分公司合同管理辦法總則制定目的本辦法旨在加強(qiáng)公司分公司合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、終止等行為，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司合法權(quán)益，促進(jìn)公司業(yè)務(wù)健康有序發(fā)展。適用范圍本辦法適用于公司所屬各分公司在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中所簽訂的各類合同，包括但不限于買賣合同、租賃合同、服務(wù)合同、技術(shù)合同等?；驹瓌t1.依法合規(guī)原則：合同管理應(yīng)當(dāng)遵守國(guó)家法律法規(guī)和相關(guān)政策規(guī)定，確保合同合法有效。2.審慎嚴(yán)謹(jǐn)原則：簽訂合同前應(yīng)當(dāng)進(jìn)行充分的調(diào)查、評(píng)估和審核，審慎對(duì)待合同條款，避免潛在風(fēng)險(xiǎn)。3.全程管控原則：對(duì)合同簽訂、履行、變更、終止等全過(guò)程進(jìn)行有效管理和監(jiān)督，確保合同順利執(zhí)行。4.責(zé)任明確原則：明確合同管理各環(huán)節(jié)的責(zé)任主體，做到責(zé)任到人，獎(jiǎng)懲分明。管理職責(zé)1.分公司負(fù)責(zé)人：對(duì)分公司合同管理工作負(fù)總責(zé)，審批重大合同，協(xié)調(diào)解決合同管理中的重大問(wèn)題。2.合同管理部門：負(fù)責(zé)分公司合同的統(tǒng)一歸口管理，制定合同管理制度和流程，審核合同文本，監(jiān)督合同履行，處理合同糾紛等。3.業(yè)務(wù)部門：負(fù)責(zé)合同的起草、談判、簽訂、履行等具體工作，配合合同管理部門做好相關(guān)工作。4.財(cái)務(wù)部門：負(fù)責(zé)審核合同的財(cái)務(wù)條款，監(jiān)督合同款項(xiàng)的收付，提供財(cái)務(wù)支持和風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警。5.法務(wù)部門：負(fù)責(zé)對(duì)合同進(jìn)行法律審查，提供法律意見(jiàn)和建議，處理合同糾紛的法律事務(wù)。合同簽訂管理合同立項(xiàng)1.業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要提出合同立項(xiàng)申請(qǐng)，填寫《合同立項(xiàng)申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明合同的基本情況、簽訂背景、主要條款、預(yù)計(jì)金額、履行期限等。2.合同立項(xiàng)申請(qǐng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)分公司負(fù)責(zé)人審批。重大合同立項(xiàng)申請(qǐng)需提交專題報(bào)告，經(jīng)分公司負(fù)責(zé)人組織相關(guān)部門進(jìn)行論證后審批。合同起草1.合同一般由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)起草。業(yè)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)合同立項(xiàng)要求和實(shí)際情況，參照相關(guān)合同示范文本，擬定合同條款。2.合同文本應(yīng)當(dāng)內(nèi)容完整、條款清晰、權(quán)利義務(wù)明確、表述準(zhǔn)確，避免使用模糊、歧義或易引發(fā)爭(zhēng)議的語(yǔ)言。3.涉及重大利益、復(fù)雜法律關(guān)系或?qū)I(yè)性較強(qiáng)的合同，應(yīng)當(dāng)由業(yè)務(wù)部門會(huì)同合同管理部門、法務(wù)部門共同起草。合同審核1.合同起草完成后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)將合同文本提交合同管理部門進(jìn)行審核。合同管理部門應(yīng)當(dāng)對(duì)合同的合法性、合規(guī)性、完整性、可行性等進(jìn)行全面審核。2.合同管理部門審核通過(guò)后，將合同文本送財(cái)務(wù)部門審核財(cái)務(wù)條款，送法務(wù)部門進(jìn)行法律審查。財(cái)務(wù)部門主要審核合同的付款方式、結(jié)算期限、財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)等；法務(wù)部門主要審查合同的法律條款、風(fēng)險(xiǎn)防范措施等。3.各審核部門應(yīng)當(dāng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成審核工作，并出具審核意見(jiàn)。審核意見(jiàn)應(yīng)當(dāng)明確指出合同存在的問(wèn)題及修改建議。4.業(yè)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)審核意見(jiàn)對(duì)合同文本進(jìn)行修改完善，再次提交審核。經(jīng)各審核部門審核通過(guò)的合同文本，方可提交分公司負(fù)責(zé)人審批。合同審批1.合同審批按照分公司內(nèi)部審批流程進(jìn)行。