企業(yè)出庫存貨管理辦法一、總則（一）目的為加強公司出庫存貨的管理，規(guī)范存貨出庫流程，確保存貨安全、完整，提高存貨周轉(zhuǎn)率，降低存貨成本，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有涉及出庫存貨的部門和業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，包括但不限于生產(chǎn)部門、銷售部門、倉庫管理部門等。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：存貨出庫必須符合國家相關(guān)法律法規(guī)以及公司內(nèi)部的各項規(guī)章制度要求。2.準(zhǔn)確性原則：確保出庫存貨的品種、數(shù)量、規(guī)格等信息準(zhǔn)確無誤，避免錯誤發(fā)貨。3.及時性原則：根據(jù)業(yè)務(wù)需求，及時辦理存貨出庫手續(xù)，保證生產(chǎn)經(jīng)營活動的順利進(jìn)行。4.安全性原則：在存貨出庫過程中，采取有效措施保障存貨的質(zhì)量不受損，數(shù)量不短缺，防止存貨丟失、被盜等情況發(fā)生。二、存貨出庫的流程與要求（一）需求申請1.生產(chǎn)部門根據(jù)生產(chǎn)計劃，提前制定原材料、零部件等的需求計劃。需求計劃應(yīng)明確存貨的品種、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計使用時間等詳細(xì)信息，并提交給倉庫管理部門。在生產(chǎn)過程中，如因生產(chǎn)計劃變更等原因需要調(diào)整存貨需求，應(yīng)及時書面通知倉庫管理部門。2.銷售部門根據(jù)客戶訂單或銷售預(yù)測，填寫銷售發(fā)貨通知單。通知單應(yīng)包括客戶名稱、訂單編號、存貨品種、規(guī)格、數(shù)量、發(fā)貨時間等內(nèi)容。將銷售發(fā)貨通知單提交給倉庫管理部門，并確保訂單信息的準(zhǔn)確性和完整性。對于緊急訂單，應(yīng)特別注明，以便倉庫優(yōu)先安排發(fā)貨。3.其他部門因內(nèi)部調(diào)撥、維修、報廢等原因需要領(lǐng)用存貨時，應(yīng)填寫相應(yīng)的存貨領(lǐng)用申請表。申請表應(yīng)說明領(lǐng)用部門、用途、存貨品種、規(guī)格、數(shù)量等信息，并經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人審批后提交給倉庫管理部門。（二）審批環(huán)節(jié)1.生產(chǎn)部門需求申請審批生產(chǎn)部門提交的需求計劃由生產(chǎn)主管審核，確保需求與生產(chǎn)計劃相符。審核通過后，報生產(chǎn)經(jīng)理審批。生產(chǎn)經(jīng)理根據(jù)生產(chǎn)能力、庫存狀況等因素進(jìn)行綜合評估，批準(zhǔn)需求計劃。如需求計劃不合理，應(yīng)及時與生產(chǎn)部門溝通調(diào)整。2.銷售部門發(fā)貨通知單審批銷售發(fā)貨通知單首先由銷售內(nèi)勤審核，檢查訂單信息的準(zhǔn)確性、完整性以及客戶信用情況等。審核通過后，報銷售主管審批。銷售主管根據(jù)銷售政策、庫存情況等決定是否批準(zhǔn)發(fā)貨。對于信用額度不足或存在其他風(fēng)險的客戶訂單，需經(jīng)上級領(lǐng)導(dǎo)特別審批后才能發(fā)貨。3.其他部門領(lǐng)用申請表審批存貨領(lǐng)用申請表由領(lǐng)用部門負(fù)責(zé)人審核，確認(rèn)領(lǐng)用用途的合理性。審核通過后，根據(jù)領(lǐng)用存貨的價值和性質(zhì)，分別報相關(guān)部門經(jīng)理或公司領(lǐng)導(dǎo)審批。