酒店s賬管理辦法一、總則（一）目的為加強酒店財務(wù)管理，規(guī)范酒店S賬的核算與管理，確保酒店財務(wù)數(shù)據(jù)的準確性、完整性和及時性，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于酒店各部門涉及S賬業(yè)務(wù)的核算與管理。（三）定義S賬是指酒店在經(jīng)營過程中，因各種特殊原因產(chǎn)生的暫記往來賬目，包括但不限于客人押金、內(nèi)部員工借款、供應(yīng)商暫估款項等。（四）管理原則1.合法性原則：S賬的核算與管理應(yīng)符合國家法律法規(guī)及酒店財務(wù)制度的規(guī)定。2.準確性原則：確保S賬記錄的金額準確無誤，相關(guān)業(yè)務(wù)處理及時、完整。3.及時性原則：及時清理S賬，避免長期掛賬，影響酒店資金周轉(zhuǎn)和財務(wù)數(shù)據(jù)的真實性。4.責任明確原則：明確各部門在S賬管理中的職責，確保各項工作落實到人。二、S賬的分類及核算（一）客人押金1.收取前臺在辦理客人入住手續(xù)時，根據(jù)客人的住宿天數(shù)、房間類型及消費項目等情況，按照規(guī)定標準收取客人押金。收取客人押金時，應(yīng)向客人開具押金收據(jù)，并注明押金金額、收取日期、客人姓名及房號等信息。2.核算前臺應(yīng)在每日營業(yè)結(jié)束后，將當天收取的客人押金明細錄入酒店財務(wù)管理系統(tǒng)，并與現(xiàn)金或銀行收款記錄進行核對，確保金額一致。財務(wù)部門根據(jù)前臺錄入的客人押金信息，在“其他應(yīng)收款客人押金”科目下進行明細核算。3.退還客人退房時，前臺應(yīng)根據(jù)客人的實際消費情況，結(jié)算各項費用，并退還剩余押金。退還客人押金時，應(yīng)收回客人的押金收據(jù)原件，并在系統(tǒng)中進行相應(yīng)的核銷處理。如客人押金收據(jù)丟失，需客人出具書面說明，并經(jīng)相關(guān)負責人簽字確認后，方可辦理退款手續(xù)。（二）內(nèi)部員工借款1.借款申請酒店員工因工作需要借款時，應(yīng)填寫《內(nèi)部員工借款申請表》，注明借款事由、借款金額、預(yù)計還款日期等信息，并經(jīng)部門負責人審批后，提交至財務(wù)部門。財務(wù)部門收到《內(nèi)部員工借款申請表》后，應(yīng)對借款金額、用途及還款計劃進行審核，審核通過后報酒店總經(jīng)理審批。2.借款核算經(jīng)審批同意的員工借款，財務(wù)部門在“其他應(yīng)收款內(nèi)部員工借款”科目下進行明細核算，并根據(jù)借款金額支付相應(yīng)款項。支付員工借款時，原則上通過銀行轉(zhuǎn)賬方式進行，如因特殊情況需支付現(xiàn)金，應(yīng)嚴格按照酒店現(xiàn)金管理規(guī)定執(zhí)行。3.還款管理員工應(yīng)按照借款時約定的還款日期及時歸還借款。如因特殊原因需要延期還款，應(yīng)提前向財務(wù)部門提交書面申請，并經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批同意。員工歸還借款時，財務(wù)部門應(yīng)開具收款收據(jù)，并在系統(tǒng)中進行相應(yīng)的核銷處理。如員工以報銷費用沖抵借款，應(yīng)按照酒店費用報銷流程進行操作，沖抵后的借款余額多退少補。（三）供應(yīng)商暫估款項1.暫估入賬對于已收到貨物或接受服務(wù)，但尚未取得發(fā)票的供應(yīng)商款項，采購部門應(yīng)及時通知財務(wù)部門進行暫估入賬。財務(wù)部門根據(jù)采購部門提供的采購合同、送貨單等相關(guān)資料，按照合同約定的價格及數(shù)量，在“應(yīng)付賬款供應(yīng)商暫估”科目下進行暫估入賬，并登記相關(guān)明細臺賬。2.發(fā)票處理供應(yīng)商開具發(fā)票后，采購部門應(yīng)及時將發(fā)票提交至財務(wù)部門。財務(wù)部門核對發(fā)票信息與暫估入賬金額、數(shù)量是否一致，如存在差異，應(yīng)及時與采購部門溝通并進行調(diào)整。對于發(fā)票金額大于暫估入賬金額的部分，應(yīng)補記“應(yīng)付賬款供應(yīng)商”科目；對于發(fā)票金額小于暫估入賬金額的部分，應(yīng)紅字沖減“應(yīng)付賬款供應(yīng)商暫估”科目，并調(diào)整相關(guān)成本費用。3.付款管理財務(wù)部門根據(jù)酒店資金狀況及付款計劃，在收到供應(yīng)商發(fā)票且核對無誤后，按照規(guī)定的審批流程辦理付款手續(xù)。支付供應(yīng)商款項時，應(yīng)確保付款金額與發(fā)票金額一致，并通過銀行轉(zhuǎn)賬等合規(guī)方式進行支付。同時，在支付憑證上注明發(fā)票號碼、供應(yīng)商名稱等信息，以便于核對和查詢。三、S賬的日常管理（一）賬務(wù)核對1.財務(wù)部門應(yīng)定期（每月至少一次）與各相關(guān)部門核對S賬，確保賬賬相符、賬實相符。2.與前臺核對客人押金賬目時，應(yīng)檢查押金收取、退還記錄是否準確，是否存在未及時核銷的情況；與采購部門核對供應(yīng)商暫估款項時，應(yīng)核實暫估入賬金額、發(fā)票取得及付款情況是否一致；與員工所在部門核對內(nèi)部員工借款時，應(yīng)確認借款用途、還款進度等信息是否準確。3.