業(yè)務(wù)部門將審核通過(guò)的合同文本及相關(guān)材料提交分公司負(fù)責(zé)人審批。2.分公司負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)對(duì)合同的必要性、可行性、合法性等進(jìn)行全面審查，并簽署審批意見(jiàn)。重大合同應(yīng)當(dāng)提交分公司領(lǐng)導(dǎo)班子會(huì)議審議決定。3.經(jīng)審批同意簽訂的合同，由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)與對(duì)方當(dāng)事人簽訂。未經(jīng)審批或?qū)徟赐ㄟ^(guò)的合同，不得簽訂。合同簽訂1.合同簽訂應(yīng)當(dāng)由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人或其授權(quán)的代理人作為簽約代表。簽約代表應(yīng)當(dāng)具備相應(yīng)的授權(quán)委托書和身份證明。2.合同簽訂前，應(yīng)當(dāng)仔細(xì)核對(duì)對(duì)方當(dāng)事人的主體資格、經(jīng)營(yíng)范圍、資信狀況等，確保對(duì)方當(dāng)事人具備簽訂合同的能力和條件。3.合同應(yīng)當(dāng)采用書面形式簽訂，并加蓋雙方當(dāng)事人的公章或合同專用章。合同文本一式多份，雙方當(dāng)事人各執(zhí)一份，分公司合同管理部門、業(yè)務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門各留存一份。4.合同簽訂過(guò)程中應(yīng)當(dāng)注意保密，不得泄露合同涉及的商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等信息。合同履行管理合同交底1.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)及時(shí)組織合同交底會(huì)議，向合同履行相關(guān)人員詳細(xì)介紹合同的主要內(nèi)容、雙方權(quán)利義務(wù)、履行要求、風(fēng)險(xiǎn)防范措施等。2.合同交底會(huì)議應(yīng)當(dāng)形成會(huì)議紀(jì)要，由參會(huì)人員簽字確認(rèn)。會(huì)議紀(jì)要應(yīng)當(dāng)作為合同履行的重要依據(jù)。履行跟蹤1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)建立合同履行跟蹤臺(tái)賬，對(duì)合同履行情況進(jìn)行實(shí)時(shí)跟蹤記錄。跟蹤內(nèi)容包括合同執(zhí)行進(jìn)度、款項(xiàng)收付情況、質(zhì)量驗(yàn)收情況、交付情況等。2.合同履行過(guò)程中如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題或風(fēng)險(xiǎn)，業(yè)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并向合同管理部門報(bào)告。合同管理部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)情況協(xié)調(diào)相關(guān)部門共同解決問(wèn)題，防范風(fēng)險(xiǎn)擴(kuò)大?？铐?xiàng)收付1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)按照合同約定的付款方式和結(jié)算期限，及時(shí)辦理款項(xiàng)收付手續(xù)。付款前應(yīng)當(dāng)審核相關(guān)憑證，確保付款依據(jù)充分、手續(xù)齊全。2.業(yè)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)配合財(cái)務(wù)部門做好款項(xiàng)收付工作，及時(shí)提供相關(guān)發(fā)票、結(jié)算清單等資料。收到款項(xiàng)后應(yīng)當(dāng)及時(shí)確認(rèn)，并通知財(cái)務(wù)部門進(jìn)行賬務(wù)處理。3.對(duì)于逾期未付款項(xiàng)，業(yè)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)及時(shí)催收，并向合同管理部門報(bào)告。合同管理部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)情況采取相應(yīng)的催收措施，必要時(shí)可通過(guò)法律途徑解決。變更管理1.合同履行過(guò)程中如需變更合同內(nèi)容，業(yè)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)提出書面變更申請(qǐng)，填寫《合同變更申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明變更的原因、內(nèi)容、對(duì)合同履行的影響等。2.合同變更申請(qǐng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)分公司負(fù)責(zé)人審批。重大合同變更申請(qǐng)需提交專題報(bào)告，經(jīng)分公司負(fù)責(zé)人組織相關(guān)部門進(jìn)行論證后審批。