價值較低的日常辦公用品等領(lǐng)用，一般由部門經(jīng)理審批；價值較高的設(shè)備維修零部件、重要原材料等領(lǐng)用，需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）倉庫備貨1.倉庫管理部門收到經(jīng)審批的需求申請或發(fā)貨通知單后倉庫管理人員根據(jù)申請或通知單上的存貨信息，在庫存系統(tǒng)中查詢相應(yīng)存貨的庫存數(shù)量和存放位置。確認(rèn)有足夠庫存后，安排倉庫工作人員進(jìn)行備貨。備貨過程中，要仔細(xì)核對存貨的品種、規(guī)格、數(shù)量等，確保與申請或通知單一致。對于需要拆零發(fā)貨的存貨，要按照規(guī)定的包裝規(guī)格進(jìn)行重新包裝，并在包裝上標(biāo)明相關(guān)信息。2.備貨完成后倉庫管理人員在庫存系統(tǒng)中更新存貨庫存數(shù)量，將已備貨的存貨標(biāo)記為“待發(fā)貨”狀態(tài)。同時，填寫存貨出庫備貨清單，詳細(xì)記錄備貨的存貨信息，包括品種、規(guī)格、數(shù)量、批次等，并簽字確認(rèn)。備貨清單一式多份，分別留存?zhèn)}庫、送貨部門等相關(guān)部門。（四）發(fā)貨與運輸1.發(fā)貨根據(jù)不同的發(fā)貨方式，進(jìn)行相應(yīng)的操作。自提方式：客戶或領(lǐng)用部門憑有效憑證到倉庫提貨。倉庫管理人員核對提貨憑證與申請或通知單一致后，辦理發(fā)貨手續(xù)，將存貨交付給提貨人，并要求提貨人在發(fā)貨記錄上簽字確認(rèn)。送貨方式：倉庫管理部門安排專門的送貨人員將存貨送達(dá)客戶指定地點或領(lǐng)用部門。送貨人員在出發(fā)前，再次核對送貨清單與備貨清單一致，并攜帶必要的運輸工具和防護(hù)設(shè)備。在送貨過程中，要注意保護(hù)存貨的安全，避免因運輸不當(dāng)造成存貨損壞。到達(dá)目的地后，送貨人員與客戶或領(lǐng)用部門辦理交接手續(xù)，由接收方在送貨回執(zhí)上簽字確認(rèn)。2.運輸對于委托第三方物流運輸?shù)拇尕洠緫?yīng)選擇具有良好信譽和資質(zhì)的物流供應(yīng)商。在簽訂運輸合同前，要明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括運輸費用、運輸時間、貨物安全保障等條款。倉庫管理部門負(fù)責(zé)將存貨妥善交付給物流供應(yīng)商，并要求物流供應(yīng)商提供貨物接收憑證。同時，跟蹤物流運輸進(jìn)度，確保存貨按時、安全送達(dá)目的地。如在運輸過程中發(fā)生存貨損壞、丟失等情況，倉庫管理部門應(yīng)及時與物流供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，按照運輸合同的約定進(jìn)行處理，并向相關(guān)部門報告。（五）出庫記錄與賬務(wù)處理1.出庫記錄倉庫管理人員在存貨發(fā)貨后，及時在庫存管理系統(tǒng)中錄入出庫信息，包括出庫日期、存貨品種、規(guī)格、數(shù)量、領(lǐng)用部門或客戶等。確保出庫記錄準(zhǔn)確、完整，以便隨時查詢和統(tǒng)計存貨的出入庫情況。同時，更新庫存臺賬，詳細(xì)記錄每筆存貨的出入庫動態(tài)，定期與庫存管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行核對，保證賬實相符。2.賬務(wù)處理財務(wù)部門根據(jù)倉庫提交的出庫記錄和相關(guān)憑證，及時進(jìn)行賬務(wù)處理。按照存貨的用途，分別計入生產(chǎn)成本、銷售成本、管理費用等相應(yīng)的會計科目。每月末，財務(wù)部門與倉庫管理部門進(jìn)行庫存盤點核對，確保財務(wù)賬與倉庫實物賬一致。如發(fā)現(xiàn)差異，應(yīng)及時查明原因并進(jìn)行調(diào)整，保證財務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。三、存貨出庫的盤點與清查（一）定期盤點1.