林業(yè)部門檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)林業(yè)部門檔案管理，有效地保護(hù)和利用檔案，提高林業(yè)工作效率和管理水平，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》以及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合林業(yè)部門實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于林業(yè)部門機(jī)關(guān)及所屬各單位的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則林業(yè)部門的檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。2.真實(shí)性與完整性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映林業(yè)工作的歷史和現(xiàn)狀，全面收集各類文件資料，保證檔案內(nèi)容的完整性。3.便于利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、檢索和利用，充分發(fā)揮檔案的作用。（四）定義本辦法所稱檔案，是指林業(yè)部門在履行職能活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種形式和載體的歷史記錄，包括文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置林業(yè)部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，配備相應(yīng)的檔案管理人員。檔案管理機(jī)構(gòu)可根據(jù)實(shí)際情況設(shè)置綜合檔案室或檔案科。（二）檔案管理機(jī)構(gòu)職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本部門檔案管理規(guī)章制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。3.指導(dǎo)所屬單位的檔案管理工作，開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和監(jiān)督檢查。4.參與本部門重要業(yè)務(wù)活動(dòng)和項(xiàng)目，做好相關(guān)檔案的收集和整理工作。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化、規(guī)范化。6.做好檔案的安全保密工作，防止檔案的損壞、丟失和泄密。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真學(xué)習(xí)和貫徹執(zhí)行檔案工作的法律法規(guī)和規(guī)章制度，不斷提高業(yè)務(wù)水平。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編目、上架等。3.做好檔案的保管和保護(hù)工作，定期檢查檔案的保管狀況，采取有效措施防止檔案的損壞、變質(zhì)和丟失。4.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱登記和利用服務(wù)工作，為利用者提供便利。5.參與檔案的鑒定和銷毀工作，提出鑒定意見(jiàn)和銷毀清單。6.協(xié)助做好檔案信息化建設(shè)工作，錄入和維護(hù)檔案信息。7.保守檔案機(jī)密，不得泄露檔案內(nèi)容。三、檔案的收集與整理（一）檔案收集范圍1.上級(jí)文件：包括黨和國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人、上級(jí)林業(yè)部門及其他相關(guān)部門頒發(fā)的與林業(yè)工作有關(guān)的文件、指示、通知等。2.本部門文件：本部門制發(fā)的各種文件、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。3.業(yè)務(wù)檔案：林業(yè)生產(chǎn)、資源管理、生態(tài)保護(hù)、科研項(xiàng)目、工程建設(shè)等業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類文件資料，如調(diào)查規(guī)劃、設(shè)計(jì)圖紙、監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)、技術(shù)方案、合同協(xié)議等。4.人事檔案：本部門工作人員的履歷、考核、任免、獎(jiǎng)懲、工資、福利等方面的文件材料。5.財(cái)務(wù)檔案：本部門的財(cái)務(wù)預(yù)算、決算、會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等財(cái)務(wù)文件。6.聲像檔案：反映林業(yè)工作重大活動(dòng)、重要事件、建設(shè)成果等的照片、錄音、錄像等資料。7.實(shí)物檔案：林業(yè)部門獲得的榮譽(yù)證書(shū)、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯、印章等實(shí)物。（二）檔案收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，及時(shí)將辦理完畢的文件材料整理歸檔，不得積壓。2.收集的檔案應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。3.對(duì)重要的文件資料應(yīng)實(shí)行雙套制或多套制歸檔，確保檔案的安全性和完整性。4.聲像檔案應(yīng)同時(shí)收集文字說(shuō)明材料，注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、內(nèi)容等信息。5.實(shí)物檔案應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)登記，注明名稱、來(lái)源、日期、保管期限等，并拍照留存。（三）檔案整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.符合國(guó)家和行業(yè)有關(guān)檔案整理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。（四）檔案整理方法1.分類：根據(jù)檔案的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容等因素，將檔案分為黨群工作、行政管理、業(yè)務(wù)工作、人事管理、財(cái)務(wù)管理等類別。每個(gè)類別下再根據(jù)具體情況進(jìn)一步細(xì)分。2.編號(hào)：對(duì)整理好的檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有系統(tǒng)性和唯一性，便于查找和管理。3.編目：編制檔案目錄，包括案卷題名、卷內(nèi)文件目錄、備考表等，目錄應(yīng)清晰準(zhǔn)確，便于查閱。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保整齊牢固，便于保管。四、檔案的保管（一）檔案保管條件1.檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.庫(kù)房溫度應(yīng)控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)控制在45%60%之間。3.檔案架應(yīng)堅(jiān)固耐用，排列整齊，便于檔案的存放和查找。4.應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、防蟲(chóng)藥品、滅火器等。（二）檔案保管期限檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管的檔案：反映林業(yè)部門主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)林業(yè)工作具有長(zhǎng)遠(yuǎn)查考利用價(jià)值的檔案。2.長(zhǎng)期保管的檔案：在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)林業(yè)工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為16年至50年。3.短期保管的檔案：在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)林業(yè)工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為5年至15年。（三）檔案保管制度1.建立檔案庫(kù)房管理制度，明確庫(kù)房管理人員職責(zé)，嚴(yán)格執(zhí)行庫(kù)房出入登記制度。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、存放有序。3.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，保證檔案的完整性。4.