往來(lái)對(duì)賬函管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司往來(lái)賬款的管理，規(guī)范往來(lái)對(duì)賬函的使用，確保公司財(cái)務(wù)信息的準(zhǔn)確性和完整性，防范財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司與供應(yīng)商、客戶及其他相關(guān)方之間往來(lái)賬款的核對(duì)與管理，涉及采購(gòu)、銷售、物流、財(cái)務(wù)等各個(gè)部門。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：往來(lái)對(duì)賬函所涉及的交易事項(xiàng)必須真實(shí)發(fā)生，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤。2.及時(shí)性原則：定期進(jìn)行往來(lái)賬款的核對(duì)，及時(shí)發(fā)出和收回對(duì)賬函，確保賬齡清晰。3.準(zhǔn)確性原則：對(duì)賬函中的各項(xiàng)數(shù)據(jù)應(yīng)與雙方的賬目記錄一致，如有差異應(yīng)及時(shí)查明原因并調(diào)整。4.保密性原則：在往來(lái)對(duì)賬過(guò)程中，涉及的商業(yè)秘密和財(cái)務(wù)信息應(yīng)嚴(yán)格保密。二、往來(lái)對(duì)賬函的內(nèi)容與格式（一）基本內(nèi)容往來(lái)對(duì)賬函應(yīng)包含以下基本信息：1.雙方公司名稱、地址、聯(lián)系方式。2.對(duì)賬期間：明確起始日期和截止日期。3.往來(lái)賬款明細(xì)：包括應(yīng)收賬款、應(yīng)付賬款、其他應(yīng)收款、其他應(yīng)付款等科目，詳細(xì)列出每筆交易的日期、憑證號(hào)、摘要、金額等。4.差異說(shuō)明：如有賬目差異，應(yīng)預(yù)留空間供雙方注明差異原因及調(diào)整建議。5.對(duì)賬確認(rèn)聲明：要求對(duì)方在規(guī)定時(shí)間內(nèi)核對(duì)賬目，并蓋章確認(rèn)是否一致。（二）格式規(guī)范往來(lái)對(duì)賬函應(yīng)采用統(tǒng)一的格式，紙張規(guī)格為A4，字體清晰，排版整齊。具體格式可參考附件[往來(lái)對(duì)賬函模板]。三、往來(lái)對(duì)賬函的發(fā)送與接收（一）發(fā)送流程1.財(cái)務(wù)部門定期（至少每季度一次）整理往來(lái)賬款明細(xì)，根據(jù)不同的往來(lái)對(duì)象生成相應(yīng)的對(duì)賬函。2.對(duì)賬函經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審核簽字后，加蓋公司公章。3.通過(guò)郵寄、專人送達(dá)或電子郵件等方式發(fā)送給對(duì)方。如采用郵寄方式，應(yīng)保留郵寄憑證；如采用電子郵件方式，應(yīng)要求對(duì)方回復(fù)確認(rèn)收到。（二）接收流程1.對(duì)方收到對(duì)賬函后，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)核對(duì)賬目。2.核對(duì)人員應(yīng)仔細(xì)審查對(duì)賬函中的各項(xiàng)數(shù)據(jù)，如有疑問(wèn)及時(shí)與我方溝通。3.在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)（一般為收到對(duì)賬函后的[X]個(gè)工作日內(nèi)），將核對(duì)結(jié)果填寫在對(duì)賬函上，并加蓋對(duì)方公章后回復(fù)給我方。四、往來(lái)賬款的核對(duì)與差異處理（一）核對(duì)要點(diǎn)1.交易金額：核對(duì)雙方記錄的每筆交易金額是否一致，包括發(fā)票金額、合同金額、付款金額等。2.交易日期：確保雙方記錄的交易日期相符，如有差異應(yīng)查明原因。3.憑證號(hào)：核對(duì)雙方交易憑證的編號(hào)是否一致，以保證交易的真實(shí)性和可追溯性。4.摘要信息：檢查雙方對(duì)交易摘要的描述是否一致，避免因理解偏差導(dǎo)致賬目差異。（二）差異處理1.如雙方賬目存在差異，應(yīng)及時(shí)溝通協(xié)商，查明原因。