企業(yè)外來收據(jù)管理辦法一、總則（一）目的為加強企業(yè)外來收據(jù)的管理，規(guī)范外來收據(jù)的使用、保管及核銷流程，確保企業(yè)財務收支的真實性、合法性和準確性，防范財務風險，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門及所屬單位在經(jīng)濟活動中涉及的外來收據(jù)的管理。（三）基本原則1.合法性原則：外來收據(jù)的取得、使用和管理必須符合國家法律法規(guī)及相關(guān)財務制度的規(guī)定。2.真實性原則：外來收據(jù)應如實反映經(jīng)濟業(yè)務的內(nèi)容和金額，不得弄虛作假。3.完整性原則：外來收據(jù)的各項要素應填寫齊全，不得遺漏或涂改。4.及時性原則：外來收據(jù)應及時開具、收取、入賬和核銷，確保財務信息的時效性。二、外來收據(jù)的定義及范圍（一）定義外來收據(jù)是指企業(yè)在與外部單位或個人發(fā)生經(jīng)濟往來時，從外部取得的用于證明經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生及收付款項的書面憑證。（二）范圍1.財政部門監(jiān)制的行政事業(yè)性收費收據(jù)。2.稅務部門監(jiān)制的發(fā)票。3.軍隊監(jiān)制的收費收據(jù)。4.其他符合國家規(guī)定的外來收款憑證。三、外來收據(jù)的取得（一）取得要求1.業(yè)務經(jīng)辦人員在與外部單位或個人發(fā)生經(jīng)濟業(yè)務時，應按照規(guī)定及時取得合法有效的外來收據(jù)。2.取得的外來收據(jù)應具備以下基本要素：收據(jù)名稱；收據(jù)號碼；開票日期；付款單位名稱；經(jīng)濟業(yè)務內(nèi)容摘要；數(shù)量、單價、金額；開票單位名稱及蓋章；收款人簽名或蓋章。3.對于金額較大或重要的經(jīng)濟業(yè)務，應要求對方提供詳細的業(yè)務清單，并作為外來收據(jù)的附件。（二）特殊情況處理1.如因特殊原因無法取得正式外來收據(jù)的，應由業(yè)務經(jīng)辦人員填寫《無發(fā)票業(yè)務情況說明》，詳細說明原因、金額、對方單位名稱等信息，并經(jīng)業(yè)務部門負責人、財務部門負責人和公司分管領導審批后，作為入賬的依據(jù)。2.對于確實無法取得發(fā)票的小額零星支出，可憑對方出具的收款憑證及內(nèi)部審批單入賬，但收款憑證應載明收款單位名稱、個人姓名及身份證號、支出項目、收款金額等相關(guān)信息。四、外來收據(jù)的審核（一）審核內(nèi)容1.財務部門收到外來收據(jù)后，應按照以下內(nèi)容進行審核：收據(jù)的合法性：審核收據(jù)是否為財政部門、稅務部門或軍隊監(jiān)制的合法票據(jù)，是否在規(guī)定的使用期限內(nèi)。收據(jù)的真實性：審核收據(jù)的內(nèi)容是否與經(jīng)濟業(yè)務實際情況相符，有無偽造、涂改、虛開等情況。收據(jù)的完整性：審核收據(jù)的各項要素是否填寫齊全，字跡是否清晰，大小寫金額是否一致，開票單位蓋章是否齊全。收據(jù)的關(guān)聯(lián)性：審核收據(jù)與經(jīng)濟業(yè)務合同、審批文件等是否相互印證，業(yè)務內(nèi)容是否一致。2.對于不符合要求的外來收據(jù)，財務部門應及時退回業(yè)務經(jīng)辦人員，并要求其重新取得合法有效的收據(jù)。（二）審核流程1.業(yè)務經(jīng)辦人員將取得的外來收據(jù)提交給部門負責人進行初審，部門負責人應重點審核經(jīng)濟業(yè)務的真實性、合理性及與部門職責的相關(guān)性。2.部門負責人初審通過后，將外來收據(jù)連同相關(guān)審批文件一并提交給財務部門。3.財務部門指定專人對收到的外來收據(jù)進行審核，審核無誤后在收據(jù)上加蓋“審核章”，并按照財務核算要求進行分類整理。4.對于審核過程中發(fā)現(xiàn)的問題，財務部門應及時與業(yè)務經(jīng)辦人員溝通核實，并要求其限期整改。如問題較為嚴重，應及時向公司領導匯報。五、外來收據(jù)的開具（一）開具要求1.企業(yè)對外開具外來收據(jù)時，必須由財務部門統(tǒng)一負責，并按照規(guī)定的格式和內(nèi)容進行填寫。2.開具的外來收據(jù)應做到字跡清晰、內(nèi)容完整、印章齊全，不得涂改、挖補或撕毀。3.對于涉及多個經(jīng)濟業(yè)務事項的，應分別開具收據(jù)，并注明每筆業(yè)務的具體內(nèi)容和金額。