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行定期備份，存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)妥善保管，防止數(shù)據(jù)丟失。5.做好檔案庫(kù)房的清潔衛(wèi)生工作，保持庫(kù)房整潔。五、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)骨干和相關(guān)專家組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織和實(shí)施。（二）檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)檔案的保管期限和利用價(jià)值，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。鑒定時(shí)應(yīng)參考以下標(biāo)準(zhǔn)：1.重要性：檔案是否反映林業(yè)部門的主要職能活動(dòng)、重大決策、重要事件等。2.完整性：檔案是否齊全完整，能否全面反映相關(guān)工作的歷史和現(xiàn)狀。3.準(zhǔn)確性：檔案內(nèi)容是否真實(shí)準(zhǔn)確，數(shù)據(jù)是否可靠。4.時(shí)效性：檔案是否仍具有現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值，是否超過(guò)保管期限。（三）檔案鑒定程序1.定期鑒定：檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)定期對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，一般每五年進(jìn)行一次全面鑒定。2.初步審查：檔案管理人員對(duì)擬鑒定的檔案進(jìn)行初步審查，提出初步鑒定意見(jiàn)。3.小組審議：檔案鑒定工作小組對(duì)初步鑒定意見(jiàn)進(jìn)行審議，形成鑒定結(jié)論。4.審批備案：鑒定結(jié)論報(bào)林業(yè)部門負(fù)責(zé)人審批，并報(bào)上級(jí)檔案管理部門備案。（四）檔案銷毀1.經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清冊(cè)，經(jīng)批準(zhǔn)后予以銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過(guò)程的安全和徹底。3.監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽字，并注明銷毀日期和方式。4.檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)永久保存。六、檔案的利用（一）利用范圍本部門工作人員因工作需要，可查閱、借閱本部門保管的檔案。外單位因工作需要查閱、借閱檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用手續(xù)1.本部門工作人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱、借閱登記表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理機(jī)構(gòu)辦理查閱、借閱手續(xù)。2.外單位查閱、借閱檔案，應(yīng)提前向林業(yè)部門提出申請(qǐng)，說(shuō)明查閱、借閱的目的、內(nèi)容和范圍，經(jīng)林業(yè)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可辦理查閱、借閱手續(xù)。3.查閱、借閱檔案應(yīng)在檔案管理機(jī)構(gòu)指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出。如需帶出的，應(yīng)經(jīng)檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并限期歸還。4.查閱、借閱檔案時(shí)，應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得涂改、損壞、圈劃、批注、抽換檔案材料。（三）利用服務(wù)1.檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)積極為利用者提供檔案查閱、借閱服務(wù)，及時(shí)準(zhǔn)確地查找所需檔案。2.根據(jù)利用者的需求，可提供檔案復(fù)印件、摘錄等服務(wù)。3.對(duì)重要檔案的利用，檔案管理機(jī)構(gòu)可根據(jù)實(shí)際情況安排專人進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督和指導(dǎo)。七、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)建立覆蓋林業(yè)部門的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理的效率和服務(wù)水平。（二）建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)館藏檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.信息化管理系統(tǒng)建設(shè)：開(kāi)發(fā)或選用適合林業(yè)部門的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。3.數(shù)據(jù)安全保障：建立數(shù)據(jù)備份、恢復(fù)和安全防護(hù)機(jī)制，確保檔案數(shù)據(jù)的安全。（三）實(shí)施步驟1.規(guī)劃設(shè)計(jì)階段：制定檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，明確建設(shè)目標(biāo)、任務(wù)和實(shí)施步驟。2.系統(tǒng)建設(shè)階段：按照規(guī)劃要求，進(jìn)行系統(tǒng)開(kāi)發(fā)、硬件采購(gòu)、軟件安裝調(diào)試等工作。3.數(shù)據(jù)錄入階段：組織人員對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描和數(shù)據(jù)錄入，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。4.系統(tǒng)上線階段：對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行測(cè)試、驗(yàn)收，正式上線運(yùn)行。5.運(yùn)行維護(hù)階段：對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行日常維護(hù)和管理，及時(shí)處理系統(tǒng)故障和數(shù)據(jù)問(wèn)題，不斷完善系統(tǒng)功能。（四）管理要求1.建立電子檔案管理制度，規(guī)范電子檔案的收集、整理、存儲(chǔ)、利用等環(huán)節(jié)。2.加強(qiáng)對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)的安全管理，采取加密、備份、訪問(wèn)控制等措施，防止數(shù)據(jù)泄露和丟失。3.定期對(duì)電子檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。4.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案信息化管理系統(tǒng)的操作技能，提高工作效率和服務(wù)質(zhì)量。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機(jī)構(gòu)林業(yè)部門應(yīng)建立檔案管理監(jiān)督檢查機(jī)制，定期對(duì)所屬單位的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。監(jiān)督檢查工作可由檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)組織實(shí)施，也可委托專業(yè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案收集、整理、保管、鑒定、銷毀、利用等環(huán)節(jié)的操作規(guī)范。2.檔案管理機(jī)構(gòu)和人員的配備情況，檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和工作責(zé)任心。3.檔案庫(kù)房的建設(shè)和管理情況，檔案保管條件是否符合要求。4.檔案信息化建設(shè)情況，電子檔案管理系統(tǒng)的運(yùn)行和數(shù)據(jù)安全情況。5.檔案的完整性和準(zhǔn)確性，檔案整理是否符合標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：每年至少進(jìn)行一次全面的檔案管理工作檢查，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，對(duì)部分單位的檔案管理工作進(jìn)行不定期抽查，及時(shí)發(fā)