登記。4.固定資產(chǎn)卡片：記錄公司固定資產(chǎn)詳細(xì)信息的卡片，包括固定資產(chǎn)名稱(chēng)、型號(hào)、購(gòu)置日期、原值、折舊等。（三）財(cái)務(wù)報(bào)告1.月度財(cái)務(wù)報(bào)告：包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、現(xiàn)金流量表等，反映公司月度財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營(yíng)成果。2.季度財(cái)務(wù)報(bào)告：在月度財(cái)務(wù)報(bào)告的基礎(chǔ)上，增加一些季度分析數(shù)據(jù)和說(shuō)明。3.年度財(cái)務(wù)報(bào)告：全面、綜合地反映公司年度財(cái)務(wù)狀況、經(jīng)營(yíng)成果和現(xiàn)金流量的報(bào)告，包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、現(xiàn)金流量表、所有者權(quán)益變動(dòng)表以及附注等。（四）其他會(huì)計(jì)資料1.銀行對(duì)賬單：銀行定期提供的，反映公司銀行賬戶收支情況的對(duì)賬單。2.銀行存款余額調(diào)節(jié)表：用于核對(duì)公司銀行存款日記賬與銀行對(duì)賬單余額差異的調(diào)節(jié)表。3.納稅申報(bào)表：公司每月或每季度向稅務(wù)機(jī)關(guān)申報(bào)繳納稅款的報(bào)表。4.財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告：會(huì)計(jì)師事務(wù)所對(duì)公司財(cái)務(wù)報(bào)表進(jìn)行審計(jì)后出具的報(bào)告。5.會(huì)計(jì)電算化數(shù)據(jù)：包括會(huì)計(jì)軟件備份數(shù)據(jù)、電子會(huì)計(jì)憑證、電子會(huì)計(jì)賬簿、電子財(cái)務(wù)報(bào)告等電子形式的會(huì)計(jì)資料。三、會(huì)計(jì)檔案的整理（一）整理原則會(huì)計(jì)檔案應(yīng)按照分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理，確保檔案的系統(tǒng)性、完整性和準(zhǔn)確性。（二）整理方法1.會(huì)計(jì)憑證的整理按記賬憑證的編號(hào)順序排列，檢查憑證日期、編號(hào)、摘要、會(huì)計(jì)科目、金額等是否齊全、準(zhǔn)確。將原始憑證附在相應(yīng)記賬憑證后面，對(duì)紙張大小不一致的原始憑證，應(yīng)折疊整齊，使其與記賬憑證大小一致。每本憑證應(yīng)加具封面、封底，裝訂牢固，在封面上注明單位名稱(chēng)、年度、月份、憑證種類(lèi)、起訖日期、起訖號(hào)碼等內(nèi)容。2.會(huì)計(jì)賬簿的整理總賬、明細(xì)賬、日記賬應(yīng)按賬戶順序排列，檢查賬頁(yè)是否齊全、編號(hào)是否連續(xù)、記賬是否清晰。對(duì)于活頁(yè)賬，應(yīng)去除空白賬頁(yè)，編好頁(yè)碼，加具賬簿封面和封底，裝訂成冊(cè)。在賬簿封面上注明單位名稱(chēng)、賬簿名稱(chēng)、年度、月份等信息。3.財(cái)務(wù)報(bào)告的整理按月度、季度、年度順序排列，檢查報(bào)告內(nèi)容是否完整、數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確。對(duì)財(cái)務(wù)報(bào)告進(jìn)行編號(hào)，加具封面，在封面上注明單位名稱(chēng)、報(bào)告期間、報(bào)告種類(lèi)等內(nèi)容。4.其他會(huì)計(jì)資料的整理銀行對(duì)賬單、銀行存款余額調(diào)節(jié)表、納稅申報(bào)表等應(yīng)按時(shí)間順序整理，裝訂成冊(cè)。財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告應(yīng)單獨(dú)存放，注明審計(jì)年度、審計(jì)機(jī)構(gòu)等信息。會(huì)計(jì)電算化數(shù)據(jù)應(yīng)定期備份，存儲(chǔ)在安全的介質(zhì)上，并按照電子檔案管理的要求進(jìn)行整理和標(biāo)識(shí)。四、會(huì)計(jì)檔案的保管（一）保管期限會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類(lèi)。定期保管期限一般分為10年和30年。具體保管期限按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。（二）保管要求1.公司應(yīng)設(shè)置專(zhuān)門(mén)的會(huì)計(jì)檔案保管庫(kù)房，配備必要的防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施，確保會(huì)計(jì)檔案的安全保管。2.會(huì)計(jì)檔案應(yīng)分類(lèi)存放，標(biāo)識(shí)清晰，便于查找和調(diào)閱。3.電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)或光盤(pán)等存儲(chǔ)介質(zhì)上，并定期進(jìn)行備份，異地存放。備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)標(biāo)明檔案名稱(chēng)、存儲(chǔ)時(shí)間、存儲(chǔ)介質(zhì)編號(hào)等信息。4.會(huì)計(jì)檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行檢查和盤(pán)點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。五、會(huì)計(jì)檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《會(huì)計(jì)檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案室查閱。2.查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)在檔案室指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得將會(huì)計(jì)檔案帶出檔案室。如需復(fù)印或摘錄，應(yīng)經(jīng)檔案室管理人員同意，并進(jìn)行登記。3.查閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)會(huì)計(jì)檔案，不得在會(huì)計(jì)檔案上涂畫(huà)、標(biāo)記、拆封和抽換。（二）借閱規(guī)定1.公司外部單位因特殊原因需要借閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)公司財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《會(huì)計(jì)檔案借閱登記表》，注明借閱檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、借閱時(shí)間、借閱用途等信息。