采購(gòu)程序管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司采購(gòu)程序管理，規(guī)范采購(gòu)行為，確保采購(gòu)活動(dòng)合法、合規(guī)、高效進(jìn)行，保障公司利益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部所有采購(gòu)活動(dòng)，包括但不限于物資采購(gòu)、服務(wù)采購(gòu)、工程采購(gòu)等。（三）基本原則1.合法性原則：采購(gòu)活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求。2.公平公正原則：采購(gòu)過(guò)程應(yīng)公平對(duì)待所有供應(yīng)商，確保競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境公正。3.效益原則：在保證質(zhì)量的前提下，追求采購(gòu)成本的合理性，提高采購(gòu)效益。4.誠(chéng)信原則：采購(gòu)人員及相關(guān)參與方應(yīng)誠(chéng)實(shí)守信，履行各自職責(zé)。二、采購(gòu)需求管理（一）需求提出1.各部門(mén)根據(jù)業(yè)務(wù)需要，定期或不定期提出采購(gòu)需求。需求應(yīng)明確、具體，包括物資名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時(shí)間等。2.對(duì)于緊急采購(gòu)需求，應(yīng)及時(shí)填寫(xiě)緊急采購(gòu)申請(qǐng)表，并說(shuō)明緊急原因及預(yù)計(jì)交貨時(shí)間。（二）需求審核1.采購(gòu)部門(mén)收到采購(gòu)需求后，對(duì)需求的合理性、必要性進(jìn)行初步審核。2.涉及金額較大或重要的采購(gòu)需求，應(yīng)提交公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。（三）需求變更1.如采購(gòu)需求發(fā)生變更，需求部門(mén)應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)部門(mén)，并填寫(xiě)采購(gòu)需求變更申請(qǐng)表。2.采購(gòu)部門(mén)根據(jù)變更情況，重新評(píng)估對(duì)采購(gòu)計(jì)劃、預(yù)算及供應(yīng)商的影響，并按規(guī)定程序進(jìn)行審批。三、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商選擇1.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)建立供應(yīng)商信息庫(kù)，收集、整理供應(yīng)商基本信息、資質(zhì)證明、業(yè)績(jī)情況等。2.根據(jù)采購(gòu)需求，從供應(yīng)商信息庫(kù)中篩選潛在供應(yīng)商，并進(jìn)行實(shí)地考察或資質(zhì)審核。3.對(duì)于新供應(yīng)商，應(yīng)要求其提供營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證等相關(guān)資質(zhì)文件。4.通過(guò)招標(biāo)、詢價(jià)、競(jìng)爭(zhēng)性談判等方式，選擇合適的供應(yīng)商，并簽訂采購(gòu)合同。（二）供應(yīng)商評(píng)估1.采購(gòu)部門(mén)定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)、價(jià)格水平等。2.根據(jù)評(píng)估結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類(lèi)管理，對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)于不符合要求的供應(yīng)商進(jìn)行淘汰。（三）供應(yīng)商關(guān)系維護(hù)1.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)與供應(yīng)商保持良好的溝通，及時(shí)反饋采購(gòu)需求及產(chǎn)品質(zhì)量問(wèn)題。2.定期與供應(yīng)商召開(kāi)會(huì)議，共同探討合作中存在的問(wèn)題及解決方案，促進(jìn)雙方合作關(guān)系的持續(xù)發(fā)展。四、采購(gòu)計(jì)劃管理（一）采購(gòu)計(jì)劃制定1.采購(gòu)部門(mén)根據(jù)采購(gòu)需求審核結(jié)果，結(jié)合公司庫(kù)存情況、生產(chǎn)計(jì)劃等因素，制定采購(gòu)計(jì)劃。2.采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)明確采購(gòu)物資名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、交貨時(shí)間、采購(gòu)方式等內(nèi)容。（二）采購(gòu)計(jì)劃審批1.采購(gòu)計(jì)劃提交公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批，審批通過(guò)后方可實(shí)施。2.對(duì)于重大采購(gòu)計(jì)劃，應(yīng)組織相關(guān)部門(mén)進(jìn)行論證，確保采購(gòu)計(jì)劃的合理性和可行性。（三）采購(gòu)計(jì)劃執(zhí)行1.采購(gòu)部門(mén)按照采購(gòu)計(jì)劃組織實(shí)施采購(gòu)活動(dòng)，確保采購(gòu)任務(wù)按時(shí)完成。2.在采購(gòu)過(guò)程中，如遇特殊情況需要調(diào)整采購(gòu)計(jì)劃，應(yīng)及時(shí)報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批，并通知相關(guān)部門(mén)。五、采購(gòu)方式選擇（一）招標(biāo)采購(gòu)1.對(duì)于金額較大、技術(shù)復(fù)雜、競(jìng)爭(zhēng)充分的采購(gòu)項(xiàng)目，應(yīng)采用招標(biāo)采購(gòu)方式。2.招標(biāo)采購(gòu)應(yīng)按照國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及公司內(nèi)部規(guī)定的程序進(jìn)行，包括發(fā)布招標(biāo)公告、發(fā)售招標(biāo)文件、開(kāi)標(biāo)、評(píng)標(biāo)、定標(biāo)等環(huán)節(jié)。（二）詢價(jià)采購(gòu)1.對(duì)于采購(gòu)金額較小、規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、市場(chǎng)貨源充足的采購(gòu)項(xiàng)目，可采用詢價(jià)采購(gòu)方式。2.詢價(jià)采購(gòu)應(yīng)向至少三家供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)單，要求供應(yīng)商報(bào)價(jià)，并根據(jù)報(bào)價(jià)情況選擇合適的供應(yīng)商。