4.開具的外來收據(jù)應及時交付給付款單位或個人，并要求對方在收據(jù)上簽收確認。（二）開具流程1.業(yè)務部門根據(jù)經(jīng)濟業(yè)務實際情況，填寫《外來收據(jù)開具申請單》，詳細注明收款單位名稱、金額、經(jīng)濟業(yè)務內(nèi)容等信息，并經(jīng)部門負責人審批后提交給財務部門。2.財務部門收到《外來收據(jù)開具申請單》后，審核無誤后按照規(guī)定開具外來收據(jù)，并在收據(jù)上加蓋公司財務專用章或發(fā)票專用章。3.財務部門將開具好的外來收據(jù)交給業(yè)務部門，由業(yè)務部門負責將收據(jù)交付給付款單位或個人。4.業(yè)務部門應及時將付款單位或個人簽收的收據(jù)聯(lián)交回財務部門，作為記賬憑證的附件。六、外來收據(jù)的保管（一）保管責任1.外來收據(jù)由財務部門指定專人負責保管，并建立專門的收據(jù)保管登記簿，詳細記錄收據(jù)的種類、號碼、數(shù)量、起止日期、領用情況等信息。2.收據(jù)保管人員應妥善保管外來收據(jù)，確保收據(jù)的安全完整，防止丟失、損壞、被盜等情況發(fā)生。3.對于已開具的外來收據(jù)存根聯(lián)，應按照會計檔案管理的有關(guān)規(guī)定進行保管，保管期限不得少于規(guī)定年限。（二）保管措施1.設立專門的收據(jù)保管庫房或保險柜，配備必要的防盜、防火、防潮、防蟲等設施，確保收據(jù)存放環(huán)境安全。2.收據(jù)保管人員應定期對收據(jù)進行盤點清查，核對收據(jù)的實際數(shù)量與保管登記簿記錄是否一致，發(fā)現(xiàn)問題應及時查明原因并報告處理。3.嚴禁無關(guān)人員接觸外來收據(jù)，如需查閱或復印收據(jù)，應經(jīng)財務部門負責人批準，并辦理相關(guān)手續(xù)。七、外來收據(jù)的核銷（一）核銷條件1.外來收據(jù)已按照規(guī)定開具并交付給付款單位或個人，且收款金額已全部入賬。2.外來收據(jù)存根聯(lián)及相關(guān)附件完整、齊全，與記賬憑證及相關(guān)賬簿記錄一致。（二）核銷流程1.業(yè)務部門在完成經(jīng)濟業(yè)務后，應及時將外來收據(jù)存根聯(lián)及相關(guān)附件整理齊全，并填寫《外來收據(jù)核銷申請單》，注明收據(jù)號碼、收款金額、經(jīng)濟業(yè)務內(nèi)容等信息，經(jīng)部門負責人審核后提交給財務部門。2.財務部門收到《外來收據(jù)核銷申請單》后，對收據(jù)存根聯(lián)及相關(guān)附件進行審核，核對其與記賬憑證及相關(guān)賬簿記錄是否一致。審核無誤后，在《外來收據(jù)核銷申請單》上簽字確認，并辦理收據(jù)核銷手續(xù)。3.財務部門將已核銷的外來收據(jù)存根聯(lián)及相關(guān)附件按照會計檔案管理的有關(guān)規(guī)定進行整理歸檔，妥善保管。八、監(jiān)督檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門應定期對外來收據(jù)的管理情況進行審計監(jiān)督，檢查外來收據(jù)的取得、使用、保管及核銷等環(huán)節(jié)是否符合本辦法的規(guī)定，發(fā)現(xiàn)問題應及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。2.財務部門應加強對自身外來收據(jù)管理工作的自查自糾，定期對收據(jù)的使用情況進行檢查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。（二）外部監(jiān)督1.公司應積極配合財政、稅務、審計等外部部門的監(jiān)督檢查，如實提供外來收據(jù)的相關(guān)資料，接受外部部門的指導和監(jiān)督。2.對于外部部門檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，公司應認真整改，并按照要求及時報送整改情況報告。九、罰則（一）對違反本辦法規(guī)定的業(yè)務經(jīng)辦人員，視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、罰款等處罰；對造成經(jīng)濟損失或其他嚴重后果的，依法追究其法律責任。（二）對違反本辦法規(guī)定的財務人員，除給予相應的紀律處分外，還應責令其限期改