采購服務管理辦法一、總則（一）目的為加強公司采購服務管理，規(guī)范采購行為，提高采購效率，保證采購質量，控制采購成本，防范采購風險，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司及所屬各部門的采購服務活動，包括但不限于物資采購、工程采購、服務采購等。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)和相關政策要求。2.公平公正原則：采購過程應公開透明，確保所有供應商享有平等的機會參與競爭。3.效益原則：在保證采購質量的前提下，努力降低采購成本，提高采購效益。4.誠信原則：采購各方應誠實守信，履行各自的權利和義務。二、采購服務管理職責（一）采購管理部門職責1.負責制定和完善采購服務管理制度、流程和標準。2.組織實施采購計劃，包括采購需求的收集、分析、論證，采購方式的選擇，采購文件的編制等。3.負責供應商的開發(fā)、評估、選擇、管理和考核。4.組織采購談判、合同簽訂等工作，跟蹤采購合同的執(zhí)行情況。5.協(xié)調解決采購過程中的問題和糾紛，處理采購投訴。6.建立和維護采購信息管理系統(tǒng)，做好采購數(shù)據(jù)的統(tǒng)計、分析和報告工作。（二）需求部門職責1.根據(jù)公司業(yè)務需要，提出準確、詳細的采購需求，包括物資規(guī)格、數(shù)量、質量要求、交貨時間、服務標準等。2.協(xié)助采購管理部門進行供應商選擇和采購談判，提供技術支持和業(yè)務指導。3.參與采購合同的評審，負責采購合同的驗收工作，對采購產品或服務的質量、數(shù)量、交貨期等進行確認。4.及時反饋采購過程中存在的問題，配合采購管理部門處理采購糾紛。（三）財務部門職責1.參與采購預算的編制和審核，提供財務方面的建議和支持。2.負責采購資金的安排和支付管理，審核采購合同的付款條款。3.對采購成本進行核算和分析，監(jiān)督采購資金的使用情況，確保資金使用的合理性和合規(guī)性。4.配合采購管理部門進行采購績效評估，提供財務數(shù)據(jù)和分析報告。（四）審計部門職責1.對采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購程序的合規(guī)性、采購合同的合法性和有效性。2.審查采購成本的合理性，防范采購過程中的舞弊行為。3.對采購績效進行審計評價，提出改進建議和意見。三、采購計劃管理（一）采購計劃的編制1.各需求部門應根據(jù)公司年度經營計劃、業(yè)務發(fā)展需求和庫存狀況，提前編制采購計劃。采購計劃應明確采購物資或服務的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質量要求、交貨時間、預算金額等內容。2.采購計劃應經部門負責人審核后報采購管理部門。采購管理部門對各部門的采購計劃進行匯總、平衡和審核，結合公司資金狀況、市場供應情況等因素，編制公司年度采購計劃和月度采購計劃。3.采購計劃應根據(jù)實際情況進行動態(tài)調整。如因市場變化、業(yè)務調整等原因需要變更采購計劃，需求部門應及時提出申請，經采購管理部門審核后報公司領導批準。（二）采購計劃的執(zhí)行1.采購管理部門應按照批準的采購計劃組織實施采購活動。根據(jù)采購物資或服務的特點和采購金額大小，選擇合適的采購方式。2.在采購計劃執(zhí)行過程中，采購管理部門應及時跟蹤采購進度，協(xié)調解決采購過程中出現(xiàn)的問題，確保采購任務按時完成。3.需求部門應積極配合采購管理部門執(zhí)行采購計劃，提供必要的協(xié)助和支持。如因需求部門原因導致采購計劃變更或延誤，需求部門應承擔相應責任。四、采購方式管理（一）公開招標1.公開招標是指采購人以招標公告的方式邀請不特定的供應商參加投標的采購方式。2.