3.借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如有特殊情況需要延長(zhǎng)借閱期限的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的用途使用會(huì)計(jì)檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓或泄露會(huì)計(jì)檔案內(nèi)容。歸還時(shí)，應(yīng)經(jīng)檔案室管理人員核對(duì)無(wú)誤后，辦理歸還手續(xù)。六、會(huì)計(jì)檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定1.公司應(yīng)定期對(duì)已到保管期限的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行鑒定。鑒定工作應(yīng)由財(cái)務(wù)部牽頭，組織檔案室、審計(jì)部等相關(guān)部門(mén)人員組成鑒定小組進(jìn)行。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)會(huì)計(jì)檔案的保管期限、重要性、完整性等因素，對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行逐一審查，確定哪些檔案可以銷(xiāo)毀，哪些檔案仍需繼續(xù)保管。3.鑒定小組應(yīng)形成鑒定意見(jiàn)書(shū)，注明鑒定的依據(jù)、過(guò)程和結(jié)果，并由鑒定小組成員簽字確認(rèn)。（二）銷(xiāo)毀1.經(jīng)鑒定可以銷(xiāo)毀的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)編制《會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》，注明檔案名稱(chēng)、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷(xiāo)毀時(shí)間等內(nèi)容。2.《會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》應(yīng)經(jīng)公司財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)審核簽字后，報(bào)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。3.銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)由財(cái)務(wù)部、檔案室等部門(mén)共同派人監(jiān)銷(xiāo)。監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)銷(xiāo)毀的會(huì)計(jì)檔案與《會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》是否一致，確保銷(xiāo)毀工作的合規(guī)性。4.銷(xiāo)毀完畢后，監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)在《會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》上簽名蓋章，并將監(jiān)銷(xiāo)情況報(bào)告公司總經(jīng)理。七、會(huì)計(jì)檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)要求1.公司應(yīng)加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案信息化建設(shè)，采用先進(jìn)的信息技術(shù)手段，對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行電子化管理，提高會(huì)計(jì)檔案管理的效率和水平。2.會(huì)計(jì)檔案管理軟件應(yīng)具備檔案錄入、存儲(chǔ)、查詢、借閱、鑒定、銷(xiāo)毀等功能，并符合國(guó)家有關(guān)電子檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。3.公司應(yīng)建立健全會(huì)計(jì)檔案信息化管理制度，明確信息化管理的職責(zé)、流程和安全措施，確保會(huì)計(jì)檔案信息的安全、完整和可追溯。（二）電子會(huì)計(jì)檔案的管理1.電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)來(lái)源真實(shí)，由計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成和傳輸，能夠準(zhǔn)確、完整地反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)，具有永久保存價(jià)值或者其他重要保存價(jià)值。2.電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)采用符合國(guó)家規(guī)定的存儲(chǔ)格式和介質(zhì)進(jìn)行存儲(chǔ)，定期進(jìn)行備份，并異地存放。3.電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)具備防篡改、防丟失、防泄露等安全保護(hù)措施，確保電子會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)性、完整性和可用性。4.查閱、借閱電子會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)通過(guò)會(huì)計(jì)檔案管理軟件進(jìn)行操作，并按照規(guī)定的權(quán)限和流程進(jìn)行審批。查閱、借閱的電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)進(jìn)行登記，并確保其原始性和完整性。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制公司應(yīng)建立健全會(huì)計(jì)檔案管理監(jiān)督機(jī)制，定期對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作進(jìn)行檢查和評(píng)估，確保會(huì)計(jì)檔案管理工作符合法律法規(guī)和公司制度的要求。（二）檢查內(nèi)容1.會(huì)計(jì)檔案的整理、保管、查閱、借閱、鑒定、銷(xiāo)毀等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定。2.會(huì)計(jì)檔案的信息化管理是否規(guī)范，電子會(huì)計(jì)檔案的存儲(chǔ)、安全等是否符合要求。3.會(huì)計(jì)檔案管理人員的職責(zé)履行情況，是否存在違規(guī)操作或失職行為。（三）問(wèn)題處理對(duì)檢查中發(fā)