二手房屋檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)二手房屋檔案管理，規(guī)范檔案收集、整理、保管、利用等工作流程，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，維護(hù)二手房屋交易市場秩序，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本公司/組織所涉及的二手房屋交易檔案管理工作，包括房屋買賣、租賃、抵押等各類交易活動(dòng)形成的檔案資料。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則二手房屋檔案由本公司/組織指定的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映二手房屋交易的實(shí)際情況，保證檔案信息的準(zhǔn)確性和可靠性。3.安全保密原則采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案丟失、損壞、泄露，嚴(yán)格遵守保密制度。4.方便利用原則建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢、借閱和利用，為公司/組織及相關(guān)部門提供高效服務(wù)。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善二手房屋檔案管理制度、工作流程和操作規(guī)范。2.集中統(tǒng)一管理二手房屋交易檔案，對檔案進(jìn)行分類、整理、編目、裝訂、上架等工作。3.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好檔案庫房的防火、防潮、防蟲、防盜等工作，定期對檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)。4.建立檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。5.負(fù)責(zé)檔案的查詢、借閱、利用等服務(wù)工作，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，做好登記和跟蹤管理。6.定期對檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和評估，針對存在的問題提出改進(jìn)措施和建議。（二）業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門二手房屋交易檔案資料的收集、整理和初步審核，確保檔案資料的齊全、完整和真實(shí)。2.在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將整理好的檔案資料移交檔案管理部門，并協(xié)助檔案管理部門做好檔案的交接工作。3.配合檔案管理部門做好檔案的查詢、借閱等工作，按照檔案管理部門的要求提供相關(guān)信息和資料。4.對本部門形成的檔案資料的真實(shí)性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)，如有變更或補(bǔ)充，應(yīng)及時(shí)通知檔案管理部門進(jìn)行相應(yīng)處理。（三）經(jīng)辦人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)具體辦理二手房屋交易業(yè)務(wù)，按照業(yè)務(wù)流程和檔案管理要求，及時(shí)收集、整理交易過程中形成的各類文件資料。2.確保所提供的檔案資料真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，對資料的質(zhì)量負(fù)責(zé)。3.在檔案資料形成后，及時(shí)移交本部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核，并按照規(guī)定時(shí)間將審核后的檔案資料移交檔案管理部門。4.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的查詢、借閱等工作，提供必要的說明和解釋。三、檔案收集（一）收集范圍1.二手房屋買賣合同及相關(guān)補(bǔ)充協(xié)議。2.買賣雙方身份證明文件（身份證、戶口本、結(jié)婚證等）復(fù)印件。3.房屋產(chǎn)權(quán)證書復(fù)印件。4.房屋評估報(bào)告（如有）。5.購房款支付憑證（如銀行轉(zhuǎn)賬記錄、收據(jù)等）。6.房屋交付憑證（如交房驗(yàn)收單等）。7.房屋租賃合同及相關(guān)補(bǔ)充協(xié)議。8.租賃雙方身份證明文件復(fù)印件。9.房屋產(chǎn)權(quán)證書復(fù)印件（出租方提供）。10.租金支付憑證。11.房屋抵押合同及相關(guān)補(bǔ)充協(xié)議。12.抵押雙方身份證明文件復(fù)印件。13.房屋產(chǎn)權(quán)證書復(fù)印件。14.主債權(quán)合同（如借款合同等）。15.其他與二手房屋交易有關(guān)的文件資料，如委托書、公證書、完稅證明等。（二）收集要求1.業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員應(yīng)在二手房屋交易業(yè)務(wù)辦理完畢后，及時(shí)收集整理相關(guān)檔案資料，確保資料齊全、完整。2.檔案資料應(yīng)使用A4紙張，復(fù)印件應(yīng)清晰可辨，內(nèi)容完整，并加蓋提供單位或個(gè)人的公章或簽字確認(rèn)。3.