市場小采購管理辦法一、總則（一）目的為加強公司市場小采購管理，規(guī)范采購行為，提高采購效率，降低采購成本，確保采購質(zhì)量，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門涉及的金額較小的市場采購活動。所稱“市場小采購”是指單次采購金額在[具體金額上限]以下的各類物資、服務等采購事項。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關政策要求，確保采購行為合法合規(guī)。2.效益原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，追求采購成本的最小化，提高采購效益。3.公平公正原則：采購過程應公開透明，公平對待所有供應商，確保采購結果公正合理。4.誠實守信原則：采購雙方應誠實守信，履行各自的權利和義務，維護良好的商業(yè)信譽。二、采購職責分工（一）采購申請部門1.根據(jù)工作需要，提出采購申請，明確采購物資或服務的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、預算金額等詳細信息。2.對采購需求的合理性負責，配合采購部門進行供應商選擇、采購合同簽訂及驗收等工作。（二）采購部門1.負責市場小采購的具體實施，包括供應商尋找、詢價、比價、議價、采購合同簽訂等工作。2.建立和維護供應商信息庫，對供應商進行評估和管理，確保供應商的供貨能力和質(zhì)量信譽。3.跟蹤采購訂單執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題，保證采購任務按時完成。（三）財務部門1.負責審核采購預算，對采購費用進行核算和支付管理。2.監(jiān)督采購資金的使用情況，確保資金安全和合規(guī)使用。（四）驗收部門（如有）1.負責對采購物資或服務進行驗收，檢查其數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等是否符合采購合同要求。2.出具驗收報告，對驗收結果負責。如發(fā)現(xiàn)問題，及時通知采購部門與供應商協(xié)商解決。三、采購流程（一）采購申請1.采購申請部門根據(jù)實際工作需求，填寫《市場小采購申請表》，詳細注明采購項目的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預計金額、需求日期、用途說明等內(nèi)容。2.將申請表提交部門負責人審核，部門負責人對采購需求的必要性、合理性、預算金額等進行審核，并簽署意見。3.審核通過后，申請表依次提交財務部門審核預算，最終提交至分管領導審批。分管領導根據(jù)公司整體情況和業(yè)務需求進行審批，審批通過后方可進入采購環(huán)節(jié)。（二）供應商選擇1.采購部門收到經(jīng)審批的采購申請后，通過多種渠道尋找潛在供應商。可參考供應商信息庫、行業(yè)推薦、網(wǎng)絡搜索、同行交流等方式獲取供應商名單。2.對潛在供應商進行初步篩選，重點考察供應商的經(jīng)營范圍、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務、信譽狀況等因素。篩選出至少[X]家符合基本要求的供應商。3.向篩選后的供應商發(fā)送詢價函，明確采購物資或服務的詳細要求，要求供應商在規(guī)定時間內(nèi)報價。詢價函應包括采購項目的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量標準、交貨時間、交貨地點、付款方式等內(nèi)容。4.采購部門對供應商的報價進行收集、整理和比較。比較內(nèi)容包括價格、質(zhì)量、交貨期、售后服務等方面，綜合評估各供應商的優(yōu)勢和劣勢。5.根據(jù)比較結果，選擇至少[X]家報價合理、綜合條件較好的供應商進行議價。與供應商就價格、付款方式、交貨期、質(zhì)量保證等條款進行協(xié)商，爭取達成最優(yōu)采購條件。6.在議價過程中，采購部門應保持與采購申請部門的溝通，及時反饋議價進展情況，并根據(jù)采購申請部門的意見進行調(diào)整。（三）采購合同簽訂1.經(jīng)過議價確定最終供應商后，采購部門起草采購合同。采購合同應明確雙方的權利和義務，包括采購物資或服務的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點、質(zhì)量標準、付款方式、售后服務等條款。2.將起草好的采購合同提交給采購申請部門、財務部門審核。審核重點包括合同條款的合法性、完整性、準確性，以及與采購申請的一致性等。3.根據(jù)審核意見對采購合同進行修改完善，確保合同內(nèi)容符合各方要求。修改后的合同經(jīng)采購部門負責人、采購申請部門負責人、財務部門負責人簽字確認后，提交至分管領導審批。