3.合同變更申請(qǐng)經(jīng)審批同意后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)與對(duì)方當(dāng)事人協(xié)商簽訂合同變更協(xié)議。合同變更協(xié)議應(yīng)當(dāng)作為原合同的補(bǔ)充文件，與原合同具有同等法律效力。4.合同管理部門應(yīng)當(dāng)對(duì)合同變更情況進(jìn)行登記備案，并及時(shí)調(diào)整合同履行跟蹤臺(tái)賬。終止管理1.合同履行完畢或提前終止時(shí)，業(yè)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)及時(shí)通知合同管理部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門。合同管理部門應(yīng)當(dāng)組織對(duì)合同履行情況進(jìn)行全面檢查和總結(jié)。2.合同終止后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)及時(shí)辦理相關(guān)手續(xù)，如清理債權(quán)債務(wù)、交接資料、返還財(cái)產(chǎn)等。財(cái)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)對(duì)合同款項(xiàng)進(jìn)行清算，確保賬目清晰。3.合同管理部門應(yīng)當(dāng)對(duì)合同終止情況進(jìn)行登記備案，并將相關(guān)資料歸檔保存。合同風(fēng)險(xiǎn)管理風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估1.合同管理部門應(yīng)當(dāng)定期組織開(kāi)展合同風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估工作，對(duì)合同簽訂、履行過(guò)程中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行全面排查。2.風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估應(yīng)當(dāng)采用科學(xué)合理的方法，如問(wèn)卷調(diào)查、案例分析、專家咨詢等。評(píng)估內(nèi)容包括法律風(fēng)險(xiǎn)、財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)、市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)、信用風(fēng)險(xiǎn)等。3.根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估結(jié)果，確定風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)，并制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施1.風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避：對(duì)于風(fēng)險(xiǎn)較大且無(wú)法有效控制的合同，應(yīng)當(dāng)采取風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避措施，如拒絕簽訂合同或終止正在履行的合同。2.風(fēng)險(xiǎn)減輕：對(duì)于可以通過(guò)采取措施降低風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生概率或減少風(fēng)險(xiǎn)損失的合同，應(yīng)當(dāng)采取風(fēng)險(xiǎn)減輕措施，如加強(qiáng)合同審核、完善合同條款、增加擔(dān)保條款等。3.風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移：對(duì)于可以通過(guò)保險(xiǎn)、擔(dān)保、轉(zhuǎn)讓等方式將風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移給第三方的合同，應(yīng)當(dāng)采取風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移措施，如購(gòu)買保險(xiǎn)、要求對(duì)方提供擔(dān)保等。4.風(fēng)險(xiǎn)接受：對(duì)于風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生概率較低且風(fēng)險(xiǎn)損失較小的合同，可以采取風(fēng)險(xiǎn)接受措施，但應(yīng)當(dāng)制定相應(yīng)的應(yīng)急預(yù)案，以便在風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生時(shí)能夠及時(shí)應(yīng)對(duì)。風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控與預(yù)警1.