對于重要文件資料，如房屋產(chǎn)權(quán)證書原件等，應(yīng)在辦理完相關(guān)手續(xù)后及時(shí)歸還，并做好交接記錄。4.收集的檔案資料應(yīng)按照業(yè)務(wù)類型和時(shí)間順序進(jìn)行分類整理，便于后續(xù)的移交和管理。（三）收集流程1.業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員在完成二手房屋交易業(yè)務(wù)后，對交易過程中形成的各類文件資料進(jìn)行收集和初步整理。2.將整理好的檔案資料提交本部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括資料的完整性、準(zhǔn)確性、真實(shí)性等。3.經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核通過后，業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將檔案資料移交檔案管理部門，并填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。四、檔案整理（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值和保管期限，便于保管和利用。3.便于檔案的數(shù)字化處理和信息化管理。（二）整理方法1.分類根據(jù)二手房屋交易的業(yè)務(wù)類型，將檔案分為房屋買賣檔案、房屋租賃檔案、房屋抵押檔案等類別。2.組卷按照交易時(shí)間順序，將同一業(yè)務(wù)類型的檔案資料組成一卷或多卷，每卷厚度適中，一般不超過2厘米。3.編目對每卷檔案進(jìn)行編號、編制目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限、卷內(nèi)頁數(shù)等信息。4.裝訂采用線裝或膠裝等方式對檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案整齊、牢固，便于查閱和保管。（三）整理流程1.檔案管理部門接收業(yè)務(wù)部門移交的檔案資料后，對檔案資料進(jìn)行再次審核，檢查資料是否齊全、完整、準(zhǔn)確。2.根據(jù)整理原則和方法，對檔案進(jìn)行分類、組卷、編目、裝訂等整理工作。3.在整理過程中，對不符合要求的檔案資料及時(shí)與業(yè)務(wù)部門溝通，補(bǔ)充或更正相關(guān)信息。4.整理完成后，將整理好的檔案上架存放，并建立檔案存放索引，便于快速查找和利用。五、檔案保管（一）保管期限1.房屋買賣檔案的保管期限為[X]年，自交易完成之日起計(jì)算。2.房屋租賃檔案的保管期限為[X]年，自租賃期滿或合同終止之日起計(jì)算。3.房屋抵押檔案的保管期限為[X]年，自抵押注銷之日起計(jì)算。4.其他與二手房屋交易有關(guān)的重要檔案資料，如涉及重大糾紛或法律訴訟的檔案，應(yīng)長期保管。（二）保管方式1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、防盜設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對濕度控制在[X]%[X]%之間。3.對檔案進(jìn)行分類存放，按照檔案類別、保管期限、年度等順序排列，便于查找和管理。4.建立檔案保管臺賬，詳細(xì)記錄檔案的入庫時(shí)間、保管期限、存放位置等信息，定期對檔案進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。（三）保管要求1.嚴(yán)格遵守檔案庫房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進(jìn)入檔案庫房。2.定期對檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，如檔案發(fā)霉、蟲蛀、破損等情況，應(yīng)及時(shí)采取修復(fù)措施。3.做好檔案庫房的安全防范工作，加強(qiáng)防火、防潮、防蟲、防盜等措施，確保檔案的安全。4.對超過保管期限的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷毀，銷毀過程應(yīng)嚴(yán)格按照程序進(jìn)行，做好記錄。六、檔案利用（一）利用范圍1.本公司/組織內(nèi)部各部門因工作需要查閱二手房屋檔案。2.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)等因辦案需要查閱二手房屋檔案。3.房屋買賣、租賃、抵押等交易當(dāng)事人因自身權(quán)益需要查閱相關(guān)檔案。（二）利用流程1.查閱申請本公司/組織內(nèi)部各部門查閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后提交檔案管理部門。司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)等因辦案需要查閱檔案，應(yīng)出具相關(guān)證明文件，填寫檔案查閱申請表，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)后辦理查閱手續(xù)。房屋買賣、租賃、抵押等交易當(dāng)事人查閱檔案，應(yīng)攜帶本人有效身份證件，填寫檔案查閱申請表，經(jīng)檔案管理部門審核批準(zhǔn)后辦理查閱手續(xù)。2.查閱登記檔案管理部門對查閱申請進(jìn)行審核，符合條件的予以批準(zhǔn)，并進(jìn)行查閱登記，記錄查閱人姓名、單位、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容等信息。