對于核對過程中發(fā)現(xiàn)的差異，應(yīng)及時查明原因，并進行相應(yīng)的調(diào)整處理。如因操作失誤、業(yè)務(wù)流程變更等原因?qū)е碌牟町?，?yīng)及時糾正錯誤記錄；如因特殊情況導(dǎo)致的差異，應(yīng)詳細記錄情況，并報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后進行處理。（二）清理與催收1.酒店應(yīng)建立S賬定期清理制度，對長期掛賬的S賬進行重點清理和催收。2.對于客人押金，如客人退房后超過規(guī)定期限仍未辦理退款手續(xù)的，前臺應(yīng)主動與客人聯(lián)系，核實情況并及時辦理退款；對于內(nèi)部員工借款，如員工超過還款期限仍未歸還借款的，財務(wù)部門應(yīng)及時向員工所在部門發(fā)出催款通知，并跟蹤還款進度；對于供應(yīng)商暫估款項，如發(fā)票已到但長期未付款的，財務(wù)部門應(yīng)與采購部門溝通，按照合同約定及時安排付款。3.對于經(jīng)多次催收仍無法收回的S賬，應(yīng)查明原因，屬于客人惡意拖欠的，可通過法律途徑解決；屬于員工離職未歸還借款的，應(yīng)從員工工資、獎金等收入中扣除；屬于供應(yīng)商原因?qū)е聼o法付款的，應(yīng)與供應(yīng)商協(xié)商解決方案，并及時調(diào)整賬務(wù)處理。（三）檔案管理1.酒店應(yīng)建立完善的S賬檔案管理制度，對與S賬相關(guān)的各類憑證、單據(jù)、合同等資料進行妥善保管。2.S賬檔案應(yīng)按照類別、時間順序進行整理歸檔，并建立電子和紙質(zhì)檔案索引，便于查詢和調(diào)閱。3.檔案保管期限應(yīng)符合國家法律法規(guī)及酒店財務(wù)制度的規(guī)定，對于超過保管期限的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進行銷毀處理。銷毀檔案時，應(yīng)編制銷毀清單，經(jīng)相關(guān)負責人審批后，由專人負責監(jiān)銷，并在銷毀清單上簽字確認。四、S賬管理的職責分工（一）財務(wù)部門1.負責制定和完善酒店S賬管理辦法，并組織實施。2.負責S賬的核算、賬務(wù)處理及定期核對工作，確保財務(wù)數(shù)據(jù)的準確性和及時性。3.負責對長期掛賬的S賬進行清理和催收，并及時向相關(guān)部門反饋清理情況。4.負責S賬檔案的整理、歸檔及保管工作，確保檔案資料的完整性和安全性。5.定期對酒店S賬管理情況進行分析和總結(jié)，為酒店管理層提供決策支持。（二）前臺部門1.負責客人押金的收取、退還及相關(guān)信息的錄入工作，確保客人押金賬目準確無誤。2.及時與財務(wù)部門核對客人押金賬目，發(fā)現(xiàn)問題及時溝通解決。3.協(xié)助財務(wù)部門做好客人押金的清理和催收工作，對于客人退房后未及時辦理退款手續(xù)的情況，主動與客人聯(lián)系，核實原因并協(xié)助處理。（三）采購部門1.負責供應(yīng)商采購業(yè)務(wù)的管理，確保采購合同的簽訂、執(zhí)行及相關(guān)資料的及時傳遞。2.對于已收到貨物或接受服務(wù)但尚未取得發(fā)票的業(yè)務(wù)，及時通知財務(wù)部門進行暫估入賬，并提供相關(guān)采購合同、送貨單等資料。3.負責與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)發(fā)票開具及付款事宜，確保供應(yīng)商發(fā)票及時、準確開具，并按照合同約定及時安排付款。4.協(xié)助財務(wù)部門做好供應(yīng)商暫估款項的清理和核對工作，對差異情況及時查明原因并進行調(diào)整。（四）員工所在部門1.負責本部門員工借款的審批工作，確保借款用途合理、合規(guī)。2.督促本部門員工按照借款時約定的還款日期及時歸還借款，協(xié)助財務(wù)部門做好員工借款的催收工作。3.對于員工離職等情況，及時通知財務(wù)部門，協(xié)助辦理員工借款的清理和結(jié)算手續(xù)。五、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計酒店內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對S賬管理情況進行審計監(jiān)督，檢查S賬的核算、管理及清理情況是否符合本辦法及相關(guān)財務(wù)制度的規(guī)定。審計人員應(yīng)通過查閱賬目、憑證、合同等資料，實地盤點資產(chǎn)，與相關(guān)人員進行訪談等方式，對S賬管理的各個環(huán)節(jié)進行全面審查。對于審計過程中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。整改情況應(yīng)向酒店管理層匯報，確保S賬管理工作規(guī)范、有效。（二）財務(wù)檢查財務(wù)部門應(yīng)定期對S賬管理情況進行自查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。自查內(nèi)容包括S賬的賬務(wù)處理、核對情況、清理催收進度、檔案管理等方面。財務(wù)部門應(yīng)制定詳細的自查計劃，明確自查范圍、方法和時間安排。自查結(jié)束后，應(yīng)撰寫自查報告，總結(jié)自查工作情況，分析存在的問題及原因，并提出改進措施和建議。對于自