市場小采購管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司市場小采購管理，規(guī)范采購行為，提高采購效率，降低采購成本，確保采購質(zhì)量，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門涉及的金額較小的市場采購活動(dòng)。所稱“市場小采購”是指單次采購金額在[具體金額上限]以下的各類物資、服務(wù)等采購事項(xiàng)。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動(dòng)必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求，確保采購行為合法合規(guī)。2.效益原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，追求采購成本的最小化，提高采購效益。3.公平公正原則：采購過程應(yīng)公開透明，公平對待所有供應(yīng)商，確保采購結(jié)果公正合理。4.誠實(shí)守信原則：采購雙方應(yīng)誠實(shí)守信，履行各自的權(quán)利和義務(wù)，維護(hù)良好的商業(yè)信譽(yù)。二、采購職責(zé)分工（一）采購申請部門1.根據(jù)工作需要，提出采購申請，明確采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)算金額等詳細(xì)信息。2.對采購需求的合理性負(fù)責(zé)，配合采購部門進(jìn)行供應(yīng)商選擇、采購合同簽訂及驗(yàn)收等工作。（二）采購部門1.負(fù)責(zé)市場小采購的具體實(shí)施，包括供應(yīng)商尋找、詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)、采購合同簽訂等工作。2.建立和維護(hù)供應(yīng)商信息庫，對供應(yīng)商進(jìn)行評估和管理，確保供應(yīng)商的供貨能力和質(zhì)量信譽(yù)。3.跟蹤采購訂單執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題，保證采購任務(wù)按時(shí)完成。（三）財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)審核采購預(yù)算，對采購費(fèi)用進(jìn)行核算和支付管理。2.監(jiān)督采購資金的使用情況，確保資金安全和合規(guī)使用。（四）驗(yàn)收部門（如有）1.負(fù)責(zé)對采購物資或服務(wù)進(jìn)行驗(yàn)收，檢查其數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等是否符合采購合同要求。2.出具驗(yàn)收報(bào)告，對驗(yàn)收結(jié)果負(fù)責(zé)。如發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)通知采購部門與供應(yīng)商協(xié)商解決。三、采購流程（一）采購申請1.采購申請部門根據(jù)實(shí)際工作需求，填寫《市場小采購申請表》，詳細(xì)注明采購項(xiàng)目的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)計(jì)金額、需求日期、用途說明等內(nèi)容。2.將申請表提交部門負(fù)責(zé)人審核，部門負(fù)責(zé)人對采購需求的必要性、合理性、預(yù)算金額等進(jìn)行審核，并簽署意見。3.審核通過后，申請表依次提交財(cái)務(wù)部門審核預(yù)算，最終提交至分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司整體情況和業(yè)務(wù)需求進(jìn)行審批，審批通過后方可進(jìn)入采購環(huán)節(jié)。（二）供應(yīng)商選擇1.采購部門收到經(jīng)審批的采購申請后，通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商?？蓞⒖脊?yīng)商信息庫、行業(yè)推薦、網(wǎng)絡(luò)搜索、同行交流等方式獲取供應(yīng)商名單。2.對潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，重點(diǎn)考察供應(yīng)商的經(jīng)營范圍、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)、信譽(yù)狀況等因素。篩選出至少[X]家符合基本要求的供應(yīng)商。3.向篩選后的供應(yīng)商發(fā)送詢價(jià)函，明確采購物資或服務(wù)的詳細(xì)要求，要求供應(yīng)商在規(guī)定時(shí)間內(nèi)報(bào)價(jià)。詢價(jià)函應(yīng)包括采購項(xiàng)目的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、付款方式等內(nèi)容。4.采購部門對供應(yīng)商的報(bào)價(jià)進(jìn)行收集、整理和比較。比較內(nèi)容包括價(jià)格、質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等方面，綜合評估各供應(yīng)商的優(yōu)勢和劣勢。5.根據(jù)比較結(jié)果，選擇至少[X]家報(bào)價(jià)合理、綜合條件較好的供應(yīng)商進(jìn)行議價(jià)。與供應(yīng)商就價(jià)格、付款方式、交貨期、質(zhì)量保證等條款進(jìn)行協(xié)商，爭取達(dá)成最優(yōu)采購條件。6.在議價(jià)過程中，采購部門應(yīng)保持與采購申請部門的溝通，及時(shí)反饋?zhàn)h價(jià)進(jìn)展情況，并根據(jù)采購申請部門的意見進(jìn)行調(diào)整。（三）采購合同簽訂1.經(jīng)過議價(jià)確定最終供應(yīng)商后，采購部門起草采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、售后服務(wù)等條款。2.將起草好的采購合同提交給采購申請部門、財(cái)務(wù)部門審核。審核重點(diǎn)包括合同條款的合法性、完整性、準(zhǔn)確性，以及與采購申請的一致性等。3.根據(jù)審核意見對采購合同進(jìn)行修改完善，確保合同內(nèi)容符合各方要求。修改后的合同經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人、采購申請部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交至分管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，采購部門與供應(yīng)商簽訂采購合同。合同簽訂應(yīng)嚴(yán)格按照公司合同管理規(guī)定執(zhí)行，確保合同的有效性和可操作性。（四）采購執(zhí)行與跟蹤1.采購部門按照采購合同約定，向供應(yīng)商下達(dá)采購訂單，明確采購物資或服務(wù)的具體要求、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等信息。采購訂單應(yīng)與采購合同內(nèi)容一致。2.