3.檔案查閱檔案管理人員根據(jù)查閱申請，提供相應(yīng)的檔案資料，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督，確保查閱過程符合規(guī)定，檔案資料不被損壞、涂改、泄露等。4.查閱歸還查閱完畢后，查閱人應(yīng)及時(shí)將檔案資料歸還檔案管理部門，檔案管理人員對歸還的檔案資料進(jìn)行檢查，確認(rèn)無誤后辦理歸還手續(xù)。（三）利用要求1.查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)保持檔案資料的整潔，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。3.未經(jīng)檔案管理部門批準(zhǔn)，不得對檔案進(jìn)行復(fù)制、拍照、錄像等操作。4.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)等因辦案需要查閱檔案的，如需復(fù)印或摘抄檔案資料，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的二手房屋檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化存儲、檢索、利用等功能，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，形成電子檔案，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。掃描分辨率應(yīng)不低于[X]dpi，圖像清晰、完整。2.數(shù)據(jù)錄入將檔案目錄及相關(guān)信息錄入檔案信息化管理系統(tǒng)，建立檔案數(shù)據(jù)庫，便于查詢和檢索。3.系統(tǒng)功能檔案信息化管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計(jì)、報(bào)表生成等功能，能夠滿足檔案管理部門和業(yè)務(wù)部門的工作需求。4.安全管理加強(qiáng)檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限，防止數(shù)據(jù)泄露、篡改等安全事故發(fā)生。定期對系統(tǒng)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。（三）信息化管理流程1.檔案數(shù)字化處理檔案管理部門組織對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，掃描后的電子檔案應(yīng)進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換、圖像處理等工作，確保電子檔案質(zhì)量。2.數(shù)據(jù)錄入檔案管理人員將檔案目錄及相關(guān)信息錄入檔案信息化管理系統(tǒng)，錄入過程中應(yīng)認(rèn)真核對數(shù)據(jù)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。3.系統(tǒng)測試與上線檔案信息化管理系統(tǒng)開發(fā)完成后，進(jìn)行系統(tǒng)測試，確保系統(tǒng)功能正常、運(yùn)行穩(wěn)定。測試通過后，正式上線運(yùn)行。4.系統(tǒng)維護(hù)與更新定期對檔案信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和更新，及時(shí)處理系統(tǒng)故障，優(yōu)化系統(tǒng)性能，根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展和管理需求，對系統(tǒng)功能進(jìn)行升級完善。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.遵循國家有關(guān)法律法規(guī)和檔案管理規(guī)定，確保檔案鑒定工作的合法性和規(guī)范性。2.以檔案的保存價(jià)值為依據(jù)，對檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定，準(zhǔn)確判斷檔案的保管期限。3.充分考慮檔案的歷史、現(xiàn)實(shí)和未來利用價(jià)值，確保有價(jià)值的檔案得到妥善保管。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員等組成。檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)對到期檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.直接鑒定法檔案鑒定工作小組對每一份檔案進(jìn)行直接審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間等因素，判斷其保存價(jià)值和保管期限。2.綜合評估法結(jié)合檔案的形成背景、歷史意義、現(xiàn)實(shí)利用需求等因素，對檔案進(jìn)行綜合評估，確定其是否具有保存價(jià)值。（四）銷毀流程1.編制銷毀清冊檔案鑒定工作小組對鑒定后確定需要銷毀的檔案，編制銷毀清冊，詳細(xì)記錄檔案的編號、題名、日期、保管期限等信息。2.審批銷毀清冊經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核、公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可