4.分管領導審批通過后，采購部門與供應商簽訂采購合同。合同簽訂應嚴格按照公司合同管理規(guī)定執(zhí)行，確保合同的有效性和可操作性。（四）采購執(zhí)行與跟蹤1.采購部門按照采購合同約定，向供應商下達采購訂單，明確采購物資或服務的具體要求、交貨時間、交貨地點等信息。采購訂單應與采購合同內(nèi)容一致。2.跟蹤采購訂單執(zhí)行情況，及時與供應商溝通協(xié)調(diào)，了解生產(chǎn)進度、發(fā)貨情況等。如發(fā)現(xiàn)供應商存在交貨延遲、質(zhì)量問題等異常情況，應及時采取措施，要求供應商限期解決。3.在采購物資或服務到貨前，采購部門通知驗收部門做好驗收準備工作。驗收部門應制定詳細的驗收計劃，明確驗收標準和流程。（五）驗收1.采購物資或服務到貨后，驗收部門按照驗收計劃進行驗收。驗收內(nèi)容包括數(shù)量、規(guī)格、型號、質(zhì)量等方面，確保與采購合同要求一致。2.驗收過程中，如發(fā)現(xiàn)物資或服務存在質(zhì)量問題、數(shù)量短缺等情況，驗收部門應及時填寫《驗收不合格報告》，詳細記錄問題情況，并通知采購部門與供應商協(xié)商解決。3.供應商應在規(guī)定時間內(nèi)對驗收不合格的物資或服務進行處理，如補貨、換貨、退貨、整改等。采購部門跟蹤供應商處理情況，直至問題得到妥善解決。4.驗收合格后，驗收部門出具《驗收報告》，明確驗收結論。《驗收報告》應經(jīng)驗收人員簽字確認，并加蓋驗收部門公章。（六）付款1.采購部門將驗收合格的采購發(fā)票、驗收報告、采購合同等相關資料提交給財務部門。財務部門對資料的真實性、完整性、合法性進行審核。2.審核通過后，財務部門按照采購合同約定的付款方式和時間，辦理付款手續(xù)。付款金額應與采購合同金額一致，如有預付款、尾款等情況，應按照合同約定執(zhí)行。3.在付款過程中，財務部門應嚴格遵守公司財務管理制度和資金審批流程，確保付款安全、合規(guī)。四、采購風險管理（一）供應商風險1.建立供應商評估機制，定期對供應商的經(jīng)營狀況、財務狀況、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、信譽等進行評估。評估結果作為供應商選擇和合作的重要依據(jù)。2.與重要供應商簽訂長期合作協(xié)議，明確雙方的權利和義務，建立穩(wěn)定的合作關系，降低因供應商變動帶來的風險。3.關注供應商所在行業(yè)動態(tài)和市場變化，及時發(fā)現(xiàn)供應商可能面臨的風險，提前采取應對措施，如調(diào)整采購策略、尋找替代供應商等。（二）價格風險1.加強市場價格監(jiān)測，定期收集、分析同類物資或服務的市場價格信息，了解價格波動趨勢。2.在采購談判中，充分運用價格談判技巧，爭取有利的采購價格。同時，合理設置價格調(diào)整條款，如根據(jù)市場價格波動情況適時調(diào)整采購價格。3.對于價格波動較大的物資或服務，可采用套期保值、簽訂框架協(xié)議等方式，鎖定采購價格，降低價格風險。（三）質(zhì)量風險1.在采購合同中明確質(zhì)量標準和驗收條款，要求供應商提供質(zhì)量合格證明文件。2.加強采購過程中的質(zhì)量控制，如對采購物資進行抽檢、要求供應商提供樣品進行檢測等。3.建立質(zhì)量反饋機制，及時處理采購物資或服務出現(xiàn)的質(zhì)量問題。對于質(zhì)量問題嚴重的供應商，采取警告、暫停合作、取消合作等措施。（四）合同風險1.嚴格按照公司合同管理規(guī)定起草、審核、簽訂采購合同，確保合同條款合法、完整、準確。2.在合同履行過程中，密切關注合同執(zhí)行情況，及時發(fā)現(xiàn)并解決合同糾紛。如遇重大合同風險事件，應及時向上級領導報告，并采取相應的應對措施。3.定期對采購合同進行清理和歸檔，建立合同臺賬，便于查詢和管理。五、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門定期對市場小采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購流程是否合規(guī)、采購合同是否有效、采購資金使用是否合理等。2.采購部門應定期向公司領導匯報采購工作進展情況，接受公司領導的監(jiān)督和指導。3.鼓勵員工對采購過程中的違規(guī)行為進行舉報，公司對舉報屬實的給予獎勵，并對違規(guī)行為進行嚴肅處理。（二）考核1.建立采購工作考核機制，對采購部門及相關人員的采購工作進行考核評價?？己酥笜税ú少彸杀究刂?、采購質(zhì)量保證、采購效率、供應商管理等方面。2.采購部門應定期對自身采購工作進行總結和分析，針對考核中發(fā)現(xiàn)的問題，制定改進措施，不斷提高采購管理水平