盤點周期公司設(shè)定每月末為存貨定期盤點時間，全面清查各類存貨的實際庫存數(shù)量、狀況等。2.盤點人員安排成立由倉庫管理人員、財務(wù)人員、內(nèi)部審計人員等組成的盤點小組。倉庫管理人員負(fù)責(zé)實物盤點，財務(wù)人員負(fù)責(zé)監(jiān)督盤點過程，并對盤點結(jié)果進(jìn)行記錄和核對，內(nèi)部審計人員負(fù)責(zé)對盤點工作進(jìn)行抽查和監(jiān)督，確保盤點工作的公正性和準(zhǔn)確性。3.盤點流程盤點前，倉庫管理人員應(yīng)將存貨進(jìn)行整理分類，做好盤點準(zhǔn)備工作。同時，打印出庫存清單，以便與實物進(jìn)行核對。盤點過程中，盤點人員按照規(guī)定的盤點方法和順序，逐一清點存貨數(shù)量，檢查存貨的質(zhì)量狀況、規(guī)格型號等是否與庫存清單一致。對于貴重物品、易損物品等要重點盤點。盤點結(jié)束后，盤點人員填寫盤點表，詳細(xì)記錄盤點結(jié)果，包括實際庫存數(shù)量、盤盈盤虧數(shù)量及原因等。盤點表經(jīng)盤點人員簽字確認(rèn)后，提交給財務(wù)部門。財務(wù)部門根據(jù)盤點表與庫存管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)、財務(wù)賬進(jìn)行核對，編制盤點差異報告。對于盤盈盤虧情況，分析原因，提出處理建議，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批后進(jìn)行相應(yīng)的賬務(wù)調(diào)整。（二）不定期清查1.清查原因根據(jù)公司內(nèi)部管理需要、業(yè)務(wù)變化或外部監(jiān)管要求等，不定期對存貨進(jìn)行清查。例如，在公司業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)型、倉庫搬遷、重大資產(chǎn)處置等情況下，及時進(jìn)行存貨清查。當(dāng)發(fā)現(xiàn)存貨管理中存在異常情況，如存貨賬實不符、存貨丟失或損壞等跡象時，也應(yīng)立即組織不定期清查。2.清查方法與程序不定期清查的方法與定期盤點基本相同，但清查范圍和重點可根據(jù)具體情況確定。清查小組在清查前應(yīng)制定詳細(xì)的清查計劃，明確清查的目的、范圍、時間安排等。清查過程中，要認(rèn)真細(xì)致，對發(fā)現(xiàn)的問題及時記錄并進(jìn)行調(diào)查核實。清查結(jié)束后，同樣要編制清查報告，說明清查情況、發(fā)現(xiàn)的問題及處理建議，報公司領(lǐng)導(dǎo)審閱。四、存貨出庫的成本核算與控制（一）成本核算方法1.先進(jìn)先出法對于采用先進(jìn)先出法核算存貨成本的情況，出庫存貨的成本按照最先入庫的存貨成本計價。倉庫管理人員在發(fā)貨時，應(yīng)按照存貨的入庫先后順序確定發(fā)出存貨的成本。2.加權(quán)平均法采用加權(quán)平均法時，根據(jù)期初存貨成本和本期購入存貨的成本，計算加權(quán)平均單位成本。出庫存貨的成本按照加權(quán)平均單位成本乘以發(fā)出數(shù)量計算確定。財務(wù)部門定期計算加權(quán)平均單位成本，并確保成本核算的準(zhǔn)確性。（二）成本控制措施1.優(yōu)化庫存結(jié)構(gòu)通過對市場需求的分析和預(yù)測，合理安排存貨采購計劃，避免庫存積壓或缺貨現(xiàn)象。定期評估存貨的庫存周轉(zhuǎn)率，對于周轉(zhuǎn)率較低的存貨，采取促銷、退貨、換貨等措施進(jìn)行處理，優(yōu)化庫存結(jié)構(gòu)，降低存貨資金占用成本。2.降低出庫成本在發(fā)貨環(huán)節(jié)，合理規(guī)劃運輸路線和運輸方式，降低運輸費用。對于批量發(fā)貨的情況，爭取更優(yōu)惠的運輸價格。同時，優(yōu)化包裝方式，減少包裝材料的浪費，降低包裝成本。