滄州地區(qū)文件管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)滄州地區(qū)文件管理工作，確保文件的規(guī)范生成、流轉(zhuǎn)、存儲與利用，提高工作效率，保障各項(xiàng)工作的順利開展，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本地區(qū)實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于滄州地區(qū)內(nèi)所有機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會團(tuán)體等組織（以下統(tǒng)稱“各單位”）的文件管理活動(dòng)。（三）文件定義本辦法所稱文件，是指各單位在履行職能過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的各種紙質(zhì)、電子等載體的文字材料，包括但不限于公文、規(guī)章制度、會議紀(jì)要、工作計(jì)劃、報(bào)告、合同協(xié)議等。（四）管理原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理原則各單位應(yīng)建立健全文件管理領(lǐng)導(dǎo)體制，明確各級部門在文件管理中的職責(zé)，實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下的分級管理。2.規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、確保質(zhì)量原則文件的起草、審核、簽發(fā)、印發(fā)等各個(gè)環(huán)節(jié)應(yīng)嚴(yán)格遵循國家及行業(yè)相關(guān)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，確保文件質(zhì)量。3.及時(shí)高效、安全保密原則文件的處理應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、高效，同時(shí)要嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保文件信息安全。4.便于查閱、利于利用原則文件管理應(yīng)便于查找、檢索和利用，以滿足工作需要，提高工作效能。二、文件的起草與審核（一）起草要求1.主題明確文件應(yīng)圍繞特定主題展開，內(nèi)容簡潔明了，重點(diǎn)突出，避免冗長繁瑣。2.內(nèi)容準(zhǔn)確所涉事實(shí)、數(shù)據(jù)、政策等應(yīng)準(zhǔn)確無誤，引用法律法規(guī)和規(guī)范性文件應(yīng)注明出處。3.邏輯嚴(yán)謹(jǐn)文件結(jié)構(gòu)應(yīng)合理，層次分明，條款之間邏輯連貫，避免出現(xiàn)矛盾或歧義。4.語言規(guī)范使用規(guī)范的漢字、標(biāo)點(diǎn)符號和計(jì)量單位，語言表達(dá)應(yīng)符合語法規(guī)則，避免生僻字、模糊用語和口語化表述。（二）審核流程1.初審文件起草完成后，起草部門應(yīng)進(jìn)行自審，重點(diǎn)審核文件內(nèi)容的準(zhǔn)確性、完整性、規(guī)范性以及與本部門工作的關(guān)聯(lián)性等。2.部門審核自審?fù)ㄟ^后，將文件提交至本部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。部門負(fù)責(zé)人應(yīng)從整體工作角度出發(fā)，對文件的必要性、可行性、合規(guī)性等進(jìn)行全面審查，并提出審核意見。3.會簽審核涉及多個(gè)部門的文件，需進(jìn)行會簽審核。由主辦部門負(fù)責(zé)組織相關(guān)部門進(jìn)行會簽，各會簽部門應(yīng)認(rèn)真審查文件中涉及本部門職責(zé)的內(nèi)容，提出明確的意見和建議。4.綜合審核文件經(jīng)部門審核和會簽審核后，提交至單位綜合管理部門進(jìn)行綜合審核。綜合管理部門應(yīng)從文件格式、行文規(guī)則、整體協(xié)調(diào)性等方面進(jìn)行審核，確保文件符合規(guī)范要求。5.終審綜合審核通過后的文件，提交至單位主要領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行終審。主要領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)對文件的重要性、政策性、全局性等進(jìn)行最終審定，并簽署審批意見。三、文件的簽發(fā)與印發(fā)（一）簽發(fā)1.經(jīng)審核通過的文件，由單位主要領(lǐng)導(dǎo)或其授權(quán)的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行簽發(fā)。2.簽發(fā)人應(yīng)認(rèn)真審閱文件內(nèi)容，簽署明確的意見，如“同意印發(fā)”“請[具體部門]進(jìn)一步修改完善后印發(fā)”等。3.重要文件或涉及重大事項(xiàng)的文件，應(yīng)由單位領(lǐng)導(dǎo)班子集體研究決定后簽發(fā)。（二）印發(fā)1.文件簽發(fā)后，由綜合管理部門負(fù)責(zé)編號、排版、印制等印發(fā)工作。2.編號應(yīng)按照一定的規(guī)則進(jìn)行，確保文件編號的唯一性和連續(xù)性。3.排版應(yīng)符合規(guī)范要求，字體、字號、行距、頁邊距等應(yīng)保持一致，頁面布局應(yīng)合理美觀。4.印制應(yīng)保證文件質(zhì)量，紙張應(yīng)符合要求，印刷清晰，裝訂牢固。5.文件印發(fā)后，綜合管理部門應(yīng)及時(shí)將文件分發(fā)給相關(guān)部門和人員，并做好發(fā)放登記工作。四、文件的分類與編號（一）分類1.根據(jù)文件的性質(zhì)、用途和來源等，對文件進(jìn)行分類。常見的分類方式包括：按年度分類：將每年形成的文件分為一類。按機(jī)構(gòu)分類：按照單位內(nèi)部的組織機(jī)構(gòu)進(jìn)行分類。按問題分類：根據(jù)文件所涉及的主題內(nèi)容進(jìn)行分類。2.各單位可結(jié)合自身實(shí)際情況，選擇合適的分類方式或多種分類方式相結(jié)合，確保文件分類科學(xué)合理、便于管理。（二）編號1.文件編號應(yīng)包含年份、機(jī)構(gòu)代碼、文件順序號等要素。