達到下列標準之一的采購項目，應當采用公開招標方式：貨物類采購項目，單項或批量采購金額達到[具體金額標準]以上的；工程類采購項目，單項合同估算價達到[具體金額標準]以上的；服務類采購項目，單項合同估算價達到[具體金額標準]以上的。3.采用公開招標方式采購的，采購管理部門應按照相關法律法規(guī)和招標程序要求，編制招標文件，發(fā)布招標公告，組織開標、評標、定標等活動。（二）邀請招標1.邀請招標是指采購人以投標邀請書的方式邀請?zhí)囟ǖ墓虆⒓油稑说牟少彿绞健?.符合下列情形之一的采購項目，可以采用邀請招標方式：具有特殊性，只能從有限范圍的供應商處采購的；采用公開招標方式的費用占采購項目總價值的比例過大的。3.采用邀請招標方式采購的，采購管理部門應從符合相應資格條件的供應商中隨機邀請[具體數(shù)量]家以上供應商，并向其發(fā)出投標邀請書。（三）競爭性談判1.競爭性談判是指采購人通過與符合相應資格條件的不少于[具體數(shù)量]家的供應商分別談判，商定價格、條件和合同條款，最后從中確定成交供應商的采購方式。2.符合下列情形之一的采購項目，可以采用競爭性談判方式：招標后沒有供應商投標或者沒有合格標的或者重新招標未能成立的；技術復雜或者性質特殊，不能確定詳細規(guī)格或者具體要求的；采用招標所需時間不能滿足用戶緊急需要的；不能事先計算出價格總額的。3.采用競爭性談判方式采購的，采購管理部門應成立談判小組，制定談判文件，與供應商進行談判，并記錄談判過程和結果。（四）單一來源采購1.單一來源采購是指采購人向唯一供應商進行采購的方式。2.符合下列情形之一的采購項目，可以采用單一來源采購方式：只能從唯一供應商處采購的；發(fā)生了不可預見的緊急情況不能從其他供應商處采購的；必須保證原有采購項目一致性或者服務配套的要求，需要繼續(xù)從原供應商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的。3.采用單一來源采購方式采購的，采購管理部門應組織專業(yè)人員進行論證，說明采用單一來源采購方式的理由，并報公司領導批準。（五）詢價1.詢價是指采購人向有關供應商發(fā)出詢價單讓其報價，在報價基礎上進行比較并確定最優(yōu)供應商的一種采購方式。2.采購的貨物規(guī)格、標準統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價格變化幅度小的采購項目，可以采用詢價方式采購。3.采用詢價方式采購的，采購管理部門應向不少于[具體數(shù)量]家的供應商發(fā)出詢價通知書，要求其在規(guī)定時間內報價。采購管理部門對供應商的報價進行比較，確定成交供應商。五、供應商管理（一）供應商開發(fā)1.采購管理部門應根據(jù)公司采購需求和市場情況，制定供應商開發(fā)計劃，明確供應商開發(fā)的目標、范圍、方式和步驟。2.通過多種渠道收集供應商信息，如網絡搜索、行業(yè)推薦、供應商自薦、參加展會等，建立供應商信息庫。3.對潛在供應商進行初步篩選和評估，包括供應商的資質、信譽、生產能力、產品質量、價格水平、售后服務等方面。對符合基本條件的供應商，組織實地考察和評審。（二）供應商評估1.建立供應商評估指標體系，定期對供應商進行評估。評估指標包括但不限于產品質量、交貨期、價格、售后服務、環(huán)保等方面。2.采購管理部門應收集供應商的相關數(shù)據(jù)和信息，如產品檢驗報告、交貨記錄、客戶反饋等，作為評估的依據(jù)。3.組織相關部門和人員對供應商進行綜合評估，根據(jù)評估結果對供應商進行分類管理，分為優(yōu)秀供應商、合格供應商、不合格供應商。（三）供應商選擇1.在采購項目實施前，采購管理部門應根據(jù)采購需求和供應商評估結果，從合格供應商中選擇合適的供應商參與投標或談判。2.對于重大采購項目，應組織相關部門和人員進行供應商選擇評審，綜合考慮供應商的實力、信譽、產品質量、價格、售后服務等因素，選擇最優(yōu)供應商。