合同管理部門應(yīng)當(dāng)建立合同風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控機(jī)制，對(duì)合同履行過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控。監(jiān)控內(nèi)容包括合同執(zhí)行進(jìn)度、款項(xiàng)收付情況、質(zhì)量驗(yàn)收情況、交付情況等。2.當(dāng)發(fā)現(xiàn)合同風(fēng)險(xiǎn)指標(biāo)出現(xiàn)異常時(shí)，合同管理部門應(yīng)當(dāng)及時(shí)發(fā)出風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警信號(hào)，并通知相關(guān)部門采取措施進(jìn)行處理。3.各部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警信號(hào)，及時(shí)調(diào)整合同履行策略，加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)防范措施，確保合同順利履行。合同糾紛處理糾紛預(yù)防1.合同管理部門應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)合同法律法規(guī)培訓(xùn)，提高員工的法律意識(shí)和風(fēng)險(xiǎn)防范能力。2.業(yè)務(wù)部門在簽訂合同前應(yīng)當(dāng)充分了解對(duì)方當(dāng)事人的資信狀況、經(jīng)營(yíng)情況等，避免與信譽(yù)不佳、經(jīng)營(yíng)不善的企業(yè)簽訂合同。3.合同簽訂過(guò)程中應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照法律法規(guī)和公司制度的要求，認(rèn)真審核合同條款，確保合同合法有效、權(quán)利義務(wù)明確。4.合同履行過(guò)程中應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)溝通協(xié)調(diào)，及時(shí)解決出現(xiàn)的問(wèn)題，避免矛盾激化引發(fā)糾紛。糾紛處理流程1.合同履行過(guò)程中如發(fā)生糾紛，業(yè)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)及時(shí)向合同管理部門報(bào)告，并提供相關(guān)證據(jù)材料。2.合同管理部門應(yīng)當(dāng)會(huì)同法務(wù)部門對(duì)糾紛情況進(jìn)行調(diào)查分析，制定糾紛處理方案。3.根據(jù)糾紛處理方案，業(yè)務(wù)部門可以與對(duì)方當(dāng)事人進(jìn)行協(xié)商解決。協(xié)商不成的，可以通過(guò)仲裁或訴訟等方式解決。4.在糾紛處理過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)及時(shí)收集、整理相關(guān)證據(jù)材料，確保證據(jù)充分、確鑿。5.糾紛處理結(jié)束后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)將糾紛處理情況書面報(bào)告合同管理部門。合同管理部門應(yīng)當(dāng)對(duì)糾紛處理情況進(jìn)行總結(jié)分析，提出改進(jìn)措施和建議。合同檔案管理檔案收集1.合同簽訂、履行過(guò)程中形成的各類文件、資料，包括合同文本、審批文件、會(huì)議紀(jì)要、往來(lái)信函、發(fā)票、結(jié)算清單等，均應(yīng)當(dāng)作為合同檔案進(jìn)行收集。2.業(yè)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)在合同簽訂后及時(shí)將合同文本及相關(guān)資料提交合同管理部門。合同履行過(guò)程中產(chǎn)生的資料，業(yè)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)定期整理后移交合同管理部門。檔案整理1.合同管理部門應(yīng)當(dāng)對(duì)收集到的合同檔案進(jìn)行分類整理，按照合同類別、簽訂時(shí)間、項(xiàng)目名稱等進(jìn)行編號(hào)歸檔。2.合同檔案應(yīng)當(dāng)保持完整、整潔，不得隨意涂改、損毀。對(duì)于破損或褪色的文件，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。檔案保管1.合同管理部門應(yīng)當(dāng)設(shè)立專門的合同檔案室，配備必要的檔案保管設(shè)施，確保合同檔案的安全保管。2.合同檔案應(yīng)當(dāng)按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行保管，定期進(jìn)行檢查和盤點(diǎn)，防止檔案丟失、損壞或泄密。3.合同檔案的保管期限應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家法律法規(guī)和公司制度的要求執(zhí)行。保管期限屆滿后，應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀或移交。檔案查閱1.因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)當(dāng)填寫《合同檔案