（三）競(jìng)爭(zhēng)性談判采購(gòu)1.對(duì)于采購(gòu)項(xiàng)目具有特殊性，只能從有限范圍的供應(yīng)商處采購(gòu)，或采用招標(biāo)所需時(shí)間不能滿足用戶緊急需要的采購(gòu)項(xiàng)目，可采用競(jìng)爭(zhēng)性談判采購(gòu)方式。2.競(jìng)爭(zhēng)性談判采購(gòu)應(yīng)成立談判小組，與供應(yīng)商進(jìn)行談判，確定成交供應(yīng)商。（四）單一來(lái)源采購(gòu)1.符合下列情形之一的采購(gòu)項(xiàng)目，可采用單一來(lái)源采購(gòu)方式：只能從唯一供應(yīng)商處采購(gòu)的；發(fā)生了不可預(yù)見(jiàn)的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購(gòu)的；必須保證原有采購(gòu)項(xiàng)目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購(gòu)，且添購(gòu)資金總額不超過(guò)原合同采購(gòu)金額百分之十的。2.單一來(lái)源采購(gòu)應(yīng)按照規(guī)定程序進(jìn)行審批，并與供應(yīng)商進(jìn)行協(xié)商，確定采購(gòu)價(jià)格及相關(guān)條款。六、采購(gòu)合同管理（一）合同簽訂1.采購(gòu)部門(mén)在確定供應(yīng)商后，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同。2.采購(gòu)合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、付款方式、違約責(zé)任等內(nèi)容。3.采購(gòu)合同簽訂前，應(yīng)提交公司法律部門(mén)或法律顧問(wèn)進(jìn)行審核，確保合同的合法性和有效性。（二）合同執(zhí)行1.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)跟蹤采購(gòu)合同的執(zhí)行情況，及時(shí)協(xié)調(diào)解決合同執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。2.供應(yīng)商應(yīng)按照合同約定按時(shí)、按質(zhì)、按量交貨，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)按照合同約定及時(shí)支付貨款。（三）合同變更與解除1.如采購(gòu)合同需要變更或解除，應(yīng)經(jīng)雙方協(xié)商一致，并簽訂書(shū)面協(xié)議。2.合同變更或解除后，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)調(diào)整采購(gòu)計(jì)劃及相關(guān)財(cái)務(wù)處理。七、采購(gòu)驗(yàn)收管理（一）驗(yàn)收準(zhǔn)備1.采購(gòu)部門(mén)在物資到貨前，應(yīng)通知相關(guān)部門(mén)做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作，包括組建驗(yàn)收小組、制定驗(yàn)收方案等。2.驗(yàn)收小組應(yīng)由采購(gòu)部門(mén)、使用部門(mén)、質(zhì)量部門(mén)等相關(guān)人員組成。（二）驗(yàn)收實(shí)施1.物資到貨后，驗(yàn)收小組應(yīng)按照驗(yàn)收方案對(duì)物資的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格型號(hào)等進(jìn)行驗(yàn)收。2.對(duì)于重要物資或技術(shù)復(fù)雜的物資，可委托專(zhuān)業(yè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行驗(yàn)收。3.驗(yàn)收過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)物資存在質(zhì)量問(wèn)題或數(shù)量不符等情況，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商解決。（三）驗(yàn)收?qǐng)?bào)告1.驗(yàn)收完成后，驗(yàn)收小組應(yīng)填寫(xiě)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，詳細(xì)記錄驗(yàn)收情況。2.驗(yàn)收?qǐng)?bào)告經(jīng)相關(guān)人員簽字確認(rèn)后，作為支付貨款及物資入庫(kù)的依據(jù)。八、采購(gòu)付款管理（一）付款申請(qǐng)1.采購(gòu)部門(mén)根據(jù)采購(gòu)合同及驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，填寫(xiě)付款申請(qǐng)單，注明付款金額、付款方式、付款時(shí)間等內(nèi)容。2.付款申請(qǐng)單應(yīng)提交相關(guān)部門(mén)及領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。（二）付款審批1.財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)付款申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括合同條款、驗(yàn)收情況、發(fā)票等。2.付款申請(qǐng)經(jīng)財(cái)務(wù)部門(mén)審核通過(guò)后，提交公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。（三）付款執(zhí)行1.財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)審批通過(guò)的付款申請(qǐng)，按照合同約定的付款方式及時(shí)間進(jìn)行付款。2.付款后，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)進(jìn)行賬務(wù)處理，并將付款憑證歸檔保存。九、采購(gòu)監(jiān)督與審計(jì)（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)定期對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)，檢查采購(gòu)程序的執(zhí)行情況、采購(gòu)合同的簽訂與執(zhí)行情況、采購(gòu)資金的使用情況等。2.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)建立內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，對(duì)采購(gòu)人員的行為進(jìn)行監(jiān)督，確保采購(gòu)活動(dòng)合法、合規(guī)。（二）外部