差異原因可能包括以下幾種：記賬錯(cuò)誤：如數(shù)據(jù)錄入錯(cuò)誤、科目使用不當(dāng)?shù)?。未達(dá)賬項(xiàng)：一方已入賬，另一方尚未入賬的款項(xiàng)，如銀行存款未達(dá)賬項(xiàng)、發(fā)票傳遞時(shí)間差異等。業(yè)務(wù)糾紛：如交易事項(xiàng)存在爭(zhēng)議、質(zhì)量問(wèn)題、價(jià)格調(diào)整等。2.根據(jù)差異原因，采取相應(yīng)的處理措施：對(duì)于記賬錯(cuò)誤，應(yīng)及時(shí)更正賬目，并調(diào)整相關(guān)憑證。對(duì)于未達(dá)賬項(xiàng)，應(yīng)編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表或其他相關(guān)調(diào)節(jié)表，確保雙方賬目余額一致。對(duì)于業(yè)務(wù)糾紛，應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行協(xié)商解決，如涉及法律問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)咨詢法律顧問(wèn)。3.差異處理完成后，應(yīng)在對(duì)賬函上注明差異原因及處理結(jié)果，并由雙方簽字確認(rèn)。五、往來(lái)對(duì)賬函的存檔與保管（一）存檔要求1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)建立往來(lái)對(duì)賬函檔案，對(duì)每次發(fā)出和收到的對(duì)賬函進(jìn)行分類存檔。2.存檔內(nèi)容應(yīng)包括對(duì)賬函原件、對(duì)方回復(fù)函、差異調(diào)節(jié)表、溝通記錄等相關(guān)資料。3.對(duì)賬函檔案應(yīng)按照往來(lái)對(duì)象、對(duì)賬期間等進(jìn)行分類整理，便于查詢和管理。（二）保管期限往來(lái)對(duì)賬函檔案的保管期限應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)和公司檔案管理制度的要求，一般為[X]年。保管期滿后，經(jīng)公司檔案管理部門批準(zhǔn)，方可進(jìn)行銷毀。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)往來(lái)對(duì)賬函的管理情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查對(duì)賬函的發(fā)送、接收、核對(duì)、差異處理等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定。2.如發(fā)現(xiàn)存在問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）考核指標(biāo)1.往來(lái)對(duì)賬函的及時(shí)發(fā)送率：考核財(cái)務(wù)部門是否按照規(guī)定時(shí)間定期發(fā)送對(duì)賬函，計(jì)算公式為：及時(shí)發(fā)送的對(duì)賬函數(shù)量/應(yīng)發(fā)送的對(duì)賬函數(shù)量×100%。2.往來(lái)對(duì)賬函的及時(shí)回收率：考核對(duì)方是否在規(guī)定時(shí)間內(nèi)回復(fù)對(duì)賬函，計(jì)算公式為：及時(shí)收回的對(duì)賬函數(shù)量/發(fā)出的對(duì)賬函數(shù)量×100%。3.往來(lái)賬款差異率：考核往來(lái)賬款核對(duì)結(jié)果的準(zhǔn)確性，計(jì)算公式為：存在差異的往來(lái)賬款金額/往來(lái)賬款總金額×100%。4.對(duì)未及時(shí)完成往來(lái)對(duì)賬工作或因?qū)~失誤給公司造成損失的部門和個(gè)人，將按照公司績(jī)效考核制度進(jìn)行相應(yīng)的處罰。七、附則（一）解釋權(quán)本辦法由公司財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)解釋。（二）修訂與補(bǔ)充本辦法如有未盡事宜或與國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)不符的，應(yīng)及時(shí)進(jìn)