3.采購管理部門應與選定的供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務。（四）供應商管理1.采購管理部門應建立供應商檔案，記錄供應商的基本信息、評估結果、合作情況等內容。2.定期與供應商進行溝通和交流，了解供應商的生產經營情況和市場動態(tài)，及時解決合作過程中出現(xiàn)的問題。3.對供應商進行動態(tài)管理，根據(jù)供應商的表現(xiàn)和市場變化，適時調整供應商名單。對不合格供應商，應及時采取措施，如暫停合作、取消資格等。六、采購合同管理（一）合同簽訂1.采購合同應在中標或成交通知書發(fā)出之日起[具體時間]內簽訂。合同簽訂前，采購管理部門應組織相關部門和人員對合同條款進行審核，確保合同內容合法、合規(guī)、完整、準確。2.采購合同應明確采購物資或服務的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質量要求、交貨時間、交貨地點、價格、付款方式、違約責任等條款。3.采購合同簽訂后，采購管理部門應及時將合同副本分送需求部門、財務部門等相關部門，以便各部門履行職責。（二）合同執(zhí)行1.采購管理部門應跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，及時掌握供應商的交貨進度、產品質量等信息。2.需求部門應按照合同約定做好驗收準備工作，在供應商交貨時及時組織驗收。驗收合格后，需求部門應簽署驗收報告。3.財務部門應按照合同約定的付款方式和時間，及時辦理付款手續(xù)。（三）合同變更與解除1.在采購合同履行過程中，如因不可抗力或其他原因需要變更或解除合同的，采購管理部門應及時與供應商協(xié)商，并簽訂書面協(xié)議。2.合同變更或解除協(xié)議應明確變更或解除的原因、內容、時間、雙方的權利和義務等條款。3.采購管理部門應將合同變更或解除情況及時通知需求部門、財務部門等相關部門。（四）合同糾紛處理1.在采購合同履行過程中，如發(fā)生合同糾紛，采購管理部門應及時與供應商協(xié)商解決。協(xié)商不成的，可以按照合同約定的爭議解決方式，通過仲裁或訴訟等途徑解決。2.在處理合同糾紛過程中，采購管理部門應收集相關證據(jù)，維護公司的合法權益。七、采購風險管理（一）風險識別與評估1.采購管理部門應定期對采購活動進行風險識別和評估，分析可能存在的風險因素，如市場風險、供應商風險、質量風險、合同風險、法律風險等。2.根據(jù)風險發(fā)生的可能性和影響程度，對識別出的風險進行評估，確定風險等級。（二）風險應對措施1.針對不同等級的風險，制定相應的風險應對措施。對于市場風險，應加強市場監(jiān)測和分析，合理安排采購計劃；對于供應商風險，應加強供應商管理，建立供應商風險預警機制；對于質量風險，應加強質量檢驗和驗收，嚴格控制采購質量；對于合同風險，應加強合同管理，規(guī)范合同簽訂和履行；對于法律風險，應加強法律法規(guī)學習，確保采購活動合法合規(guī)。2.采購管理部門應定期對風險應對措施的執(zhí)行情況進行檢查和評估，及時調整和完善風險應對策略。八、采購績效評估（一）評估指標1.采購績效評估指標應包括采購成本、采購質量、采購效率、供應商管理等方面。2.采購成本指標包括采購價格、采購費用、采購節(jié)約率等；采購質量指標包括產品合格率、退貨率等；采購效率指標包括采購周期、訂單處理及時率等；供應商管理指標包括供應商滿意度、供應商投訴率等。（二）評估方法1.采購績效評估應采用定量與定性相結合的方法。定量評估可采用數(shù)據(jù)統(tǒng)計、對比分析等方法；定性評估可采用問卷調查、專家評價、現(xiàn)場考察等方法。2.采購管理部門應定期對采購績效進行評估，撰寫評估報告，分