2.年份采用公元紀(jì)年，用四位數(shù)字表示，如“2023”。3.機(jī)構(gòu)代碼根據(jù)單位內(nèi)部的組織機(jī)構(gòu)代碼確定，如“01”表示辦公室，“02”表示財(cái)務(wù)部門等。4.文件順序號按照文件印發(fā)的先后順序依次編排，用三位數(shù)字表示，如“001”“002”等。5.文件編號示例：202301001，表示2023年辦公室印發(fā)的第1號文件。五、文件的流轉(zhuǎn)與傳遞（一）流轉(zhuǎn)程序1.文件印發(fā)后，綜合管理部門應(yīng)及時(shí)將文件傳遞給相關(guān)部門和人員。2.對于需要傳閱的文件，應(yīng)按照規(guī)定的傳閱范圍和順序進(jìn)行傳閱。傳閱人應(yīng)在文件傳閱單上簽字，并注明傳閱時(shí)間，確保文件傳遞及時(shí)、準(zhǔn)確。3.對于需要辦理的文件，承辦部門應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成辦理，并將辦理結(jié)果反饋給綜合管理部門。4.文件流轉(zhuǎn)過程中，如遇特殊情況需要調(diào)整流轉(zhuǎn)程序或傳閱范圍，應(yīng)經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并及時(shí)通知相關(guān)部門和人員。（二）傳遞方式1.紙質(zhì)文件傳遞對于重要的紙質(zhì)文件，應(yīng)通過專人送達(dá)、機(jī)要交換等方式進(jìn)行傳遞，確保文件安全、及時(shí)送達(dá)。2.電子文件傳遞利用單位內(nèi)部辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、電子郵件等方式進(jìn)行電子文件傳遞。傳遞電子文件時(shí)，應(yīng)確保文件格式正確、內(nèi)容完整，并按照規(guī)定的權(quán)限進(jìn)行訪問和下載。3.涉密文件傳遞對于涉密文件，應(yīng)嚴(yán)格按照國家保密法律法規(guī)的要求進(jìn)行傳遞，采用專人專車、機(jī)要通信等保密方式進(jìn)行傳遞，確保文件信息安全。六、文件的存儲與保管（一）存儲方式1.紙質(zhì)文件存儲各單位應(yīng)設(shè)立專門的文件檔案室，配備必要的檔案柜、貨架等存儲設(shè)備，對紙質(zhì)文件進(jìn)行分類存放。檔案室內(nèi)應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，防止文件受潮、霉變、蟲蛀等。2.電子文件存儲建立電子文件存儲系統(tǒng)，對電子文件進(jìn)行集中存儲和管理。電子文件應(yīng)按照分類編號進(jìn)行存儲，存儲介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）保管期限1.根據(jù)文件的性質(zhì)、重要程度和歷史價(jià)值等，確定文件的保管期限。保管期限分為永久、長期和短期。永久保管的文件：具有重要?dú)v史價(jià)值、對單位發(fā)展具有重大影響的文件，如單位的章程、重要會議紀(jì)要、重大決策文件等。長期保管的文件：在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的文件，保管期限一般為15年至50年。短期保管的文件：在較短時(shí)間內(nèi)需要查考利用的文件，保管期限一般為5年以下。2.各單位應(yīng)制定文件保管期限表，明確各類文件的保管期限，并嚴(yán)格按照保管期限表進(jìn)行文件保管。（三）定期清理1.定期對文件進(jìn)行清理，及時(shí)剔除已過保管期限、無保存價(jià)值的文件。2.清理文件時(shí)，應(yīng)填寫文件清理登記表，詳細(xì)記錄清理文件的名稱、文號、數(shù)量、清理時(shí)間等信息，并經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后進(jìn)行銷毀或處置。3.對于涉及重要事項(xiàng)、敏感信息的文件，銷毀時(shí)應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行，確保文件信息不泄露。七、文件的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.本單位工作人員因工作需要查閱文件，應(yīng)填寫文件查閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到綜合管理部門或文件檔案室查閱。2.外單位人員查閱本單位文件，應(yīng)持單位介紹信或相關(guān)證明材料，經(jīng)本單位主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱時(shí)，應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并由本單位工作人員陪同。3.查閱涉密文件，應(yīng)嚴(yán)格按照國家保密法律法規(guī)的規(guī)定，履行審批手續(xù)，經(jīng)保密部門批準(zhǔn)后，在符合保密要求的場所進(jìn)行查閱。（二）利用規(guī)定1.查閱文件時(shí)，查閱人員應(yīng)愛護(hù)文件，不得在文件上涂改、圈劃、污損，不得擅自抽取、撤換文件。2.如需復(fù)印、摘錄文件內(nèi)容，應(yīng)按照規(guī)定的程序辦理審批手續(xù)，并注明用途。3.文件利用結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將文件歸還，并辦理歸還手續(xù)。4.各單位應(yīng)建立文件查閱利用登記制度，詳細(xì)記錄查閱利用文件的人員、時(shí)間、內(nèi)容、用途等信息，以便于跟蹤管理和統(tǒng)計(jì)分析。八、文件的保密與安全（一）保密制度1.各單位應(yīng)建立健全文件保密制度，明確保密責(zé)任，加強(qiáng)對文件保密工作的管理。2.對涉及國家秘密、商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等敏感信息的文件，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，采取加密存儲、限制訪問、專人保管等措施，防止文件信息泄露。3.加強(qiáng)對文件管理人員的保密教育，提高保密意識，簽訂保密承諾書，確保文件管理工作安全保密。（二）安全措施1.加強(qiáng)文件存儲場所的安全防范，安裝必要的防盜、