跟蹤采購訂單執(zhí)行情況，及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，了解生產(chǎn)進(jìn)度、發(fā)貨情況等。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在交貨延遲、質(zhì)量問題等異常情況，應(yīng)及時(shí)采取措施，要求供應(yīng)商限期解決。3.在采購物資或服務(wù)到貨前，采購部門通知驗(yàn)收部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。驗(yàn)收部門應(yīng)制定詳細(xì)的驗(yàn)收計(jì)劃，明確驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和流程。（五）驗(yàn)收1.采購物資或服務(wù)到貨后，驗(yàn)收部門按照驗(yàn)收計(jì)劃進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括數(shù)量、規(guī)格、型號、質(zhì)量等方面，確保與采購合同要求一致。2.驗(yàn)收過程中，如發(fā)現(xiàn)物資或服務(wù)存在質(zhì)量問題、數(shù)量短缺等情況，驗(yàn)收部門應(yīng)及時(shí)填寫《驗(yàn)收不合格報(bào)告》，詳細(xì)記錄問題情況，并通知采購部門與供應(yīng)商協(xié)商解決。3.供應(yīng)商應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)對驗(yàn)收不合格的物資或服務(wù)進(jìn)行處理，如補(bǔ)貨、換貨、退貨、整改等。采購部門跟蹤供應(yīng)商處理情況，直至問題得到妥善解決。4.驗(yàn)收合格后，驗(yàn)收部門出具《驗(yàn)收報(bào)告》，明確驗(yàn)收結(jié)論?！厄?yàn)收報(bào)告》應(yīng)經(jīng)驗(yàn)收人員簽字確認(rèn)，并加蓋驗(yàn)收部門公章。（六）付款1.采購部門將驗(yàn)收合格的采購發(fā)票、驗(yàn)收報(bào)告、采購合同等相關(guān)資料提交給財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)部門對資料的真實(shí)性、完整性、合法性進(jìn)行審核。2.審核通過后，財(cái)務(wù)部門按照采購合同約定的付款方式和時(shí)間，辦理付款手續(xù)。付款金額應(yīng)與采購合同金額一致，如有預(yù)付款、尾款等情況，應(yīng)按照合同約定執(zhí)行。3.在付款過程中，財(cái)務(wù)部門應(yīng)嚴(yán)格遵守公司財(cái)務(wù)管理制度和資金審批流程，確保付款安全、合規(guī)。四、采購風(fēng)險(xiǎn)管理（一）供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)1.建立供應(yīng)商評估機(jī)制，定期對供應(yīng)商的經(jīng)營狀況、財(cái)務(wù)狀況、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、信譽(yù)等進(jìn)行評估。評估結(jié)果作為供應(yīng)商選擇和合作的重要依據(jù)。2.與重要供應(yīng)商簽訂長期合作協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，建立穩(wěn)定的合作關(guān)系，降低因供應(yīng)商變動(dòng)帶來的風(fēng)險(xiǎn)。3.關(guān)注供應(yīng)商所在行業(yè)動(dòng)態(tài)和市場變化，及時(shí)發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商可能面臨的風(fēng)險(xiǎn)，提前采取應(yīng)對措施，如調(diào)整采購策略、尋找替代供應(yīng)商等。（二）價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)1.加強(qiáng)市場價(jià)格監(jiān)測，定期收集、分析同類物資或服務(wù)的市場價(jià)格信息，了解價(jià)格波動(dòng)趨勢。2.在采購談判中，充分運(yùn)用價(jià)格談判技巧，爭取有利的采購價(jià)格。同時(shí)，合理設(shè)置價(jià)格調(diào)整條款，如根據(jù)市場價(jià)格波動(dòng)情況適時(shí)調(diào)整采購價(jià)格。3.對于價(jià)格波動(dòng)較大的物資或服務(wù)，可采用套期保值、簽訂框架協(xié)議等方式，鎖定采購價(jià)格，降低價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)。（三）質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)1.在采購合同中明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收條款，要求供應(yīng)商提供質(zhì)量合格證明文件。2.加強(qiáng)采購過程中的質(zhì)量控制，如對采購物資進(jìn)行抽檢、要求供應(yīng)商提供樣品進(jìn)行檢測等。3.建立質(zhì)量反饋機(jī)制，及時(shí)處理采購物資或服務(wù)出現(xiàn)的質(zhì)量問題。對于質(zhì)量問題嚴(yán)重的供應(yīng)商，采取警告、暫停合作、取消合作等措施。（四）合同風(fēng)險(xiǎn)1.嚴(yán)格按照公司合同管理規(guī)定起草、審核、簽訂采購合同，確保合同條款合法、完整、準(zhǔn)確。2.在合同履行過程中，密切關(guān)注合同執(zhí)行情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決合同糾紛。如遇重大合同風(fēng)險(xiǎn)事件，應(yīng)及時(shí)向上級領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，并采取相應(yīng)的應(yīng)對措施。3.定期對采購合同進(jìn)行清理和歸檔，建立合同臺賬，便于查詢和管理。五、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對市場小采購活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購流程是否合規(guī)、采購合同是否有效、采購資金使用是否合理等。2.采購部門應(yīng)定期向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)采購工作進(jìn)展情況，接受公司領(lǐng)導(dǎo)的監(jiān)督和指導(dǎo)。3.鼓勵(lì)員工對采購過程中的違規(guī)行為進(jìn)行舉報(bào)，公司對舉報(bào)屬實(shí)的給予獎(jiǎng)勵(lì)，并對違規(guī)行為進(jìn)行嚴(yán)肅處理。（二）考核1.建立采購工作考核機(jī)制，對采購部門及相關(guān)人員的采購工作進(jìn)行考核評價(jià)。考核指標(biāo)包括采購成本控制、采購質(zhì)量保證、采購效率、供應(yīng)商管理等方面。2.采購部門應(yīng)定期對自身采購工作進(jìn)行總結(jié)和分析，針對考核中發(fā)現(xiàn)的問題，制定改進(jìn)措施，不斷提高采購管理水平