加強對出庫過程中各項費用的審核和控制，如裝卸費、搬運費等，確保費用支出合理合規(guī)。五、存貨出庫的風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別與評估1.缺貨風(fēng)險由于市場需求預(yù)測不準(zhǔn)確、生產(chǎn)計劃變更等原因，可能導(dǎo)致存貨庫存不足，無法滿足客戶訂單或生產(chǎn)需求，影響公司的銷售業(yè)績和生產(chǎn)進(jìn)度。2.發(fā)貨錯誤風(fēng)險在備貨、發(fā)貨過程中，可能因人為疏忽、信息傳遞不暢等原因，導(dǎo)致發(fā)貨的存貨品種、規(guī)格、數(shù)量等與訂單或申請不符，引發(fā)客戶投訴，損害公司聲譽。3.存貨損壞風(fēng)險在運輸、存儲過程中，由于運輸工具不當(dāng)、保管條件不善等原因，可能造成存貨損壞、變質(zhì)，影響存貨的使用價值和銷售價格，給公司帶來經(jīng)濟(jì)損失。4.庫存積壓風(fēng)險如果對市場需求判斷失誤，采購過多存貨，可能導(dǎo)致庫存積壓，占用大量資金，增加存貨持有成本，同時還可能面臨存貨跌價風(fēng)險。5.內(nèi)部控制風(fēng)險存貨出庫流程中的各個環(huán)節(jié)，如審批、備貨、發(fā)貨等，如果內(nèi)部控制制度執(zhí)行不到位，可能出現(xiàn)舞弊、違規(guī)操作等情況，影響公司資產(chǎn)安全和正常運營。（二）風(fēng)險應(yīng)對措施1.缺貨風(fēng)險應(yīng)對加強市場調(diào)研和銷售數(shù)據(jù)分析，提高市場需求預(yù)測的準(zhǔn)確性。與客戶保持密切溝通，及時了解訂單變化情況，以便調(diào)整生產(chǎn)和庫存計劃。建立安全庫存制度，根據(jù)不同存貨的特點和歷史銷售數(shù)據(jù)，確定合理的安全庫存水平。當(dāng)庫存低于安全庫存時，及時啟動補貨機(jī)制，確保存貨供應(yīng)。2.發(fā)貨錯誤風(fēng)險應(yīng)對完善存貨出庫信息傳遞流程，加強各部門之間的溝通協(xié)調(diào)。在備貨、發(fā)貨前，對訂單或申請信息進(jìn)行多次核對，確保信息準(zhǔn)確無誤。引入信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)訂單處理、庫存管理、發(fā)貨等環(huán)節(jié)的自動化操作，減少人為干預(yù)，降低錯誤發(fā)生的概率。同時，對發(fā)貨人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)水平和責(zé)任心。3.存貨損壞風(fēng)險應(yīng)對選擇資質(zhì)良好、信譽可靠的物流供應(yīng)商，并與其簽訂詳細(xì)的運輸合同，明確雙方在貨物運輸過程中的責(zé)任和義務(wù)。要求物流供應(yīng)商采取必要的運輸防護(hù)措施，確保存貨安全運輸。加強倉庫存儲管理，根據(jù)存貨的特性，提供適宜的存儲環(huán)境，如溫度、濕度、通風(fēng)等條件。定期對存貨進(jìn)行檢查和維護(hù)，及時發(fā)現(xiàn)并處理可能導(dǎo)致存貨損壞的隱患。4.庫存積壓風(fēng)險應(yīng)對建立科學(xué)的庫存管理決策機(jī)制，綜合考慮市場需求、銷售趨勢、采購成本等因素，合理確定存貨采購數(shù)量和采購時機(jī)。加強對庫存的監(jiān)控和分析，及時調(diào)整庫存策略。開展促銷活動，如打折銷售、捆綁銷售等，加快積壓存貨的周轉(zhuǎn)。對于長期積壓且無法銷售的存貨，按照規(guī)定的程序進(jìn)行報廢處理，減少庫存占用。5.內(nèi)部控制風(fēng)險應(yīng)對完善存貨出庫內(nèi)部控制制度，明確各崗位的職責(zé)和權(quán)限，規(guī)范操作流程。加強對關(guān)鍵環(huán)節(jié)的監(jiān)督檢查，定期進(jìn)行內(nèi)部審計，及時發(fā)現(xiàn)